3 أسباب توضح الخلل في استبيانات الخروج وكيفية جعلها مفيدة

لنفترض أنَّ لديك موظفاً قرر ترك الشركة، وقبل وقت قصير من يومه الأخير فيها، طلبتَ منه ملء استبيان الخروج "Exit Survey"، وهو استبيان مُصمَّم للموظفين الذين يغادرون العمل.

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المُدوِّن "غريغ هاريس" (GREG HARRIS)، ويُحدِّثنا فيه عن استبيانات الخروج.

وبمجرد استعادة الاستبيان، لاحظت أنَّه أجاب عن سؤال واحد فقط وهو: لماذا ترغب في ترك المنظمة؟ وكان رده: لأنَّني وجدت وظيفةً أفضل.

الآن، فكِّر ما الذي اكتسبته من إجراء هذا الاستبيان، لقد خسرت للتو موظفاً لديك وليس لديك أدنى فكرة عن السبب، وكل ما فعلته هو إضاعة وقتك ووقته، ومع ذلك، لن تتخلى عن إجراء استبيانات الخروج التقليدية.

أصدرت شركتِي "كوانتوم ورك بليس" (Quantum Workplace) في الفترة الأخيرة، تقرير التغذية الراجعة لحالة الموظفين لديها، ووجدت أنَّه على الرغم من أنَّ 87% من المؤسسات تستخدم استبيانات الخروج أو المقابلات، فإنَّ 24% ما يزالون يواجهون مشكلة في تخفيض معدل دوران العمالة، إنَّ أسلوب استبيان الخروج غير ناجح، فقد عفى عليه الزمن وأصبح غير مجدٍ وسيِّئاً.

فيما يأتي ثلاثة أسباب لوجود خلل في استبيانات الخروج التقليدية، بالإضافة إلى طريقة جعلها مفيدةً مرةً أخرى:

1. افتراض أنَّ الموظفين المغادرين سيكونون صادقين:

يوجد خلل أساسي يتعلق باستبيان الخروج، وهو افتراض أنَّ الموظف الذي يغادر سيكون منفتحاً وصادقاً بشأن أسباب مغادرته؛ لكن، ما هو الحافز الذي يدفع الموظف الساخط الذي يحاول المضي قدماً إلى إخبارك بأيِّ شيء؟ إنَّه يرغب في الخروج فحسب؛ لذلك حتى لو شارك في استبيان أو مقابلة خروج، فلن يقدم إليك فكرةً متعمقةً عما يحدث.

لكن إذا حاولت الحصول على معلومات من شخص ما يزال موظفاً في الشركة، مثل زملاء العمل الذين يرغبون في البقاء، فستحصل على معلومات ذات قيمة؛ إذ يُعبِّر زملاء العمل عن الأمور التي تزعجهم، ولا يُخفون المعلومات.

توجد عدة احتمالات هنا، فعندما يترك الموظف الشركة، يعرف زملاؤه المقربون السبب الحقيقي وراء ذلك، ويمكنك استخدام هذه المعلومات لإجراء تعديلات أكثر دقةً على بيئة العمل؛ على سبيل المثال، إذا قدَّم موظف ما استقالته وأخبرك أنَّه وجد وظيفةً أفضل وحسب، فيمكن أن يخبرك زميله في العمل أنَّ ذلك الأمر صحيح لأنَّه يشعر أنَّ مهاراته لا تتطور.

تذكَّر أنَّ الموظفين الذين يختارون البقاء في الشركة يريدون حل المشكلات التي يواجهونها، ومن مصلحتهم إخبارك بالمشكلات التي تتسبب في مغادرة الأشخاص الآخرين، حتى يتمكنوا من الحصول على مكان عمل أفضل.

شاهد بالفديو: 5 نصائح قبل تقديم الاستقالة

2. فوات الأوان:

وجد استبياننا أنَّه على الرغم من قيام 61% من المؤسسات بإجراء مقابلات الخروج، إلا أنَّ 34% فقط يستخدمون مقابلات البقاء أو مقابلات التحقق مع الموظفين للتأكد من أنَّهم سعداء في الشركة.

إذاً، السؤال: لماذا تنتظر حتى يغادر الموظف لتسأله ما هو الخطأ الذي حدث؟ بحلول ذلك الوقت، سيكون الأوان قد فات، فقد خرج من الشركة ولن يفكر في العودة إليها.

لكن لو أنَّك أجريت معه مقابلةً للبقاء في وقت سابق، لأمكنك معرفة الأمور التي كانت تشكل عبئاً عليه قبل أن يصل إلى حالة الانهيار، فقد كان من الممكن أن تنتهي الأمور بطريقة مختلفة، ولن تخسر موظفاً رائعاً آخر.

تمنحك مقابلات البقاء المنتظمة التي تحدث بعد مراحل التوظيف الرئيسة، معلومات يمكنك تتبعها مع مرور الوقت لمعرفة الأسباب التي تساعد على الحفاظ على بقاء الموظفين في الشركة، والأهم من ذلك، معرفة الأسباب التي تجعلهم يفكرون في الاستقالة.

3. عدم إدراج نتائج الاستبيان مع بيانات الموظفين:

يُعَدُّ تتبع بيانات دوران القوى العاملة مع مرور الوقت أمراً فعَّالاً، وفي الواقع، وجد الاستبيان الذي أجريناه أنَّ 86% من المؤسسات المتفاعلة تجمع بيانات عملية الدوران، وفي حال كنت تتساءل، فإنَّ 50% فقط من الشركات غير المتفاعلة تفعل ذلك.

لكن بالنسبة إلى البيانات التي تحصل عليها من استبيان الخروج ليكون لها أيُّ معنى، يجب أن تكون قابلة للقياس الكمي، ويمكن تتبعها، وتكون ضمن سياق معيَّن، وبهذه الطريقة، تكون جميع المعلومات منطقية ويمكنك تحديد أسباب مغادرة الموظفين.

على سبيل المثال، إذا ذكر أحد الموظفين في أحد الاستبيانات أنَّه يرغب في الحصول على فرص عمل أفضل، فلا يمكنك الاستفادة كثيراً من هذه المعلومات، فهل يجب أن تقدم المزيد من التدريب؟ أم يجب إعادة النظر في أمور الترقية في الشركة؟ أم يجب تغيير طريقة إيصال نتائج مراجعة الأداء إلى الموظفين؟ يمكنك إلقاء نظرة على قائمة مبادرات الموارد البشرية واكتساب فرصة أفضل للحصول على شيء ناجح.

ومع ذلك، إذا دمجت نتائج استبيانات الموظفين مع بيانات الموظفين وأدائهم، ومشاركتهم وما إلى ذلك، ستبدأ الإجابات بالظهور، وقد ترى أنَّ معظم الموظفين الذين يشيرون إلى عدم تقدمهم الوظيفي كسبب لتركهم العمل هم من الشباب، ولديهم نفس المدير، وعملوا مع الشركة منذ بضع سنوات فقط.

في هذه الحالة، أنت تعلم أنَّه يوجد مدير لا يركز على التطوير الوظيفي للموظفين المبتدئين الجدد؛ لذلك يمكنك الالتزام بخطة وحل المشكلة.

في الختام:

إذا كنت ترغب في تقليل معدل الدوران في مؤسستك، فأنت تحتاج إلى معرفة سبب مغادرة الموظفين، لكنَّ حقيقة الأمر، هي أنَّ استبيان الخروج التقليدي لن يمنحك هذه المعلومات، وقد حان الوقت لإعادة التفكير في طريقة جمعنا للتغذية الراجعة وإيجاد طرائق أفضل لاستخدامها.

المصدر