3 استراتيجيات لإعطاء أفضل تغذية راجعة
تُعرَف التغذية الراجعة في مكان العمل بأنَّها معلومات عن الشخص يمكن أن تعزز إدراك الذات على مستويَي النية والتصرفات، ويعد تقديم التغذية الراجعة وتلقِّيها بصورة فعَّالة من أهم المهارات التي يجب على المديرين تطويرها.
ملاحظة: هذه المقالة مأخوذة عن تجربة شخصية للكاتبة صوفيا لي (Sophia Lee)، وتُحدِّثنا فيها عن تجربتها في تقديم أفضل أنواع التغذية الراجعة وتلقِّيها.
تُسرِّع التغذية الراجعة الإيجابية عملية التعلُّم وبناء فرق متعاونة ومُتفاعِلة، بينما يمكن أن تؤدي التغذية الراجعة السلبية إلى إشعار الموظفين بالإحباط وعدم القدرة على التقدُّم. وللحرص على امتلاك مديرك فرصة لإظهار قوة التواصل، توجد دورات لتقديم التغذية الراجعة، والتي تصمم لمساعدة الفرق على دعم المديرين بصورة أفضل في تطوير المهارات الهامة.
ما هي دورات التغذية الراجعة؟
هي عبارة عن سلسلة من البرامج المُخصصة التي تتميز بمحتوى يقدم دورات جديدة تُركِّز على مجالات مختلفة كل بضعة أشهر، مثل الكوتشينغ والتغذية الراجعة، لمساعدة المديرين على النمو والتطور في مجالاتهم، كما يترافق ذلك مع العديد من الفوائد الأخرى أيضاً مثل:
1. تغيير السلوك:
حيث يُستخدم التعلُّم المُصغَّر الحواري لتقديم الأنشطة مباشرة إلى المديرين باستخدام برنامج سلاك (Slack) أو غيره أو عبر البريد الإلكتروني، وتعد جميع التمرينات قصيرة وقابلة للتطبيق، وتساعد المديرين على وضع مهاراتهم الجديدة حيز التنفيذ لدفع التغييرات السلوكية.
2. ملائمة الجداول الزمنية المكتظة:
المديرون مشغولون ولا يحتاجون إلى إضافة المزيد من المهام إلى أعمالهم؛ ولهذا السبب فإنَّ كل برنامج من برامج دورات التغذية الراجعة يتألَّف فقط من حوالي 20 تمريناً لمدة دقيقتين، وليس هذا فحسب؛ وإنَّما تُقدَّم هذه التمرينات أيضاً إلى المديرين يومياً عبر تطبيقات مشاركة الفيديو.
3. الاعتماد على الأبحاث:
تستخدم دورات التغذية الراجعة قوة التكرار المتباعد، وهو عملية توزيع التعلُّم على فتراتٍ زمنيَّةٍ منفصلة، لمساعدة المديرين على التعلُّم بفاعلية أكثر، هذا هو أسلوب التعلُّم المدعوم بالأبحاث والذي تبيَّن أنَّه يقلل النسيان، ويساعد المتعلِّمين على الاحتفاظ بمزيد من المعلومات، وتطبيق هذه الدروس بطرائق جديدة.
سنقدِّم فيما يلي لمحة بسيطة عن أنواع الاستراتيجيات والتوصيات والإجراءات المناسبة التي تقدِّمها دورات التغذية الراجعة للمديرين.
3 استراتيجيات للتغذية الراجعة:
1. التخلص من الكلمات غير الواضحة في التغذية الراجعة:
لا تُقدَّر التغذية الراجعة الواضحة بثمن؛ فعندما تكون غير واضحة، عادةً ما يكون سبب ذلك هو استخدام "كلمات ضبابية"، وهي عبارة عن كلمات عامة ليست محددة بما فيه الكفاية لتكون قابلة للتطبيق، على سبيل المثال:
- "أنت شخص غير مهني".
- "بريدك الإلكتروني غير مرتب ومتقن".
- "موجزك رائع".
كما تلاحظ، قد يكون من الصعب فهم هذه الكلمات وقياسها، فماذا يعني بالضبط أنَّك غير مهني؟ وماذا يعني أنَّ بريدك الإلكتروني غير مرتب ومتقن؟ على الرغم من أنَّ المدير قد يعطي الموظف هذه التغذية الراجعة بنية حسنة، إلا أنَّه يمكن أيضاً أن يُساء فهمها ببساطة وتسبب له الإزعاج وتمنعه من التغيير البنَّاء الإيجابي.
نصيحة:
كن دقيقاً، واطلب من المديرين تغيير كلماتهم غير الواضحة بعبارات محددة تشير مباشرة إلى جوهر المشكلة، فإذا عدنا إلى الأمثلة السابقة، فإليك كيف سيبدو الأمر:
- "لقد تأخرت عن الاجتماع يوم أمس؛ لذا سيكون من الرائع أن تقدِّم للجهة المنظِّمة للاجتماع تنبيهاً مسبقاً بأنَّك ستتأخر في المرة القادمة".
- "لقد لاحظت وجود بعض الأخطاء الإملائية في بريدك الإلكتروني؛ لذا ربما يجب عليك أن تُجري تدقيقاً إملائياً سريعاً قبل إرساله".
- "لقد شمل موجزك بالفعل النقاط الرئيسة وجعل من السهل تحديد ما الذي يجب القيام به بعد ذلك".
الإجراء المناسب:
تشجيع المديرين على محاولة كتابة جزء من تغذية راجعة محددة لشخص يعملون معه اليوم، ليس عليهم مشاركتها؛ وإنَّما كتابتها ستساعد في زيادة إدراكهم للكلمات التي يستخدمونها.
