8 نصائح لتقديم تغذية راجعة بنَّاءة ومؤثرة
يرغب الجميع بتلقي تغذية راجعة في بعض الأحيان، والتي قد تكون جزءاً من تقييم أدائهم، أو وسيلة مفيدة في العلاقات أيضاً.
تحدث المشكلة عندما لا تُقدَّم التغذية الراجعة بشكل صحيح، فتنشأ مختلف أشكال سوء الفهم؛ وقد أظهرت إحدى الاستطلاعات أنَّ الأغلبية (بنسبة 96%) اعتقدوا أنَّ حتى الملاحظات السلبية أو إعادة توجيه التغذية الراجعة تفيد في الحصول على نتائج أفضل.
كشفت الدراسة نفسها أنَّ نسبة 75% من المشاركين يريدون تلقي تغذية راجعة إيجابية بالإضافة إلى اقتراحات مفيدة لتحسين أدائهم، حيث يتمثل الهدف الرئيس من التغذية الراجعة في تشجيع موظفيك وتحفيزهم ومساعدتهم على تطوير مهاراتهم؛ فالتغذية الراجعة مهارة نحتاجها جميعاً، سواء كنَّا آباء أم أصدقاء أم شركاء أم مديرين؛ لذا نقدم إليك 8 نصائح لتقديم تغذية راجعة بنَّاءة بشكل يرضي الجميع:
1. ابحث دوماً عن الوقت المناسب:
يحتاج الشخص الذي يتلقى التغذية الراجعة إلى وقت كي يتهيأ ويتأمل في مدى جودة عمله؛ ولهذا السبب قد يكون لتقديم التغذية الراجعة دون أي تحذير مسبق آثار سلبية تزيد من صعوبة الأمر إن كان يتعلق بقضايا حساسة؛ فمن خلال طرح سؤال بسيط مثل: "متى تكون مستعداً لتلقي الملاحظات حول المشروع؟"، قد تساعد الشخص على القيام ببعض التحضير الذهني.
2. أصغِ أولاً:
عندما تبدأ المحادثة، اسأل الموظف عن وجهة نظره حول كيفية تنفيذ مشروع محدد، وعن مدى التقدم الذي وصل إليه، والعقبات التي واجهها.
يتميز أسلوب التغذية الراجعة هذا بميزة هائلة، وهي أنَّك تمنح موظفك الفرصة كي يعبِّر عن رأيه، وتخفف من حدة المواجهة؛ بالإضافة إلى أنَّه يمنحك فرصة رؤية بعض الجوانب التي ربَّما فاتتك عند إعداد الجلسة.
3. حاول أن تكون مشجعاً:
إنَّ للتغذية الراجعة الفاعلة تأثير إيجابي على أداء الشخص وروحه المعنوية، حيث يخاف المديرون والموظفون في كثير من الأحيان من تقديم التغذية الرجعية والحصول عليها، وقد تصبح العملية بأكملها مشحونة وباعثة على القلق.
يجب أن يشكر المدير أو قائد الفريق الموظف، ويذكر بعض الأشياء الرائعة التي يقوم بها، وهذا أمر أساسي حقاً؛ ذلك لأنَّه يُظهِر أنَّ عمله يحظى بتقدير، ويمكن أن يساعد ذلك في تحفيزه على العمل.
4. كن محدداً في نقدك:
عليك في مرحلة ما إخبار الموظف عن الأمور التي فشل في تحقيقها أو الالتزام بالموعد النهائي لها، فقد تكون هناك بعض الأخطاء أو الهفوات في العمل؛ لذا التزم بالأشياء الهامة عند تقديم التغذية الراجعة السلبية، مثل:
- أشر إلى الخطأ بوضوح، فقد تكون هناك ملاحظات سلبية من العملاء أو أخطاء في المحاسبة، حيث يجب أن تكون هذه العناصر في متناول يدك حتى تستطيع عرضها على الموظف مباشرة.
- توقف بعد كل ملاحظة حتى يتمكن الموظف من تقديم تفسير أو تبرير أو عذر، أو الاعتراف بأنَّه لم يفِ بالمعايير.
