تحسين مهارات كتابة البريد الالكتروني وتجنب الأخطاء الشائعة

أرسل إليك أحد الزملاء رسالة بريدٍ إلكترونيّ تتعلّق باجتماع ستجريه خلال ساعةٍ واحدة. من المفترض أن يحتوي البريد الإلكترونيّ على المعلومات الأساسيّة التي عليك تقديمها كجزءٍ من خطّة العمل لمشروعٍ مهم. ولكن هناك مشكلة: إنّ البريد الإلكترونيّ مكتوب بشكلٍ سيءٍ للغاية بحيث لا يمكنك العثور على المعلومات التي تحتاجها. كما توجد أخطاء إملائيّة وجمل غير مكتملة، والفقرات طويلة ومُربِكة بحيث تستغرق ثلاث أضعاف الوقت اللّازم للعثور على المعلومات الّتي تريدها. ونتيجة لذلك فأنت ستكون غير مستعدّ للاجتماع بشكلٍ جيّد، ولن يسير بالشّكل الذي تريده. هل سبق لك أن واجهت وضعاً مشابهاً لهذا؟

في العالم الذي يفيض بالمعلومات اليوم، تظهر ضرورة التّواصل بوضوحٍ ودقّةٍ وفعاليّة. لا يتوفّر للنّاس الوقت الكافي لقراءة رسائل البريد الإلكترونيّ الطويلة جداً، وليس لديهم الصّبر للبحث عن نقاط "ضائعة" في رسائل البريد الإلكترونيّ المكتوبة بشكلٍ سيّء.

كلّما كانت مهاراتك في الكتابة أفضل كلّما كان انطباع الأشخاص من حولك أفضل - بما في ذلك رئيسك وزملائك وعملائك. أنت لا تعرف إلى أيّ مدىً سوف تأخذك هذه الانطباعات الجيّدة!

في هذه المقالة، سننظر في كيفيّة تحسين مهاراتك في الكتابة وتجنّب الأخطاء الشّائعة.

1. الجمهور والصيغة:

إنّ الخطوة الأولى للكتابة بوضوح هي اختيار الصيغة المناسبة. هل تحتاج إلى إرسال بريد إلكترونيّ غير رسمي؟ أم كتابة تقرير عملٍ مفصّل؟ أم إنشاء نسخةٍ إعلانيّة؟ أو إرسال خطاب رسميّ؟

إنّ كلّاً من الصيغة ومتلقّي الرّسالة سيحدّدان "طريقة كتابتك" - أي كيف ينبغي أن تكون النّبرة رسميّةً أم مريحة. على سبيل المثال، إذا قمت بكتابة بريدٍ إلكترونيّ إلى عميلٍ محتملٍ فهل يجب أن يكون له نفس صياغة البريد الإلكترونيّ التي تكتبه إلى صديق؟ بالطبع لا.

ابدأ بتحديد من سيقرأ رسالتك. هل يستهدف كبار المدراء، أو فريق الموارد البشريّة بأكمله، أو مجموعةٍ صغيرةٍ من المهندسين؟ مع كلّ ما تكتبه، يجب على القرّاء أو المستلمين تحديد نبرتك وكذلك فهم جوانب المحتوى الذي تكتبه.

2. التّكوين والأسلوب:

بمجرّد أن تعرف ما تكتبه ولمن تكتب، عليك فعلاً أن تبدأ في الكتابة. غالباً ما تكون شاشة الكمبيوتر البيضاء الفارغة مخيفة. ومن السّهل أن تتعثّر لأنّك لا تعرف كيف تبدأ. جرّب اتّباع هذه النّصائح لتكوين مستندك وتصميمه:

