6 نصائح تساعد على تعزيز إنتاجية الفريق
يسعى العديد من القادة الناجحين إلى مساعدة فرقهم وموظفيهم على إدراك إمكاناتهم الكاملة؛ لذا يركِّز المديرون والقادة الفعَّالون دائماً على مساعدة الموظفين على التطوُّر وتحقيق أهدافهم قصيرة وطويلة الأمد، وأهم خطوات القيام بذلك مساعدة الأفراد والفِرَق على تعزيز إنتاجيتهم.
يستطيع الموظفون المنتجون إنجاز مزيدٍ من المهام في وقتٍ قصير؛ ممَّا يؤدي إلى إحراز الفِرق نتائج أفضل ويقلل توتر الموظفين، وبينما يسعى الجميع إلى تعزيز الإنتاجية، من الهام أن نتذكر أنَّ الإنتاجية لا تحدث من قبيل المصادفة؛ بل من الضروري أن تضع خطة وتوقُّعات واضحة وتعيد النظر فيها كثيراً، وأن تتحقَّق منها ولو لمدة 10 دقائق كل أسبوعين دون إهدار الكثير من الوقت؛ إذ يحتاج أعضاء الفريق إلى معرفة المتوقَّع منهم، وأنت - بصفتك قائداً - تحتاج إلى ذلك أيضاً.
أمَّا عن الإدارة في ظل ظروف الجائحة، فلقد أعرب "جاي شارمان" (Jay Sharman)، المؤسس والرئيس التنفيذي لوكالة الإعلام "تيموركس ميديا" (TeamWorks Media) عن وجهة نظره حول الإنتاجية، قائلاً:
"لا أعتقد أنَّ ثمَّة استراتيجية واحدة لتعزيز الإنتاجية، ومع ذلك من المفيد أن نركِّز على تقسيم النتائج إلى خطوات صغيرة قابلة للتحقيق، ونحن جميعاً نعرف أنَّ القول أسهل من الفعل، ولكنَّ تحديد الأهداف وإعداد التقارير بانتظام ضروري لمعرفة مدى التقدُّم وتخطِّي العقبات في الرحلة، من وجهة نظر إدارية، يساعد ذلك الأفراد والفِرَق على التركيز على النتائج وقياس مدى التقدُّم من أسبوعٍ إلى آخر.
أمَّا بالنسبةِ إلى العمل في ظل جائحة "كوفيد 19" (COVID-19) فأعتقد أنَّ أسطورة تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية قد تلاشت بعض الشيء؛ ممَّا أجبرني كمدير على وضع الجانب الشخصي من حياة الزملاء في الحسبان؛ وذلك لأنَّه بعد أن صرنا مجبَرين على التباعد، أمسى الجانب الشخصي في حياة الآخرين أمراً هامَّاً لفهم عوالمهم ووجهات نظرهم وطرائقهم المثلى في العمل".
بالنظر إلى ذلك، يجب على المديرين أن يسعوا مسبقاً إلى بناء فِرَق منتجة؛ لذا نقدِّم لكم بعض النصائح التي يمكن للقادة تطبيقها لتحقيق ذلك:
1. أنشئ بيئة عمل صحية:
يُعدُّ إنشاء بيئة عمل مناسبة الخطوة الأولى نحو مساعدة الفِرَق على أن تكون أكثر إنتاجية؛ إذ أظهرت الأبحاث أنَّ بيئة العمل تؤثِّر عموماً في كفاءة الفِرَق وإنتاجيتها تأثيراً كبيراً، وتؤثر كذلك في طريقة تفكير الموظفين وشعورهم وأدائهم في العمل، ويتضمَّن هذا كلاً من البيئة المادية وثقافة مكان العمل.
لكي تؤسس بيئة عمل مناسبة، يجب أن تفكِّر في المكان أولاً، وفيما إذا كان مكان عملك مريحاً وجذَّاباً ويشجِّع على التعاون، وسواء كان فريقك يعمل وجهاً لوجه أم عن بُعد، قد تساعد الثقافة الجيدة على تحسين الأداء.
حينما تكون قائداً، فأنت تحدد جزءاً كبيراً من آليات العمل المُتَّبعة في المكتب وشكل عمليات التواصل التي تجري فيه، ومن ثمَّ يتعيَّن على القادة السعي إلى بناء فِرَق تكون فيها التفاعلات الجيدة والمحترمة أمراً أساسياً، ويكون التواصل الجيد فيما بينها جزءاً من الثقافة التنظيمية عموماً.
شاهد بالفيديو: 8 طرق للعمل بشكلٍ أذكى وزيادة الإنتاجية
2. قدِّم بانتظامٍ تغذيةً راجعةً بنَّاءة:
لكي تستطيع تحسين الإنتاجية، لا بد أن تحدِّد المجالات التي تتطلَّب التطوُّر؛ وذلك لأنَّه إذا لم يعرف موظفوك مشكلاتهم في المجالات المحدَّدة، سيكون من الصعب عليهم معالجتها؛ لذا يُعدُّ إجراء تغذية راجعة بنَّاءة بانتظام أحد الأسُس الهامَّة لتعزيز إنتاجية الفريق؛ إذ يؤدي القيام بذلك إلى منحك ومنح موظفيك مجالات محدَّدة للتركيز عليها لتحسين أدائهم.
