عوامل نجاح الاجتماعات
إنّ نجاح أي اجتماع ما لا يأتي صدفة، ولا يحصل اعتباطاً، بل ثمة عوامل تلعب دوراً أكيداً في ذلك، وهي:
1- القيادة الجيدة:
كأية عملية تنظيمية تؤمِّن القيادة الجيدة للاجتماع ما يلي:
- المحافظة على السياق (المسار الصحيح للاجتماع).
- التركيز على الحصائل المطلوبة.
- تضمين كافة الآراء.
- حماية تقدم العمل.
- المحافظة على المشاركين.
- قيادة الاجتماع نحو حصيلة مقنعة.
2- الأغراض الواضحة:
لا يمكن للاجتماع أن ينجح بدونها لأنه:
- سيكون الهدف غير معروف.
- لن يتواجد الأشخاص المناسبون.
- لا أحد سيعرف متى يجب إنهاء الاجتماع.
- سيغيب التركيز عن الاجتماع الذي سيكون بالضرورة غير منتج أيضا.
3- الجو المريح:
يضمن المناخ الملائم في الاجتماع:
- راحة الناس.
- التركيز على المطلوب أكثر منه على السلوكيات.
- الاحترافية.
4- النقد البنّاء:
غالبا ما تكون هناك آراء ووجهات نظر عديدة مطروحة ومن المهم وجود النقد البناء من أجل:
- تشجيع المشاركة.
- التقدم نحو الحلول البارعة.
- استبعاد الصفة الشخصية في الفعاليات.
5- التوزيع العادل للفعاليات في المجموعة:
أي وجود الكفاءات المناسبة: في مجموعة المشاركات تظهر الحاجة إلى الكفاءات الملائمة من أجل:
- تحليل المعلومة.
- صناعة القرار.
- الاتصال.
- القيادة.
- إدارة الوقت.
- سيطرة التوثيق.
6- التقويم الدقيق للكفاءات ومستويات الأداء ضمن المجموعة والتوزيع العادل للفعاليات:
وهو أمر مهم لضمان حضور جميع المشاركين، كما يتيح: مستويات عادلة من التدخلات، إدارة الصدامات خاصة في الاجتماعات التي تتصف باتساع الاختلاف في وجهات النظر حيث يكون ضروريا إدارة حالات الصراع من أجل:
- المحافظة على السير الصحيح للاجتماع.
- الحفاظ على المشاركين.
- ضمان نتيجة عادلة للعمل.
- تسهيل مشاركات غير الصداميين.
- مستويات عادلة من نقاط العمل.
- إدارة المشاركة.
- القدرة على التعامل الفاعل مع الاعتراضات.