8 خطوات لإنشاء برنامج تدريبي فعال

يدرك الجميع قيمة وفوائد تدريب الموظفين؛ فحين يُقدَّم التدريب تقديماً صحيحاً، يمكن أن يزيد فاعلية العاملين، ويرفع الإنتاجية، ويزيد العائدات والأرباح، وفي الوقت نفسه يخفِّض التكاليف والهدر وعدم الكفاءة، ويزيد نسبة الامتثال للأنظمة؛ كما يؤدي التدريب الفعَّال إلى موظفين مُدمَجين وراضين، الأمر الذي يخفض بدوره معدَّل دوران الموظفين ويقلل الحاجة إلى تأهيل الموظفين الجدد المكلف؛ باختصار فوائد التدريب الفعَّال لا تحصى.

لكنَّ تصميم برنامج تدريبي فعَّال ليس أمراً سهلاً؛ حيث تتضمَّن بعض الأخطاء الشائعة إنشاء برنامج تدريبي لا يدعم أحد أهداف الشركة أو محاولة استخدامه لحل مشكلة لا يمكن حلها عبر التدريب أو تصميمه قبل تحديد هدف فعلي له أو إدراج كمية كبيرة من المعلومات أو ربما جميع الأسباب السابقة.

نقدِّم فيما يلي 8 خطوات لإنشاء مادة تدريبية أكثر فاعلية؛ لكن ضع في الحسبان أنَّ ثمة كتباً كاملةً عن كل واحدة من تلك الخطوات؛ لذا فإنَّ ما نستعرضه في مقالنا هذا غير شامل، لكن يمكنك عده دليلاً للانطلاق في كتابة مواد تدريب فعَّالة.

عدا عن ذلك، ستجد في نهاية المقال بعض الأسئلة التي تهدف إلى دفعك للتفكير في الخطوة التالية؛ وذلك لأنَّ أفضل ما في تصميم وتطوير وتقديم وتقييم التدريب هو أنَّك لن تعرف كل شيء أبداً، لهذا تبنَّ عقلية المتعلِّم طوال حياتك كي تقدِّم دائماً برامج تدريب ناجحة.

الخطوة الأولى، تقييم الاحتياجات التدريبية (Training Needs Assessment):

تخيَّل أنَّ شخصاً لاحظ مشكلة في العمل وظنَّ أنَّ برنامج تدريبي جديد قادر على حلها؛ على سبيل المثال: ربما يرى مدير الإنتاج أنَّ موظفيه غير فعَّالين بما فيه الكفاية؛ وذلك لأنَّهم يجب أن ينتجوا كميات أكبر من المنتج، لكن قبل المسارعة إلى إنشاء برنامج تدريبي وإخضاع الموظفين له، يجب أولاً إلقاء نظرة أخرى على المشكلة من منظور أبعد وتقييمها.

أول شيء يجب عليك فعله هو تحليل مشكلة الأداء والحصول على معلومات أوضح عن سببها قبل أخذ القرار بأنَّ التدريب هو أفضل حل، وبعد التأكد من أنَّ التدريب هو الحل المناسب بالفعل، حينها يمكنك البدء بإجراء البحث اللازم لإنشاء برنامج تدريبي، وذلك هو الهدف من تقييم الاحتياجات التدريبية.

يتألَّف تقييم الاحتياجات التدريبية أساساً من أربع خطوات هي:

