3 تقارير يجب على أي مدير استلامها

يُسهِّل تتبُّع تقدُّم موظفيك عبر هذه التقارير الثلاثة ضمان التوافق بين أدائهم وبين أهداف المنظمة. يَصف كتاب "الإدارة في صفحة" (One Page Management) لأوَّل مرة ثلاثة تقارير يجب على جميع المدراء استلامها كجزءٍ من نظام التقارير، حيث أنَّها مثالية لمراقبة مستوى الأداء في المنظمة، فلنُلقِ نظرةً على ما تقدِّمه تلك التقارير من فوائدَ لك ولفريقك.

1. تقرير الالتزام:

يُظهِر تقرير الالتزام أداء الموظف على ضوء الحالة الحقيقية لكل مؤشر من مؤشرات الأداء المسندة إليه، وتعني "حالة" هذه المؤشرات الرقم الذي يَظهر كنتيجةٍ لذلك المؤشر خلال فترة رفع التقرير، على سبيل المثال، فلنفترض أنَّ المؤشر هو "النسبة المئوية لعائدات الزبائن" وكانت نسبة العائدات خلال شهر نيسان هي 3 بالمئة، عندها ستُظهر حالة ذلك المؤشر في تقرير التزامه لشهر أيار، أنَّ أداء الموظف هو 3 بالمئة في حقل الحالة، وبهذا تتعقَّب مستوى أداء موظفيك وتتمكَّن من المساعدة في توجيه جهودهم نحو تحسين المؤشر.

ستتمكَّن من البَت فيما إذا كان أداء الموظف "جيِّداً" أم "سيِّئاً" عند تقييم حالتهم وفقاً لمعايير متفق عليها مسبقاً، ويفضَّل استخدام الأهداف لِتحديد تلك المعايير؛ أي، مقابل كلِّ عاملٍ على لوحة التقييم تضع ثلاث درجاتٍ للأهداف: الحد الأدنى، والمقبول، والمميَّز؛ فالحد الأدنى؛ هو الدرجة التي لا يُقبل الأداء إذا انخفض دونها، ودرجة المقبول؛ هي عندما تشعر أنَّ أداءهم كان جيِّداً، وفي حال الامتياز في الأداء؛ يكون الموظف قد حقق أداءً مميزاً.

بالنسبة إلى بعض العوامل مثل: "عدد الوحدات المُنتَجَة" يكون الرقم الأعلى هو الأفضل، لكن بالنسبة إلى بعضها الآخر مثل: "نسبة المخلفات" فالعكس صحيح، إذ كلَّما انخفض الرقم كان أفضل، وهذا هو سبب حاجتك إلى تحديد "الحد الأدنى" و"الحد الأعلى"، وبهذه الطريقة تستطيع تحديد الأداء المقبول على أنَّه أعلى من السويَّة الدنيا أو أخفض من السويَّة العليا تبعاً لنوع العامل، وباستخدام تلك المعايير يمكِنك تحديد ثلاث حالات:

1. الأداء ممتاز؛ حين تكون الحالة أفضل من الهدف المميز.
2. الأداء جيد أو الحالات الاستثنائية الإيجابية؛ حين يكون الوضع أفضل من الهدف المقبول.
3. الأداء سيِّء أو الحالات الاستثنائية السلبية؛ حين يكون الوضع أسوأ من الحد الأدنى.

إضافة لـ "الحالات" و"الأهداف" من المعلومات المُهمة التي يمكِن استخلاصها هي "المسار"؛ يوضِّح المسار ما إذا كانت حالة الموظف في تحسُّن أم تراجع، على سبيل المثال، قد يكون أداؤه خلال الشهر الماضي أسوأ من الهدف الأدنى لكنَّ "مساره" خلال الأشهر الخمسة الماضية في ارتفاع، وفي المقابل، قد يكون أداؤه خلال الشهر الماضي مقبولاً لكنَّ "مساره" في انحدار، فهذا النوع من المعلومات مفيدٌ جداً.

يُعَدُّ ملء الموظفين تقارير الالتزام إجراءً مثمراً؛ فهو يسمح لك بالتمعُّن في عوامل النجاح التي أسندتَها لهم، والصيغة التي تحدد أشكال شخصياتهم، والبيانات التي تدخل في حساباتهم، والإجراءات الإيجابية التي سَيحتاجون إلى اتِّخاذها.

2. تقرير التغذية الراجعة:

يُدعى التقرير الثاني تقرير التغذية الراجعة، حيث يمكِن اعتبار هذا التقرير ملخَّصاً لـ "الأنباء السارَّة" و"الأنباء السيئة" بناءً على حالة مؤشرات موظفيك؛ فيبيِّن العوامل التي انخفضت إلى ما دون المقبول والعوامل الأخرى فوقه، بينما تُعَدُّ تلك التي تقع بين هاتين الدرجتين عوامل مقبولة.

