أشياء مثمرة تقوم بها في 10 دقائق - (الجزء الأول)

بدلاً مِن تضييع 10 دقائق في تصفُّح مواقع التواصل الاجتماعي أو قضاء وقت ممتع، قد ترغب في فعلِ شيء مثمر؛ لكن قد تتساءل عما يمكِنك فعلُه في مثل هذه الفترة القصيرة من الزمن. لا تقلق، سنستعرض في هذا المقال قائمة بالأشياء المثمرة التي يمكِنك القيام بها في ظرف 10 دقائق أو أقل سواء كنتَ في العمل أم المنزل.

أشياء مثمرة للقيام بها خلال 10 دقائق في العمل

هذه الدقائق العشر الإضافية في العمل ممتازة لإتمام المهام الصغيرة التي غالباً ما ننشغل عنها أو نتكاسل عن القيام بها؛ ولكنَّها تجعل حياتنا العملية أكثر سلاسة وأقل إرهاقاً:

1. إفراغ صندوقك البريدي:

تمتلئ صناديق البريد الإلكتروني لدينا عادةً برسائل البريد الإلكتروني الهامَّة وغير الهامَّة، وإن كان لديك وقت فراغ لبضع دقائق؛ فأفرِغ صندوق بريدك الوارد عَبْر الرد على رسائل البريد الإلكتروني الهامة وحذفِ الرسائل التي لا تتطلب منك أيَّ إجراء أو ذات المحتوى غير الهام، وأيضاً ألغِ الاشتراك في النشرات الإخبارية التي لم تَعُد تهمك.

إذا تلقيتَ كثيراً من رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب نفس الرد؛ فلا تكتبِ الرد مراراً وتكراراً؛ بل سخِّر هذا الوقت لإنشاء نماذج لجميع الردود المتكررة، مما يجعل الرد على رسائل البريد الإلكتروني يستغرق وقتاً أقل.

2. تتبُّع مسار الوقت:

توجد طريقتان لتتبُّع مسار الوقت، تتمثل الأولى في استخدام المؤقِّت؛ حيث لن يستغرق الأمر أكثر من ثانيتين لبدء تشغيله، والطريقة الثانية هي استخدام الجداول الزمنية التي قد تحتاج إلى بضع دقائق لإضافة جميع مهامك اليومية.

يُعدُّ تتبُّع الوقت يوميَّاً أكثر فاعليَّةً من القيام بذلك مرة واحدة في الأسبوع أو حتى أقل في كثير من الأحيان، ووفقاً لمنحنى النسيان الذي ابتكره عالِم النفس الألماني هيرمان إبنجهاوس (Hermann Ebbinghaus) والذي يصف التضاؤل الكبير للمعلومات التي تعلَّمها المرء، يظل لدينا بعد 6 أيام من التعلم 23% فقط من المعلومات التي تعلَّمناها.

كما يمكِنك الاستفادة مِن 10 دقائق للتحقق من بيانات أدوات تعقُّب الإنتاجية وتحليل الأشياء التي تقضي فيها وقتك وما إذا كان يجب عليك تنظيمها على نحو مختلف.

3. وضعُ أهداف للأسبوع المقبل:

عادةً ما تكون أهداف الأسبوع جزءاً من هدف كبير بعيد الأجل ومقسِّم إلى أجزاء أصغر، لهذا السبب يجب عليك وضعُ هذه الأهداف مع تذكُّر الصورة الأشمل ومعرفة سبب اختيارك لتلك الأهداف دون سواها.

الأهداف الأسبوعية أقل إثارةً للخوف من الأهداف بعيدة الأمد، وهي تتيح لك مراقبة التقدم بشكلٍ أفضل مقارنةً مع الأهداف اليومية، وسيكون لديك أيضاً مجال كافٍ لإجراء التعديلات إن لزم الأمر؛ وفي نفس الوقت يكون الوقت ضيقاً بما يكفي لتحفيزك.

عليك أيضاً مراعاة التخطيط للوقت اللازم لإتمام المهام بأكبر قدر ممكن من الدِّقة، وفي إمكان بيانات تتبع الوقت أن تساعدك في ذلك. 

يفضِّل بعض الأشخاص منْحَ أنفسهم ضِعف الوقت الذي يقدِّرون أنَّه يلزمهم، وهذا قد ينجح معك، فعندما تَحدث جملة أخطاء، تكون قد منحتَ نفسك مِن يوم إلى ثلاثة أيام على الأقل لإنجاز المَهمة (حسب صعوبتها).

4. وَضعُ قائمة بالمهام:

يلي تحديد الأهداف عادةً وضع قائمة مهام، ويجب أن تتأنى في هذه العملية وتكرِّس لها وقتاً كافياً، فلن تكفي عشر دقائق للمهام جميعها ما لم تكن سريعاً جداً، حيث يستغرق إنجاز كلَّ مهمة عشر دقائق عادةً.

ولتكون قائمة مهامك فاعلة، احرص على تنظيمها جيداً وألا تكون مكتظة، وللحصول على أفضل النتائج، لا تدوِّن أكثر مِن 6-7 مهام ورتِّبها حسب الأولوية، ونفِّذ أهمَّها أولاً، ولا بأس في تفويض مهام لغيرك إن أمكن، حيث يمكِنك إضافة بعض المهام التي يُسعدك إنجازها بعد إنجاز المهام الرئيسة إن استطعتَ.

