تعديلات سير العمل التي يمكن أن تزيد إنتاجيتك بنسبة 25%
نحب جميعاً الدخل السلبي؛ أي الدخل الذي نحصل عليه دون الحاجة إلى العمل، ولكنَّنا نحتاج إلى المشاركة بالاستثمارات والمجازفة لتوليده؛ فعلى سبيل المثال: إذا كنتَ ترغب في كسب دخل سلبي من أرباح الأسهم المالية، فعليك الاستثمار في شراء الأسهم، ويجب عليك أيضاً المخاطرة بخسارة الأموال إذا انخفض سعر السهم، ومع ذلك، يمكِنك كسب عائد من الإنتاجية دون الحاجة إلى الاستثمار أو المخاطرة، وإليك الطريقة:
كيفية زيادة الإنتاجية:
يمكِنك زيادة إنتاجيتك من خلال القدرة على فعل المزيد في وقت أقل، وللقيام بذلك، عليك إما تعلُّم مهارات جديدة أو الاستثمار في الأدوات والتكنولوجيا، لنأخذ تسليم البريد كمثال بسيط؛ حيث يمكِنك توصيله بالمشي من منزل إلى آخر في الحي، أو يمكِنك فعل ذلك بصورة أسرع والوصول إلى المزيد من المنازل إذا كنتَ تقود شاحنة بريد في الحي نفسه، وسيتعين عليك إذاً تعلُّم القيادة والتزوُّد بشاحنة لزيادة إنتاجيتك.
دور التواصل في زيادة الإنتاجية:
يُعدُّ التواصل الفعَّال عاملاً رئيساً في زيادة إنتاجية العاملين في المكاتب، حيث أظهرت دراسة حديثة أنَّ التواصل الفعَّال يؤدي إلى تحسينات في الإنتاجية تصل إلى 25% عندما يشعر الموظفون بالتفاعل مع عملهم والتواصل مع زملائهم في العمل؛ أي إنَّه كلما تمكَّنتَ من التواصل بشكل أسرع مع زملائك، زادت سرعتك في إنجاز الأمور.
اعتاد الناس لفترة طويلة على التواصل عبر الهاتف في المقام الأول، ثمَّ عبر البريد الإلكتروني، وكانت المستندات تُشارك كمرفقات مع رسائل البريد الإلكتروني، وبعد ذلك انتشر برنامج سلاك (Slack). وروَّج للدردشة؛ فبدلاً من إضاعة الوقت في البحث في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني للتواصل الداخلي، فلماذا لا نستخدم الدردشة، فهي أسرع وأبسط من البريد الإلكتروني وانتظار الرد، وكما هو متوقع، ارتفعَت الإنتاجية وأصبح برنامج "سلاك" (Slack) أداة تواصل مكتبية شائعة.
لكنَّ رسائل البريد الإلكتروني لم تختفِ؛ إذ لا يزال التواصل مع العملاء والبائعين يحدث عبر البريد الإلكتروني، مما أدى إلى تفرُّق المعلومات، حيث تحتوي كل من الدردشات، ورسائل البريد الإلكتروني، والمستندات، على أجزاء من المعلومات المتعلقة بالموضوع نفسه، وللعثور على هذه المعلومات، يعتمد الأشخاص أكثر فأكثر على أدوات البحث الذي لا يُعدُّ أمراً سهلاً عندما تكون المعلومات مبعثَرةً بين العديد من التطبيقات، وإذا كانت المعلومات مُنظَّمةً بشكل أفضل، ورُبِطَت بعض عمليات التواصل المهمة ببعضها الآخر، حتى عبر منصات تواصل متعددة، فلا داعي للبحث، ووفقاً لموقع "إنترأكت سورس" (Interact Source)، يضيِّع الموظفون 19.8% من وقت العمل باحثين عن معلومات للقيام بعملهم بفاعلية؛ أي ما يعادل يوم واحد في أسبوع العمل، وتُظهر بيانات شركة آي-دي-سي (IDC) أنَّ "عامل المعرفة يقضي حوالي 2.5 ساعة يومياً، أو ما يقرب من 30% من يوم العمل، في البحث عن المعلومات".
التنظيم الطبيعي للأشخاص الذين يواجهون صعوبةً في التعامل مع التقنيات:
ليس كل شخص مُنظَّم بشكل فطري؛ إذ يستغرق التنظيم وقتاً طويلاً بالنسبة إلى الكثيرين، ويُعَدُّ مرهقاً؛ لذلك فمن الأسهل عليهم العمل بشكل عشوائي، وإنجاز العمل فور ظهوره، ولكن ليس هنالك مفر من أن تصبح الأمور فوضويةً بهذا الأسلوب، حيث توضَع الملفات في غير مكانها، وتضيع المستندات، وتتناثر المعلومات في العديد من رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات، والعديد من حافظات الملفات الأخرى، مما يؤدي إلى الوقوع في مشكلة البحث.
ابتكرَ العاملون في منطقة وادي السيليكون (Silicon Valley). أدوات إبداعية لحل هذه المشكلة، لكنَّها مُصمَّمة للمستخدمين المتمرسين تقنياً، ومعظم الشركات الصغيرة ليست بارعةً من الناحية التقنية، فموظَّفوها معتادون على العمل باستخدام رسائل البريد الإلكتروني المستندة إلى متصفحات الإنترنت، مثل: "أوت لوك" (Outlook)، و"جيميل" (Gmail)، و"ياهو" (Yahoo)، وما إلى ذلك، ومجلدات سطح المكتب لتنظيم المعلومات، وقد يرى هؤلاء المستخدمون قيمة استخدام الدردشة للتواصل الداخلي، خاصةً عندما تعمل الفِرَق عن بُعد، لكنَّهم لا يعرفون كيف يحافظون على تنظيم هذه المعلومات كلها؛ كالدردشات، ورسائل البريد الإلكتروني، والمستندات، وربما المهام وغيرها، رغم أنَّه لا يمكِن استخدام مجلدات سطح المكتب كأدوات لتنظيم المعلومات المستندة إلى الإنترنت.
المجلدات المخصَّصة للموضوعات التي يمكِن نشرها على الإنترنت:
حان الوقت لنوع جديد من المجلدات، تلك التي يمكِنها تنظيم التواصل بسلاسة من أي مصدر، فتخيَّل أنَّك قادر على الانتقال بشكل طبيعي من رسالة بريد إلكتروني من عميل إلى دردشة مع زميل، ثمَّ مشاركة مستند مع الفريق بأكمله وجمع ملاحظاتهم قبل الرد على العميل، ماذا لو رُبِطَت هذه التواصلات ذات الصلة جميعها، وخُزِّنَت تلقائياً في مجلد على الويب يمكِن تسميته بشكل فريد باسم موضوع التواصل.
عائد الإنتاجية:
ستؤدي الأداة التي يمكِنها ربط العلاقات بين وسائل التواصل المختلفة، وتخزينها تلقائياً في مجلدات ذات أسماء فريدة إلى زيادة الإنتاجية بشكل كبير؛ إذ لن يكون هناك وقت تُضيِّعه في البحث، ولا حاجة لتغيير طريقة عملك، فما عليك سوى معالجة رسائل البريد الإلكتروني، والمحادثات، والمستندات كما تفعل دائماً، فتصبح منظَّمةً كلها.
في هذه الأيام، هناك الكثير من النماذج التجريبية للأدوات المستندة إلى الويب التي يمكِن اعتمادها دون أيَّة تكلفة أو مخاطرة، وكل ما ستفعله هو جني عائد الإنتاجية.