3. اطلب تغذية راجعة من أعضاء الفريق:
يُعدُّ طلب تغذية راجعة من أعضاء الفريق حول مطالبهم واحتياجاتهم جزءاً من تواصلك المنتظم معهم، ولكن احرص على أن تطرح أسئلة محدَّدة عند طلب التغذية الراجعة، بما في ذلك ما يمكنك فعله لمساعدة الموظفين وما إذا كان هناك أي شيء يحتاجون إليه من أجل تحسين عملهم.
يفترض المديرون عادةً أنَّ الموظفين سيطلبون أي شيء يحتاجون إليه، ولكنَّ هذا ليس صحيحاً على الأرجح؛ لذا يبيِّن طلب تغذية راجعة من فريقك أنَّك تقف إلى جانبه بأيَّة طريقة ممكنة وأنَّك على استعداد للتعاون، وفي الوقت نفسه، يشجِّع هذا على تعزيز التواصل الجيد الذي يساعد على بناء بيئة العمل الجيدة التي يريدها المديرون.
4. اسمح للفِرَق بتولِّي مسؤولية عملها:
تؤدي أساليب الإدارة التفصيلية عموماً إلى انخفاض حافز وأداء الموظفين؛ لذا يجب أن تسمح للفِرَق بتولِّي مسؤولية عملها وتسمح للأعضاء باتِّخاذ قراراتهم حول كيفية إنجاز المهام تجنُّباً للوقوع في هذا الفخ؛ إذ يؤدي ذلك إلى تمكين موظفيك من إيجاد طرائق لتحسين أدائهم، ويسمح لهم باستخدام مهاراتهم لإكمال المهام، ويجب على القادة مساءلة الموظفين بالتأكيد، ولكن سيؤدي منحهم حرية إتمام عملهم إلى تحسين معنوياتهم وتحفيزهم وتعزيز إنتاجيتهم في نهاية المطاف.
5. حفِّز الموظفين على التميُّز:
يمنح التحفيز الموظفين هدفاً يسعون إلى تحقيقه، ويتيح لهم معرفة أنَّ عملهم الجيد يحظى بالاهتمام، ولقد أشارت دراسة أجرتها شركة "جينيسيز أسوشياتس" (Genisis Associates) للتوظيف في المملكة المتحدة في عام 2018 إلى أنَّ التحفيز يمنح حوالي 85% من الموظفين دوافع أكبر للقيام بعملهم على نحو أفضل.
في الواقع، ثمَّة العديد من أنواع الحوافز المختلفة التي يمكن للقادة تقديمها، على سبيل المثال: الإجازات، أو الحوافز النقدية، أو تناول الغداء في الخارج، وينبغي أن يبدع المديرون في طريقة تقديم الحوافز للموظفين ويجدوا طرائق متنوعة تساعدهم على تحفيز فِرَقهم تحفيزاً أكبر وتدفعهم لتحسين أدائهم.
6. راقب عمل الموظفين وأعرب عن تقديرك لمن يقدِّمون أداءً رائعاً:
على الرغم من أنَّ الحوافز مفيدة، قد يساعد إجراءٌ بسيط مثل الاهتمام بالأداء المميَّز وإظهار التقدير له على تحسين أداء الموظف؛ فعندما يعمل الموظفون بأقصى إمكاناتهم دون أن يلاحظ المديرون ذلك، يؤثر هذا سلباً في معنوياتهم وأدائهم عموماً، بينما تساعد ملاحظة العمل الممتاز وإظهار التقدير له على تحفيز جميع الموظفين.
ولا ينبغي أن تنسى التقدير العام للفِرَق سواء تقديراً رسمياً أم غير رسمي؛ إذ من الهام أن يهتمَّ المديرون بموظفيهم عندما يقدِّمون أداءً جيداً والاحتفال علناً بهذا العمل الرائع.
ذكرَت "سارا أبجار" (Sarah Apgar)، الرئيسة التنفيذية ومؤسِّسة شركة "فيتفايتر" (FitFighter)، لتدريب العاملين في خدمة الإطفاء، أنَّ القادة يجب أن يشجِّعوا موظفيهم على طرح الأسئلة للتطوُّر؛ حيث قالت: "عزِّز فضول موظفيك وشجِّعهم على حب الاستطلاع؛ إذ يُعدُّ كل سؤال وكل محادثة فرصة للتحسُّن؛ لذا اطلب من أعضاء الفريق طرح الأسئلة في كل اجتماع، وعلِّمهم حب الاستكشاف، وكُن قدوةً لهم".
يستطيع القادة العظماء مساعدة فِرَقهم على التقدُّم باستمرار وتحقيق الفاعلية في العمل، وهذا ما يحسِّن الإنتاجية في أي مكان، وأيضاً تذكَّر أنَّ إنتاجية الفريق ليست شيئاً يحدث من تلقاء نفسه؛ بل هي نتيجة الإجراءات الاستراتيجية التي يتَّخذها القادة والموظفون بانتظام من أجل تحسين الأداء والإنتاجية العامَّة، ومن هذا المنطلَق، يجب أن يعمل القادة دائماً على إيجاد طرائق لمساعدة موظفيهم وفِرَقهم على تعزيز إنتاجيتهم.