• تحديد هدف واضح للشركة يمكن أن يحققه التدريب: لا تقدِّم تدريباً لست واثقاً من الهدف منه، أو لا يدعم أهداف شركتك دعماً مباشراً، قد تكون أهداف الشركة زيادة العائدات والفاعلية أو تخفيض الكلفة أو دعم منتج جديد أو تعليم عملية إنتاج جديدة أو معدَّلة أو الامتثال للأنظمة، على سبيل المثال: قد يكون هدف شركتك تدريب الموظفين على صنع منتج جديد.
• تحديد المهام التي يجب على الموظفين إنجازها كي تحقِّق الشركة الهدف: بعد تحديد هدف شركتك يجب أن تحدد ما يجب على الموظفين في شركتك فعله كي يحقِّقوه، خلال هذه المرحلة تحتاج إلى تحديد "ثغرة الأداء" التي تفصل بين مستوى أداء موظفيك الحالي وبين مستوى الأداء الذي تريدهم أن يقدِّموه، على سبيل المثال: قد يحتاج الموظفون إلى تعلُّم المزيد عن المنتج وكيفية تصنيعه والمهام التي يقع أداؤها على عاتقهم للمساهمة في إنتاجه.
• تحديد النشاطات التي سيتضمَّنها التدريب والتي ستساعد الموظفين على تعلُّم تأدية المهام: بعد أن تحدد ما الذي يجب على الموظفين فعله، ينبغي أن تحدد نشاطات التدريب التي ستساعدهم على تعلُّم كيفية أداء تلك المهام، وبالاستمرار مع المثال السابق: قد تتضمَّن هذه الخطوة شرحاً سريعاً وقصيراً عن المنتج ولمحةً عامةً عن عملية الإنتاج وعروضاً يتخلَّلها تطبيق عملي للمهام التي سيتضمَّنها العمل.
• تحديد خصائص تعلُّم الموظفين الذين سيخضعون للتدريب مما سيجعله أكثر فاعلية: في النهاية ضع في الحسبان صفات الموظفين كي تحدد نوع التدريب الأكثر فاعلية بالنسبة إليهم، ففي حالة مثالية ستقدِّم تدريباً مختلفاً لكل فرد مصمم خصيصاً وفقاً لاحتياجاته، لكنَّ ذلك غير ممكن؛ لذا يجب عليك تصميم التدريب وفقاً لمتوسط احتياجات المجموعة بأكملها.

فكِّر في أمور مثل ما إذا كان الموظفون يشعرون بالراحة أكثر في أثناء التدرُّب باستخدام الحواسيب أم في جلسات التدريب بإشراف مدرِّب، أو ما إذا كانوا يفضِّلون التعلُّم الموجَّه ذاتياً والعمل على وتيرتهم الخاصة، أم أنَّ هذا النوع من التعلُّم لا يناسبهم، أو ما إذا كانوا يافعين أم بالغين بالغالب، أو إذا كان هناك مشكلات ثقافية يجب أن تضعها في الحسبان، وما إذا كانوا يتعلَّمون تعلُّماً أفضل عبر القراءة أم الاستماع أم التطبيق العملي، وغيرها من الأمور.

وبما أنَّه يستحيل تصميم تدريب واحد يناسب الجميع، حاول مزج جوانب مختلفة في برنامجك التدريبي بحيث يستفيد منه أكبر قدر ممكن من الأشخاص.

شاهد بالفيديو: أهداف التدريب

الخطوة الثانية، أخذ مبادئ تعليم الكبار في الحسبان:

ربما تعتقد أنَّ هذه الخطوة قد ذُكِرَت منذ قليل في نهاية الخطوة الأولى، أو أنَّها تندرج ضمن إحدى الخطوات اللاحقة، وهذا صحيح، لكنَّ هذه النقطة هامة بما فيه الكفاية كي تعدَّ خطوة بحد ذاتها.

الموظفون الذين ترغب في تدريبهم هم أشخاص بالغون، ويتشاركون عدداً من الصفات التي قد تزيد من فاعلية التدريب بالنسبة إليهم في حال أعرتها انتباهك أو تقلل من فاعليته في حال تجاهلتها؛ لذا إذا أخذت مبادئ تعليم الكبار في الحسبان في أثناء تصميم التدريب والتزمت بها، فمن المرجَّح أن يكون التدريب الذي تقدِّمه أكثر فاعلية، أما في حال تجاهلتها فأنت تهدر أموال التدريب سدىً منذ البداية؛ لذا ألقِ نظرة على مبادئ تعليم الكبار:

• التوجيه الذاتي.
• امتلاك معارف وخبرات سابقة وآراء شخصية.
• التركيز على الهدف.
• الرغبة في الحصول على تدريب ذي صلة بحياتهم.
• الرغبة في الحصول على تدريب يساعدهم على أداء مهامهم.
• التعلم تعلُّماً أفضل حين يعود عليهم التدريب بالمنفعة.
• الرغبة في الشعور بأنَّ الشخص الآخر يحترمهم.

