3 أسئلة تؤدي إلى التحسن المستمر
قال نائب رئيس إحدى الشركات لموظفٍ لديه: "إذا بقيتَ في المنصب نفسه لمدة عامين، فهذا يعني أنَّك فشلت"، لقد شغل هذا الموظف منصبه بعد تخرجه في الجامعة مباشرةً، وقد أثَّرت هذه العبارة فيه تأثيراً كبيراً كونه لم يفكر أبداً أنَّ مساعدة الموظفين على النمو والتطور هو جزء من دور القائد.
لقد تحدث نائب الرئيس تحديداً إلى موظف شاب خريج جديد يتولى أول وظيفة مهنية له، ولم يكن من الحكمة التفكير في أنَّ كل شخص مستعد للترقِّي خلال عامين.
يحتاج الموظفون الذين يشغلون مناصب عالية ويريدون التحسُّن باستمرار إلى قضاء وقتٍ طويلٍ في التعلُّم:
كلما كان مستوى المنصب أعلى، احتجت إلى البقاء في منصبك لفترة أطول قبل الارتقاء في السلم الوظيفي وإلا لن تكون مستعداً للاضطلاع بمتطلبات المستوى التالي.
ولكن بغض النظر عن مستوى الموظفين، يجب على القادة البحث باستمرار عن فرص لمساعدة موظفيهم على الانتقال إلى المستوى التالي، ومع ذلك لا يتعلق مفهوم التحسُّن المستمر فقط بزيادة المسؤوليات والترقيات؛ بل يتعلق بكل جانب من جوانب الحياة المهنية والعملية والشخصية.
مع أنَّ كل موظف مسؤول عن تحسين حياته الخاصة والمهنية، إذا كنت ترغب في التقدم إلى دور قيادي أعلى، يجب عليك ألَّا تكتفي بتركيز الاهتمام على تحسين عملك فقط.
تشجيع الموظفين على التحسُّن المستمر:
لا يتعلق التحسُّن المستمر بترقية موظفيك فقط (على الرغم من أنَّ هذا جزء منه بالتأكيد)؛ بل يتعلق بتحسين أدائهم في وظيفتهم الحالية وبتغيير أدوارهم الوظيفية ومسؤولياتهم في أثناء تحسُّنهم حتى يتمكنوا من الاستمرار في النمو.
هذا الأخير أكثر تعقيداً؛ فأنت بحاجة إلى إنجاز نفس المهام، بغض النظر عن المدة التي قضاها الموظف في العمل، ولكن يمكنك دائماً أنت أو الموظف اكتشاف طريقة أفضل لإنجاز مهمة ما.
ساعد موظفيك على معرفة أنَّ الطريقة الأفضل ستجعل قسمك يبدو أفضل؛ فعملية التحسين هذه ستجعل موظفيك يشعرون بشعور أفضل تجاه أنفسهم، وسوف تُهيئهم للترقية إلى منصب مختلف، حتى لو كانت ترقية غير مباشرة.
لا يريد بعض المديرين أن ينتقل أفضل موظفيهم إلى مناصب مختلفة لصعوبة إيجاد بديل عن الموظفين المتميزين، في حين أنَّ هذا الشعور مفهوم تماماً، فإذا لم يشعر موظفوك أنَّ لديهم فرصة للتحسُّن المستمر، فستفقد أفضل موظفيك على أي حال، وستفقد سيطرتك على الأمر.
إذا أنشأت ثقافة مناسبة للتحسين، ثم كافأت موظفيك بعلاوات أو ترقيات (إما في نفس المنصب أو في مناصب جديدة)، فسوف تجذب نفس نوع الموظفين الذين تحبهم؛ أي الموظفين الجادين والمتحمسين للتحسُّن والنجاح.
