المساعد الإداري: مؤهلاته ومسؤولياته
هل سمعت سابقاً عن عمل المساعد الإداري؟ هل تعلم بشكل دقيق ما هي المهارات أو المؤهلات التي يجب أن تتوافر في شخص ما ليقوم بهذا العمل؟ وهل لديك فكرة عن مسؤولياته ومهامه وواجباته؟
في هذا المقال سنقدِّم إجابات واضحة ومفيدة عن كل الاستفسارات السابقة؛ مَن هو المساعد الإداري؟ وما هي مسؤولياته ومؤهلاته؟ هذا هو ما ستعرفه عند متابعتك القراءة.
مَن هو المساعد الإداري؟
المساعد الإداري هو الشخص المسؤول عن تنظيم العلاقة بين المديرين والأتباع؛ فهو صلة الوصل بينهما وهو المتخصص في تلقِّي الرسائل والرد على المكالمات الهاتفية والإجابة عن تساؤلات العملاء واستفساراتهم، ويتمتع المساعد الإداري بالحرية التي تمكِّنه من الرد بالشكل الذي يراه مناسباً، واتِّخاذ بعض القرارات نيابةً عن الإدارة إذا اضطره الأمر إلى ذلك.
مؤهلات المساعد الإداري:
حتى يتمكن شخص ما من شغل عمل المساعد الإداري عليه أن يكون حاصلاً على شهادة ثانوية على أقل تقدير، ويفضَّل حصوله على شهادة جامعية، كما يجب أن يمتلك الخبرة في أداء الأعمال الإدارية؛ وذلك لأنَّه سيحتاج إلى هذه الخبرة لأداء المهام الموكلة إليه، وطبعاً ولأنَّ هذا العمل يتطلب التعامل مع الناس؛ فيجب أن يتمتع المساعد الإداري بشخصية اجتماعية محببة وأن تكون لديه شبكة من العلاقات الجيدة.
على المساعد الإداري أيضاً أن يكون شخصاً بارعاً في أداء المهام الإدارية ولا يحتاج إلى الكثير من الوقت لإنجازها، وبطبيعة الحال يجب أن يكون ملماً بالأعمال المكتبية وبالنظم الإدارية، ولن ننسى أيضاً ضرورة معرفة المساعد الإداري بأجهزة المكاتب من أجهزة فاكس وماسحات ضوئية وآلات نسخ وهواتف متعددة الخطوط وحواسيب، وكيفية التعامل معها ولو بشكل عام.
من الجدير بالذكر أنَّه من الممكن للمساعد الإداري أن يتخصص في قسم معيَّن مثل قسم الموارد البشرية، أو في مجال معيَّن مثل الطب أو القانون، وهنا تُضاف بعض المهام إلى مهامه الإدارية المعتادة، ومن الممكن أن يكون مساعداً إدارياً تنفيذياً عمله مع الإدارة العليا فقط، وفي بعض الأحيان قد يكون مسؤولاً عن شخص واحد وأحياناً عن مجموعة.
توجد العديد من المهارات التي يجب توافرها في الشخص الذي يجب أن يعمل مساعداً إدارياً، والتي يبحث عنها صاحب العمل في السيرة الذاتية ويجب أن يركِّز فيها الشخص مرة أخرى في المقابلة، منها:
- خبرة كبيرة في التعامل مع الحاسب والأجهزة الذكية وبرامج الإنترنت ومعالجة النصوص؛ لأنَّ هذا سيسهِّل فيما بعد عملية التدريب.
- القدرة على التواصل الكتابي والشفهي؛ قدرات التواصل الخاصة بك من أهم المهارات التي يبحث عنها صاحب العمل الذي يحتاج إلى أن يعرف مدى إمكانية الوثوق بك؛ فأنت ستمثل واجهة الشركة والناطق الرسمي باسمها، وبناءً عليه عليك أن تعرف كيف تتواصل بشكل احترافي سواء بردِّك على الرسائل والإيميلات أي التواصل الكتابي أم بحديثك وتفاعلك مع العملاء والضيوف أي التواصل الشفهي.