يمكنك ملاحظة الصلة بين هذه المبادئ وخصائص تعلُّم المتدرِّبين التي حددتها خلال تقييم الاحتياجات التدريبية، ويمكنك تخيُّل كيف يجب أن تؤثر في تدريبك خلال مرحلتي التصميم والتقديم، فمن دونها لن تتمكَّن من تدريب موظفيك بنجاح.

الخطوة الثالثة، تطوير الأهداف التعليمية:

قبل البدء بتصميم أي تدريب، من الضروري أن تكتب أولاً قائمة بالأهداف التعليمية، وهي الأمور التي يجب أن يتمكَّن الموظفون من فعلها بحلول نهاية التدريب؛ لذا اجعل هذه الأهداف بمنزلة بوصلتك في أثناء تصميم برنامج التدريب، وبعد تحديد الأهداف التعليمية، يمكنك إنشاء تدريب يسعى إلى تحقيق تلك الأهداف بالتحديد، وإضافة إلى ذلك، يجب أن تقيِّم الاختبارات أو دراسات الحالة أو التدريبات العملية التي تتم خلال التدريب فهي هامة لأهداف التدريب؛ وفي النهاية، يجب أن تركِّز مراقبة الموظفين، عند عودتهم إلى العمل لتقييم فاعليته، على أدائهم لتلك الأهداف.

للتأكيد على أهمية الأهداف التعليمية، يمكنك تخيُّل أنَّ التدريب من دونها هو سيارة خارجة عن السيطرة دون سائق، وفي حين يمكن الإسهاب بالحديث عن الأهداف التعليمية، لكنَّنا سنكتفي بذكر ثلاث نصائح:

• ضع أهدافاً لتعزيز "المعارف والمهارات والمواقف" (KSAs): يمكن أن تتعلَّق الأهداف التعليمية بالأمور التي يمكن أن يعرفها المتدرِّب، مثل معرفة كيفية عمل آلة؛ أو المهارات التي يمكن أن يؤديها، مثل تشغيل الآلة؛ أو موقف الموظف، مثل رأيه بأهمية تشغيل الآلة تشغيلاً صحيحاً لإنتاج أفضل منتج ممكن.
• اختر أهدافاً ذكية (SMART): في أثناء كتابة الأهداف التعليمية، يجب أن تحرص على أنَّها تتمتَّع بصفات معينة تجعلها أهدافاً ذكية (SMART)؛ إذ يجب أن يكون الهدف محدداً؛ أي أنَّه واضح ويمكن أن يفهمه أي شخص؛ ويجب أن يكون الهدف قابلاً للقياس؛ أي أن يتمكَّن الجميع من الاتفاق على ما إذا حققه المتعلِّم أم لا؛ ويجب أن يكون قابلاً للتحقيق؛ أي أن يكون في إمكان المتعلِّم بلوغه؛ كما يجب أن يكون ذا صلة؛ أي أن يكون متعلِّقاً بعمل المتعلِّم، وأخيراً يجب أن يكون الهدف مؤطراً بإطار زمني؛ أي أن يكون من الواضح متى يجب على المتعلِّم تحقيق الهدف، وعادةً يكون هذا بعد إكمال التدريب.
•  استخدم أسلوب الأجزاء الأربعة لكتابة الأهداف (A.B.C.D. Method): يجب أن تتضمَّن الأهداف التعليمية أربعة أجزاء:
  1. الأول يضم الفاعل الذي سيحقق الهدف، وفي هذه الحالة هو الموظف الذي سيخضع للتدريب.
  2. الثاني هو العمل الذي يجب أن يؤديه الفاعل، في هذه الحالة تمثِّله أفعال مثل تذكُّر الموظف للمعلومات.
  3. الثالث هو الشروط التي يجب أن يلتزم بها الموظف في أثناء تأدية العمل، على سبيل المثال: عند إعطاء الموظف أداة محددة يجب أن يستخدمها ليقوم بشيء محدد.
  4. وأخيراً الجزء الرابع هو نسبة الأداء التي يجب أن يقدِّمها الموظف، على سبيل المثال: بمقدار 90 مرة كلَّ ساعة.

