ضرورة التواصل مع الموظفين بما يتجاوز التوصيف الوظيفي
"أريدك أن تفكر في المعلم أو المدير الذي كان له تأثيرٌ في حياتك، سواء في أيام المدرسة الابتدائية أم الثانوية أم الكلية أم في وظائفك السابقة، وإذا لم يوجد أحد قد ترك أثراً فيك في تلك الفترة الزمنية، أريدك أن تفكر في الشخص الذي تعامَل معك تعاملاً جعلك لا تنساه أبداً، وأريدك أن تكون قادراً على شرح سبب تميُّز هذا الشخص".
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدون "رون توماس" (Ron Thomas)، يُحدِّثنا فيه عن أهمية القيام بمحادثات أعمق مع موظفيك بحيث تتجاوز التوصيف الوظيفي.
لقد كان هذا سؤالٌ للنقاش الجماعي بينما كنت أشرف على مجموعة تطوير المديرين في "دبي" (Dubai)؛ فقد أردتُ منهم أن يفكروا في كيفية ارتباط هذا الشخص بهم، وكيف كان له تأثيرٌ كبيرٌ في حياتهم؛ هذا الشخص الرائع الذي نفكر فيه من وقتٍ لآخر، الذي يأتي مع التفكير فيه ذلك الإحساس الرائع، الذي سببه التفاعل الإيجابي الذي حظي به كلٌّ منكما.
لقد تواصلت مع إحدى أفضل الأساتذة لدي منذ فترة، وقد صُدِمتُ بشدة عند تواصلي معها، وكان الهدف الوحيد من تواصلي معها هو أنَّني أردتُ تقديم الشكر لها.
علاقة الموظف والمدير:
أهم ديناميكية في جميع المنظمات هي العلاقة بين الموظف ومديره، وهذا هو الرابط الذي يربط جميع المنظمات الهشة معاً، وبالنسبة إلى الجزء الأكبر، لا يتعلق الأمر بكبار القادة مع أنَّه عليهم تهيئة أسباب نجاح مثل هذه العلاقة.
السبب الأول الذي يجعل الناس يتركون وظائفهم هو مديروهم، أو ثقافة الشركة، التي يعود سببها إلى المدير أيضاً، ومع ذلك، غالباً ما تهمل المنظمات هذه القضية، ولا يدرك العديد من المديرين أهمية إقامة صلة تتجاوز التوصيف الوظيفي، ونظراً لأنَّ المديرين من فئة الشباب، ففي كثير من الحالات لا يُطوَّرون تطويراً صحيحاً لفهم دورهم في إشراك فريقهم.
لقد كان موضوع تدريبي الصغير هو فهم "سبب" تأثير الناس في حياتنا؛ فهل سيكون لدينا نفس التأثير في موظفينا الذين نتفاعل معهم سواء بصفتهم مديرين أم منتورز؟ وأنا أذكر كلمة "منتور" لأنَّني أشعر أنَّ دور المدير الفعال اليوم قد تحول إلى منتور أو كوتش؛ نعم، مجموعة المهارات هامة ولكنَّ قدرتك على التواصل مع موظفيك هو أمرٌ بالغٌ الأهمية.
شاهد بالفيديو: طرق تعامل المدير الناجح مع الموظفين
التواصل مع الموظفين الذين يؤدون مهام أكثر مما يُطلَب منهم في وصفهم الوظيفي:
من الهام اليوم فهم كافة طباع الموظف، نعم، الموظف الذي يعمل من الساعة 9 - 5 سينجز المهمة، لكن يجب التركيز على صفاته كاملة، حتى يتجاوز مهام وصفه الوظيفي.
فعندما نُجري مقابلاتٍ مع الموظفين، نحن نُجري مقابلات مع الأشخاص الذين يعملون من التاسعة حتى الخامسة مساءً أيضاً؛ وذلك لأنَّهم يملكون مجموعة المهارات التي نبحث عنها، ولكنَّ هذا مفهوم خاطئ لأنَّنا نركز تركيزاً كبيراً على التوصيف الوظيفي فقط؛ لذا يجب أن ننظر إلى أبعد من ذلك لاكتشاف أكبر قدر ممكن من الجوانب الأخرى لهذا الشخص، مثل:
- ما هو هدفه الوظيفي العام؟
- هل يشعر بأنَّه يسير في الاتجاه الصحيح للوصول إليه؟
- كيف ستوصله هذه الوظيفة إلى وجهته؟
دور المدير:
عندما يتعلق الأمر بهدفهم الوظيفي، فإنَّ السؤال الرئيس بالنسبة إليك بصفتك مديراً هو "كيف يمكنني مساعدتك على التطور؟".
يجب عليك أن تتذكَّر أنَّ هدفهم الوظيفي قد لا يكون موجوداً في مؤسستك، ومع ذلك، من الهام جداً معرفة الهدف الوظيفي؛ وذلك لأنَّه عند توسُّع المنظمة في أعمال جديدة، فأنت لا تعلم ما هي مجموعة المهارات أو المواهب التي ستكون مطلوبة؛ فكلما زادت معرفتك بالموظفين الذين يعملون تحت إمرتك، كنت أفضل استعداداً "لخدمتهم".
وفي بعض الأحيان، يكون الناس سعداء تماماً بوظائفهم الحالية أو الوظيفة التي يحاولون الحصول عليها؛ وذلك لأنَّها تمكِّن الجوانب الأخرى من حياتهم من التطور، ومن الهام بالنسبة إليهم أن يفهموا ذلك، وهذا أمرٌ هامٌ أيضاً لمعرفته بصفتك مديراً.
وعندما يتعلق الأمر بالتنمية الشخصية، فيجب أن يكون لدينا فهم جيد قدر الإمكان لعائلات الموظفين ولحياتهم المنزلية، فقد تسأل لماذا؟ وذلك لأنَّ الحياة الشخصية للفرد تتأثر بالأداء المهني وخلاف ذلك صحيح، ولا ينبغي لنا أن نتظاهر بأنَّها ليست كذلك.
فهم الأمور الشخصية والمهنية:
بصفتي مديراً، فأنا أستمتع كثيراً بالحوارات التي تدور خارج الإنترنت عن المكان الذي يتطور فيه الموظف "بصفته إنساناً كاملاً"؛ فقد كنت أرغب في معرفة شغفه ودافعه بعد الخامسة مساءً؛ إذ تمكِّن هذه الأفكار المديرين من الاتصال الجيد مع الموظفين، وتمنحهم القدرة على رعاية تطوُّرهم طوال الوقت الذي تقضيه معهم.
كان شعار المدير القديم المتمثل في "الحقائق فقط" بمنزلة أداة عظيمة في ذلك الوقت، ولكنَّها لم تعد فعالة؛ فإذا كان أيٌّ من موظفيك السابقين في إحدى جلساتي وطرحت نفس السؤال منذ البداية، فهل سيكون اسمك من بين الأشخاص المختارين؟
هل سيتحدثون عن الطريقة التي ساعدَت بها مناقشتك على تشكيل قدرتهم على إدارة شؤون الموظفين والتواصل معهم؟ وهل سيخبرونني كيف كنتَ أكثر من مجرد مدير لهم وكنتَ قوة توجيهية لهم في حياتهم المهنية؟ وهل سيخبرون المجموعة بأنَّك كنت أفضل مدير لديهم على الإطلاق؟
إذا راودك الشك فيما إذا كانوا سيقولون ذلك، فربما حان الوقت للبحث عن مجموعة مهارات من أجل العثور على "المدير الجديد".