8 نصائح لعقد اجتماع افتراضي عبر منصة زووم (Zoom)
اضطر المهنيون في الأعمال التجارية عام 2020 إلى تغيير الطريقة التي يديرون فيها شركاتهم، فبعد عام من العمل في المنزل نتيجة جائحة كورونا (COVID-19)، ثَبُت أنَّ العديد من الشركات قد حقَّقَت نجاحاً أكبر في العمل عن بُعْد مقارنة بالعمل في المكاتب، لدرجة أنَّ أكثر من 20 شركة من شركات "فورتشن"، منها محرك البحث "غوغل" (Google)، و"سبوتيفاي" (Spotify) لخدمات البث الصوتي والوسائط، و"زيلو" (Zillow) للوساطة العقارية، أعلنَت أنَّها ستتبنَّى نماذج عمل عن بُعْد أو هجينة إلى أجل غير مسمى.
وعلى الرغم من فرحة الكثيرين بالعمل عن بُعْد، إلا أنَّه يتطلب مهارات فريدة من نوعها لم يتقنها الجميع بَعْد، وأصبح من الضروري فَهمُ كيفية ترك انطباع مذهل عند الاجتماع عبر الفيديو، كونها مهارة ضرورية يجب أن تتقنها من أجل التقدم في مسيرتك المهنية، لتعزيز فرصك في النجاح، سواء في اجتماع عمل جديد أو مقابلة توظيف أو مكالمة هامة مع العميل، يستعرض أربعة خبراء نصائحهم حول ما يميزك عن البقية خلال الاجتماعات الافتراضية:
1. اختر ملابس مناسبة:
عند التخطيط لما ترتديه في اجتماع فيديو، خذ في الحسبان ظروف الإضاءة، لا سيَّما مظهر ملابسك حينما يُسلَّط الضوء عليها، ولدى "غلوريا كوسبيتو" (Gloria Cospito) منسقة الملابس في مدينة "نيويورك" ومستشارة السلوك والمظهر الخارجي قاعدة عامة هي: تعكس درجات الألوان الفاتحة الضوء والألوان الغامقة تمتصه.
تقول "كوسبيتو" (Cospito): "من الأفضل ارتداء ملابس ومجوهرات فاتحة اللون عند إجراء مكالمات فيديو، وتجنُّب اللون الأسود؛ لأنَّ القميص الأسود مثلاً يمتص الضوء، مما يعني أنَّه عند ارتداء الأسود، تقل كمية الضوء المنعكس على وجهك، مما قد يُظهرك شاحباً نتيجة ظهور منطقة حول العينين بلون أغمق وتعتيم الوجه".
بالإضافة إلى درجات الألوان، أكدَت "كوسبيتو" (Cospito) على أهمية تجنُّب الملابس ذات التفاصيل الدقيقة، وتتابع قائلةً: "تواجه مستشعرات الكاميرا صعوبةً في التقاط التفاصيل الدقيقة، خاصة الكاميرا ذات الدقة المنخفضة المدمجة بالحاسوب المحمول؛ فنتيجة لذلك، تبدو الرسومات الدقيقة غير متناسقة أو تُحدِث نمطاً غريباً متموجاً على الكاميرا، ومن الأفضل ارتداء ملابس بلون واحد أو ذات رسومات متوسطة الحجم كي تتمكن الكاميرا من التقاطها بسهولة أكبر".
يعطي القميص ذو الياقة مظهراً أفضل في الصور لكل من الرجال والنساء؛ لأنَّه يحيط بالوجه إحاطةً طبيعية، وتضيف "كوسبيتو" (Cospito): "اختر قمصاناً على مقاسك وليس قمصاناً فضفاضة عند إجراء مكالمات الفيديو، ففي حين تعطي القمصان الفضفاضة مظهراً رائعاً للعين المجردة، إلَّا أنَّها تُخفي ملامحك أمام الكاميرا".