الخطوة الرابعة، تصميم مواد التدريب:

تصميم مواد التدريب أشبه بوضع خطة، وللحصول على أفضل نتائج تذكَّر النصائح التالية في أثناء التصميم:

• تذكَّر أنَّه من الهام أن تصمِّم بحذر، وألَّا تتسرَّع في الانتقال إلى الخطوة التالية وهي التطوير.
• ركِّز تركيزاً أساسياً على احتياجات موظفيك التعليمية، وليس على ما يسهل على المدرِّب تعليمه.
• أنشئ محتوى تدريب، واستخدم أدوات تقييم تتعلَّق مباشرة بأهدافك التعليمية.
• تذكَّر مبادئ تعليم الكبار.
• أدرِج أكبر قدر ممكن من التدريب العملي أو التطبيق في بيئة تُحاكي الواقع؛ إذ يتعلَّم الناس تعلُّماً أفضل في أثناء الممارسة.
• اسمح للموظفين بالتحكُّم بعملية التعلُّم متى أمكن.
• شجِّع الموظفين على التحدُّث والتفاعل مع المدرِّب ومع بعضهم بعضاً في أثناء التدريب.
• احرص على وجود فرص عديدة ليقدِّم الموظفون تغذية راجعة في أثناء التدريب.
• قسِّم مواد التدريب إلى "أجزاء" صغيرة يسهل استيعابها وفهمها.
• نظِّم مواد التدريب "المقسَّمة" بطريقة منطقية كي تقدِّمها بصيغة مفهومة، إما على شكل خطوات متتالية تبني على بعضها أو وفق ترتيب زمني أو أي صيغة أخرى.
• حاول استخدام أسلوب "التعليم الهجين" الذي يتضمن التدريب بطرائق مختلفة (الاعتماد على الكمبيوتر وبإشراف مدرِّب وغيرها).
• حاول دمج أسلوب سرد القصص والسيناريوهات في تدريبك.
• حاول تحفيز المتعلِّمين على استخدام مجموعة متنوعة من حواسهم في أثناء التدريب، على سبيل المثال: البصر والسمع واللمس والشم والتذوق (حين يكون ذلك ممكناً وغير خطير)؛ وفي حين يُعد البصر أهم حاسة للتعلُّم، لكنَّ استخدام الحواس الأخرى متى أمكن مفيد أيضاً.

الخطوة الخامسة، تطوير مواد التدريب:

بعد تصميم مواد التدريب، حان وقت تطويرها؛ إذ يجب أن تنتقل إلى تطبيق خطتك الآن بعد وضعها؛ ويمكنك إنشاء مختلف أنواع مواد التدريب مُستخدِماً أدوات عدة، إليك بعض الخيارات المتاحة:

• برنامج "وورد" (Word)، أو برنامج "إكسيل" (Excel)، أو غيرها من برامج شركة "أوفيس" (Office) لكتابة ملخَّصات توزِّعها على الموظفين، أو ملاحظات وخطوط عريضة تقدِّمها للمدرِّب.
• أدوات تطوير مواد التدريب العملي و/ أو المواد التي تُستخدَم في أثناء التطبيق الذي يحاكي ظروف العمل.
• برنامج "بوربوينت" (PowerPoint) لتقديم العروض و/ أو ملخَّصات توزَّع على الموظفين؛ لكن تذكَّر أنَّ العروض المصمَّمة على برنامج "بوربوينت" (PowerPoint) هيصور متتالية تحوي العناوين الرئيسة من الموضوع لا أكثر.
• المخططات والملصقات والشرائح الشفافة والرسومات البيانية المصمَّمة باستخدام الحاسوب لعرض المواد المرئية في أثناء التدريب.
• أدوات تطوير مواد التعلُّم الإلكتروني مثل برنامج "أرتيكوليت ستديو" (Articulate Studio) و"ستوري لاين" (Storyline) أو "أدوبي كابتيفيت" (Adobe Captivate) لإنشاء نماذج تعليم إلكترونية.

