دليل إدماج الموظفين العاملين عن بعد
لطالما كانت النشاطات التي تُجرى في مكاتب العمل، كالاحتفال في المناسبات، والمشاركة في الألعاب، وتنظيم مجموعات لمناقشة مختلف الموضوعات، وتكوين الصداقات في مكان العمل وخارجه، وإجراء الاجتماعات الفردية التي تركز على الأداء والتطوير وبناء العلاقات؛ جزءاً مما يجعل مكان العمل أكثر فاعلية.
ومع ذلك، بالنسبة إلى مؤسسات عدة انتقلت إلى العمل عن بُعد - خاصةً تلك التي ستبقي على عمل موظفيها عن بُعدٍ حتى مع انحسار موجة الوباء - سيظهر تحدٍّ جديد: كيف يمكنك ابتكار بعضٍ من تلك الأحداث السابقة والمشاعر التي تصنعها هذه الأحداث عندما يكون الموظفون بعيدين عن بعضهم بعضاً؟
إنَّ الإجابات متجذرةٌ في إدماج الموظف، أو في الجهد التقديري الذي يبذله الموظفون في عملهم؛ فكلما ازداد إدماجهم زاد التزامهم بالمنظمة، وهذا يؤثر لاحقاً في الإنتاجية والأداء.
في مكان عملٍ ما بعد الجائحة، ستحتاج إلى إعادة التفكير في كيفية إدماج الموظفين عن بُعد. تكمن نقطة البداية في العودة إلى الدوافع التي تحث على الإدماج في عالم ما قبل الجائحة: المواءمة والعلاقات والتنمية؛ حيث تخلق تلك الدوافع مجتمعةً تجربةً رائعةً للموظفين.
وإليك كيفية تحقيقها في أثناء العمل عن بُعد:
1. المواءمة:
تشير المحاذاة إلى معرفة ما يؤديه كلُّ دورٍ في مؤسستك، والسمات المطلوبة للقيام بذلك على أكمل وجه؛ أي السلوكات، والمهارات، والخبرة، والتعليم، واستعمال هذه المعلومات للتأكد من أنَّ الموظفين مناسبون لأدوارهم. لا يتفاعل الناس عندما لا يشعرون بالقدرة والكفاءة والثقة فيما يفعلونه.
لتنشيط إدماج الموظفين من خلال المواءمة؛ ابدأ بإنشاء ملف تعريف لأداء كل دور، الذي يجب أن يحدد المهام الرئيسة والمعينة لكل وظيفة، بالإضافة إلى تحديد السلوكات والمهارات والخبرة والتعليم المطلوب القيام بها على أكمل وجه، وافعلها فعلاً صحيحاً عن بُعد.
من المحتمل أن يستلزم ذلك التأكيد على قدرٍ أكبر من التنظيم الشخصي والثقة والتفكير النقدي والمهنية وحل المشكلات. مع أهميتها الدائمة في بيئة مكان العمل، إلا أنَّها تصبح أكثر أهميةً في بيئة العمل عن بُعد.
2. العلاقات:
تُعَدُّ الروابط التي ينشئها المديرون مع موظفيهم ضروريةً للتفاعل. كلما كانت العلاقات شخصية وداعمة وتشبه العلاقة مع الكوتش، شعر الموظفون بمشاركتهم وقيمتهم.
في مكان العمل المادي التقليدي، تنشأ العلاقات تقريباً عن طريق الصدفة، وفي أغلب الأحيان نتيجة القرب. في حالة العمل عن بُعد، يصبح هذا الأمر أكثر تعقيداً ويتطلب مزيداً من الجهد. لكنَّ الجهد ضروريٌّ؛ وذلك لأنَّ العلاقات القوية تشجع على مزيدٍ من التواصل والأفكار والالتزام والأداء.
على عكس القول المأثور: "يترك الموظفون وظائفهم بسبب علاقاتهم مع زملائهم ورؤسائهم في العمل"، فالقول الصحيح هو: "إنَّ الموظفين الذين يتمتعون بعلاقاتٍ سليمة، وراعية، وداعمة، ومشجعة يبقون في وظائفهم ويحافظون على تلك العلاقات".
إنَّ بناء علاقاتٍ أقوى بين المدير والموظف بوصفه محركاً للإدماج والمشاركة، يوجهنا نحو الكوتشينغ في مكان العمل. يتعامل المديرون الذين يتعلمون كيفية التفكير والتصرف بصفتهم كوتشز في مكان العمل مع علاقاتهم في ذاك المكان معاملة مختلفة.
يحسن استعمال مهارات الكوتشينغ - مثل طرح الأسئلة والإصغاء والتوجيه - من العلاقات، ومن ثم الإدماج. علاوةً على ذلك، لتقليل المسافة في بيئة العمل عن بُعد، يجب أن يكون لدى المديرين تفاعلات متكررة وتوجيهية ومركزة على التنمية مع موظفيهم.
3. التنمية:
تشير التنمية إلى مساعدة الموظفين بانتظام على تحسين أدائهم ومهاراتهم حتى يتمكنوا من تحقيق إمكاناتهم. وهذا ينشط قدراتهم وإيمانهم بأنفسهم.
طوِّر أفراد فريقك بإجراء محادثات منتظمةٍ تفاعلية ومنظَّمة عن الأداء بغاية مراجعة أداء الفرد. إنَّ هدفك هو جمع المعلومات لتقييم النجاحات والتحديات والعقبات. ثم اعمل مع الموظفين لوضع خططٍ لتضخيم وتعزيز النجاحات ومعالجة المشكلات وحلها.
يجب أن يكون هدفك هو العمل معاً لبناء خطط عمل توجِّه الناس إلى حل المشكلات. يُعَدُّ هذا أمراً هاماً جداً خاصَّةً في بيئة العمل عن بُعد؛ إذ قد تُقام جلسة تعلُّم وتطوير مخصصة أو قد لا تُقام. بدلاً من ذلك، سيحتاج الموظفون عن بُعدٍ إلى أحداثٍ مجدولةٍ بانتظام للتأكد من أنَّه يمكنك الإجابة عن السؤال الآتي: "كيف ساعدتُ موظفِّيَّ على النمو والتعلم والتحسن اليوم؟".
في النهاية، يتأثر الأداء الاستثنائي تأثراً شديداً بارتباط الموظف وتفاعله، وليس بمكان قيامه بالعمل.