4 نصائح للتحدث بمهارة في الاجتماعات

هل سبق لك أن وبَّختَ نفسك في العمل بصمت لأنَّك لم تدافع عن زميلك، أو تركت الناس يقولون أشياء غير دقيقة أو مضللة، أو سمحتَ للآخرين بالتحدث معك؟

تقول "مولي تشانج" (Molly Tschang)، الكوتش التنفيذية واستشارية الأعمال، في منصة "تيد" (TED): "في العمل، لا تَقُل دائماً ما تعتقد أنَّه يجب أن يقال. واعلم أنَّك لستَ وحدك، فزملاؤك في العمل يترددون أيضاً".

تقول "تشانج"، التي تساعد الرؤساء التنفيذيين والقادة على التواصل بشكل أكثر فاعلية: "لا تؤثر هذه الأمور سلباً فيك شخصياً فحسب؛ بل يضر بفريقك ومكان عملك أيضاً؛ ذلك لأنَّه عندما تتردد، لا تحقق أنت أو شركتك أقصى الإمكانات".

بالطبع، ليس من السهل دائماً التحدث، لذا تقدم "تشانج" أربع نصائح لمساعدتك على القيام بذلك بمهارة:

1. تخلَّص من أي شيء يعوق عملك:

استعد قبل الاجتماع أو العرض التقديمي أو إجراء مكالمة؛ حيث تقول "تشانج": "يمكنك جعل العمل أكثر صعوبة أو سهولة قبل أن تنطق بكلمة واحدة، فعليك أن تتخلى عن المشاعر التي لن تساعدك على رؤية الموقف بموضوعية".

2. ركز على الأمور الإيجابية:

قد تشعر بالانزعاج أو نفاد الصبر أو القلق أو التردد، ولكن حاول التركيز على مشاعرك الإيجابية، مثل الفضول والإثارة والثقة والامتنان، واسأل نفسك ما اقترحَته "تشانج": "هل تفضل مساعدة زميلك أو شخص يعترف بك ويقدرك أولاً؟ وهل سيكون مديرك أكثر تقبلاً إذا كنتَ انهزامياً وخجولاً، أم متفائلاً وواثقاً من نفسك؟ اختر الطاقة التي تدعم الطريقة التي تريد أن يُنظَر إليك بها والعمل الذي يتعين عليك القيام به".

3. أعِر انتباهك لجميع الآراء:

وفقاً لـ "تشانج"، يمكن تقسيم العديد من الاجتماعات، والشركات إلى مجموعتين: "الضوضاء" و"الهدوء"؛ حيث توضح أنَّ "الهدوء يشير إلى وجهات النظر التي لا نسمعها بشكل كافٍ"، في حين أنَّ "الضوضاء هي الأصوات المهيمنة التي تطغى على أصوات الآخرين، ويمكن لآرائهم التأثير في تفكير المجموعة، ولكن يجب الاستفادة من جميع الآراء".

من الناحية المثالية، سيتدخل قائد الاجتماع للتأكد من أنَّ الضوضاء والهدوء متساويان إلى حد ما، لكن هذا لا يحدث دائماً، ومع ذلك، يمكن لأي عضو بما في ذلك أنت، رفع مستوى الوعي؛ لذلك يمكنك لفت الانتباه إلى حقيقة أنَّ بعض المنفتحين يمنعون الآخرين من التعبير عن آرائهم أو أنَّ بعض الانطوائيين لا يحصلون على فرصة للدخول في المناقشة.

على سبيل المثال: إذا كان صديقك يتحدث كثيراً، فيمكنك إخباره بمجرد أن يتوقف عن الكلام، "أنا أقدر شغفك وخبرتك، ونحن محظوظون لوجودك معنا، وأنا في الواقع مشغول بعض الشيء، فهل يمكنك تلخيص النقاط الرئيسة في جملة أو اثنتين؟".

4. أصغِ إصغاءً جيداً:

بالإضافة إلى تمهيد الطريق أمام الأشخاص الهادئين للتحدث، يمكنك أن تفعل الشيء نفسه للأشخاص الذين يعبِّرون عن أفكار أقل تقليدية؛ حيث تقول "تشانج": "يجب أن تسمع جميع الآراء ذات الصلة، خاصةً تلك المعارضة، وخاصةً إذا تطلَّب اجتماعك أن تتوصل مجموعتك إلى توافق في الآراء، فسوف يتيح لك ذلك معالجة حالات سوء التفاهم المحتملة أو الخلافات قبل أن تتصاعد أو تتطور إلى مشكلة أكبر".

وبعد تقليل فرص أفراد الفريق الاجتماعيين بالمشاركة بكل لباقة، قاوم الرغبة في تولِّي الاجتماع بآرائك؛ حيث تقول "تشانج": "كما تخبرنا أبحاث "معهد ماساتشوستس" (MIT Media Labs)، يتحدث أعضاء الفِرق عالية الأداء ويصغون بشكل متساوٍ تقريباً".

إذا كنتَ لا تزال تشعر بالتوتر حيال التحدث بعد قراءة هذه النصائح، فعليك إدراك أنَّ آراءك قد تكون مفيدة بالفعل للآخرين، ففي نهاية الأمر، كثير منا محاصر في عالمنا الخاص ومشكلاتنا الخاصة لدرجة أنَّنا قد لا ندرك تأثيرنا في الآخرين، فعلى حد تعبير "تشانغ": "إذا شعر شخص ما بعدم الاحترام من قِبلك أو اعتقد أنَّك تفتقد إلى معلومات أساسية، ألن ترغب في معرفتها؟".

وإذا كنتَ قد فكرتَ "ما هي فائدة قول شيء ما؟ فلن يحدث أي فارق، فكِّر مرة أخرى، وفي حين أنَّه من الصحيح أنَّه لا يمكنك بمفردك منع زميل ثرثار في العمل من السيطرة على الاجتماعات، فإنَّ التعبير عن آرائك يمكن أن يساعد على تخفيف بعض الشعور بالعجز.

يقول "تشانج": "نحن جميعاً جزء من المشكلة والحل، فلا أحد يرغب في الجلوس محبطاً على الهامش؛ حيث يمكنك أيضاً استخدام صوتك للتخفيف من إحباط الآخرين عن طريق تسليط الضوء عليهم، ويستغرق التحدث بمهارة وقتاً وممارسة؛ لذا كن صبوراً مع نفسك ومع زملائك، فالأمر يستحق الجهد".

شاهد بالفيديو: 7 أسرار للإصغاء الفعال

المصدر