• ابدأ بجمهورك: تذكّر أنّ القرّاء قد لا يعرفون شيئاً عمّا تخبرهم به. ما الّذي يحتاجون إلى معرفته أولاً؟
• إنشاء مخطّط تفصيليّ: إنّه مفيدٌ بشكل خاصّ إذا كنت تكتب مستنداً طويلاً مثل تقريرٍ أو عرضٍ تقديميّ أو خطاب. حيث تساعدك المخطّطات التّفصيليّة في تحديد الخطوات الّتي يجب اتّباعها بالتّرتيب، كما تساعدك على تقسيم المهمّة إلى أجزاء يمكن التّحكم فيها.
• استخدم نموذج AIDA في الكتابة: إذا كنت تكتب شيئاً يهدف أن يُلْهِمَ من يقرأه لاتّخاذ إجراءاتٍ معيّنة، فاتبع نموذج AIDA (الانتباه-الاهتمام-الرّغبة-الفعل) يمكن أن ترشدك هذه الخطوات الأربع خلال عملية الكتابة.
• جرّب استخدام بعض التّعاطف: على سبيل المثال، إذا كنت تكتب خطاب مبيعات للعملاء المحتملين، فلماذا يهتّمون بمنتجك أو درجة مبيعاتك؟ ما هي الفائدة بالنّسبة لهم؟ تذكّر احتياجات جمهورك في جميع الأوقات.
• استخدم المثلّث البلاغي: إذا كنت تحاول إقناع شخصٍ ما بالقيام بشيءٍ ما، فتأكّد من أنّك تقدّم سبباً لوجوب استماع الأشخاص إليك واستعرض رسالتك بطريقةٍ تشرك جمهورك وقدّم المعلومات بطريقة عقلانيّة ومتّسقة.
• حدّد الموضوع الرّئيسيّ: إذا كنت تواجه مشكلةً في تحديد الموضوع الرّئيسيّ لرسالتك، تظاهر بأنّ لديك 15 ثانية لشرح موقفك ثمّ فكّر. ماذا تقول؟ من المحتمل أن يكون هذا هو موضوعك الرئيسيّ.
• استخدم لغةً بسيطة: إلّا إذا كنت تكتب مقالةً علميّة، فمن الأفضل عادةً استخدام لغةٍ مباشرة بسيطة. لا تستخدم كلمات طويلة فقط لتبهر الناس.

3. البناء:

يجب أن تكون وثيقتك "محبّبة للقارئ" قدر الإمكان. استخدم العناوين العريضة والعناوين الفرعيّة ونقاط التّعداد والتّرقيم كلّما أمكن ذلك لتقسيم النّص.

بعد كلّ شيء، ما هو الأسهل قراءةً - صفحة مليئة بالفقرات الطّويلة أم صفحة مقسّمة إلى فقرات قصيرة، مع عناوين فرعيّة ونقاط للأفكار؟ إنّ الوثيقة المرتّبة ستُقرأ أكثر من وثيقةٍ تحتوي على فقرات طويلة من النّصوص.

يجب أن تستحوذ العناوين على انتباه القارئ. غالباً ما يكون استخدام الأسئلة فكرة جيّدة، لا سيما في الإعلانات أو التقارير، لأنّ الأسئلة تساعد على إبقاء القارئ مهتمّاً وفضوليّاً.

في رسائل البريد الإلكترونيّ والعروض استخدم عناوين قصيرة وعناوين فرعيّة واقعيّة، مثل العناوين الموجودة في هذه المقالة.

إنّ إضافة الرّسوم البيانيّة والمخطّطات هي أيضاً وسيلةٌ ذكيّةٌ لتجزئة النّص الخاصّ بك. لا تساعد هذه الوسائل البصريّة في جذب انتباه القارئ فحسب، بل يمكنها أيضاً توصيل المعلومات المهمّة بسرعةٍ أكبر بكثير من النّص.

