5 نصائح مفيدة لتنهي أعمالك في الوقت المحدد وتكون أكثر إنتاجية

إذا كنت تجد نفسك في أغلب الأوقات غارقاً في سيل لامتناهٍ من المهام والمشاريع، ويصعب عليك تتبُّع جميع المشاريع التي تحت إشرافك؛ فأنت تعاني من حالة تُعرف باسم "التأخير المزمن"، وهو أمر شائع جداً عند الموظفين الذين يعملون في الشركات الكبيرة.

يحدث هذا عندما يفشل المدير أو الموظف في تحديد أولويات العمل بناءً على أهمية ودرجة إلحاح المهام؛ حيث تؤثر هذه العوامل تأثيراً كبيراً في العمل الجيد، فهناك مواعيد نهائية تحتاج إلى اهتمام عاجل؛ وإذا لم تلتزم بهذه المواعيد، فسيتحول الأمر إلى كابوس مزعج بالنسبة إليك، ما لم تتعلَّم كيف تكون أكثر إنتاجية دون أن تحتاج إلى مزيد من الوقت.

الموعد النهائي بحد ذاته كلمة مخيفة تدعوك للتوتر؛ حيث وجدت الأبحاث في جامعة ولاية ميسوري الغربية (Missouri Western State University) أنَّ الاستعجال يفسح مجالاً أكبر للأخطاء؛ كما يمنعك الانشغال الدائم من رؤية الأمور من زاوية أكبر، ويبعدك بالتدريج عن الإبداع، كما أنَّه القاتل الأكبر للإنتاجية.

يقول الأستاذ في جامعة فرجينيا كومنولث (Virginia Commonwealth University) روبرت ترامبل (Robert Trumble)، "يعوق الاستعجال غالباً قدرتك على اتخاذ القرار مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة".

يمكنك اتباع النصائح التالية لتنهي أعمالك في الوقت المحدد:

1. ابدأ باستخدام المصفوفة الرباعية:

أكد الكاتب والمؤلف الأمريكي "ستيفن كوفي" (Stephen Covey) في كتابه "إدارة الأولويات: الأهم أولاً" (First Things First)، أنَّه ليس بالضرورة أن تهدف جميع المشاريع إلى الالتزام بموعد نهائي؛ فبعضها يتطلب قيماً وتحقيق أهداف، وباستخدام المصفوفة الرباعية، ستتمكن من ترتيب جميع مهامك وفق الأولويات بناءً على مستوى أهميتها ودرجة إلحاحها.

رتِّب الأولويات من خلال القيام بالأشياء العاجلة والهامة في الربع الأول، ثم انتقل إلى الربع الثاني، فإذا قسَّمت مهامك ووضعت كل منها في ربع، فسيكون من السهل عليك تحديد أولويات كل مَهمة.

2. اعمل أقل وفوِّض مهاماً أكثر:

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك، حتى لو كنت تعرف كيفية فعل ذلك؛ فإذا كنت تستخدم أداة لإدارة المهام، ستتمكن من تحديد أولويات مشاريعك وإنهائها في الوقت المحدد، وإحدى الميزات الجيدة لهذه الأدوات هي أنَّه يمكنك استخدام قائمة انتظار لتعيين المهام إلى الموظفين الذين أنهوا الأعمال الموكلة إليهم ويمكنهم البدء بأعمال جديدة، وبهذه الطريقة ستتمكن من استخدام الإمكانات الكاملة لكل موظف، ولا تقحم نفسك في كل الأعمال؛ وذلك لأنَّك ستبذل مجهوداً يفوق طاقتك.

أجِّل ما هو مستعصٍ عليك إلى الغد، وأنجز المهام التي لا يمكن القيام بها دون مشاركتك، ثم فوِّض كل شيء آخر إلى الموظفين المعنيين.

3. أنجز المهام الأكثر أهمية أولاً:

قبل أن تبدأ يومك الذاخر بالعمل، يُنصح بإنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً؛ لذا حدد بعض المهام كل يوم وطبِّق استراتيجية إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً عليها، ويمكنك القيام بمهمة واحدة أو أكثر، فما عليك سوى التخطيط لمهامك بحيث تمنح الأولوية للمهام العاجلة أولاً؛ وعندما تُجدول مهامك حسب الأولوية، سيكون لديك متسع أكبر للمهام الإضافية في قائمتك.

4. استخدم مبدأ "باريتو" (Pareto Principle):

يستثمر أكثر الأشخاص نجاحاً الوقت في أفضل 20٪ من الأشياء، مما يساعدهم على توليد 80٪ من النتائج؛ لذا اكتشف الـ 20٪ من الأشياء التي تحقِّق أقصى فائدة لعملك.

على سبيل المثال: إذا كان يجب عليك القيام بثلاث مهام، حدد المهمتين الأقل أهمية في الوقت الحالي، أي تلك التي ليست عاجلة، ثم استثمر كل طاقتك في المهمة الباقية، وعند تنفيذ ذلك تنفيذاً صحيحاً، سينعكس على عملك على الأمد الطويل؛ حيث تُعد تصفية المهام غير المنتجة أمراً صعباً، ولكنَّها طريقة جيدة لتحديد المهام التي تقدِّم أكبر فائدة.

5. طبِّق نموذج تحسين النتائج (Result Optimization Model):

هذا هو الحل الأمثل لإدارة المواعيد النهائية؛ إذ يرافق كل موعد نهائي مجموعة من التحديات؛ وللتعامل مع تلك التحديات يمكنك تقسيم كل موعد نهائي إلى ثلاثة أجزاء:

• توليد الفكرة.
• تعزيز الفكرة.
• اختيار وتنفيذ تلك الفكرة.

قبل أن تبدأ العمل على أي موعد نهائي جديد، خذ بعض الوقت لاتباع هذه الخطوات الثلاث، وابدأ عصفاً ذهنياً للأفكار، ثم وحِّد تلك الأفكار في مهمة واحدة، وأخيراً، حدد أفضل حل مناسب لك.

في الختام:

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك؛ لذا ابدأ يومك بوضع قائمة مهام، وقسِّم مهامك في مصفوفة رباعية، ثم أنجز المهام الأكثر أهمية أولاً، وأخيراً، استخدم نموذج تحسين النتائج لإنهاء حل المشكلة.

المصدر