5 أدوات أساسية للعمل عن بعد تفيد الموظفين الجدد
يعمل أكثر من 40% من الموظفين الأمريكيين من المنزل؛ لذا من المحتمل أن يصبح العمل عن بُعد جزءاً من المستقبل الجديد للأعمال.
فكما يقول الباحث مارك ماكجرو (Mark McGraw) من معهد إنتاجية الشركات (The Institute for Corporate Productivity): "ستلاحظ الشركات أنَّ بعض الوظائف أو العديد منها، والتي اعتقدت دائماً بأنَّه يجب تنفيذها في موقع الشركة، يمكن أن تتم في أي مكان".
يترافق هذا التحول المتوقع إلى المزيد من فرص العمل عن بُعد مع تحديات بالطبع، فكما قالت الباحثة إليزابيث جويس (Elisabeth Joyce) من شركة جارتنر (Gartner): "يقيِّم قادة الأعمال ترتيبات العمل عن بُعد تقييماً دائماً كطريقة لتلبية توقعات الموظفين وبناء عمليات تجارية أكثر مرونة"، وفي الوقت نفسه، يواجهون أسئلة حول كيفية إدارة قوة عاملة أكثر تعقيداً وهجينة؛ أي يعمل موظفوها من موقع العمل وعن بُعد، في حين أنَّ العمل عن بُعد ليس جديداً، ستغير درجة العمل عن بُعد كيفية عمل الأشخاص معاً لإنجاز مهامهم".
يعني إنجاز المَهمة -في أي سياق- الوصول إلى الأدوات المناسبة في الوقت المناسب، وفيما يلي خمس أدوات أساسية يحتاج إليها كل موظف يعمل عن بُعد لتحقيق النجاح في بيئة العمل عن بعد:
1. أدوات توفر التنظيم والتعاون ومشاركة الملفات:
يمثِّل التنظيم تحدياً حاسماً يواجه أي موظف جديد يعمل عن بُعد، ولهذا السبب يُعد إيجاد حل يعزز التنظيم والتعاون ومشاركة الملفات أمراً أساسياً عند العمل عن بُعد، وضع جميع المستندات في نظام واحد، يتيح إجراء تعديلات مستمرة عليها حين تقتضي الحاجة إلى ذلك، هو أفضل طريقة للتخلص من الفوضى وتعزيز التعاون بين أفراد فريقك الذين يعملون عن بُعد.
على الرغم من أنَّ دروبوكس (Dropbox) كان أحد الأنظمة السحابية الأساسية المرتبطة بالتخزين والمزامنة، إلا أنَّ غوغل درايف (Google Drive) أفضل بسبب مساحة التخزين المجانية وسهولة مزامنة الملفات بين جهاز وآخر والتوافق العام للملفات، ولحسن الحظ، تحسَّنت واجهته تحسُّناً كبيراً في الإصدارات الحديثة، كما يقدِّم نظام مايكروسوفت (Microsoft) أيضاً ون درايف (OneDrive) كجزء من مجموعة أوفيس 356 (Office 365)، والتي تتيح الوصول إلى ملفاتك من أي جهاز والتعاون مع زملائك في أي من تطبيقات أوفيس (Office).
2. أدوات تسهِّل التواصل الجماعي أو القائم على المشروع:
على الرغم من أنَّك ربما لم تعُد قادراً على الذهاب ببساطة إلى مكتب أحد الزملاء لطرح سؤال أو الحصول على رأيه في أمر ما، إلا أنَّ هناك أدوات تقدِّم خدمات المراسلة الفورية للتخلُّص من تزايد رسائل البريد الإلكتروني اليومية؛ حيث تبقى المراسلة الفورية ضرورية، خاصة بالنسبة إلى المجموعات التي قد تتواصل في الوقت الفعلي أو تواصلاً غير متزامن بسبب اختلافات في المناطق الزمنية.
تقدِّم منصة سلاك (Slack) - وهي عبارة عن منصة تواصل قائمة على إنشاء القنوات؛ حيث يمكنك إنشاء قناة مختلفة لكل مشروع أو موضوع أو فريق - خدمات المراسلة الفورية عبر مكان العمل، فبمجرد أن يعتاد الموظفون العاملون عن بُعد على واجهتها البسيطة وميزاتها التنظيمية، سيكتشفون أنَّها أداة لا تُقدَّر بثمن كبديل لرسائل البريد الإلكتروني غير الفعالة.
كما أنَّه يساعد الموظفين عن بُعد على البقاء منظمين، ومشاركة الملفات، وتخصيص التنبيهات، وإضافة كلمات رئيسة للإشعارات، وحتى سحب سجلات قنوات كاملة لمراجعتها أو توضيح أمر ما حسب الحاجة، ويمكن لتطبيق سلاك أيضاً إنشاء نماذج سير عمل تتطابق مع الطريقة التي تريد أن يعالج من خلالها الموظف الذي يعمل عن بُعد المهام، وبالإضافة إلى تطبيق سلاك، يمكن للفِرق البعيدة أيضاً الاستفادة من تطبيق غوغل هانغ آوتس (Google Hangouts) أو مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams)؛ حيث يقدِّم كلاهما تكاملاً سلساً مع مجموعة البرامج التي تتكون منها.