ولا تنسَ الإكسسوارات، فطالما أنَّ الكاميرا تُصوِّر الجذع فقط، أضف أي شيء مرئي يمكِن أن يضفي لمسةً شخصيةً على مظهرك مثل: الأقراط، أو العقد، أو عصائب الرأس، أو إكسسوارات الشعر، أو ربطة العنق، أو منديل الجيب، أو الساعة، أو الخواتم، وما إلى ذلك، ولكن تجنَّب أيَّ شيء يمكِن أن يُحدث صوتاً، مثل قرقعة أساور المعصم التي تشوش على حديثك.
2. اجلس بوضعية تُظهرك بمظهر قوي:
أظهرَت بعض الدراسات أنَّ الوضعيات التي تُظهرك بمظهر قوي يمكِن أن تمدك حقاً بمزيد من القوة والثقة. ومع ذلك، إذا لم ترغب بأن تظهر بمظهر رجلٍ خارقٍ أمام الكاميراً، فهناك تقنيات أخرى يمكِنك تجربتها لتعزيز ثقتك قبل الاجتماع الافتراضي الهام.
توصي "رشا غول" (Rasha Goel) مقدمة البرامج التلفزيونية وكوتش الإعلام المخضرمة التي قضت ساعاتٍ طويلةً أمام الكاميرات تتحدث مباشرة إلى آلاف المشاهدين الذين يشعرون بالتوتر قبل مكالمة هامة بتقنية التنفس لتهدئة أعصابهم، وذلك بأن تأخذ نفساً من أنفك مدَّةً تعادل العد حتى الرقم 5، ثمَّ الزفير من خلال الأنف والعد حتى الرقم خمسة، وتكرار هذا ثلاث مرات.
تقول "غول" (Goel): "السر هو في التركيز على التنفس ولا شيء آخر، فيمكِنك القيام بذلك قبل 5-10 دقائق من بدء اجتماعك في أثناء الجلوس أمام جهاز الحاسوب الخاص بك قبل فتح مكالمة الفيديو، وعندما يكون ذهنك مسترخياً، يمكِنه أداء أي نشاط دون الشعور بالتوتر".
يمكِنك أيضاً محاولة مشاهدة شيء مريح أو الاستماع إليه، مثل أغنية حماسية أو مقطع فيديو مضحك، بغضِّ النظر عن اختيارك، فتأكَّد من الانتقال إلى وضعية القوة الخاصة بك أو الاستماع إلى أغنية حماسية مع وقت كافٍ لتهيئة نفسك ذهنياً لاجتماعك.
اقترحَت "فيكي ساليمي" (Vicki Salemi)، الخبيرة المهنية في شركة "مونستر" (Monster) على الأشخاص منح أنفسهم خمس دقائق على الأقل لإعادة تركيز أذهانهم، والنظر في المرآة ليتحققوا من أناقة مظهرهم، وشربِ بعض القهوة أو الماء، ثمَّ الجلوس في المكان الذي سيعقدون اجتماعهم فيه قبل بضع دقائق من بدء المكالمة لتهدئة أذهانهم وتهيئتها ليكونوا محط إعجاب الطرف المقابل.
3. حافِظ على التواصل البصري:
تأكد من أنَّ الإضاءة مناسبة وأنَّ وجهك يتلقى ما يكفي من الضوء، وبهذه الطريقة عندما تنظر مباشرة إلى الكاميرا يمكن رؤية عينيك بسهولة. يساعد هذا في إظهار الثقة وبناء التواصل مع الطرف الآخر.
توضح غول (Goel) قائلة: "لقد رأيت أشخاصاً يشيحون بنظرهم بعيداً عن الكاميرا خلال حديثهم، مما قد يشتت انتباه الطرف الآخر. عليك أن تتحدَّث إلى الجميع كما لو كانوا موجودين معك شخصياً، سيُظهر التواصل البصري معهم أنَّك تتابِع حديثهم".
4. انتبِه إلى لغة الجسد:
تتمثل إحدى الاختلافات الرئيسة بين الاجتماعات الشخصية ونظيرتها الافتراضية في القدرة على قراءة لغة جسد الشخص قراءةً تتجاوز الرأس والرقبة والكتفين. ونتيجة لذلك، أوضحَت "ساليمي" (Salemi) أنَّ لغة الجسد تصبح أكثر أهميةً عند التحدث عبر الفيديو، فتقول: "كن حقيقياً وصادقاً في مشاعرك وأدرِك أنَّ تأثير لغة الجسد يتضاءل بسبب الشاشة؛ لذا فإنَّ تعابير وجهك هامة، وبدلاً من أن تظهر مثل رجلٍ آلي، من الجيد أن تبدو مهتماً وفضولياً ومندهشاً وأن تُبدي غيرها من الانفعالات، فاحنِ رأسك قليلاً، واجلس بشكل مستقيم، واستخدِم لغة جسدك بوعي أكبر للتواصل مع الآخرين خلال المكالمة".
