5 أخطاء تُفشِل برامج التأهيل الوظيفي للموظفين الجدد

عندما يتعلق الأمر بدورة حياة الموظفين، لا توجد فترة زمنية أكثر أهمية من تلك الأيام والأشهر القليلة الأولى في وظيفة جديدة؛ حيث يحاول كل موظف إثبات جدارته، كما يريد كلٌّ من الموظف والمنظمة التأكد من حسن الاختيار، وترك انطباعٍ جيد. وحينما ينضم معظم الموظفين الجدد إلى المنظمة، تعتريهم رغبة صادقة في التأثير الفوري الإيجابي؛ وهذا ما يولِّد الحماسة والطاقة التي تنتشر في أرجاء المنظمة.

هذه الحماسة يمكن أن تكون ميزةً تنافسية متوفرة لكل رب عمل يرغب في تصميم تجربة التحاق الموظفين الجدد بالمنظمة؛ ولكن للأسف - وفي كثيرٍ من الأحيان - تنتهي صلاحية مشاعر الحماسة، وتبوء تجربة التأهيل الوظيفي بالفشل على الرغم من حسن نوايا رب العمل، وينتهي المطاف بموظَّف خائب الأمل وفاقدٍ للحماسة.

وجدت أبحاثٌ جديدة من شركة التوظيف "كرونوس إنكوربوريتد" (Kronos Incorporated)، ومؤسسة التدريب "هيومان كابيتال" (Human Capital Institute) أنَّ 76% من قادة الموارد البشرية يصرحون بعدم استثمار الفرص لتطبيق الممارسات المناسبة لتأهيل الموظفين الجدد في منظمتهم؛ حيث يضيع الوقت في إنجاز الإجراءات الورقية أكثر من التمرينات التدريبية الموجَّهة. كما تفيد 36% من مجموع الشركات بعدم وجود تكنولوجيا كافية لأتمتة أو تنظيم عملية الإعداد والتأهيل.

فيما يأتي خمسة أخطاء شائعة عند القيام بعملية التأهيل يمكن للمنظمات تجنُّبها للحفاظ على زخم التوظيف الجديد:

1. عدم وجود مرجعية واضحة:

إذا لم يتولَّ أحدٌ مسؤولية عملية التأهيل، فمن المرجح أن تذهب الجهود والمعلومات الهامة أدراج الرياح دون حسيبٍ أو رقيب؛ فعندما يظن قسم الموارد البشرية أنَّ مدير الموظف الجديد يأخذ زمام الأمور، ويعتقد المدير أنَّ قسم الموارد البشرية يتابع الأمر، يكون الموظف في حيرةٍ من أمره، وربما سيحدث ما هو أسوأ من ذلك؛ وهو عدم اللجوء لأحدٍ في حال نقصان المعلومات التي يتلقاها، ومن ثم فشل العملية التأهيلية.

يجب وضع النقاط على الحروف، وتوكيل مسؤولية العملية التأهيلية للجهة المناسبة، والتأكد من جدارة الفريق وتعدد وظائفه لتَشارُك المسؤولية، هذا سيشعر الموظف الجديد أنَّه ينال الرعاية والتقدير منذ اليوم الأول.

2. وجود مديرين غير أكفاء:

قد يحدد قسم الموارد البشرية الاستراتيجية المتَّبعة والمخرجات المتوقَّعة لعملية التأهيل، ولكنَّ المديرين عادة هم مَن ينفِّذ العملية. ومع ذلك، فقد يفتقر المدير في كثيرٍ من الأحيان إلى الخبرة الكافية للقيام بذلك وحده.

وحسب استطلاعٍ أُجري بهذا الصدد فيعتقد أكثر من نصف الأشخاص الذين استُطلعَت آراؤهم 57% أنَّ عدم الخبرة الكافية لمديري الأشخاص يشكل عائقاً كبيراً أمام تحسين عملية التأهيل الوظيفي. وفي الوقت نفسه ينبغي ألا تزيد البرامج التأهيلية التعاونية من أعباء عمل المديرين.

يمكن الاستعانة بمحتوى التأهيل والتدريب الذاتي عبر الإنترنت ومنصات التأهيل، مع وجود قوائم المهام المرجعية التفاعلية لدى جميع الأطراف المعنية، وبهذا يمكن تخفيف العبء على المديرين وزملاء العمل. كما يمكن تخفيف العبء بتقاسم المهام الرئيسة ضمن فريق متعدد الوظائف أو مع فريق متخصص في التأهيل الوظيفي.

