5 خطوات لحل المشكلات مع موظفيك
نستعرض في هذا المقال 5 خطوات سهلة تساعدك على معالجة وتصحيح العديد من المشكلات الصغيرة المُزعجة والسلوكات الإشكالية لموظفيك؛ إذ يؤدي اتِّباع الخطوات الخمس التي سنذكرها في هذا المقال إلى إثارة اهتمام الموظفين بالعمل مرةً أُخرى ضمن الفريق:
1. تقديم ملاحظات مبنيَّة على المراقبة المباشرة:
عليك أن تُنبِّه الموظف على خطأ مباشر: كما في المثال الآتي، كقول: "مرحباً، "تريفور (Trevor)، إنَّها الساعة 8:25 صباحاً، ولقد وصلتُ إلى مكتبك للتو"، ولاحظ أنَّ هذه الملاحظة ليست اتِّهاماً؛ فأنت بسهولة تقوم بملاحظة، وتمهَّل قليلاً، فقد يكون جوابه مُبرِّراً، كقوله: "لقد ذكرتُ سابقاً خلال الاجتماع الذي عقدناه في الخامس عشر من هذا الشهر أنَّ زوجتي ستسافر في هذا الأسبوع، وأنَّني سأكون مسؤولاً عن اصطحاب ابني إلى المدرسة، وقد أكَّدتَ لي أنَّه لا مشكلة في ذلك".
2. مناقشة المشكلة مع الموظف:
إذا لم يستجب موظفك لملاحظتك، فاطلب منه إبداء رأيه عن المشكلة، ويمكنك أن تخاطب موظفةً قائلاً: "كورتني" (Courtney)، تقريرك الأسبوعي ليس على مكتبي كما وعدتِ، فهل يمكنك تبرير هذا التأخير؟"؛ هذا يمنحها فرصة للمناقشة والشعور بأنَّ رأيها يلقى آذاناً مُصغية، وافعل ذلك دون أي غضب يمكن أن يُصعِّد موقفاً كان يمكن أن يُحَلَّ بسهولة، فمن الهام السماح لهم بتوضيح موقفهم قبل معاتبتهم.
3. تقديم التغذية الراجعة:
تحديد السياسة أو الممارسة التي أُخِلَّ بها والأسباب التي تجعلها هامة، كقول: "ماركوس (Marcus)، نحتاج إلى إحضار جميع عربات التسوُّق كل ليلة بعد إغلاقنا، فالعربات التي تُترَك في ساحة الانتظار، غالباً ما تُسرَق أو تَتلف"؛ إذ يتم التقييد بالتعليمات بفاعلية أكبر عندما تُوضِّح للموظف كيف يؤثر إخفاقه في الامتثال للسياسة، على سبيل المثال، يمكنك توضيح الموقف من خلال قول: "يُكلِّف استبدال تلك العربات وإصلاحها شركتنا كثيراً من المال؛ ونتيجة لذلك، لن يترك لنا سوى القليل من المال لمنح عِلاوات للموظفين".
4. توضيح قوانين الشركة توضيحاً موجَزاً وحازماً:
تمنحك هذه الخطوة المجال لتوضيح قوانين الشركة، كقول: "جيروم (Jerome) وكاتي (Katie)، من الآن فصاعداً، لن يُسمَح باستخدام الهواتف المحمولة في قسم المبيعات في أي وقت، فيجب أن يمنحَ جميعكم كل انتباههم للزبون"، وعليك تجنُّب الإدلاء بهذا النوع من التصريحات من مُنطَلق ضعف، كأن تقول: "سيكون من الرائع أن تجد وقتاً آخر للقيام بهذا"، أو "إذا بدا لي أنَّ لدى العميل سؤالاً، فالرجاء وضع هاتفك بعيداً"، فكن دائماً حازماً وموجزاً وواضحاً بحيث لا يمكن لأحد أن يُسيء تفسير القواعد.
شاهد بالفيديو: 5 نصائح لاكتساب مهارة حل المشكلات
5. توضيح عواقب عدم الامتثال لقوانين الشركة:
وضِّح نتائج السلوك غير المرغوب فيه في حال تكرَّر، من دون أن يبدو أنَّك تُصدِر تهديداً؛ إذ يمكنك القول: "نظراً لأنَّ الثقة شيء نُقدِّره ونروِّج له في إعلانات علامتنا التجارية، فلا يمكننا العمل إلَّا مع موظفين يمكننا الاعتماد عليهم ليكونوا هنا في الوقت المحدَّد بصرف النظر عن حالة المرور أو أحوال الطقس، فإذا حدث هذا مرةً أُخرى، فسيتعيَّن علينا إيجاد شخص ما مناسب يمكننا الاعتماد عليه".
وتجنُّب عبارات مثل "إذا رأيتك…" أو "إذا علمت أنَّك تفعل هذا مرة أخرى..."؛ لأنَّ ذلك يحوِّل المشكلة إلى مواجهة بينكما، وبدلاً من ذلك، عاملهم بصفتك كوتشاً يريدهم أن ينجحوا في العمل، لكن عليك أن توضِّح عواقب عدم الامتثال، من أجل الشركة ومعاملة جميع الموظفين بإنصاف.
في الختام:
هذه الخطوات الخمس ليست أسلوباً ينجح في جميع المواقف، ومع ذلك، عند استخدامها استخداماً استراتيجياً دون غضب أو عاطفة، يمكنك تصحيح العديد من المشكلات المزعجة والقضايا التي تعوق بناء مكان عمل منتِج ومربِح.