قواعد للتخلُّص من ضغط الرسائل المتراكمة في صندوق البريد الإلكتروني
تتراكم كثيراً الرسائل في صندوق البريد الإلكتروني الوارد، وهذا يسبِّب لنا التوتر في أغلب الأحيان؛ إذ يكره كثيرون منَّا استخدامه وما يسبِّبه هذا التراكم من ضغط ولا يستطيعون إفراغه أبداً، لكن في نفس الوقت، لا يمكننا الاستغناء عنه.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب "داريوس فوروكس" (Darius Foroux)، ويُخبرنا فيه عن تجربته في جعل صندوق البريد الإلكتروني فارغاً.
لماذا نكره البريد الإلكتروني؟ نتلقَّى أحياناً رسالة بريد إلكترونية تزيد من مستوى التوتر والقلق والعصبية، كالرسائل العاجلة، أو التي تحتاج إلى حل، بالإضافة إلى الرسائل غير الهامَّة التي تفسد بريدك الوارد.
أحب استخدام الأحرف الكبير في الرسائل بطريقة ساخرة في الرسائل المكتوبة باللغة الإنجليزية، ليس للتنبيه على أنَّ الأمر عاجل، لكن هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني لن تساعدك على الحصول على عملاء.
أتلقَّى بين مدونتي، والدورة التدريبية عبر الإنترنت، وشركات عائلتي (التي أديرها مع والدي منذ عام 2010)، نحو 40-50 رسالة بريد إلكتروني يومياً من أشخاص حقيقيين.
مع ذلك فأنا لا أحسب جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تظهر في علامة التبويب "العروض الترويجية"، و"التحديثات" في موقع (Gmail)، فإنَّها كمية كبيرة من الرسائل، لكنَّه لا يشبه أبداً صندوق الوارد الخاص برائد الأعمال الأمريكي "تيم فيريس" (Tim Ferriss)، الذي يتلقَّى الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني يومياً.
حجم البريد الإلكتروني لا يعني النجاح:
يتلقَّى معظم روَّاد الأعمال أو المديرين التنفيذيين الذين أعرفهم ما بين 5 إلى 50 بريداً إلكترونياً يومياً، لكن لا يهم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها لسببين:
- كمية الرسائل الإلكترونية التي تتلقاها لا تعكس أهميتك.
- لقد علمت أنَّ كل شخص تقريباً يعاني من كثرة رسائل البريد الإلكتروني، ليس فقط الأشخاص الذين يتلقون 500 رسالة يومياً، حتى لو تلقيت 5 رسائل بريد إلكتروني يومياً، فما يزال في إمكانها التحكُّم بحياتك.
إذا كنت قد قرأت أيَّاً من مقالاتي السابقة، فأنت تعلم أنَّني أحب الأنظمة، وقد حاولت لسنوات إنشاء نظام للتعامل مع البريد الإلكتروني؛ فإنَّه أمرٌ من الصعب التعامل معه، ولقد قرأت عدداً لا يحصى من المقالات، وتحدَّثت إلى كثير من الناس عن كيفية تعاملهم مع بريدهم الإلكتروني، فمعظم الأنظمة معقدة جداً، ولا أريد أن أهدر وقتي في أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات متعددة، أو في إنشاء نظام يتطلَّب الالتزام به بذل كثيرٍ من الجهد.
شاهد بالفيديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز
إليك فيما يأتي نظامي البسيط في التعامل مع البريد الإلكتروني والمكوَّن من 4 قواعد:
1. الالتزام بالرد على الرسالة الإلكترونية عند فتحها، وعدم الاكتفاء بالاطلاع عليها:
إنَّها طريقة بسيطة جداً، ومع ذلك فإنَّ 99% من الأشخاص يُبقون البريد الإلكتروني مفتوحاً طوال اليوم، أو يقومون فقط بفتح البريد الوارد الخاص بهم، و"التحقق" منه.
لكن، ما هي الفكرة من ذلك، فالتحقق من صندوق الوارد ليس له فائدة - حتى إذا كنت تنتظر بريداً إلكترونياً هاماً - لماذا تحدِّق في شاشة الكمبيوتر دائماً؟ لا تهدر وقتك بذلك، بل حاول القيام بأي عملٍ مفيد، ومن وجهة نظر عملية، ثمَّة غرض واحد فقط من الرسالة الإلكترونية، هو الردُّ عليها.
