6 فوائد لاستخدام أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت في عملك
إذا كنتَ ترغب في إحراز نجاح في عملك؛ فعليك أن تسخِّر قلبك وروحك في سبيله. هل سئمتَ من تشدُّق الجميع عليك بهذه العبارة المبتذلة طوال الوقت؟ صحيحٌ أنَّ نجاح الأعمال التجارية يتطلب اهتمامك الكامل؛ ولكن لا يمكِن لأي عمل في عصرنا هذا أن يستمر بكفاءة ما لم تقرِنه بأدوات الإنتاجية المناسبة عبر الإنترنت.
أصبحت العمليات التجارية أكثر بساطة في عصر الحوسبة السحابية والشبكات، حيث تتطلب القاعدة الجديدة لثقافة العمل المزيد من الأفراد الذين يتمتعون بالذكاء الفكري والإنتاجية الفاعلة والقدرة الطبيعية على التكيف؛ فالنتائج هامة بشكل كبير بعد كل شيء؛ ومن أجل تحقيق نتائج متقنة، يجب على المرء الاستفادة من قوة التكنولوجيا للتغلب على المنافسين في لعبتهم الخاصة.
فيما يلي بعض أبرز الفوائد لاستخدام أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت في عملك:
1. تُحسِّن أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت جودة العمل:
إن كنتَ تريد أن يتعاون فريقك معاً فوراً؛ فالإنترنت يُقدِّم حزمةً من الإجراءات والحلول المتاحة لك، وإذا كنتَ تمتلك شركةً رقمية تعتمد اعتماداً كبيراً على التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي؛ فهناك أداة مناسبة لك أيضاً. بغضِّ النظر عن نوع السوق الذي تنتمي إليه، هناك العديد من الأدوات المتاحة على الإنترنت، والتي يمكِن أن تسمح لك بتحسين جودة العمل الذي تُقدِّمه.
على سبيل المثال: ستتيح لك أدوات التعاون عبر الإنترنت تتبُّع حالات الأشخاص الذين يعملون على المشروع نفسه معك، كما يمكِنك أيضاً جدولة اللقاءات، ومشاركة المعلومات، وإجراء التعديلات، وغير ذلك الكثير عبر منصة واحدة؛ كل ذلك بفضل أحدث التطورات في التكنولوجيا السحابية والتطبيقات.
2. تمكِّن أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت الموظفين من العمل في أي مكان:
تستطيع العمل بسهولة من أي مكان تختاره إذا كان لديك اتصال جيد بالإنترنت، حيث يمكِنك بسهولة اختيار المكان الذي تريد العمل منه بشكل مريح بفضل مجموعة من أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت الموجودة تحت تصرفك، وحتَّى إن كان زميلك في العمل يعيش على بعد أميال من مكان مكتبك، يمكِنك بسهولة التعاون معه على المشروع نفسه من خلال لوحة معلومات واحدة.
على سبيل المثال: تُمكِّنك مستندات غوغل (Google Docs) وجداول بيانات غوغل (Google Spreadsheet) من العمل على مستند واحد من أماكن متعددة، ولديك خيار فتح محادثة على تطبيق غوغل هانغ آوت (Google Hangout) في صفحة مختلفة حتى تتمكن من الدردشة بشكل منفصل.
3. تظلُّ بياناتك جميعها في مكان واحد باستخدام أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت:
تتمثل أكبر فائدة للعمل باستخدام أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت في أنَّها تسمح لجميع أعضاء الفريق بحفظ معلوماتهم على منصة واحدة. في السابق، إذا كان من المفترض مشاركة ملف صغير ما، كان بإمكانك ببساطة إرساله بالبريد الإلكتروني إلى مديرك أو القسم المعني، أمَّا إذا كان الملف كبيراً؛ فسيتعين عليك الاعتماد على محرك أقراص يو إس بي (USB) منفصل أو وسائط التخزين.