شاهد بالفيديو: 6 خطوات تضمن بها يوماً جيداً في سير عملك عن بعد
3. أداة تسهِّل إجراء الاجتماعات عن بعد:
سرعان ما أصبح تطبيق زوم (Zoom) منصة الاجتماعات المفضلة لدى معظم الناس، حين تسببت الجائحة في تعطيل كل جانب من جوانب حياتنا، لقد شهِدَت المنصة بعض التحديات في البداية، لكنَّ هذا ليس أمراً مفاجئاً نظراً لزيادة حركة مرور البيانات في التطبيق بمقدار عشرة أضعاف بين شهر ديسمبر 2019 ومارس 2020.
يُعدُّ إعداد الاجتماعات أمراً سهلاً مع تطبيق زوم؛ فهي محمية بكلمة مرور، وتتكامل بسلاسة مع معظم تطبيقات التقويم، ويمكن للموظفين العاملين عن بُعد التواصل باستخدام نسخة التطبيق الخاصة بسطح المكتب أو المتصفحات أو الأجهزة المحمولة، مما يجعل العمل من أي مكان تقريباً حقيقةً واقعةً.
هناك الكثير من منصات استضافة الاجتماعات عن بُعد الأخرى التي تقدِّم خدمات مماثلة، على سبيل المثال: "سكايب" (Skype) و"ويب إكس" (WebEx) و"غوغل هانغ آوتس" (Google Hangouts) وغيرها، وفي هذه الحالة، يعود الأمر حقاً إلى ما تفضِّله، لكنَّ الفكرة الأساسية أنَّ الأداة يجب أن تكون متاحة عبر جميع الأجهزة لمنع انخفاض معدلات الحضور، ولتعزيز مشاركة موظفين عبر المؤسسة.
4. أداة تسهِّل إدارة المشاريع:
على الرغم من أنَّ مؤسستك ربما تكون قد استخدمت أداة لإدارة المشاريع قبل أن يصبح العمل عن بُعد إلزامياً؛ إلا أنَّه من الهام تشجيع القوى العاملة عن بُعد على الاهتمام بإدارة المشاريع، ويتيح تطبيق تريلو (Trello) للموظفين الذين يعملون عن بُعد تصوير المهام على اللوحات الرقمية والبطاقات التي تبدو مألوفة عليهم، ويمكن أن تزخر البطاقات بالمعلومات بما في ذلك الرسومات والروابط، وتستطيع إسنادها إلى أحد أعضاء فريق العمل عن بُعد.
على الرغم من أنَّ تريلو (Trello) يتيح للفريق التعاون، إلا أنَّه أداة موجهة أكثر نحو الفرد، فإذا كنت تريد نظاماً يتيح التعاون بين الفِرق، فإنَّ تطبيقاً مثل أسانا (Asana) أو كليك آب (ClickUp) سيكون خياراً رائعاً.
5. أداة تسهِّل تدقيق ما تكتبه:
يُعدُّ التواصل الكتابي مفتاحاً للعمل عن بُعد؛ حيث تساعد منصة جرامرلي (Grammarly) حتى أكثر الناس خبرة في الكتابة على تجنُّب الوقوع في أخطاء يمكن أن تؤثر في وضوح المعنى واحترافية العمل وتأثير الرسالة التي يحاولون إيصالها.
إنَّ برنامج جرامرلي ليس خالياً من العيوب بدوره؛ لذا فهو لا يحل محل التحرير النهائي، ولكنَّه ينبِّهك إلى أمور كنت غافلاً عنها في المستند، الأمر الذي لا يُقدَّر بثمن عند العمل بعيداً عن الزملاء الذين يدققون لغويَّاً.
في الختام:
العمل عن بُعد ليس مجرد توجُّه تثيره الأزمة الصحية العالمية؛ بل على العكس من ذلك، تُظهِر الدراسات أنَّ العديد من قادة الشركات يخططون لجعل العمل عن بُعد جزءاً أكبر من خططهم للمضي قدماً؛ ففي دراسة استقصائية حديثة شملت 127 متخصصاً في الموارد البشرية والقانون والتمويل والعقارات، وجدت أبحاث شركة جارتنر (Gartner) أنَّ "82% من قادة الشركات يخططون للسماح للموظفين بالعمل عن بُعد لجزء من الوقت على الأقل، وعلاوةً على ذلك، قال ما يقرب من النصف 47% إنَّهم يعتزمون السماح للموظفين بالعمل عن بُعد بدوام كامل"، ويُعد توفير الأدوات المناسبة لموظفي العمل عن بُعد خطوة أولى ضرورية وحاسمة لتحقيق النجاح المستمر.