التحسُّن المستمر لقسمك:
لا يتعلق التحسُّن المستمر بتطوير الموظفين فقط؛ بل يتعلق أيضاً بتطوير قسمك ومسؤولياتك (في الوقت نفسه، سوف تُطوِّر هذه النشاطات موظفيك أيضاً)، وستحتاج إلى طرح هذه الأسئلة باستمرار:
- هل هذه أفضل طريقة للقيام بهذه المهمة؟
- هل هناك شيء لا نفعله ونحتاج إلى فعله؟
- هل هناك شيء نفعله ونحتاج إلى الاستغناء عنه؟
قد تؤدي جميع هذه الأسئلة عند طرحها بانتظام إلى تحسين القسم أو عمل الشركة باستمرار؛ لذا إليك كيفية طرح أسئلة التحسُّن المستمر هذه:
1. هل هذه هي أفضل طريقة لإنجاز المهمة؟
تُنفَّذ المهام في بعض الأحيان بطريقة واحدة فقط؛ وذلك لأنَّ العادة جرت على تنفيذها بهذه الطريقة؛ حيث قد يسأل المدير نفسه: "لقد طرحت هذا السؤال ثلاث مرات بالفعل، لماذا أجد طريقة أفضل الآن؟" قد تكون الإجابة: لقد أصبح لدينا تكنولوجيا حديثة الآن.
ولكن قد تسأل الشخص الخطأ أيضاً؛ لذا حاول أن تسأل الموظف المسؤول عن المهمة.
اطَّلع على أحدث الكتابات في مجال عملك، وتأكد من أنَّ الموظفين لديهم حق الوصول إليها أيضاً، فلا يمكنك قضاء حياتك كلها ساعياً وراء الكمال في إنجاز مهامك، ولكن عندما يكون لدى الموظف اقتراح حول كيفية تحسين إنجاز المهام؛ فاستمع له، فقد يكون محقاً.
2. هل هناك شيء لا نفعله ونحتاج إلى فعله؟
حتى عندما تعمل فوق طاقتك، لا يمكنك التحسن إذا لم تطرح هذا السؤال: "ما هي النشاطات التي لن تساعد عملاءك أو زبائنك فحسب؛ بل تساعد في تطوير موظفيك أيضاً؟"؛ حيث ستجعلك الإجابة عن هذا السؤال أكثر كفاءة وأكثر استعداداً للتعامل مع المناصب الجديدة في المستقبل.
إن لم تبحث عن أساليب أفضل للقيام بعملك، فقد تخسر؛ على سبيل المثال، كانت شركة كوداك (Kodak) ملكة أفلام الكاميرا، ولكن عندما ظهرت الصور الرقمية، لم يقل مديرو "كوداك": "يجب أن ننتج صوراً رقمية"، وبدلا من ذلك، استمروا في إنتاج الصور الفوتوغرافية؛ فكانت النتيجة خسارتهم لعملائهم؛ حيث كان يجب أن يقول أحدهم: "نحن بحاجة إلى التوجه نحو إنتاج الصور الرقمية".
3. هل هناك شيء نفعله ونحتاج إلى الاستغناء عنه؟
لا يُطرح هذا السؤال كثيراً. توجد قصة قديمة عن شابة متزوجة حديثاً كانت تقطع طرفي قطعة اللحم، وتضعها في المقلاة، ثم في الفرن، فسألها زوجها ذات مرة: "لماذا قطعتِ طرفي قطعة اللحم؟"، فأجابته: "هذه هي الطريقة التي يُطهى بها اللحم، يجب أن تقطع طرفي قطعة اللحم دائماً"، لم يقتنع زوجها بإجابتها، فذهبت وسألت والدتها: "لماذا نقطع طرفي قطعة اللحم قبل وضعها بالفرن؟"، فأجابت أمها: "هكذا علمتني أمي طهي اللحم"، فذهبتا إلى الجدة للاستفسار عن هذا الأمر، فقالت الجدة: "لقد كانت مقلاتي صغيرة جداً، ولا تتسع لقطعة لحم كاملة".
قد تثير هذه القصة السخيفة الضحك، ولكن ربما تؤدي نشاطات في وظيفتك لأسباب لم تعد موجودة، مثل: تقرير لم يعد يستخدمه أحد، أو عملية حلَّ محلها تطبيق إلكتروني، وقد يؤدي طرح هذا السؤال بانتظام إلى إضفاء روح التحسين التي تحتاجها لقسم ناجح.
عندما تحمل فكرة التحسُّن المستمر على محمل الجد، ستبدأ بالتركيز على تحسين عملك وعمل موظفيك، وهذا يعني أنَّه يمكنك إنشاء وظيفة أفضل دون تحديث سيرتك الذاتية، وسيشكرك موظفوك أيضاً على فرص التحسُّن المستمر التي توفرها لهم.