تعمل "جيسيكا ستوري" (Jessica Storry) المصمِّمة الرقمية ورائدة الأعمال الإبداعية، والشريك المؤسس في شركة "سناك براند" (SNACK Brand)، عن بُعْد بدوام كامل منذ عام 2010. بعد أكثر من عقد من الاجتماعات الافتراضية، ووجدَت أنَّ أهم قاعدة في اجتماع الفيديو هي التركيز والحضور.
تقول "ستوري" (Storry): "قد تنجر إلى فِعل أشياء أخرى، خاصة مع حجم العمل الذي نقوم به في الوقت الحاضر، ولكن يمكِن للآخرين أن يلاحظوا تشتتك، ويبدو واضحاً على الفيديو من الذي يشاهد ومن يصغي حقاً، وقد تعتقد أنَّك بذلك تقوم بمهام عدَّة بنجاح، لكنَّك تفشل فشلاً ذريعاً".
5. حافِظ على التواصل الفعَّال:
نظراً لأنَّ الاتصال يحدث من خلال شاشة الحاسوب، فعليك تجنُّب الظهور كمستمع سلبي، فاصغِ بفاعلية عندما يتحدث الآخرون، وأومِئ برأسك في أثناء كتابة المحاور، وانتبِه إلى مظهر وجهك عندما تصغي إلى غيرك.
توصي "غول" (Goel) بأن تكون مفعماً بالنشاط والحيوية، وألا تكون جامداً وأن تبقى جالساً على كرسيك، وتستخدم يديك كما لو كنتَ تخاطب أشخاصاً موجودين حقاً معك في الغرفة، وتبتسم ابتسامةً عذبة، وطالما أنَّه لن يكون بمقدور الطرف الآخر التقاط تفاصيل لغة جسدك كلها والإيماءات المرئية كما هو الحال في التواصل الفعلي، فعليك أن تُظهر لغة جسدك بدرجة أكبر بقليل كيلا تظهر متيبساً أمام الكاميراً.
6. خُذ الاجتماعات الافتراضية على مَحمل الجد:
صرَّح العديد من الخبراء أنَّهم حضروا كثيراً من الاجتماعات التي يحضرها الناس عن طريق الفيديو -وحتى مقابلات التوظيف- ويتصرفون فيها بعفويَّةٍ مبالغٍ فيها. تذكر أنَّ عملك من المنزل لا يعني أن تأخذ راحتك كثيراً وتنسى مهنيتك.
أخبر المسؤولون عن عملية التوظيف قصصاً لـ "ساليمي" (Salemi) حول قيام المرشحين بقراءة رسائل على هواتفهم المحمولة أو تناول وجبة خفيفة في أثناء مقابلات التوظيف، مما يؤدي إلى رفضهم في الوظيفة، وتقول "ساليمي" (Salemi): "عُدَّ كل اجتماع افتراضي كما لو كان مقابلةً رسميةً لوظيفة أحلامك، وأظهِر أحسن ما لديك كالوصول في الوقت المحدد والتفاعل والانخراط الفعَّال مع الآخرين، وتخلَّص من عوامل التشتيت جميعها".
عموماً، تقول "ساليمي" (Salemi): إنَّ الأشخاص الذين يتميزون خلال الاجتماعات الافتراضية هم الذين تجهَّزوا لها عبر البحث عن الأسئلة الشائعة في مقابلات التوظيف، والتفاعل مع الأشخاص الموجودين على الطرف الآخر، مما يجعلهم أكثر ثقةً واستعداداً وتركيزاً وحيويةً من الآخرين.
