فن إدارة الوقت
يمكن أن تساعدك إدارة الوقت على التفوق في دراستك والتألق في العمل والشعور بتوتر أقل من يوم لآخر، لكن كيف يمكنك التأكد من أنَّك تدير روتينك إدارةً فعالة؟ إنَّها في الواقع أسهل بكثير مما تعتقد، وكل ذلك يعود إلى تحديد الأولويات والجدولة الجيدة وزيادة الإنتاجية من خلال تعلمك بعض الحيل البسيطة.
لذلك سنوضح لك في هذا المقال كيفية استغلال مهاراتك بشكل أفضل في إدارة الوقت بالكامل، وكيف يمكنك بذلك تحقيق أفضل النتائج، فإذا كنت من المهتمين بهذا الأمر فما عليك إلا أن تتابع معنا.
إدارة الوقت عن طريق اتباع جدول أعمال يومي:
يُعَدُّ بناء جدول أعمال لكل يوم عاملاً هاماً في إدارة الوقت، لذلك سنقدم لك أهم النصائح التي عليك القيام بها في هذا الصدد:
1. استخدم تقويماً رقمياً:
تُعَدُّ التكنولوجيا طريقة رائعة لإدارة وقتك، فاستفد من التقويمات الموجودة في هاتفك وجهاز الحاسوب، واكتب المهام اليومية مثل المواعيد وأوقات عملك أو ذهابك إلى مدرستك، ثم قم بتعيين تذكير لنفسك، على سبيل المثال، اطلب من هاتفك أن يرسل لك تذكيراً قبل أسبوع من الموعد المحدد، وحدد أيضاً الوقت المناسب لأشياء مثل الدراسة والعمل في المشاريع؛ إذ تُعَدُّ التقويمات الورقية بديلاً رائعاً إذا كنت ترغب في شطب المهام، أو إذا كنت ترغب في معالجة قائمة المهام الخاصة بك واقعياً.
2. حدِّد الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية:
الأشخاص المختلفون منتجون في أوقات مختلفة خلال اليوم، فيمكن أن تساعدك معرفة متى تكون قادراً على استخدام وقتك بحكمة على التخطيط للعمل خلال تلك الأوقات، على سبيل المثال، إذا وجدت نفسك نشيطاً في أثناء الصباح فحاول إنجاز الجزء الأكبر من عملك، وبعد ذلك خلال الليل يمكنك الاسترخاء والقيام بأشياء تستمتع بها.
قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتحديد قمم طاقتك، فحاول تتبُّع مستوى طاقتك وتركيزك العام طوال اليوم لمدة أسبوع أو نحو ذلك، ومن المفترض أن يساعدك هذا على الاستدلال على الوقت الذي ستكون فيه أكثر قدرةً على الإنتاج.
3. خصِّص أول ثلاثين دقيقة بعد الاستيقاظ في التخطيط لكيفية قضاء يومك:
بعد أن تستيقظ فكر فيما عليك القيام به وارسم مخططاً تقريبياً لموعد القيام بذلك، وضع في حسبانك التزامات العمل وكذلك الالتزامات الاجتماعية والمهام، على سبيل المثال، لنفترض أنَّك تعمل من الساعة الثامنة إلى الرابعة وتحتاج إلى الاتصال بجدتك بمناسبة عيد ميلادها وإلى تنظيف غرفتك، لذلك حدد في الصباح الترتيب الذي يجب أن تقوم به بهذه النشاطات بحيث تضع كل عمل في وقته المناسب.
شاهد: 10 طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت لديك
4. قم بجدولة فترات الراحة والانقطاعات:
لا أحد يستطيع العمل بشكل مستمر دون انقطاع، فلا بأس في استخدام المشتتات في يومك في بعض الأحيان؛ إذ يمكن أن تساعد جدولة هذه الاستراحات على التخلص من الانحرافات عن المهام الضرورية، وبهذه الطريقة من غير المرجح أن تسيطر عليك المشتتات وتعرقل يومك.