من الضروري أن تكون دقيقاً عند إعداد قائمة مهام، فـ: "السعي إلى تنفيذ المشروع أ" مثلاً لا يُعَدُّ مهمَّةً دقيقة؛ وتستطيع عوضاً عن ذلك أن تقول: "إجراء جلسة عصف ذهني للتفكير في أمرٍ ما" أو "إسناد المهام إلى الفريق".

يمكِنك كتابة قوائم مهام يومية أو أسبوعية أو كليهما، فكلُّ ما عليك هو أن تكتشف الأنسب لك.

5. تقييم تقدُّمك:

بعدَ تحليل البيانات التي جمعتَها عن طريق تتبُّعِ الوقت وتقييم طريقة قضائه، يمكِنك أيضا تحليل تقدُّمك وتقييمه.

تحقَّق مرة أخرى مِن أهدافك ومدى دنوِّك من تحقيقها، واسأل نفسك عما إذا كانت أفعالك اليومية تجسِّد الأهداف التي تريد تحقيقها، وجدوى استراتيجيتك، والأمور التي تساهم في نجاحها، وإن فشلتَ فاسأل نفسك عن الأمور التي تتسبب في عرقلة سيرها والسبب وراء ذلك، وعما بإمكانك فعلُه لإنجاحها؛ وأما إن عجزتَ عن إنجاحها ففكَّر في الأمور البديلة عنها. 

إن كنتَ لا تزال بعيداً عن بلوغ أهدافك فلا تيأس؛ بل اجعله حافزاً لك لتتخذ الإجراءات المناسبة وتُغيِّر ما يَلزم، وبالنتيجة تُحقِّق كلَّ ما خططتَ له.

شاهد بالفديو: 10 أهداف تضمن بلوغ النجاح والسعادة

6. تنظيم مكتبك:

تُعدُّ عشر دقائق وقتاً كافياً لتنظيف مكتبك أو حتى ملفاتك على الحاسوب، ولتنظيف مكتبك عليك بما يلي:

• ارمِ أكواب القهوة أو قوارير المياه أو أيَّ شيء آخر لا لزوم له.
• نظِّم أوراقك وتخلَّص مِن الأوراق التي لا تحتاجها، أو استخدِم أوراق أقل إن أمكن.
• ضع الأشياء المتشابهة معاً - مثلاً: ضع أقلام الرصاص في حاملة الأقلام، والأوراق في مجموعةٍ واحدة، والملاحظات اللاصقة على جانب المكتب، وما إلى ذلك - كي تعرف مكانها كلما احتجتَ إليها.
• حدِّد منطقة فارغة لا تضع عليها أيَّ شيء أبداً كي تكون لديك مساحة كافية للكتابة أو وضعِ لوحة المفاتيح.

في حال كان مكتبك نظيفاً ومنظَّماً بالفعل، أعِد تنظيم هاتفك أو جهاز الحاسوب الخاصَّين بك، وذلك عَبْر حذف جميع الملفات والتطبيقات التي لم تَعُد تستخدمها وتنظيم التي لا زلتَ تعمل عليها.

7. إجراء الاتصالات المؤجَّلة:

من الجيد أن تتحاشى الرد على هاتفك في وقتٍ معيَّن، لكن في هذه الحالة يجب عليك تخصيص وقتٍ لإعادة إجراء تلك المكالمات، أو إجراء مكالمة سريعة مع صديق أو أحد أفراد الأسرة للاطمئنان عنهم والسؤال عن أخبارهم.

8. إجراء جلسة عصف ذهني للتفكير في المشروع الجديد:

بإمكانك فعلُ ذلك مع أعضاء فريقك أو بنفسك، وتتمثل أهم قاعدة في العصف الذهني في عدمِ تقديم التغذية الراجعة السلبية أو الحكم السلبي وعدم تفضيل الكمية على النوعية، وستخطر على بالك أفكار مذهلة وستستعين بأفكار الآخرين أيضاً.

 توجَد عديدٌ مِن تقنيات العصف الذهني التي يمكِنك الاختيار بينها، وهذه أكثرها شيوعاً:

• كتابة أكبر عدد مِن الأفكار في فترة زمنية محدودة - بغضِّ النظر عن منفعتها - ومناقشتها فقط بعد أن ينتهي الوقت.
• التخطيط الذهني؛ حيث ترسم مخططاً بيانياً يعرض العلاقات بين الأفكار.

الكتابة الذهنية؛ حيث تقوم بالعصف الذهني مع فريقك، ويدوِّن كل شخصٍ 3 أفكار، ثمَّ يعطيها للشخص الجالس بجانبه للاستفادة منها، وبمجرد أن تُعرض الأفكار على الجميع، تستطيعون عندها مناقشتها وتحديد أيُّها الأفضل لتطبيقها.

الخلاصة:

توجد عديدٌ مِن الأشياء المثمرة التي يمكِنك إنجازها خلال وقت قصير، وقد تناولنا بعضها في هذا المقال، وسنكمل حديثنا في المقال التالي عن باقي الأمور التي يمكِنك فعلُها لقضاء عشر دقائق مثمرة.

المصدر