كما يُظهر هذا التقرير عدد الفترات الزمنية المتلاحقة حين كان الأداء أفضل من الهدف المقبول أو أسوأ من الهدف الأدنى/الأعلى، وتستطيع بنظرة واحدة معرفة التغذية الراجعة المتعلقة بالأداء، فحاوِل إعداد تقارير تغذية راجعة لكل موظفٍ من الموظفين، وانظر إلى كلِّ عاملٍ في تقارير التزامهم وقارِنه مع الأهداف التي وضعتَها لهم، ثم لاحِظ إن كان أفضل من الهدف المقبول أو أسوأ من الهدف الأدنى/الأعلى، كما يجب أن تنتبه إلى عدد المرات المتتالية التي تحصل فيها إحدى الحالتين.

3. تقرير الإدارة:

يجب عليك كمدير أن تبقى على اطلاع بوقائع ما يَحدث ضمن هرم مسؤوليتك، من الأسفل إلى الأعلى ومن الأعلى حتى الأسفل، وللقيام بذلك، يمكِنك دراسة تقارير الالتزام التي تستلمها بشكلٍ مباشر أو غير مباشر، لكنَّ تلك الطريقة تستهلك كثيراً من الوقت، كما أنَّها غير فعَّالة، وللحصول على معلومات الأداء بطريقة أكثر فاعلية يوجد تقرير ثالث يدعى تقرير الإدارة، والذي يقدِّم لك نظرةً شاملة سريعة على النقاط البارزة في تقارير التغذية الراجعة لجميع الواقعين ضمن هرم مسؤوليتك سواء كانت تصلك تقاريرهم بشكلٍ مباشر أو غير مباشر.

يُدعى هذا الأسلوب "الإدارة بالاستثناء"؛ وذلك يعني أنَّ الأشخاص الذين يقع مستوى أدائهم ضمن المجال المقبول لن يظهروا في هذا التقرير، فهُم حالياً يعملون بشكلٍ جيد وليس هناك من داعٍ للتعامل مع أدائهم بشكلٍ فردي، لكن مَن ستجدهم في التقرير هم الموظفون ذوو الأداء المميَّز وأيضاً أقرانهم الذين يواجهون صعوبات، فأنت تبحث في هذا التقرير عن الاستثناءات من كلا جهتي مجال الأداء المقبول سواء كانت للأفضل أم للأسوأ، ولكن لو احتوى التقرير على كلِّ الاستثناءات ستتراجع فاعليته لكثرة الأشخاص الذين سيشملهم، ولهذا يتم إدراج خُطة تُسمَّى "خطة التصعيد" (escalation scheme) في نظام التقارير، وذلك لتحديد أيٍّ من الاستثناءات سيتم رفعها في التقرير.

تَظهر، وفقاً لقاعدة قابلةٍ للتعديل، الحالات الاستثنائية الإيجابية والسلبية في حال حدثَت أكثر مرة، حيث تقول القاعدة التي يُنصَح بها: "إنَّ وجود حالتين استثنائيتَين أو أكثر، أسوأ من بدء الصعود إلى المستوى التالي انطلاقاً من الحد الأدنى أو الأعلى أو من مستوىً يفوق المستوى المقبول"، عدا عن ذلك، فإنَّ سرعة التصاعد تعتمد على أهمية العامل، بعضها يؤهَّل للانتقال إلى الدرجة التالية بعد ثلاث استثناءاتٍ متعاقبة، وبعضها الآخر يحتاج وقتاً أطول.

المنطق وراء قاعدة التصاعد هو كالتالي، على سبيل المثال، أحد المشرفين يواجه مشكلة في العائدات ولديه وقت قصير لحلها، إن لم يتمكن من معالجتها تُرفَع ملاحظة بتلك المشكلة، وبدوره المدير الذي تصله الملاحظة لديه فترة محددة من الوقت لمساعدة المشرف على حلِّها، وإذا استمر وجود المشكلة يتم تنبيه المستوى الأعلى وهكذا،  وإن كانت المشكلة جسيمة ولم يتمكَّن أيٌّ منهم من العثور على حلٍّ لها، فإنَّها تصل إلى المسؤول الأعلى في المنظمة، والغالب أنَّها مشكلةٌ بنيوية خارج نطاق سيطرة المشرف الذي يتلقى اللوم، وعندما تَظهر تلك المشكلة في تقرير الإدارة الذي استلمتَه أنت؛ ستعرف أنَّ الجميع قد حاولوا معالجتها دون نجاح، والآن لديك الفرصة لِتتدخل وتعثر على الحل.

كما ستصلك الأنباء السارَّة أيضاً: من فوائد تقارير الإدارة الشفافية في الأداء؛ أي أنَّه سيتم التنويه إلى الأداء المميَّز والاعتراف بفضل الأشخاص المستحقين الثناء.

المصدر