2. فصل السلوك والتصرفات عن الشخص:
غالباً ما نقدِّم تغذية راجعة اعتماداً على اعتقادنا بالأفكار التي يفكر فيها الشخص أو الصفات الشخصية التي يمتلكها، على سبيل المثال: "لقد كنت غاضباً بالفعل يوم أمس"، "لم تكن تريد إنهاء المهمة"، "أنت ترفض الاقتراحات الخارجية".
تعد التغذية الراجعة المستندة إلى الآراء فيما يجول في بال الشخص مخاطرة كبيرة؛ وذلك لأنَّها يمكن أن تؤدي إلى التخمين بشأن الحالات العاطفية أو أهداف الآخرين، لذا يجب تجنب هذه الأنواع من الفرضيات لأنَّها يمكن أن تكون خاطئة أو مُسيئة للطرف الآخر أو تؤثر في تطوره.
بعض النصائح:
ركز على السلوكات التي يمكن ملاحظتها؛ حيث يجعل اتباع هذا النهج من السهل على الموظفين فَهْم ما الذي يثير تغذيتك الراجعة، على سبيل المثال، أن تقول: "في اجتماع الفريق بالأمس، كنت تقدِّم إجابات قصيرة" أو "لقد لاحظت أنَّك لم تنهِ هذه المهمة في الوقت المحدد" يستند إلى حقائق موضوعية أكثر من تفسير المدير لسلوك الموظف.
اسمح للموظف بالشرح، فبدلاً من محاولة تخمين ما يدور في ذهن الموظف، اسمح له أن يشرح لك ما يفكر فيه أو يشعر به فعلاً، فهذا الأمر يؤدي إلى إزالة أي تصوُّر من عملية التغذية الراجعة وقد يؤدي إلى إجراء مناقشات لطيفة وشفافة.
الإجراء المناسب:
اطلب من المديرين التدرُّب على تدوين التغذية الراجعة المتعلقة بسلوكٍ محدَّدٍ لأحد الزملاء، واطلب منهم أن يأخذوا 30 ثانيةً للتعبير عن رأيهم في ذلك الزميل من دون تفكير، ثم اطلب منهم أن يسألوا عما إذا كان ذلك يستند إلى ملاحظات أو افتراضات، أخيراً اجعلهم يتراجعون خطوة إلى الوراء لكتابة التغذية الراجعة، بحيث تقتصر على السلوك المُلاحظ فقط.
3. طلب التغذية الراجعة:
يعد طلب التغذية الراجعة مهارة هامة ينبغي على المديرين تعلُّمها، ففي حين يساعد تقديم التغذية الراجعة الآخرين على التطور، فإنَّ طلبها يمكن أن يساعد المديرين على النمو أيضاً، وقد يصعب القيام بذلك؛ حيث يتجنب المديرون الأكثر خبرة طلب التغذية الراجعة خوفاً من الكشف عنها أو تسليط الضوء على نقاط ضعفهم.
ومع ذلك، فإنَّ امتلاك الشجاعة لطلب التغذية الراجعة يعزز الثقة والوضوح والصراحة داخل الفرق ويمكن أن يخلق بيئة تساعد الجميع على التعلُّم والنمو.
نصيحة:
طبِّق "قاعدة الثلاثة"، وهي إطار عمل يمكن للمديرين استخدامه لجعل عملية طلب التغذية الراجعة أسهل:
أولاً، يجب على المديرين شرح الهدف من طلب التغذية الراجعة من الموظفين، ثم يجب على المديرين تشجيع الموظفين على أن يكونوا محددين ودقيقين، وأخيراً ينبغي على المديرين منحهم الوقت والمجال لإعداد تغذيتهم الراجعة، على سبيل المثال، باستخدام هذه الطريقة، قد يقول المدير:
"أنا قلق من فكرة أنَّني أتحكَّم في المناقشات في الاجتماعات وأنَّ الأشخاص الآخرين غير قادرين على المساهمة، فأنا أودُّ أن أكون أفضل في الإنصات وطرح الأسئلة، هل تمانع في إعطائي بعض التغذية الراجعة بشأن أدائي؟ هل يمكنني التحقق من ذلك في نهاية هذا الأسبوع؟"
الإجراء المناسب:
اطلب من المديرين تحديد مجال النمو والتطور الذي يرغبون في الحصول على تغذية راجعة بشأنه ودعهم يسألوا أنفسهم: ما الذي أريد أن أفعله بصورة مختلفة؟ لماذا هذا الأمر هام؟ وبعد ذلك اطلب من المديرين أن يطلبوا من الموظف تغذية راجعة محددة اعتماداً على السلوكات التي يمكن ملاحظتها، وأخيراً تذكَّر أنَّه يجب منح الموظفين مجالاً للاستعداد والتحضير بدلاً من إجبارهم على تقديم تغذية راجعة بسرعة كبيرة.
ليس من السهل على أي شخص تقديم تغذية راجعة، سواءٌ كان مديراً جديداً أم قائد شركة خبير، ولكن مع استراتيجيات التغذية الراجعة المقدَّمة من خلال هذه الدورات، ستتوفر للمديرين الفرصة لاستيعاب الأفكار الجديدة ووضعها موضع التنفيذ ليصبحوا أكثر فاعلية في إعطاء التغذية الراجعة وتلقِّيها، وهذا بدوره سيساعدهم على دعم احتياجات القوى العاملة بصورة أفضل.