3. عدم وجود خطة بعيدة الأمد:

لا تكرِّس العديد من المؤسسات وقتاً كافياً للتأهيل الوظيفي لتحقيق أقصى استفادة من خيارات التوظيف الجديدة حسب استطلاع الموظفين:

• يصرِّح 37% منهم أنَّ عملية التأهيل تستمر من ساعات قليلة إلى أسبوع واحد فقط.
• استمرَّ 24% منهم في العملية التأهيلية مدة شهر فقط.
• لمس 10% فقط رؤى بعيدة الأمد للتدريب والتأهيل لمدة سنة أو أكثر.

فعندما نمعن النظر في حقيقة أنَّ 22% من الموظفين الجدد يغادرون وظائفهم في أول 45 يوم، فستستدعي الحاجة إيلاء اهتمامٍ خاصٍ لهؤلاء الناس لأكثر من بضعة أيام؛ إذ وجدت شركة "هيومان كابيتال" (The Human Capital Institute) أنَّ برامج التدريب الناجحة يمكن أن تقلل من معدل الدوران الوظيفي، وتختصر الطريق والوقت للوصول إلى الكفاءة، وتزيد إنتاجية ومشاركة الموظفين.

4. عدم وجود طريقة لقياس النجاح أو الفشل:

كما يقول المثل القديم: "إذا لم تتمكن من قياسه، فلن تتمكن من إدارته". ومع ذلك، فإنَّ 55% من الشركات لا تقيس فاعلية برنامج التأهيل الوظيفي لديها؛ وهذا يعني أنَّهم يفوِّتون ملاحظات قيِّمة من الموظفين والمديرين عن الأساليب الناجحة والأساليب التي تحتاج إلى تحسين.

لذا علينا تصميم برامج التأهيل الوظيفي مع إيضاح الأهداف المطلوب الوصول لها، دون إغفال قياس مقدار نجاح العملية أو فشلها، وهذا ما سيترك نتائج إيجابية خلال العملية التأهيلية.

5. المعاملات الورقية المرهقة:

لا بد أن تضمَّ جميع برامج التدريب والتأهيل الفعالة ثلاثة عناصر: الأشخاص، والأداء، والمعاملات الورقية. لسوء الحظ، تأخذ معاملات التوظيف الورقية وقتاً طويلاً وإجراءاتٍ مرهقة، تدوم لأيامٍ وأسابيع؛ وهذا سيؤثر سلباً في تجربة التأهيل الوظيفي. يمكن الاستعانة بالتكنولوجيا وتقنيات الخدمة الذاتية لتقليل جهد المعاملات الورقية، وتقليص الوقت المستغرق والموارد التي تنفق على تدريب الأشخاص وتطوير الأداء، وهذا سيؤثر بدوره في النتائج التنظيمية.

بينما يظهر افتقار نحو 39% من الشركات إلى التقنيات اللازمة لتطوير معايير عملية التأهيل الوظيفي، وتحقيق الانسجام بين طاقم العمل، وللحد من الأعباء الإدارية، تلقي 36% من الشركات اللوم على نقص إمكاناتها التكنولوجية في عدم قدرتها على الأتمتة، أو تطبيق برامج التأهيل الوظيفي المثلى، أو حتى تدريب المدربين لتطبيق ممارسات أفضل.

تنفق المؤسسات وقتاً طويلاً ومالاً للعثور على أفضل الموظفين وتوظيفهم. لماذا إذاً يُترك كثيرٌ من هؤلاء الموظفين ليتدبروا أمرهم بأنفسهم لاستكشاف الأمور؟

من خلال تصميم خطة تأهيلية طويلة الأمد تتضمن أهدافاً يُقاس أداء الموظف للوصول إليها دورياً، وتوكيل فريق متعدد الوظائف لدعم عملية التأهيل الوظيفي، والاستثمار في التكنولوجيا للمساعدة على أتمتة الإجراءات الإدارية المرهقة، يمكن للمنظمات الاستفادة من طلبات التوظيف الجديدة لتحقيق النجاح.

المصدر