6 خطوات لاستخدام مبدأ باريتو في إدارة الوقت
إذا لم تكن تعرف ما هي قاعدة 80/20 بالضبط، أو كيف يمكِن استخدامها لتحسين إدارة وقتك، فستفهم من خلال هذا المقال كل شيء عنها، فقد تكون هي الحل للمشكلات التي تواجهها في حياتك وعملك.
سواء كنتَ رجل أعمال مخضرماً أم مبتدئاً، لا بُدَّ أنَّك سمعتَ على الأقل بقاعدة 80/20، المعروفة أيضاً باسم مبدأ "باريتو" (Pareto Principle). على أي حال، بإمكانك تطبيق مبدأ "باريتو" على أي شيء تقيسه في حياتك العملية والشخصية.
كيفية تطبيق مبدأ "باريتو" على إدارة الوقت:
طوَّر هذا المبدأ رجل الاقتصاد الإيطالي "فيلفريدو باريتو" (Vilfredo Pareto) في عام 1895، حيث لاحظَ أنَّ 80% من الأرض يمتلكها 20% فقط من السكان، الأمر الذي قاده إلى التفكير بأنَّ الأنشطة الاقتصادية جميعها يمكِن أن تخضع لهذا المبدأ.
وقد وضَّح ذلك الكاتب "بريان تريسي" (Brian Tracy) قائلاً: "تنص هذه القاعدة على أنَّ 20% من أنشطتك ستشكل 80% من نتائجك، على سبيل المثال: 20% من عملائك سوف يشكلون 80% من مبيعاتك، و20% من منتجاتك أو خدماتك ستشكل 80% من أرباحك، وكذلك 20% من مهامك ستشكل 80% من قيمة ما تفعله، وهكذا".
ولكن كيف ينطبق هذا على إدارة الوقت؟ يقول "تريسي": "إذا كان لديك قائمة تحتوي على 10 مهام، فإنَّ اثنتين منها لهما قيمة أكبر أو أكثر من بقية المهام الأخرى مجتمعة".
بمعنى آخر، يجب أن يأتي 80% من إنتاجك من 20% من وقتك، ولا تقلق إذا كانت النسب غير دقيقة، فالفكرة هي أنَّ معظم الأشياء لا تُوزَّع بالتساوي، ولكن هذا لا يعني أن تبذل جهداً أقل في العمل، وإنَّما عليك التركيز على أكثر الأشياء أهميةً؛ أي تلك المهام التي تساعدنا على تحقيق أهدافنا.
نعتقد بصفتنا رواد أعمال أنَّه يمكِننا فعل أي شيء بمفردنا، ولكن مبدأ "باريتو" هو أفضل أسلوب لإدارة الوقت تحت تصرفنا، على سبيل المثال: بدلاً من قضاء ساعات في إصلاح موقع ويب، أو صنبور الماء، أو الرد على استفسارات العملاء، يمكِننا الاستعانة بمصادر خارجية أو تفويض هذه المهام والتركيز على وظائف أكثر أهميةً من شأنها أن تساعدنا في تنمية أعمالنا.
شاهد بالفيديو: 5 أسئلة تساعدُكَ على تحديد الأولويات
والآن، بعد توضيح مبدأ "باريتو" وكيفية استخدامه لتحسين إدارة وقتك، إليك بعض الخطوات الأساسية للبدء باستخدامه:
1. إعادة التفكير في قوائم المهام:
مع وضع هذا المبدأ في الحسبان، قد يكون هذا هو الوقت المناسب لتغيير طريقة إنشاء قوائم المهام؛ إذ عادةً ما تتكون هذه القوائم من عناصر بسيطة غير ذات أهمية قصوى، فبدلاً من ذلك، يجب أن تعكس قوائم المهام أولوياتك مع الأخذ بالحسبان ما إذا كانت هذه المهام تستحق الجهد المطلوب لتنفيذها.
من أجل تحقيق أقصى استفادة من مبدأ "باريتو"، والذي سيساعدك على إدارة الوقت بصورة أفضل، فابدأ بتحديد أولويات ما تحتاج إلى القيام به بناءً على حجم الجهد المطلوب، وامنح هذه المهام رقماً من 1 إلى 10، بحيث يُمثِّل الرقم 1 المهمة التي تحتاج إلى أقل قدر من الجهد، وضع نسبة تأثير كل مهمة بحيث يكون للرقم 10 أكبر تأثير، وبعد ذلك، فكِّر في النتائج الإيجابية المحتملة من القيام بهذه الأشياء.
