7 تقنيات لاستعادة المشروع عندما يخرج عن السيطرة
في بعض الأحيان، حتى أفضل النيَّات لا تُجدي نفعاً، فحتى لو كانت البداية ناجحة، وكانت المشاركة عالية، وكان الجميع متحمِّسين؛ بطريقة ما، في مكان ما، قد تخرج الأمور عن السيطرة.
قد يكون التحوُّل تدريجياً في البداية، ولكن فجأةً تفقد التفاعل وتُفوِّت المواعيد النهائية، وفي النهاية تجد نفسك بعيداً عن المسار الصحيح تماماً، ففي هذه الحالة، كيف ستتمكن من إعادة كل شيء إلى المسار الصحيح؟ فيما يلي 7 تقنيات لاستعادة مشروع على وشك الانهيار.
كشفت دراسة استقصائية أجرتها مؤسسة براكتكل ستراتيجيز (Practical Strategies) أنَّ ما يقرب من 37% من المشاريع تواجه فشلاً كبيراً، وأنَّ الخسائر الإجمالية تصل إلى 200 مليون دولار سنوياً، فما سبب فشل المشاريع؟
حدَّد الكاتب مات ألدرتون (Matt Alderton) في إحدى المقالات مشكلات إدارة المشاريع التي قد تكون سبباً للتأخُّر في تسليم المشروع.
- أولاً: تميل المشاريع غير المخطَّط لها مسبقاً إلى الابتعاد عن جوهر المشروع، إما لأنَّ الأهداف غير واضحة، أو لأنَّ متطلبات المشروع غامضة.
- ثانياً: التواصل هو الأهم؛ حيث يمنعك الافتقار إلى التواصل من فهْم حيثيات المشروع؛ لذا يجب مشاركة المخاطر والأدوار الخاصة بكل عضو في الفريق وحتى التقدُّم مع كل شخص في الفريق.
- ثالثاً: قد تؤدي الصراعات الشخصية المنفصلة، أو مشكلات الثقة، أو اللامبالاة المطلقة، إلى فشل المشروع، وغني عن القول إنَّ إدارة المشاريع تقع في صميم القيادة.
الآن، إليك 7 تقنيات لاستعادة المشروع:
1. معرفة ما إذا كان المشروع يستحق المخاطرة؟
قبل أن تبدأ عملية استعادة المشروع، عليك التفكير فيما إذا كان المشروع يستحق الاستعادة، فمن المحتمل أنَّك تجاوزت الموعد النهائي، ولم يعد المشروع هاماً، وفي مثل هذه الحالة، يحتاج مديرو المشروع إلى الجلوس والتفكير في جدوى المشروع.
عند القيام بذلك، يمكن لمديري المشروع البدء بهذه الأسئلة الثلاث:
- هل يستلزم المشروع تغييرات أم البدء من جديد، إذا كان الأمر كذلك، فما هي تكلفة المشروع الجديد؟
- هل هو مشروع عاجل؟ هل يمكن تأجيله لبعض الوقت؟
- هل يوجد أموال كافية لتنفيذ المشروع؟
2. العمل الإضافي:
بالطبع هذا هو الملاذ الأخير؛ حيث يؤدي العمل الإضافي إلى انخفاض الحافز وانخفاض مفاجئ في معنويات الموظفين، ولكن يمكنك دائماً تجربة ألعاب بناء الفريق للحفاظ على حماسة موظفيك، وأفضل نهج يمكن اتِّباعه هو الثناء على جهود موظفيك وقيادة الفريق نحو هدفك النهائي؛ لذا اشرح سبب أهمية المشروع وماذا يعني للشركة؟
3. تقليص المهام في جدول الأعمال:
هناك طريقتان للقيام بشيء ما، الأولى هي العمل الجاد الذي يعني العمل الإضافي في حالتنا، والثانية هي العمل بذكاء؛ أي التخلُّص من الخطوات غير الضرورية، واختيار المسار الحاسم لإنجاز العمل.
4. تتبُّع المهام بسرعة:
الفكرة هنا هي ما نسميه التداخل الجزئي، وباستخدام هذا النهج، ستجد المهام التي يمكن أن تبدأ مباشرة قبل الانتهاء من سابقاتها كلياً؛ مما يعني أنَّه يمكنك اختيار وإكمال المهام التي لا تعتمد على أي مهام أخرى أولاً.
5. عدم تغيير نطاق المشروع:
كما ذكرنا سابقاً في مقال "مات ألدرتون"، إنَّ تحديد نطاق المشروع هو الجزء الصعب، فإن لم تُحدِّد النطاق منذ البداية، ستؤدي التغييرات المستمرة في النطاق إلى إرباك العمال وانسحابهم من المشروع؛ لذا حاول ألا تغير النطاق بين الحين والآخر.
شاهد بالفديو: 8 طرق لتعزيز مهارة إدارة المشاريع
6. تحديد النطاق المناسب للمشروع:
قد يكون النطاق الأولي للمشروع واسعاً للغاية، والوقت المخصَّص غير كافٍ لإكماله، مما يؤدي إلى ترهُّل المشروع وقتل جوهره؛ لذا من الحكمة الحفاظ على نطاق المشروع واسعاً بالقدر الذي تستطيع معه إدارته.
7. الاستعانة بمصادر خارجية:
في كثير من الأحيان، قد تساعد رؤية المشروع بمنظور جديد على تحقيق نتائج أفضل، وفي هذه الحالة، قد تؤدي الاستعانة بمصادر خارجية لإنجاز المشروع إلى توفير الوقت والطاقة والموارد، وقد يساعدك ذلك على تصفية الأجواء، والحصول على تأييد الجميع.
في الختام:
يحتاج استرداد المشروع إلى شخص رائع وصاحب عزيمة أيضاً. عندما يتعلق الأمر بتطبيق تقنيات استعادة المشروع، تلعب البيئة دوراً هاماً، فمع البيئة السامة، قد يكون الخط الفاصل بين القيادة والتحكُّم غير واضح.
يجب أن نفهم أنَّ إدارة المشاريع مهمَّة صعبة، ولكن قد يساعدك إدراك العلامات التحذيرية المبكِّرة والتعامل معها على تجاوز المشكلات التي ذكرها "مات ألدرتون".