تصرَّف في مكالمات العمل كما تتصرف في اللقاءات الشخصية، تنصح "كوسبيتو" (Cospito) قائلةً: "ارتدِ الملابس نفسها التي ترتديها عادةً عند الخروج من المنزل ولقاء أصدقائك أو التي ترتديها للعمل، واشترِ ملابس أكثر أناقةً ولا تنسَ أن ترتدي السروال".
أخطاء اختيار الملابس لاجتماع الفيديو شائعة وقد ارتكبها حتى أشخاص مهنيون مشهورون؛ لذا اعمل بهذه النصيحة، فالمظهر اللائق ضروري للنجاح، وأجرِ أبحاثك عن كيفية إجراء اجتماع "زووم" (Zoom) حِرَفي، واترك انطباعاً رائعاً عن طريق طرح الأسئلة والتفاعل مع الآخرين.
7. رتِّب الخلفية:
يجب أن يركز الأشخاص الذين تتحدث معهم عليك، وليس على ما يحدث خلفك، واحرص على نظافة المكان الذي تجري منه المكالمة وترتيبه وخفِّض من حدة الضوضاء في الخلفية، وخصِّص مكاناً هادئاً لك في المنزل بعيداً عن ضجيج العائلة والأطفال وبعيداً عن المطبخ؛ أكثر الأماكن ضجيجاً في المنزل.
وعليك أيضاً مراعاة أمر بالغ الأهمية وهو استخدام إطارٍ مناسب. تقول "غول" (Goel): "الإطار المثالي لصورتك هو منطقة أعلى الجذع مع ملء وجهك للإطار ومساحة صغيرة فوق رأسك، فانتبِه ألا تجتزئ رأسك، وألا يكون هناك مسافة كبيرة بين الجزء العلوي من الرأس والإطار".
صحيح أنَّه من الصعب العمل بكامل راحتك من منزل مكتظ، ولكن من الواجب العمل على إيجاد بيئة عمل مريحة تكون ملائمةً للظهور في خلفية مكالمة الفيديو، وإذا شعرتَ بالملل من الاجتماع عبر تطبيق "زووم" (Zoom)، فجرِّب وضع أغراض تضفي جماليةً على الخلفية مثل الزهور اليانعة.
8. كن صادقاً في أثناء التواصل:
تُوضِّح "ستوري" (Storry) أنَّ مساعدة الآخرين على الشعور بالراحة هي إحدى أفضل السبل للتواصل مع الأشخاص عبر الاجتماعات الافتراضية فتقول: "لم يخطر ببال أحد قَط أنَّه سيعقد اجتماعاته من طاولات المطبخ أو غرف النوم أو الأرائك، ومع بكاء الأطفال والضجيج الخارجي؛ لذا إنَّ مساعدة الآخرين على الشعور بالراحة في موقف حرج أمر هام للغاية كونه يُشعرهم أنَّ هذه حال الجميع ولا حرج في ذلك".
يتوزع فريق عمل "ستوري" (Storry) في مناطق وبلدان ومناطق زمنية متنوعة، لكنَّها تعزو نجاحهم إلى عدم خشيتهم من التواصل وطرح الكثير من الأسئلة والتركيز على أفضل المهارات وطرحِ وجهات النظر المختلفة لبعضهم بعضاً، ويتضمن ذلك تخصيص الوقت للتعرف إلى بعضهم بعضاً خارج الشركة.
تقول "ستوري": "من الضروري التحدث عن صعوبات العمل والاحتفاء بإنجازات الفريق، ولكنَّ ذلك لم يحدث قبل التواصل على المستوى الشخصي حتى أصبحنا على وفاق حقاً. في البداية، استمرينا في إجراء مكالمات الفيديو لمواكبة الحياة الواقعية، والآن، لدينا اجتماعات "متجددة" أسبوعية للدردشة حول خطط عطلة نهاية الأسبوع أو الهوايات الجديدة أو أحدث عروض الأفلام، ونهتم جميعاً ببعضنا بعضاً، وهو ما يظهر في عملنا. هل أحب أن يعود الجميع للعمل في مكتب واحد؟ طبعاً لا، تكفينا مكالمات الفيديو وكيفية رؤية بعضنا بعضاً كي نشعر أنَّنا في مكانٍ واحد".