4 إجراءات للحد من الغش في سجل أوقات العمل
يجب على أرباب العمل أن ينتبهوا مِن هذه الأفعال الماكرة؛ فلعلك سمعت عن سرقة الأجور، وهي عندما لا يدفع رب العمل للموظفين لقاء عملهم سواء من خلال اقتطاع غير قانوني أم استثنائهم عن غير قصد من الحصول على أجر العمل الإضافي؛ لكن يمثِّل غِشُّ الموظف في تسجيل أوقات العمل مشكلةً لأرباب العمل.
يحدث الغش في سجلِّ أوقات العمل عندما يتقاضى الموظف أجراً مقابل عمل لم يَقم به أصلاً، ويمكن أن يحدث هذا من خلال الاحتيال المتعمد، مثل مطالبة شخص آخر بالتوقيع عنه قبل أن يصل إلى العمل، أو بالتكاسل وتضييع الوقت في أنشطة ليس لها علاقة بالعمل، كقراءة كتاب مثلاً.
إذا كان عملك يخسر بسبب عدم عمل الموظفين خلال جميع الساعات المأجورة، فإليك أربع طرائق لمنع غِشِّ الموظف في سجلِّ أوقات العمل من إلحاق الضرر بعملك.
1. إبلاغ الموظفين بالقواعد بوضوح:
قد لا يعي بعض الموظفين تماماً أنَّ التوقيع عن زميل لهم في العمل لم يصل في موعده هو أمر غير مناسب، فقد يفعل الموظف ذلك عن طيب خاطر لمصلحة زميله ليجنِّبه الوقوع في المشكلات؛ في حين أنَّه لا يشغل باله في العواقب الحقيقية التي قد تلحق بالأعمال التجارية والأضرار التي تُلحق بنزاهته ونزاهة زملائه في العمل التي تُسببها أفعالٌ كهذه.
إن كان لديك ساعة توقيت فضع ملاحظةً للموظفين بأنَّ التوقيع على دفتر الدوام عن موظف آخر غير مسموح به، وإذا سجل الموظفون الدخول على أجهزة الحاسوب الخاصة بهم، أو عن طريق ملء جدول زمني، فذكِّرهم أنَّ تسجيل الدخول نيابة عن موظف آخر مخالف للقواعد وأنَّ ملء بطاقة الوقت بطريقة خاطئة يُعدُّ عملية احتيال قد تؤدي إلى فرض عقوبة أو إنهاء الخدمة.
قد تبدو هذه التذكيرات قاسيةً؛ لكنَّك لا تحمي عملك بواسطتها فحسب؛ بل تساعد موظفيك أيضاً في الحفاظ على وظائفهم؛ حيث إنَّ تقديم "خدمة" لشخص ما قد يكلف الشخص وظيفته، وأنت لا تريد لهذا أن يحدث.
2. وضع توقعات حول وقت الموظف:
إذا كان الموظف يغش بعدم العمل في الوقت اللازم للعمل، فقد يكون ذلك نتيجة عدم فهم متطلبات وظيفته، فعلى سبيل المثال: قد يعتقد موظفو البيع أنَّه لا بأس من الالتهاء بهواتفهم الذكية إن كان المتجر خالياً مِن العملاء؛ لكنَّك تطلب منهم أيضاً ترتيب المتجر وتنظيمه وتخزين الأغراض فيه؛ لذا لا تسمح لهم باستخدام هواتفهم خلال وقت العمل.
تأكَّد من فهمهم واجباتهم بوضوح كي لا يضيعوا الوقت، فإذا رأيت شخصاً يُضيع الوقت فلا تتجاهله ولا تكلِّفه بمهمة محدَّدة في وقت محدَّد، فإذا قلت له: "نظِّف هذا الممر لو سمحت"، فقد يعتقد الموظف أنَّ عليه تأدية هذا العمل مرةً واحدةً فقط. بدلاً من ذلك قُل: "عندما لا تساعد العملاء بصورة مباشَرة، فعليك القيام بالمهام (أ) و (ب) و (ج)، هل لك أن تُنجز المهمة (أ) الآن؟".