مع هذه النتائج، فإنَّ الخطوة التالية هي إنشاء ترتيب جديد للعناصر في قائمة المهام من خلال تقسيم مقدار الجهد على النتائج المحتملة، مما يمنحك ترتيب الأولوية الذي تحتاجه لإدارة الوقت بفاعلية أكبر وتحقيق النتائج المرجوة، وبناءً على ذلك، يتعين عليك إنجاز المهام ذات التأثير الأكبر والتي تطلب جهداً أقل أولاً، وتأجيل أو إلغاء المهام ذات التأثير الأقل والتي تتطلب جهداً أكبر.
2. تقييم المهام والأهداف:
هناك طريقة أخرى تتمثل في تحديد الـ 20% من مهامك التي ستُحقِّق 80% من النتائج، حيث يمكِنك تحقيق ذلك من خلال طرح أسئلة مثل:
- هل أَعُدُّ مهامي ووظائفي جميعها عاجلة؟
- هل أُضيِّع الكثير من الوقت في مهام مُحدَّدة؟
- هل تساعدني هذه المهمة في تحقيق أهدافي؟
- هل أنا أكثر شخص مؤهل لإنجاز المهمة؟ أم يجب أن ينجزها شخص آخر؟
بعد تقييم مهامك، يجب تقييم أهدافك والانتباه إلى نسبة الـ 20% من أنشطتك التي ستساعدك على تحقيق هدفك.
على سبيل المثال: أنت ضمن نطاق نسبة الـ 20% إذا كنتَ تقوم بنشاطات من شأنها تحسين حياتك أو تتعلق بالهدف الأكبر؛ أو إذا كنتَ تفعل الأشياء التي تستمتع بها، وتفوض المهام التي لستَ ماهراً فيها.
3. تحديد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية:
هناك فترات زمنية نكون فيها أكثر انتباهاً وتركيزاً وحيوية، حيث ينشط بعض الناس في الصباح الباكر، وينشط آخرون في الليل، فاختر الوقت الذي يناسبك.
4. التخلص من المشتتات:
نحن محاطون بالمشتتات، سواء كانت هذه المشتتات إشعارات البريد الإلكتروني، أم المكالمات الهاتفية، أم الضيوف، أم عمليات البناء التي تجري بالقرب من مكاتبنا، ولسوء الحظ، مهما حاولنا جاهدين، لا مفر من المشتتات، ولكن يمكِننا الحد منها من خلال تطبيق قاعدة 80/20، حيث يُقال إنَّ 80% من المشتتات هي نتيجة 20% من مصادرنا.
أنشئ جدولاً، وسجِّل فيه المتشتتات المتكررة لمدة أسبوع أو نحو ذلك، ثمَّ حدِّد العناصر التي تقاطعك أكثر من غيرها، وإذا كانت رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، وإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي، والضيوف غير المدعوين، والضوضاء هي أكثر المشتتات التي تتعرض لها، فيمكِنك التخلص منها من خلال إغلاق الإشعارات جميعها، وإغلاق باب مكتبك، وارتداء سماعات تحجب الضوضاء، والاستعانة بالتطبيقات إن لم ينجح أي من هذه الإجراءات.
5. تفويض المهام بأجر زهيد:
هناك مهام بسيطة يمكِن تفويضها إلى شخص آخر بأجر زهيد، على سبيل المثال: يمكِنك توظيف مساعد شخصي لجلب الملابس بعد غسلها، أو إدارة بريدك الإلكتروني، كما يمكِنك الاستعانة بمصادر خارجية لتنظيف منزلك ومكتبك، بالتأكيد، قد يكلفك هذا بعض المال، ولكن يمكِنك في المقابل استخدام الوقت الذي ستوفره للتركيز على الأمور الأكثر أهميةً.
6. توفير وقت للراحة:
أنت تحتاج إلى الراحة من حين لآخر؛ لذا خذ إجازةً من عملك، واذهب إلى الشاطئ، أو اقضِ الوقت مع عائلتك، أو شاهد برامجك المُفضَّلة، أو اقرأ كتاباً، وافعل أي شيء تستمتع به، وتذكَّر أنَّ قيامك بالأمور التي تستمتع بها هو أحد النشاطات التي تقع ضمن نسبة الـ 20% حسب مبدأ "باريتو".