بريدك مليئ بالرسائل الواردة … المقروءة و غير المقروءة … دعني أمد إليك يد المساعدة لجعل بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا و رائعا.
1- راقب باستمرار بريدك وحاول الرد سريعاً:
إذا كنت تستطيع الرد على رسالة واردة في أقل من دقيقتين فهذا جيد، و رغم أن هناك الكثير من الأسباب التي تجعل إدارة الرسائل الواردة صعب في ظل العمل، فمن الحكمة عند التوقف عن العمل لعشرة دقائق مثلا أن تستثمرها في الرد على رسائل الأخرين و قراءتها. من الصعب جدا أن تفعل ذلك لكن عليك اتباع استراتيجية الدقيقتين و اليت تقوم بها في أي لحظة من وقت عملك.
2- حذف، مسح، إزالة:
عندما تنتهي من رسالة و تجيب عن الأسئلة و الاستفسارات الموجودة بها، لماذا تتركها ؟ هناك الكثيرين ممن يتركونها من أجل الخوف من احتياجها مستقبلا، و الحقيقة تقول العكس … عندما تنتهي من رسالة ما فمن الأفضل حذفها … ما كنت تود قوله للمرسل تم إرساله و في حالة خوفك من أن تحتاج إلى نفس الرسالة في المحادثة المقبلة معه فمن الأفضل أخدها إلى الأرشيف و تنظيم هذا الأخير خصص ملفا لرسائل العمل الضرورية و هكذا لبقية أنواع الرسائل الضرورية التي تتلقاها … المهم الهذف أن يكون البريد الوارد فارغا كي تدير بشكل افضل الرسائل الإلكترونية الواردة.
3- تنظيم إدارة الرسائل بالشكل المطلوب:
ربما الإطلاع على رسائل البريد كل لحظة أو بعد كل مدة معينة يعد أمرا مرهقا و مكلفا للوقت أيضا، المطلوب أن تحدد ساعة في اليوم للقيام بذلك، و يمكنك تقسيم ساعة على 3 مرات منها الثامنة صباحا و الثانية عشر ظهرا إضافة في وقت الخروج من العمل. على الأقل سيجعلك ذلك تشعر براحة أكبر و تدير رسائل البريد بشكل افضل و ترد على العملاء و الاصدقاء بشكل اسرع.
كانت تلك ثلاتة خطوات ضرورية لتجعل البريد الإلكتروني الوارد نظيفا ناصعا و منظم، هل لديك بعض النصائح ؟ شاركها معنا في التعليقات.
أضف تعليقاً