5 نصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني تتلقى ردوداً سريعة
تتساوى أهمية رسائل البريد الإلكتروني هذه الأيام مع الغذاء والماء في حياتنا، كما أنَّها تُعَدُّ جزءاً كبيراً من عمليات تواصلنا اليومية.
وفقاً للشركة الألمانية المتخصصة في بيانات السوق والمستهلكين "ستاتيستا" (Statista): تُرسَل ما يقرب من 300 مليار رسالة حول العالم كل يوم، ويتلقى كل موظف إداري في المتوسط 121 رسالة بريد الإلكتروني في يوم العمل العادي، ومع ذلك نتعامل معهم دون التفكير فيهم لثانية واحدة.
تزداد أهمية التواصل برسائل البريد الإلكتروني في العمل؛ إذ لا يمكن استبدالها في بعض الحالات باجتماعٍ قصير أو مكالمة هاتفية، فنلجأ إلى التراسل بالبريد بسبب إمكانية التعقب وفارق التوقيت، أو الرغبة في مشاركة التفاصيل المطوَّلة نفسها لجهات عدَّة.
تشير دراسة أجرتها شركة "مايكروسوفت" (Microsoft) شملت نحو مليون رسالة بريد إلكتروني لموظف عادي إلى أنَّ الموظف العادي ينفق 28% من يومه في العمل على رسائل البريد الإلكتروني.
لكن على الرغم من أهمية رسائل البريد الإلكتروني، فقد أغفلنا تعلُّم كتابة رسالة البريد الإلكتروني بطريقة صحيحة.
لقد تبيَّن أنَّنا نستطيع زيادة فرصة القراءة والرد على الإيميل من خلال اتِّباع خمس نصائح صغيرة فقط، كما سيقلل هذا من وقت العمل ويزيد الاستمتاع بكتابة رسالة بريد إلكتروني.
1. اترك انطباعاً أولياً ممتازاً:
تُعَدُّ خانة الموضوع فرصتك الرئيسة لشد الانتباه وترك الانطباع الإيجابي الأول لدى المستلم. وفقاً للبحوث القائمة، تزيد ثلاثة أمور من فاعلية خانة الموضوع؛ إذ ينبغي أن يكون الموضوع قصيراً ويدعو إلى اتخاذ إجراء ويعزز الألفة مع المستلم.
لذا، فقد أُجرِيَت تجربة مع 300 شخص لاختيار العنوان المثالي الذي سيدفعهم إلى فتح الرسالة البريدية. هل يمكنك تخمين الاختيار الصحيح؟
أ. بيان 10.31.2020.
ب. رسالة ترحيب.
ج - اجتماع الغد، يرجى الرد!
د. مرحباً!
ه. أفتقدك، كيف هو يوم الجمعة؟
إذا اخترت "ج"، فأنت على حق، كما اختار 47% من المشاركين الاختيار "ج" وجاء الاختيار "د" في المركز الثاني بنسبة 20% من الأصوات.
2. أضِف اللون والإحساس إلى رسالة البريد الإلكتروني:
تبدو رسائل البريد الإلكتروني مملة إلى حدٍ ما؛ وذلك لأنَّها تُكتَب باللونين الأبيض والأسود. إرسال أفكارك في رسالة بريد الإلكتروني يشبه إلى حدٍ ما الحديث دون توفر إمكانية استعمال لغة الجسد أو الصوت أو تعابير الوجه، فكيف يمكن إضافة اللون والإحساس إلى الكلمات؟
باستعمال أنواع مختلفة من علامات الترقيم والرموز التعبيرية؛ على سبيل المثال: إليك جملة كُتِبَت بثلاث طرائق مختلفة، اختر الجملة الأكثر جاذبية:
- عزيزتي "غاي"، شكراً لزيارتك.
- "غاي"، شكراً على الزيارة!
- مرحباً "غاي"، كانت زيارتك رائعة "مع إيموجي مُبتسم".
تُسمَّى علامات الترقيم والرموز التعبيرية في الرسالة "لغة الجسد الرقمية"، والتي نحتاج إليها بشدة لإظهار هويتنا وحالتنا الشعورية الحالية، حتى لو كانت مجرد كتابة رسالة بريد إلكتروني، كما يمكنك إضافة رمز جيف GIF في الختام.
هل يجب عليك إضافة رمز تعبيري أو رمز جيف GIF إلى رسائل البريد الإلكتروني المهنية على الدوام؟ بالطبع لا.
يمكن تشبيه لغة الجسد الرقمية بالتوابل والبهارات لوصفة كتابة رسالة البريد الإلكتروني - اعتماداً على الخلفية الثقافية السائدة وظروف الرسالة - فقد ترغب في إضافة المزيد أو التقليل من تلك التوابل أو إتمام الأمر دون إضافات.