- مهارة التنظيم: دون التنظيم سيصبح مكان العمل غارقاً بالفوضى، وأنت بصفتك شخصاً تسعى إلى وظيفة مساعد إداري عليك إظهار قدرة عالية على التنظيم؛ وذلك لأنَّك ستحتاج في أثناء عملك ليس إلى تنظيم نفسك فقط؛ بل ستحتاج إلى تنظيم مكتب بكامله مع موظفيه وجداوله وملفاته بشكل مناسب للجميع.
- إدارة الوقت: وهي من أهم المهارات التي يجب أن تركِّز في إظهارها؛ وذلك لأنَّ المساعد الإداري يحتاج إلى إدارة وقته بشكل احترافي؛ إذ يحدد الوقت الدقيق لكل مهمَّة وبشكل يمكِّنه من استغلاله عبر عدة أقسام، وفي أكثر من عمل ومشروع.
- مهارة التخطيط: فأنت بصفتك مساعداً إدارياً عليك أن تمتلك هذه المهارة لتعرف كيف تحدد وتنظِّم المهام وعمليات الفريق حسب الأهمية ولتكون أيضاً قادراً على ترتيب المواعيد والتقويمات الخاصة بالموظفين والتنفيذيين، كما أنَّ هذه المهارة تساعدك على التعامل مع أي خلل قد يحدث في موعد ما أو مع أيَّة تغييرات طارئة.
- الإبداع: يجب أن تُظهر بأنَّك شخص مُبتَكِر قادر على التفكير بشكل إبداعي في أثناء إنجاز مهمة ما وفي أثناء التعرُّض للمشكلات.
- توقع الاحتياجات فمن الهام جداً للمساعد الإداري الجيد امتلاك هذه المهارة، ولا يجب أن يُطلب منك كل شيء؛ بل يجب أن تأخذ زمام المبادرة في الكثير من المهام وتكملها دون انتظار توجيه؛ فإذا اعتقدت مثلاً أنَّ أحد الأنظمة التي تعمل عليه الشركة أصبح قديماً أو أنَّ جهات الاتصال قديمة، فحدِّث دون انتظار توجيه أمر لك.
- التركيز في التفاصيل أيضاً هام جداً لتدارك أي خطأ من الممكن حدوثه كخطأ نحوي أو خطأ مطبعي وما إلى ذلك.
شاهد بالفديو: 6 مهارات يبحث عنها أصحاب العمل عند اختيار الموظفين
ما هي مسؤوليات وواجبات المساعد الإداري؟
في تعريفنا للمساعد الإداري ذكرنا أنَّه الشخص الذي يتلقى الرسائل والمكالمات ويحولها إلى المعنيين، وهذا العمل حقيقة ليس إلَّا واحداً من المهام الكثيرة التي تقع على عاتقه؛ فهو أيضاً مسؤول عن تقديم الإجابات للعملاء بطريقة مناسبة، وأيضاً عليه الإشراف على كل الأمور التنظيمية من ترتيب مواعيد وتجهيز قاعات الاجتماعات وترتيب عمليات السفر وكل ما يخص هذا من حجز تذاكر ومواعيد الطيارات، وعليه أن يدوِّن الملاحظات بشكل مستمر ويجهز التقارير اليومية، ناهيك عن المراجعة التي يقوم بها لعروض العملاء، وعن الأعمال المكتبية الكثيرة الأخرى التي يتعيَّن عليه القيام بها.
سنتحدث فيما يأتي بالتفصيل عن مسؤوليات وواجبات المساعد الإداري إضافة إلى المهام آنفة الذكر:
- تنظيم أوقات العمل بين الموظفين كما عليه تدبُّر أمر معدَّات العمل بما يضمن سيره بشكل صحيح ودون أخطاء.
- قراءة البريد اليومي والاطِّلاع على الأوراق الخاصة بالمدير.
- الإشراف على العاملين في قسم السكرتارية.
- المساعد الإداري يُعَدُّ مصدراً أساسياً لكل معلومة أو خبر وهذا ما يجعله في أوقات كثيرة يعمل نيابةً عن أصحاب العمل.
- المساعد الإداري يقوم بدور هام عند التحاق موظفين جدد بالعمل، فيشرف على الدورات التدريبية التي تُقام لهم، وقد يشارك بنفسه في عمليات التدريب تلك.
