4 حلول لتحويل الاستبيانات إلى محادثة

لا يحب الناس ملء الاستبيانات، على الأقل، أنا لا أحب ذلك، ولكي أكون صريحاً أكثر، إنَّ الإجابة عن 50 سؤالاً متشابهاً يُعَدُّ أمراً مملَّاً جداً، وأحياناً أُسارِع إلى السؤال الأخير لحله وإنهاء هذه المهمة المملة.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن "جوريس لوجكي" (Joris Luijke) كبير مسؤولي الموظفين في شركة "تايب فورم" (Typeform)، يُخبرنا فيه عن تجربته في تحويل استبيانات الموظفين إلى محادثات يومية.

ومن جهة أخرى، أعمل في قسم الموارد البشرية؛ لذا أعرف مدى اعتمادنا على ردود الموظفين لفهم أشياء مثل منظور المشاركة وثقافة الشركة، ومن خلال هذه المعرفة، أدركت أنَّه يمكن للشركات جمع مزيدٍ من الردود برؤى أفضل إذا قُدِّمَت الاستطلاعات التي أصدرتُها تقديماً مختلفاً؛ لذلك، بدأت بالبحث عن طرائق لجعل الاستطلاعات تعمل عملاً أفضل.

النصيحة التي غيَّرت منهجي:

كانت أفضل نصيحة عندما اقترح أحدهم عدم التفكير في الاستطلاعات على أنَّها استطلاعات؛ بل يجب عدُّها محادثاتٍ بدلاً من ذلك؛ لذا اسأل نفسك: ما هو الفرق بين محادثة مدتها 10 دقائق مع زميلك واستطلاع مدته 10 دقائق صادر عن رب العمل؟ سيبدو الأول قصيراً جداً، وسيبدو الثاني طويلاً.

لقد أصبح التحدي هو إيجاد طرائق لجعل الاستطلاع يبدو كأنَّه محادثة، وفيما يأتي الحلول التي اكتشفتها:

1. الفضول:

عند إجراء استطلاع، ضع في حسبانك تغيير تدفُّق المحادثة اعتماداً على استجابة الشخص؛ إذ يؤدي ذلك إلى جذب الشخص الذي يجيب عن الاستطلاع إلى المحادثة وتحفيزه على المشاركة.

تتيح لك منصات الاستطلاعات الحديثة هذه الأيام متابعة الردود السلبية بأسئلة مثل: "هل يمكنك من فضلك شرح المشكلة الرئيسة أكثر قليلاً؟" أو بخلاف ذلك، يمكن متابعة الرد الإيجابي بـ: "هل تمانع في مشاركة ما يجعلك تشعر بهذه الطريقة بالضبط، حتى نتمكَّن من محاولة تكراره؟"؛ إذ تُظهِر هذه الأنواع من الأسئلة اهتمامك بما يقوله الموظفون.

وإذا كانت الإجابة تتطلب مزيداً من الاستكشاف، فاحرص دائماً على طرح سؤال المتابعة؛ إذ يجعل هذا مَن يجيب عن الاستطلاع، يشعر أنَّك لا تبحث عن إجابة معينة، لكن بدلاً من ذلك، تُعَدُّ كل الإجابات هامة.

2. وتيرة تحاكي المحادثات:

إنَّ جعل الناس يجيبون عن سؤال بعد سؤال على مقياس مكون من 5 نقاط ليس هو الطريقة التي تتدفق بها المحادثات العادية؛ إذ تتوقف المحادثات مؤقتاً، وتطرأ تغيرات في وتيرة جملنا، وفي بعض الأحيان نحتاج إلى مزيدٍ من الشرح؛ فكيف يمكن أن تحاكي الاستطلاعات هذا؟

لقد لاحظت زيادة كبيرة في المشاركة عندما تغيرت وتيرة الاستطلاعات؛ فعلى سبيل المثال، يولي الأشخاص مزيداً من الاهتمام عند إضافة صورة لمزيدٍ من التوضيح للسؤال، وحتى المحادثات الجادة يمكن تخفيف حدتها باستخدام تنسيق تبادُل الرسومات (GIF)، واعتماداً على الاستطلاع، يمكن أن تساعد مقاطع الفيديو أيضاً على توضيح سؤال أو مفهوم.

3. الشجاعة:

تماماً كما هو الحال في الحياة الواقعية، لا فائدة من المحادثة إذا كنت تتجنَّب الحديث عن الموضوعات الصعبة؛ لذا لا ينبغي تجنُّب الأسئلة الصعبة؛ بل حاول أن تجعلها موضوع النقاش في الاستطلاع الخاص بك؛ على سبيل المثال، عندما تتحول الشائعات بين الموظفين إلى الشك في صحة قرارات الإدارة، اختر معالجة الموضوع في الاستطلاع بدلاً من أن يبقى حديث الموظفين.

إذا لم يكن لديك على الأقل سؤال واحد "صعب" في الاستطلاع، فيجب عليك إعادة التفكير في أسئلتك، وسيُقدِّر الناس قيادتك أو فريق الموارد البشرية لديك أكثر إذا كانوا مستعدين للانفتاح للحديث عن أي موضوع، سواء كان جيداً أم سيئاً أم قبيحاً، وبينما يتطلب طرح الأسئلة الصعبة ثقافة الثقة، فإنَّه يساعد أيضاً على غرس هذه الثقافة.

شاهد بالفديو: 5 طرق لبثّ روح الإبداع لدى الموظفين

4. الشفافية:

تُخرِج المحادثات اليومية الموضوعات إلى العلن، وغالباً ما تختفي استطلاعات التغذية الراجعة في أدراج قسم الموارد البشرية، وهو أمر محبِط؛ لذا حاول أن تكون شفافاً قدر الإمكان مع النتائج، وفي أثناء استطلاعات جس نبض العواطف السريعة، حاول عرض النتائج على المستجيبين فور تجميعها.

وبالنسبة إلى استطلاعات المشاركة الأطول، ضع في حسبانك تقديم النتائج شخصياً إلى المستجيبين مع خطة عمل، ويوجد شيء قمتُ بتنفيذه باستخدام الاستطلاعات الطويلة وهو مشاركة تقارير متعمقة مع جميع الإدارات بعد فترة وجيزة من إغلاق الاستطلاع.

من خلال مناقشة بعض نواياك المستقبلية بصراحة بناءً على التغذية الراجعة، سيكون الناس أكثر تحفيزاً للمشاركة في المحادثات التي تريدها، ومن خلال اتخاذ الخطوات المناسبة عند إنشاء الاستطلاعات وإصدارها، سيشكرك موظفوك من خلال تقديم إجابات أفضل في الاستطلاعات.

المصدر