- وجِّه النقد إلى المواقف المتعلقة بالعمل أو الاجتماعات بشكل دبلوماسي قدر الإمكان، وبدلاً من أن تخبره بصراحة أنَّه لم يشارك برأيه مطلقاً خلال الاجتماع، فقد يكون من الأفضل أن تقول: "لقد لاحظت أنَّ لغة جسدك كانت سلبية في الاجتماع".
شاهد بالفيديو: كيف تتقبل النقد وتتعامل مع الانتقادات السلبية في العمل؟
5. اشرح آثار الأداء الضعيف:
قد تكون هناك آثار تنعكس على رضا العملاء وخدماتهم، وقد يؤثر عدم اتباع الإجراءات الصحيحة، أو الإفراط في الإنفاق على التكاليف، أو عدم إيلاء الاهتمام الكافي للتفاصيل؛ في أداء القسم بأكمله؛ لذا يجب أن توضح هذا الأمر جيداً.
6. راقب التقدم والتحسن:
بعد توجيه النقد، سيكون التركيز الأكبر على إحراز التقدم ووضع الأمور في نصابها الصحيح، حيث إنَّ هناك طريقة رائعة لذلك تتلخص في طرح السؤال التالي: ماذا يمكنني أن أفعل لمساعدتك في العودة إلى المسار الصحيح والالتزام بالمواعيد النهائية؟
ناقش الأهداف الصغيرة التي يمكن تحقيقها لتحسين الأداء، وكن محدداً هنا قدر الإمكان، وحدد تاريخاً أو فترة معينة لتقرير مرحلي بحيث يستطيع كلاكما مراقبة كيفية تحسن الأداء مع الزمن، وناقشا كيفية تتبع التقدم؛ وقد يكون ذلك على شكل تقارير أو رسومات أو بيانات تتضمن عوامل مثل رضا العميل أو تقارير مراجعة الحسابات.
7. اربط التغذية الراجعة بأهداف طويلة الأمد:
من الطرائق الممتازة لإعطاء التغذية الراجعة إلقاء نظرة على كل النتائج الإيجابية والسلبية والربط بين هذه النتائج والأهداف الوظيفية طويلة الأمد للموظف، حيث يجب أن تلازم هذه السمة جميع التغذيات الراجعة والمناقشات المتعلقة بالعمل.
أخبر موظفيك أنَّهم بمجرد تمكنه من إصلاح الأمر الفلاني، سيتمكنون من تقديم طلب للحصول على منصب أفضل أو ترقية أفضل في الشركة؛ فليس من قبيل المصادفة أن يفكر المديرون المثقفون في التدريب على "التغذية الراجعة المستقبلية" بدل التغذية الراجعة التقليدية.
8. حاول أن تقدم التغذية الراجعة وجهاً إلى وجه بدلاً من إرسالها عبر البريد الإلكتروني:
قد يكون من المستحيل تقديم تغذية راجعة وجهاً لوجه في الأعمال الرقمية والافتراضية الحديثة؛ لذا قد تضطر إلى اللجوء إلى البريد الإلكتروني، وهذا أشبه بحقل الألغام تماماً.
تُدوَّن التقارير المكتوبة عن تقييمات الأداء في كثير من الحالات، ولكنَّها تكون نتيجة تفاعل بشري حقيقي، وهي في الغالب نسخة متفق عليها مسبقاً؛ لكنَّ التغذية الراجعة الأولية بالبريد الإلكتروني أمر مختلف تماماً.
عندما تكتب التغذية الراجعة، عليك أن تتخيل كيف ستكون ردة فعل الشخص وهو يقرؤها، وستقدم له مساعدة عظيمة عندما تحاول التعاطف معه؛ لهذا السبب من الجيد دائماً كتابة هذه التقييمات على دفعتين، ثمَّ تركها لمدة يوم بعد الانتهاء من النسخة الأولى، ثمَّ قراءتها مرة أخرى بغية إعادة كتابتها؛ فقد تكون الكلمات شديدة اللهجة جارحة وتلحق الأذى بالقارئ.
يمكنك الآن أن تفهم لماذا يكره المديرون -وكل شخص- تقديم التغذية الراجعة وتلقيها، فهذا أحد أكثر الأمور حساسية في مكان العمل؛ ولكن إذا اتبعت النصائح المذكورة أعلاه، ستجد أنَّ الأمر أصبح أسهل مع الوقت واكتساب الخبرة.