7 أخطاء قاتلة في إدارة المشاريع يجب ألا ترتكبها أبداً
يرتكب الجميع الأخطاء ومديرو المشاريع ليسوا استثناءً؛ فمع وجود العديد من الأمور التي يجب الاهتمام بها، يمكن لمدير المشروع أحياناً أن يحيد عن المسار الصحيح ممَّا يؤثر في تقدُّم المشروع.
وحتى مع وجود برنامج لإدارة المشاريع تحت تصرُّفه؛ فإنَّ معظم المشاريع تتجاوز الوقت والميزانية المخصَّصَين لها، ونتيجةً لذلك تُؤَجَّل أو تُترَك.
لحماية المشاريع من الفشل، نقدِّم لك في هذا المقال الأخطاء السبعة القاتلة التي يجب على الإدارة العليا أو مديري المشاريع عدم ارتكابها أبداً.
1. اختيار الشخص الخطأ لإدارة المشاريع:
أكبر خطأ يمكن أن يعرقل مشروعك هو اختيار الشخص الخطأ كمدير له، فوفقاً لبيانات شركة أميريكان إيغل كروب (American Eagle Group)، يفتقر حوالي 80٪ من مديري المشاريع إلى التدريب الرسمي، وهو أحد الأسباب الرئيسة لفشل 55٪ من المشاريع.
من ناحيةٍ أخرى، كشف تقرير أعدَّته مجموعة ستانديش كروب (Standish Group) أنَّ مديري المشاريع المُدرَّبين تدريباً رسميَّاً لديهم معدل نجاح يزيد عن 70%، ويوضح هذا الأمر أهمية تدريب مديري المشاريع، وكيف يمكن أن يزيد ذلك فرص إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية الموضوعة؛ لذا اختر مدير المشروع الذي تتوافق خبراته ومهاراته مع متطلبات إدارة المشروع.
2. ضعف التواصل:
يقول تيم باركين (Tim Parkin)، رئيس شركة باركين ويب ديفيلوبمنت (Parkin Web Development): "التواصل هو العامل الأكثر أهمية في إدارة المشاريع الناجحة"؛ حيث تقدِّم شركته استشارات استراتيجية عبر الإنترنت لمساعدة الشركات على الاستفادة من قوة التكنولوجيا وزيادة أرباحها.
يلعب التواصل الفعَّال دوراً هاماً في نجاح مشروعك من خلال ضمان التوافق بين أعضاء الفريق جميعهم، فإذا كنت ترغب في منع مشروعك من الانهيار والفشل، فيجب عليك تحديد قناة تواصل واضحة، وأن تتواصل مع أعضاء فريقك بانتظام؛ حيث سيساعد هذا الأمر على تَجَنُّب الشعور بالارتباك وربما تَجَنُّب الخلافات والأخطاء التي قد تجعل المشروع عديم الفائدة.
شاهد بالفيديو: 8 طرق تعزيز مهارة إدارة المشاريع
3. قلة الوقت المُخصص للتخطيط:
يوجد مشكلة شائعة أخرى يواجهها مديرو المشاريع وهي الالتزام بالمواعيد النهائية الدقيقة، ونتيجة لذلك، يبدؤون بتقليل الوقت في مختلف المراحل، وتعد مرحلة تخطيط المشروع هي الأكثر تضرراً.
ومع غياب التخطيط أو تنفيذه بالحد الأدنى من المعايير، يصبح تنفيذ المهام أمراً صعباً جداً، فعندما يفتقر المشروع إلى التخطيط السليم، يصبح أشبه بسفينة بدون دفة، لا يمكنها الصمود أمام الأمواج العاتية.
يقول المتحدِّث التحفيزي بريان تريسي (Brian Tracy): "كل دقيقة تقضيها في التخطيط لمشروع توفر عليك 10 دقائق في التنفيذ"؛ لذا استفد من أدوات إدارة المشاريع لإعداد خطة قوية؛ سيساعدك ذلك بالتأكيد على تنفيذ المهام بصورة أكثر كفاءةً وسلاسةً.
4. عدم وضوح نطاق المشروع:
هل تساءلت يوماً عن سبب فشل أكثر من نصف المشاريع؟ قد يوجد العديد من العوامل التي تلعب دوراً في ذلك، ولكنَّ أحدها هو نطاق المشروع غير الواضح، والتغييرات المتكررة في نطاقه.