3. تحدَّث بإيجازٍ واختصار لتبدو الرسالة كتغريدة:
تُظهِر الأبحاث التي أجرتها "جامعة نيويورك" (NYU) ومعهد "ماساتشوستس للتكنولوجيا" (MIT) وجامعة بوسطن أنَّ العديد من رسائل البريد الإلكتروني لا تُقرَأ بتمعُّن ويتم تصفحها بسرعة؛ بل وتُحذَف بسهولة، ويبدو أنَّه مع كل كلمة إضافية تُكتَب بعد أول 40 كلمة، تقلل بشكلٍ مباشر من فرص الحصول على إجابة؛ لذا كن موجزاً قدر الإمكان ودَع الرسالة تكون بحجم تغريدة أو بطول 280 حرفاً.
صحيح أنَّه من المستحيل اختصار ملاحظات الاجتماع أو أياً كان ما تكتبه، ولكن اختصر الجزء الذي يطرح استفساراً يحتاج إلى رد سريع، كما يُمكِن تضمين ملاحظات الاجتماع كمرفق "ملف خارجي".
4. استعمل الأسماء في اللحظات الحاسمة:
تخيَّل لو استطعت معرفة الكلمة السحرية التي تشد انتباه أي شخصٍ في العالم على الفور؟ حسناً، من الواضح أنَّك تعرفها بالفعل؛ إنَّها "اسم الشخص" الذي تراسله.
كتب "ديل كارنيجي" (Dale Carnegie) الكاتب والمحاضر الأمريكي: "يشكل اسم الشخص أجمل وأهم نداء له في أيَّة لغة"، مع أنَّه كتبها قبل 100 سنة تقريباً؛ ولكنَّ أثر كلماته ما زال حتى اليوم.
إذ نمتلك جميعاً نرجسية بمستويات متفاوتة، فإن استعملتَ اسم الشخص في اللحظات الحاسمة، فأنت ترضي نرجسيته وتزيد من احتمال حصولك على الإجابة المطلوبة، على سبيل المثال: عندما تُجري طلباً هاماً في بريدك الإلكتروني، ابدأ باسم المستلم.
كما تُظهِر الأبحاث أنَّ ذكر اسم أحد معارف المستلم ضمن الرسالة سيرفع أيضاً بشكل كبير من فرص الرد على بريدك الإلكتروني. تجدر الإشارة إلى أنَّ هناك حالة واحدة يكون استعمال الاسم فيها مُدمِّراً للرسالة البريدية؛ وهي كتابة الاسم بطريقة خاطئة، وبهذا تكون كل الفكرة التي شرحتَها في رسالتك قد ذهبت هباءً منثوراً.
بالتأكيد سينفي بعض الأشخاص وجود بريد إلكتروني كامل المواصفات، وهم على حق؛ إذ إنَّ كل رسالة بريد إلكتروني هي حالة مختلفة، ومع ذلك، فتتشارك معظم رسائل البريد الإلكتروني نقطتين: أولاً أنَّ الرسالة هي طلب شيء ما من شخصٍ ما، وثانياً أنَّ المستلم ما هو إلَّا إنسان؛ ولهذا تثبت الخطوات السابقة فاعليتها بالتأكيد.
تكمن أهمية الخطوات السابقة في استعمالها بالمعدل المناسب، فأنت تملك الآن قائمة من الخطوات الموصى بها لبريدٍ إلكتروني ناجح، وما عليك سوى التأكد من استعمالها بالقدر المناسب، ومن الآن فصاعداً حاول ترك عادة كتابة أيِّ رسائل بريد إلكتروني هامة بلا تفكير. وبدلاً من ذلك، تصور الشخص الذي تكتب إليه واكتب أيَّ إضافات حسب ذوقه باستعمال مكوناتك.
شاهد بالفديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز
5. اترك انطباعاً أخيراً مميزاً:
تظهر نقطة أخيرة هامة. تذكَّر التقنية التي استعملها "ستيف جوبز" (Steve Jobs) في برنامجه؛ وذلك بالانتظار حتى نهاية عرضه الارتجالي لإظهار أطرف القصص التي كان يعرضها مؤيدة بالصور، اعتاد أن يقول: "أود أن أريكم شيئاً إضافياً" ثم يُظهِر فجأة هاتف الآيفون من جيبه.
لماذا قد يستعمل أحدهم هذا التكتيك؟ بسبب وجود أمر هام لقوله أو أمر هام سيحتاج إلى لفت نظر المستلم إليه، أو لقول شيء غير مريح، لذا نضع هذا في ملاحظةٍ في آخر الرسالة.
هذا هو الانطباع الأخير، وقد لا يُعطى الأهمية الكافية مثل الانطباع الأولي؛ ولكنَّه بقوة التأثير نفسها كما أنَّه آخر ما سيرتبط بذهن القارئ حتى بعد نسيان بقية الرسالة.