4. الأخطاء النحويّة:

ربّما لا ضرورةٌ لأن نخبرك أنّ الأخطاء في وثيقتك ستجعلك تبدو غير محترف. من الضّروريّ أن تتعلّم القواعد بشكلٍ صحيح، وأن تتجنّب الأخطاء الشائعة التي لن يصحّحها لك برنامج المدقّق الإملائي. فيما يلي بعض الأمثلة عن الكلمات الشائعة الّتي تُستخدم بشكلٍ خاطئ في اللغة الإنكليزية:

• تؤثر/تأثير (Affect/Effect):
  • "يؤثّر Affect" هو فعل معناه السّيطرة أو التّأثير. (مثال: سوف تؤثر التوقعات الاقتصادية على دخلنا المتوقع: the economic forecast will affect our projected income).
  • "التّأثير Effect" هو الاسم الذي يعني النّتيجة أو الأثر. (مثال: ما هو تأثير الاقتراح؟: ?what is the effect of the proposal).
• ثم/أكثر (Then/Than):
  • "ثمّ Then" عادةً ما تشير إلى تسلسلٍ زمني. (مثال: ذهبنا إلى العشاء، ثم شاهدنا فيلماً. we went to dinner, then we saw a movie).
  • "أكثر Than" هي أداةٌ تستخدم للمقارنة. (مثال: كان العشاء أغلى من الفيلم. the dinner was more expensive than the movie).
• خاصتك/أنت (Your/You're):
  • "لك Your" ضمير ملكيّة. (مثال: هل هذا ملفك؟: ?is that your file).
  • "أنت You're" وهي اختصار "you are". (مثال: أنت المدير الجديد. you're the new manager).
  • ملاحظة: احذر أيضاً من الكلمات الأخرى المتشابهة صوتيّاً (وهي كلمات تبدو متشابهة لفظيّاً ولكن لها هجاء ومعاني مختلفة) - مثل (لهم their / هم they're / هناك there) بالإضافة إلى (أيضاً too / إلى to / اثنين two) وهكذا.
• له أو خاصته/هو أو إنّه (Its/It's):
  • "له Its" ضمير ملكيّة. (مثال: هل هذا محركها؟: ?is that its motor).
  • "إنه It's" هي اختصار لـ "It is". (مثال: غالباً ما تكون ثقيلة it's often that heavy). (نعم، هذا هو الحال هنا !Yes, it is this way around).
• ملك الشّركة / الشّركات (وغيرها من حالات الجمع والملكيّة) (Company's/Companies):
  • "ملك الشّركة company's" تشير إلى الحيازة والملكيّة. (مثال: لم يتم صيانة شاحنات الشركة بشكلٍ صحيح. the company's trucks hadn't been maintained properly).
  • "الشّركات Companies" هي صيغة الجمع. (مثال: إنّ الشركات في هذه الصّناعة يعانون the companies in this industry are suffering).

5. التّدقيق:

إنّ عدو التّدقيق هو السّرعة. يقرأ الكثير من النّاس مستنداتهم بسرعةٍ كبيرة، وهكذا لا تُكتشف الأخطاء. اتّبع هذه الإرشادات للتّحقّق ممّا كتبته:

• تأكّد من العناوين العريضة والفرعيّة: غالباً ما يتخطّاها الأشخاص ويركّزون على النّص وحده. فقط لأنّ العناوين كبيرة وجريئة لا يعني أنّها خالية من الأخطاء!
• اقرأ المستند بصوت عالٍ: هذا يفرض عليك أن تراجعه ببطء أكثر ممّا يعني أنّك أكثر قابليّة لكشف الأخطاء.
• استخدم إصبعك لمتابعة النّص أثناء قراءتك: هذه إجراءٌ آخر تساعدك على إبطاء السّرعة.
• ابدأ من نهاية المستند: قم بتدقيق جملةٍ واحدةٍ في كلّ مرّة، واصل طريقك من النّهاية إلى البداية. هذا يساعدك على التّركيز على الأخطاء، وليس على المحتوى.

المصدر: موقع "مايند تولز".