يقول مدير التسويق إيزي بروجيكتس (Easy Projects): "تغيير النطاق هو أحد أخطر الأمور التي يمكن أن تحدث للمشروع، وإذا لم يُعَالَج بصورة صحيحة، فقد يؤدي ذلك بسهولة إلى تجاوز التكلفة والوقت اللازمَين".
اجعل نطاق المشروع واضحاً تماماً منذ البداية، وتجنَّب إجراء أي تغييرات عليه في أثناء إنجاز المشروع، بغض النظر عن مدى صغره أو حجمه؛ حيث إنَّ التغييرات الصغيرة يمكن أن تؤثر سلباً في تقدُّم مشروعك؛ لذا حاول الالتزام بنطاق المشروع، ومن ناحية أخرى، فإنَّ تعديل نطاق المشروع بين فترة وأخرى قد يؤدي إلى إهماله، ممَّا يعني الفشل في تحقيق الأهداف التي كان من المفترض أن تتحقق من خلاله.
5. تحديد توقعات ومواعيد نهائية غير واقعية:
يعد تحديد موعد نهائي غير واقعي ووضع ميزانيَّةٍ غير واقعية سببَين للفشل، وعلى الرغم من أنَّ نوايا مديري المشاريع تكون نبيلةً عندما يحددون مواعيد نهائية صارمة، إلا أنَّ هناك أوقاتاً يكون فيها هذا الأمر بمثابة سلاح ذي حدين، ويسبِّب ضغطاً إضافياً على الفريق الذي ينفِّذ المشروع، مما يؤدي إلى زيادة التوتر بينهم.
بالإضافة إلى ذلك، فإنَّ وضع توقعات غير واقعية سيؤدي إلى التخلف عن المواعيد النهائية، وكلَّما تكرر موضوع تفويت المواعيد النهائية؛ زاد مستوى التوتر وانعدام الثقة داخل الفريق العامل في المشروع؛ مما سيجعل المشروع فاشلاً.
لذلك يمكن أن يكون تحديد مواعيد نهائية غير واقعية أمراً ضاراً أكثر ممَّا هو نافع، ومن الأفضل أن يكون لديك فائض من حيث الوقت والموارد الأخرى؛ وذلك لإنجاز مشروعك بطريقة فعَّالة بدلاً من تحديد مواعيد نهائية صارمة، وتوقعات غير واقعية لمجرد إقناع عملائك وإدارتك.
6. تجاهُل المخاطر:
أجرى المؤلِّف "سيزار عبيد" (Cesar Abeid) في كتابه "إدارة المشروع من أجلك" (Project Management For You) مقابلة مع العديد من مديري المشاريع وسألهم سؤالاً واحداً وهو: أي جانب من جوانب إدارة المشروع هو الأكثر أهمية بالنسبة إليك؟"، وقد أجاب معظمهم: "إدارة المخاطر"، وقد اندهش المؤلف من هذا الرد؛ لأنَّه لم يتوقعه من العديد من المتخصصين في إدارة المشاريع.
يساعدك تحديد العقبات التي يمكن أن تعرقل تقدُّم المشروع على التخفيف من المخاطر، ومن ناحية أخرى، سيؤدي إهمال إدارة المخاطر إلى فشل مشروعك؛ لذا اتَّبع نهجاً فعَّالاً لإدارة المخاطر، واتخذ الإجراءات في الوقت المناسب لإزالة أي تهديد يمكن أن يعوق تقدُّم المشروع، ومن خلال الإدارة الفعَّالة للمخاطر، يمكنك تنفيذ جميع مراحل المشروع بسلاسة.
7. تجاهُل رضا العميل:
يحدد مستوى رضا العملاء الداخليين والخارجيين على حدٍّ سواء نجاح وفشل المشروع؛ حيث يعد رضا العميل مقياساً للنجاح؛ لذا حافظ على حماسة العملاء تجاه المشروع من خلال عقد اجتماعات منتظمة معهم، فبهذه الطريقة يمكنك إدراج ما يريده عميلك في كل مرحلة من مراحل المشروع، وسيقلل ذلك من إعادة العمل ويزيل الثغرات المرتبطة بالتوقعات.
أطلِع العملاء جميعهم على آخر مستجدات المشروع، وحتى إذا كانت توجد مشكلة في المشروع، يجب إبلاغ عملائك مباشرة؛ وذلك لضمان الشفافية وتمكينهم من تغيير خططهم، وذلك للحد من تأثير حدوث الأخطاء في أثناء تقدُّم المشروع.