3. المباشرة بالإجراءات التأديبية:
يتغاضى أرباب العمل عن بعض الأمور، وهذا أمر جيد؛ وذلك لأنَّ هذه الهفوات ستتراكم على هيئة ضغوطات تُثقِل كاهلك ما لم تتغاضَ عنها؛ ولكن عندما تترك غش الموظف في وقت عمله يمرُّ دون عقاب، سيعتقد موظفوك أنَّ لا بأس في ذلك دون أن يدركوا الخطأ.
عليك المباشرة بالإجراءات التأديبية المعيارية خاصتك؛ لذا ابدأ بالتدرج في فرضِ الانضباط: ابدأ بتحذير شفهي فتحذير خطي فتعليق عن العمل، ثم إنهاء الخدمة.
لا بد مِن النظر في مدى خطورة التجاوزات؛ حيث يُعدُّ تزوير تسجيل وقت الدخول مشكلةً أكبر بكثير مِن تضييع الوقت على منصات التواصل الاجتماعي عند عدم وجود العملاء، كما أنَّ تسجيل الوقت في غضون 5 دقائق قبل بدء العمل ليس بمثل فداحة عدم تسجيل استراحة غداء لمدة ساعتين.
وبغضِّ النظر عن مدى الإساءة، من الضروري أن تتابعها وأن يعلم موظفوك أنَّك ستفعل ذلك؛ وإلا اعتاد الموظفون السلوكات السيئة.
شاهد بالفديو: 4 مواقع وتطبيقات رائعة تساعدك على زيادة الإنتاجية
4. أن تكون قدوةً حسنةً:
عندما يغش الموظفون في وقت العمل، فذلك محاكاة لسلوك الآخرين، فقد يرون مديرهم يأخذ استراحة غداء لمدة ساعتين، لكنَّهم لا يعون أنَّ مديرهم موظف مستثنى ويحصل على نفس الأجر بغضِّ النظر عن عدد الساعات التي يعمل فيها، ولا يعرفون أنَّه غالباً ما يقضي الساعات الطوال في العمل ليلاً وحتى في عطلات نهاية الأسبوع.
يكون المديرون في بعض الأحيان كسالى حقاً، فعندما يرى الموظفون المشرفين عليهم يلتهون على هواتفهم في أثناء العمل، فلا تتوقع منهم ألا يقلدوهم؛ وذلك لأنَّهم لا يعون أنَّهم مستثنون؛ لذا تحدث إلى مديريك بهذا الشأن.
هذه هي أهم أربعة إجراءات يمكنك اتخاذها كرب عمل للحد مِن الغش في تسجيل أوقات العمل أو التخلص منه نهائياً. استخدمها جميعاً للحد مِن تفشِّي المشكلة التي ستضر بنتائج عملك.
الإجراءات التي يجب أن تتخذها حال حدوث غش في سجلِّ أوقات العمل:
السؤال الأكثر أهميةً الذي قد يطرحه رب العمل حول غشِّ الموظف في سجلِّ أوقات العمل بعد تنفيذ هذه الإجراءات الأربعة هو: هل يمكن أن يخفَّض أجر الموظف عن الوقت الذي تعطَّل فيه؟ الجواب: ربما.
يحق لرب العمل اقتطاع الأجر بكلِّ بساطة، فلو تعطَّل الموظف ساعةً عن العمل مثلاً، لا يكون رب عمله مُلزَماً بتضمينها مع الأجر كاملاً. ومن جهة أخرى، إن كان الموظف في مكان عمله والتهى عن العمل ربع ساعة مثلاً، فلا يحق لك اقتطاع شيء مِن أجره، وكذلك الأمر لو لم يكن لدى الموظف ما يفعله حقاً، ولم تُرده أن يعود إلى المنزل، فعليك أن تدفع له مقابل كونه مستعداً للعمل وراغباً فيه وقادراً عليه حتى لو لم يفعل شيئاً سوى انتظار تكليفه بمهمة.
عليك عموماً أن تدفع للموظفين مقابل كل ساعة يعملون فيها، وفي المقابل تريدهم أن يعملوا مقابل كل ساعة تدفع لهم مقابلها، وطالما أنَّك تسيطر على مسألة الغش في سجلِّ أوقات العمل، يجب ألا تسبب لك مشكلةً في شركتك.