هذه بعض الأفكار فقط؛ إذ تقدِّم التكنولوجيا كل يوم خيارات جديدة، بما في ذلك الواقع الافتراضي (virtual reality) والواقع المعزز (augmented reality)؛ لذا لتطوير أفضل مواد تعليم، كن مبدعاً واستخدِم مزيجاً يناسب احتياجات موظفيك التدريبية، وضع في الحسبان في أثناء تطوير المواد نقطتين أساسيتين هما: الأمور التي ستساعد موظفيك على التعلُّم بفاعلية أكبر والأهداف التعليمية.

الخطوة السادسة، تطبيق التدريب:

إذا كان التصميم أشبه بالتفكير في خطة، والتطوير تطبيقها، فهذه هي مرحلة تقديم مادة التدريب إلى الموظفين؛ وقد يبدو الأمر بديهياً، ولكنَّ أحد أهم الأشياء التي يجب عليك فعلها خلال هذه المرحلة إبلاغُ الموظفين الذين سيخضعون للتدريب بذلك؛ لذا امنحهم متَّسعاً من الوقت قبل بدء التدريب كي يتمكَّنوا من تخصيص الوقت له ضمن جداول أعمالهم والقيام بأي تحضيرات لازمة قبل التدريب.

تذكَّر أنَّه في إمكانك الاستعانة بنظام إدارة التعلُّم (LMS) إلى حدٍ كبيرٍ خلال هذه الخطوة؛ حيث إنَّ "نظام إدارة التعلُّم" (LMS) برنامجٌ يُستخدَم لإسناد التدريب وتقديمه وتتبُّعه وإعداد التقارير عن سيرها، ويسهِّل هذا النظام على موظفيك تسجيل الدخول والاطلاع على قائمة مواد التدريب التي أُسنِدت إليهم.

كما تتضمَّن العديد من أنظمة إدارة التعلُّم خاصية الإشعارات؛ إذ يرسل النظام بريداً إلكترونياً إلى المتدرِّب حين تُسنَد إليهم مهام جديدة أو يقترب موعد تسليم مهمَّة؛ باختصار، يمكنك أتمتة قسم كبير من الأعمال الكتابية وتنظيم المواعيد والإشعارات التي كان يجب عليك القيام بها بنفسك، وغيرها الكثير من الأمور باستخدام أنظمة إدارة التعلُّم.

إضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى إعلام المشرِف على الموظفين الذين سيخضعون للتدريب بذلك، وحجز غرف أو قاعات للتدريب، وشراء المعدَّات اللازمة، وتنظيم مواعيد جلسات التدريب ورحلات السفر إذا تطلَّب الأمر، وربما الإعداد مسبقاً بحيث يتوافر الطعام والشراب؛ لذا نظِّم كل هذه الأمور مسبقاً بحيث تسير عملية التدريب بسلاسة قدر الإمكان.

بالانتقال إلى التدريب الفعلي، قد يكون له أشكال مختلفة، فقد يتم داخل الصفوف الدراسية، أو يكون تدريباً عملياً يحاكي الواقع، أو مجموعات تركيز (focus groups)، أو دراسات حالات، أو مهاماً توكل إلى مجموعات صغيرة، أو تدريباً يُجرى في موقع العمل على مهارات محددة، أو تقديم ملخصات ورقية للمتدربين، أو إتمام نماذج تعليم إلكتروني على الحاسوب، أو مزيجاً مما سبق، أو أموراً مختلفة تماماً.

إذا كان تدريبك يتضمَّن التدرُّب على المهارات في موقع العمل، فاحرص على أن تعرف ما الذي يجب على الموظفين فعله لإثبات كفاءتهم تماماً؛ لذا حدِّد هذا مسبقاً في أثناء كتابة أهدافك التعليمية، واذكره بوضوح، أما إذا كان تدريبك يتضمَّن التعليم في الفصول الدراسية، فهناك أشياء عدة يمكنك فعلها لزيادة الإنتاجية؛ حيث تتضمن الأشياء الأساسية السماح للموظفين بأن يكونوا مشاركين نشطين بدلاً من مستمعين سلبيين يشعرون بالملل، وهناك أشياء أخرى أبسط يمكنك التحكُّم بها، كدرجة حرارة الغرفة والإضاءة وترتيب الطاولة والكراسي والمساعدات البصرية وأسلوب عرض المدرِّب، ويوجد عدد من الكتب الجيدة والمواقع الإلكترونية التي قد تساعدك أيضاً في هذا الموضوع.