- تنظيم الوقت والتعامل الصحيح معه يقع أيضاً ضمن مسؤوليات المساعد الإداري الذي يجب أن يكون بارعاً في هذا ليتمكن من تسيير أكثر من مشروع وعمل في نفس الوقت دون الشعور بضيق الوقت والضغط.
- اتِّخاذ القرارات وحل المشكلات التي تعترض العمل، ومن ثم فإنَّ صفات الشخصية القيادية يجب أن تكون متوافرة في الشخص الذي يعمل مساعداً إدارياً.
- من مسؤوليات المساعد الإداري أيضاً كما ذكرنا آنفاً الرد على الرسائل والبريد الإلكتروني، وهذا يعني أنَّه يجب أن يكون مطَّلعاً على قواعد اللغة وأن يستطيع الكتابة والتعبير بشكل جيد، ودون أخطاء إملائية ونحوية.
- في بعض المكاتب قد يكون إمساك الدفاتر واحداً من مسؤوليات المساعد الإداري؛ لذلك عليه أن يكون على معرفة ببرامج مسك الدفاتر المكتبية مثل مايكروسوفت إكسل؛ وذلك لأنَّه سيكون مسؤولاً عن تسجيل النفقات ومراقبتها، وقد يكون عليه إنشاء الجداول إضافة إلى الإبلاغ عن النفقات إلى مدير المكتب.
- توثيق الملفات والمستندات وتحريرها وتصحيحها أيضاً من مسؤوليات المساعد الإداري وفي بعض الأحيان، فإنَّ تسجيل محاضر الاجتماعات تقع ضمن مسؤوليات المساعد الإداري.
- قد يُطلب من المساعد الإداري التشييك على العمل الذي أُنتج من قِبل الآخرين وإجراء مراجعة له، وقراءة المستندات والتقارير التي ينجزها موظفون آخرون لتعديلها وتصحيحها.
- لأنَّ المديرين غالباً ما تكون لديهم الكثير من الأعمال، فقد يُطلب من المساعد الإداري حضور الاجتماعات نيابة عنهم ثم إحاطتهم بمجريات سير الأمور.
- في الكثير من الأحيان قد يكون المساعد الإداري مسؤولاً عن اتِّخاذ بعض القرارات نيابة عن المدير.
كيف أصبح مساعداً إدارياً ناجحاً؟
عمل المساعد الإداري كما أصبح واضحاً ليس بالعمل السهل؛ بل يتطلَّب الكثير من الحنكة والذكاء والقدرة على التنظيم للقيام بالعمليات المكتبية بسرعة ودقة دون حدوث أخطاء، فالمساعد الناجح عليه أن يكون سلساً في عمله داخل المكتب.
حتى تكون مساعداً إدارياً ناجحاً عليك أن تكون حاضراً دائماً؛ أي أن تكون مطَّلعاً على بيئة العمل وظروفه وكل ما يتعلق به حتى تتمكن من تقديم الدعم والمعونة لأصحاب العمل والمديرين، وعليك دائماً أن تتذكر أنَّك أنت بصفتك مساعداً إدارياً ستكون مفوضاً بكامل المهام التي لا يجب على المدير القيام بها؛ فهو المسؤول عن المهام الأكبر؛ ولذلك أنت موجود وعليك تسيير الأمور بشكل صحيح حتى تكون ناجحاً في عملك.
لا يجب أن ننسى أنَّ المهارات التقنية من الأمور التي تجعلك مساعداً إدارياً ناجحاً، فمن الضروري جداً أن يكون التعامل مع التكنولوجيا بالنسبة إليك أمراً مريحاً وسهلاً؛ وذلك لأنَّ تنسيق العروض والنشرات ومحتوى مواقع الويب هي مهام ستكون من إحدى مسؤولياتك كما سبق وذكرنا.
التواصل من المهارات التي يجب أن تمتلكها لتكون مساعداً إدارياً ناجحاً؛ فعليك أن تكون ودوداً مع الجميع من موظفين آخرين وعملاء.
في الختام:
في هذا المقال ألقينا الضوء على عمل المساعد الإداري وأهم المهارات والمؤهلات التي يتعيَّن على الشخص امتلاكها للعمل ضمن هذا المجال، كما تعرَّفنا أيضاً إلى المسؤوليات والواجبات التي يتعيَّن عليه القيام بها.