إلا أنَّ تداول المعلومات أصبح أسهل مع أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت لأنَّها تُوفِّر لك وحدة تخزين واحدة؛ حيث يمكِنك تخزين المعلومات والمستندات والملفات والصور والعروض التقديمية والأوراق وغيرها الكثير بصيغة ملف مضغوط يمكِن الوصول إليه من قِبَل جميع الأعضاء الذين شاركتَها معهم.
4. تكتسب الاستدامة طويلة الأمد من خلال تتبُّع تقدُّمك:
في الوقت الحاضر، تُقدِّم معظم أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت ميزة التحليلات، والتي تسمح لك بتتبُّع تَقدُّمك الإجمالي، بناءً على عمليات تسليم المشاريع السابقة، حيث يساعدك هذا في مراقبة الأخطاء وتحديد المجالات الإشكالية لتحسين مشاريعك المستقبلية. علاوة على ذلك، تساعدك بيانات التحليلات على التخلص من العقبات الصغيرة وتمكِّنك من إجراء تغييرات تدريجياً، حتى تتمكن من زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد.
يتيح لنا تطبيق بافر (Buffer) مثلاً مشاركة مقالات مواقع التواصل الاجتماعي من جميع أنحاء العالم، كما يمكِنك جدولة أجزاء معيَّنة من المحتوى لمشاركتها في فترات زمنية محددة، ويتضمن أيضاً خيار التحليل الذي يتيح لك تتبُّع تَقدُّمك ثمَّ إجراء تغييرات على عملك وفقاً لذلك.
5. يصبح إرسال التقارير إلى قائد الفريق أسهل:
عملنا جميعاً في المؤسسات، وندرك جيداً حقيقة أنَّ المديرين يحددون نتيجة المشاريع من خلال التقارير الاستباقية، وإذا فشلنا في الإبلاغ عن أدائنا والمهام الموكلة إلينا؛ فإنَّنا نفشل فشلاً كبيراً في تسجيلها في الملفات التي تتعقب تَقدُّمنا في العمل، والذي يُحدِّد إلى حد كبير مدى اقترابنا من تحقيق أهدافنا، حيث أصبح إعداد التقارير عن المهام أسهل كثيراً باستخدام أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت.
على سبيل المثال: يُعَدُّ برنامج تاسكيو (TaskQue) أداةً لتحسين الإنتاجية؛ حيث تسجل أداءك بناءً على (عدد التذاكر التي أغلقتَها)، ويعني (إغلاق التذكرة) إكمال المَهمة، فتُرسَل هذه المعلومة إلى جميع الأعضاء الآخرين الموجودين على التذكرة.
6. أخيراً وليس آخراً، تساعدك أدوات الإنتاجية على تتبُّع كل شيء:
ستبقيك أدوات الإنتاجية الجيدة عبر الإنترنت دائماً على المسار الصحيح الموافق لجدولك الزمني، كما تُقدِّم بعض الأدوات مجموعةً متنوعة من إمكانيات التتبع حتى تتمكن من رؤية تطور مشروعك من الوقت الذي يبدأ فيه حتى اكتماله بنجاح، فمِن خلال تتبُّع التغييرات في الوقت الفعلي، أصبحَت إدارة المشاريع أسهل على الجميع أكثر من أي وقت مضى، حيث تُوفِّر أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت بعض الطرائق الرائعة للتعاون بفاعلية وتتبُّع كل ما تفعله.
على الرغم من أنَّ المرونة الحقيقية في الإبداع والعمل تأتي من الأدوات غير المتصلة بالإنترنت فقط؛ إلا أنَّك إن كنتَ تعمل داخل مؤسسة حيث تحتاج إلى التعاون الفاعل مع زملائك دائماً؛ فإنَّ أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت هي أفضل حل لك، حيث يمكِنك العثور على أداة الإنتاجية عبر الإنترنت التي يمكِنها بسهولة تحسين عملياتك وتحقيق بعض النتائج الجديرة بالثناء، وسواء كنتَ تريد الحصول على سير عمل ثابتٍ ومنظمٍ في مشاريعك، أم إرسال المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي، أم التواصل مع الأشخاص الذين تعمل معهم، يمكِن أن تساعدك أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت في تحقيق ذلك.