الخطوة السابعة، تقييم التدريب:

من السهل أن تدرِّب الموظفين، وتبتسم لنفسك معتقداً بأنَّك أنجزت ما عليك فعله، ولكنَّ ذلك غير صحيح، فإذا كان هدفك هو تقديم تدريب فعَّال يغيِّر سلوك العامل لديك في الوظيفة، وذلك بالفعل الهدف الذي يجب أن تختاره لنفسك؛ فأنت تحتاج إلى التأكُّد من نجاح التدريب وفاعليته، والطريقة المتعارف عليها للقيام بذلك هي استخدام "مستويات كيركباتريك الأربعة لتقييم التدريب" (Kirkpatrick’s Four Levels of Evaluation)؛ حيث تتضمَّن هذه الطريقة تقييم فاعلية التدريب على أربعة مستويات مختلفة هي:

• رد فعل الموظَّف على التدريب: يجب أن تقيِّم ما إذا أحب الموظفون التدريب، وشعروا بعد انتهائه أنَّهم تعلَّموا شيئاً جديداً؛ يمكنك معرفة ذلك إما عبر مراقبة الموظفين في أثناء التدريب أو سؤالهم عن آرائهم أو باستخدام الاستبيانات، وفي حين يمكنك توزيع الاستبيانات الورقية بعد التدريب، ولكنَّك قد تحصل على نتائج أفضل إذا أجريتها عبر الإنترنت دون الإفصاح عن هوية المشاركين.
• التعلُّم الفعلي للموظف: يجب أن تقيِّم إلى أي درجة يحقق الموظفون الأهداف التعليمية في أثناء التدريب، وقد يشمل ذلك اختبارات بسيطة للمعارف، أو دراسات الحالة أو تدريبات تحاكي ظروف العمل، أو تدريبات عملية على المهارات والمواقف.
• سلوك الموظف في العمل بعد التدريب: يجب أن تحدد ما إذا كان العمَّال يطبِّقون المعارف والمهارات والأفكار الجديدة من التدريب في العمل حين تستدعي الحاجة، ويمكنك القيام بذلك عبر مراقبة سلوك الموظفين في أثناء العمل، وكذلك باستخدام مقاييس أخرى مستندة إلى الأداء.
• نتائج العمل التي يمكن قياسها: يجب أن تحدد ما إذا كان التدريب ساعد على تحقيق أهداف الشركة التي صُمِّم لأجلها، على سبيل المثال، سواء ارتفعت الإيرادات، أم انخفضت التكاليف، أم صُنِّع المنتج الجديد تصنيعاً صحيحاً، أم انخفضت أعداد الحوادث في مكان العمل.

بعد تقييم هذه المستويات الأربعة، يمكنك معرفة ما إذا كان التدريب فعَّالاً حقاً كما كنت تأمل، أو ربما حقَّق أكثر من ذلك، وفي هذه الحالة أحسنت العمل، أما في حال أظهرت التقييمات أنَّ تدريبك لم يكن فعَّالاً كما أردت، فيجب عليك مراجعة التدريب وتحسينه.

قد تشعر أنَّ مستويات كيركباتريك مألوفة إلى حد ما؛ وذلك لأنَّها مرتبطة مباشرة بالخطوات الأربعة لتحليل الاحتياجات التدريبية التي شرحناها في بداية المقال، لاحِظ التشابه في الجدول أدناه:

الخطوة الثامنة، العودة إلى وتكرار أي من الخطوات السابقة حين يتطلَّب الأمر:

قد تحتاج إلى العودة إلى أجزاء مختلفة من هذه الخطوات في المستقبل حين يتطلَّب الأمر ذلك.

المصدر