على سبيل المثال، خطط لتناول غداء لمدة ساعة في الواحدة بعد الظهر كل يوم ومشاهدة نصف ساعة من التلفزيون للاسترخاء بعد العودة من العمل، ويمكنك أيضاً التخطيط لانقطاعات صغيرة في أثناء المهام اليومية، على سبيل المثال، لنفترض أنَّك تكتب واجباً مدرسياً طويلاً، فضع بعد كل نصف ساعة من الكتابة استراحة صغيرة لكي تريح يدك ثم عاود الكتابة.
5. أنجز بعض الأعمال في عطلة نهاية الأسبوع:
عطلة نهاية الأسبوع هامة للاسترخاء والمتعة لكن لا تفرط في ذلك، ومع ذلك يمكنك القيام ببعض الأعمال في عطلة نهاية الأسبوع، ففكر في نوع المهام الصغيرة التي تتراكم عليك خلال الأسبوع، على سبيل المثال، يمكنك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني ومراجعتها بإيجاز خلال عطلة نهاية الأسبوع، ثم إرسال عدد قليل منها بحيث يكون لديك عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني المتراكمة بحلول أول يوم عمل بعد العطلة، وبدلاً من ذلك أيضاً يمكنك فقط وضع علامة على تلك التي تتطلب اهتماماً فورياً صباح أول يوم عمل بعد العطلة.
6. التزم بنظام نوم جيد:
إذا كنت ترغب في إدارة وقتك فإنَّ نظام نوم كافٍ أمر أساسي، فقد يضمن الجدول الزمني الجيد للنوم أنَّك ستستيقظ مبكراً في الصباح وتكون جاهزاً لاستقبال اليوم، وللحفاظ على جدول نومك اذهب إلى الفراش مبكراً واستيقظ في نفس الوقت تقريباً كل يوم حتى في عطلة نهاية الأسبوع؛ إذ سيتكيف جسمك مع دورة نومك واستيقاظك وستبدأ بالشعور بالتعب في وقت النوم والحيوية في الصباح.
استخدام وقتك بشكل منتج:
سنذكر بعض النصائح التي من شأنها أن تعزز الاستخدام الأمثل للوقت وزيادة الإنتاجية، وهي:
1. ضع قائمة بمهامك بالترتيب من حيث الأهمية:
قبل أن تبدأ عبء عملك لهذا اليوم حدد الأولويات؛ إذ تُعَدُّ قوائم المهام أداة رائعة، لكن قم بتنظيمها قليلاً بدلاً من مجرد تدوين كل ما تحتاج إلى إنجازه، وقم بترتيب المهام من حيث الأهمية، وقبل إعداد قائمتك اكتب فئات العمل تبعاً للأهمية.
على سبيل المثال، المهام التي تحمل اسم "عاجلة" يجب أن تتم اليوم حصراً، والمهام التي تحمل علامة "هامة ولكنَّها ليست عاجلة" هي هامة، لكن يمكنها الانتظار ساعة أخرى، كما يمكن تأجيل المهام ذات التسميات مثل "الأولوية المنخفضة" إذا لزم الأمر.
على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى إنهاء تقرير للعمل فستكون هذه مهمة عاجلة، أما إذا كنت بحاجة إلى بدء مشروع عمل آخر ولكنَّ الموعد النهائي لأسبوعين آخرين فستكون هذه مهمة "هامة ولكنَّها ليست عاجلة"، وإذا كنت ترغب في ممارسة الجري بعد العمل إذا بقي وقت زائد فستكون هذه مهمة "ذات أولوية منخفضة".
2. قم بالمهام الهامة أولاً:
إنهاء المهام الحاسمة في الصباح الباكر سيجعلك تشعر بالإنجاز، فستشعر اليوم بأنَّك ناجح وسيتم التخلص من قدر كبير من توترك، فابدأ كل يوم بطرح أهم المهام في قائمتك، على سبيل المثال، إذا كان لديك خمس رسائل بريد إلكتروني تحتاج إلى الرد عليها وتقرير يجب تدقيقه فافعل ذلك بمجرد وصولك إلى المكتب، وتوقف عن أي تواصل اجتماعي غير ضروري قبل أن تبدأ مهامك ذات الأولوية.