2. خيارات الرد، والأرشفة، والتأجيل:
لديك 3 خيارات، فيمكنك إمَّا الرد على رسالة بريد إلكتروني، أو أرشفتها، أو تأجيلها، فأنا أجيب على الفور على رسائل البريد الإلكتروني السهلة، وأقوم على الفور بأرشفة الرسائل التي أرسلت نسخة منها أو عندما لا يكون لدي ما أقوله، فهذه هي الطريقة التي تستطيع بها إفراغ البريد الإلكتروني سريعاً.
لا أمانع أيضاً في تأجيل الرسائل الإلكترونية حتى وقت لاحق، ففي بعض الأحيان لا أستطيع الرد على البريد إلكتروني، لكنَّني أريد التعامل معه على أي حال؛ إذ يحاول البشر دائماً التركيز على المهام، فدماغك يحتاج إلى إنهائها إنهاءً كاملاً، وخلاف ذلك سوف تشعر بالتوتر.
تظهر الأبحاث، أنَّ المشكلات التي لم تُحل يمكن أن تؤدي إلى اضطرابات عاطفية، وصحيح أنَّ عدم التعامل مع رسالة بريد إلكتروني ليس مشكلة كبيرة يصعب حلها، لكن مع ذلك إنَّها مهمة صغيرة عليك أن تُنهيها، وهذا أمرٌ مزعج.
3. عدم ترك البريد الإلكتروني مفتوحاً وإيقاف تشغيل الإشعارات:
متابعة رسائل البريد الإلكتروني ليست جزءاً من العمل الذي تُؤجَر عليه؛ لذا قم بعملك، وحاول إلغاء تلك المشتِّتات التي تأتي عن طريق إشعارات البريد الإلكتروني؛ لأنَّها تقاطع تركيزك.
4. لا بأس في التعامل مع البريد الإلكتروني عدة مرات في اليوم:
من المفيد أحياناً جدولة أوقات محددة للبريد الإلكتروني، على سبيل المثال: "كل يوم بين الساعة 5 و5:30 مساءً سأجيب على بريدي الإلكتروني"، لكنَّني اكتشفت أنَّه لا بأس من أن تكون أكثر مرونة.
مع ذلك، ما تزال القاعدة الأولى سارية - سواء كانت تساعد على الحصول على صندوق بريد فارغ أم لا، وهذا يعني ألَّا تكتفي بالاطلاع على رسالة البريد الإلكتروني، فمن المُجدي أحياناً الرد على بريدك الإلكتروني في أوقات محددة، ومرة أو مرتين فقط في اليوم، لكنَّني اكتشفت أنَّه لا يهم حقاً عدد المرات التي تريد فيها التعامل مع البريد الإلكتروني.
إذا كانت مهمَّة تفقد البريد الإلكتروني لا تشتِّت انتباهك فلا بأس في ذلك؛ إذ يختلف عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يحتاج كل شخصٍ إلى التعامل معها، فحدِّد أنت ما يناسبك، فبالنسبة إليَّ، في بعض الأيام لا أفتح بريدي، وفي أيام أخرى أقضي بضع ساعات في تفحصه.
في الختام:
يحافظ هذا النظام البسيط المكوَّن من 4 قواعد على الحد الأدنى من التوتر، ويفرغ صندوق الوارد الخاص بك في نفس الوقت؛ إذ إنَّه ليس مثالياً، وقد لا ينجح إذا كنت تعمل في خدمة العملاء، أو في شركة تسير الأحداث فيها بوتيرةٍ متسارعة، لكن يوفِّر إرشادات سهلة لإفراغ صندوق الوارد الخاص بك، وباتباع هذه القواعد، أُفرغ صندوق الرسائل الواردة (تقريباً) كل يوم.
يجب عليك أن تمنع بريدك الإلكتروني من التسبُّب لك في ضغوطات غير ضرورية عن طريق تغيير طريقة تفكيرك؛ إذ إنَّك لن تُطرد من عملك، أو لن تفقد جميع عملائك إذا قمت بتأجيل الرد على رسائل البريد الإلكتروني لوقتٍ لاحق.
لذا؛ تعامل مع البريد الإلكتروني على طريقتك الخاصة، ولا تعطه كثيراً من الاهتمام، وركِّز على عملك الأساسي مهما كان ذلك، فالبريد الإلكتروني هو مجرد وسيلة للتواصل، فلا تدعها تتحكَّم بحياتك.