3. احتفظ ببعض العمل معك في جميع الأوقات:
استفد من وقت التوقف عن العمل من خلال الاستمرار في العمل في جميع الأوقات، فإذا كان لديك بضع دقائق ضائعة في الحافلة فاستخدم ذلك لقراءة شيء ما للمدرسة أو العمل، وإذا كنت تنتظر في طابور في متجر البقالة فاطلع على بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل على هاتفك، وإذا كنت تعمل دائماً فيمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك، وإذا كنت طالباً ففكر في استثمار وقتك في سماع بعض الكتب الصوتية أو تسجيل محاضراتك، وفي أثناء الانتظار في الطابور أو المشي إلى العمل يمكنك الاستماع لمواد الدورات التدريبية الخاصة بك.
4. ابتعد عن تعدد المهام:
يفترض الكثير من الناس أنَّ تعدُّد المهام طريقة رائعة لإنجاز المزيد كل يوم وإدارة الوقت بحكمة، ومع ذلك فإنَّ التركيز على مهام متعددة في وقت واحد يجعلك في الواقع أقل إنتاجية؛ إذ ستستغرق الأمور وقتاً أطول لأنَّك لا تولي أي شيء اهتمامك الكامل؛ لذلك ركز تماماً على مهمة واحدة في كل مرة بدلاً من ذلك، وستنجز عملك بشكل أسرع بهذه الطريقة، وهذا يتيح لك تحقيق أقصى استفادة من وقتك.
على سبيل المثال، قم بقراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وبعد ذلك قم بتسجيل الخروج من حساب البريد الإلكتروني الخاص بك والانتقال إلى مهمة أخرى، ولا تقلق بعدها بشأن بريدك الإلكتروني إذا كنت بحاجة إلى قراءة المزيد من رسائل البريد الإلكتروني في وقت لاحق من اليوم فيمكنك القيام بذلك بعد إكمال المهمة الحالية.
شاهد: أقوال وحكم رائعة عن الوقت
5. جهِّز البيئة المناسبة للعمل:
يمكن أن تساعد البيئة التي تعمل فيها على زيادة إنتاجيتك الإجمالية، فلا توجد قواعد صارمة بشأن بيئة العمل؛ لذا اختر ما يناسبك، وأحط نفسك بزخارف ملهمة تساعدك على الشعور بالحماسة والعاطفة، وستساعدك هذه المشاعر على البقاء في المهمة وتكون منتجاً أكثر.
على سبيل المثال، ربما يلهمك صوت مطرب معين، أو يمكنك تعليق لوحات جميلة على الجدران تعطيك دفعاً إلى الأمام، وإذا كان بإمكانك اختيار مساحة معينة للعمل فاختر مساحة خالية من المشتتات، فقد يكون العمل أمام التلفزيون فكرة سيئة؛ لذلك يمكنك دفع مكتبك في زاوية غرفة نومك والعمل هناك.
نصيحة لا بد من قراءتها:
أنشئ صورة للطريقة التي تريد أن ترى بها نفسك في المستقبل، واستمر في تخيُّل تلك الصورة في كل مرة تشعر فيها برغبة في تأجيل أيَّة مهمة، واعمل على أن تصبح ذلك الشخص الهام من خلال القيام بأشياء محددة للاقتراب من تحقيق هدفك.
في الختام:
نرى أنَّ كل شيء قد يبدو صعباً في البداية، إلا أنَّ بعد تنظيمه يصبح أكثر سهولة ويصبح من السهل أن ننجزه بالتدريج بخطة جميلة لها بداية ومستويات عديدة ونهاية؛ إذ نكون بذلك قد قسمنا العمل إلى أعمال مختلفة، ونستطيع بعدها توزيعها على أيام إذا كانت تحتاج إلى وقت طويل جداً، لذلك ننصح الجميع بتنظيم وقتهم وتعلُّم فنون إدارة الوقت، وخاصةً بالنسبة إلى الشباب؛ وذلك لأنَّ لديهم قدرات خارقة يجب استغلالها بالحد الأقصى وتسخيرها لخدمة الفرد والمجتمع لكي نبني وطناً قوياً بأبنائه نفتخر به بين شعوب العالم.