في هذا المقال، سنتعرف على ثلاث طرق يمكن من خلالها إصدار فاتورة إلكترونية متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
الطريقة الأولى: برنامج الفاتورة الإلكترونية
برنامج الفاتورة الإلكترونية يعد أداة أساسية للشركات التي تسعى لإصدار فواتير إلكترونية مجاناً وبطريقة موثوقة، و متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية. يأتي هذا البرنامج كجزء من التحول الرقمي الذي يهدف إلى تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء في عمليات الفوترة.
كيفية استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية لإصدار فاتورة إلكترونية مجاناً
برنامج الفاتورة الإلكترونية هو منصة مبسطة تهدف إلى تمكين الشركات من إصدار فواتيرها الإلكترونية بسهولة وفعالية، دون الحاجة إلى تكاليف إضافية. يتسم البرنامج بواجهة مستخدم سهلة وبديهية، مما يجعله مناسبًا للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تبحث عن حلول ميسرة لإدارة الفواتير.
إليك كيفية استخدام هذا البرنامج خطوة بخطوة:
1. التسجيل في البرنامج
أول خطوة لاستخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية هي التسجيل على الموقع الرسمي. بمجرد الدخول إلى الموقع، ستحتاج إلى إنشاء حساب جديد عن طريق إدخال بعض المعلومات الأساسية مثل اسم الشركة، البريد الإلكتروني، وبيانات الاتصال. عملية التسجيل بسيطة وسريعة، وستتمكن بعدها من الوصول إلى جميع ميزات البرنامج المتاحة.
2. تخصيص الفاتورة
بعد التسجيل، يأتي دور تخصيص الفاتورة لتتناسب مع هوية شركتك واحتياجاتها. يوفر برنامج الفاتورة الإلكترونية مجموعة متنوعة من القوالب الجاهزة التي يمكن تعديلها لتشمل شعار الشركة، تفاصيل الاتصال، وأي شروط دفع خاصة ترغب في تضمينها. هذه المرونة في التخصيص تساعدك على إعداد فواتير تعكس هوية شركتك بشكل احترافي كلا منها QR تحتوي على رمز
تميزها عن الأخرى، مما يزيد من مصداقيتك أمام العملاء.
3. إدخال تفاصيل المعاملة
في هذه الخطوة، ستقوم بإدخال جميع التفاصيل المتعلقة بالمعاملة. يجب عليك تحديد المنتجات أو الخدمات التي تم بيعها، الكميات، الأسعار، وأي ضرائب مطبقة. البرنامج يسهل عملية إدخال البيانات بشكل دقيق، كما يقوم بحساب الضرائب والإجمالي النهائي تلقائيًا، مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء في الحسابات.
4. مراجعة وإصدار الفاتورة
بعد الانتهاء من إدخال جميع المعلومات المطلوبة، يمكنك مراجعة الفاتورة للتأكد من دقتها قبل إصدارها. يتيح لك البرنامج فرصة التحقق من صحة جميع البيانات قبل إرسال الفاتورة للعميل. بمجرد التأكد من صحة الفاتورة، يمكنك إصدارها وإرسالها مباشرة إلى العميل حيث يمكنك البرنامج من تسجيل كل عملائك ومعلومات كل عميل، مما يضمن وصول الفاتورة بسرعة وسهولة.
5. متابعة الفواتير
يوفر البرنامج لوحة تحكم متقدمة لمتابعة الفواتير التي تم إصدارها. يمكنك من خلال هذه اللوحة مراقبة حالة الفواتير، سواء كانت مدفوعة أم مستحقة. هذه الميزة تساعدك في الحفاظ على تدفق نقدي صحي وضمان تحصيل المدفوعات في الوقت المناسب.
مميزات برنامج الفاتورة الإلكترونية
1. مجانية الاستخدام
من مميزات الفاتورة الإلكترونية هو أنه مجاني للاستخدام، مما يجعله خياراً مناسباً للشركات الناشئة والصغيرة التي قد تكون ميزانياتها محدودة. يُمكن من خلال البرنامج إصدار فواتير احترافية بدون أي تكاليف إضافية. بالإضافة إلى ذلك، يقدم البرنامج خطط اشتراك متنوعة تلبي احتياجات الشركات بمختلف أحجامها، بدءًا من الخطط المجانية للشركات الصغيرة وصولاً إلى الخطط المدفوعة التي توفر مزايا إضافية للشركات الكبرى. يمكن للمستخدمين زيارة الموقع للاطلاع على التفاصيل واختيار الخطة المناسبة.
2. سهولة الاستخدام
برنامج الفاتورة الإلكترونية يتمتع بواجهة مستخدم واضحة وسهلة الاستخدام، مما يجعله مناسباً للجميع حتى لمن ليس لديهم خلفية تقنية. يوفر البرنامج قوالب جاهزة لتسهيل إعداد الفواتير بسرعة مع إمكانية تخصيصها لتتناسب مع احتياجات كل شركة.
3. التوافق مع الأنظمة واللوائح
تفرض هيئة الزكاة والضريبة في العديد من الدول شروطًا ومتطلبات محددة للفواتير الإلكترونية، لضمان دقة البيانات وتسهيل عمليات التدقيق والمراجعة. يعمل برنامج الفاتورة الإلكترونية على ضمان التزام الفواتير بهذه المتطلبات، مثل: قوانين ضريبة القيمة المضافة (VAT) وغيرها من القوانين الضريبية. هذا يضمن أن الفواتير الصادرة عبر البرنامج تتماشى مع جميع اللوائح القانونية، مما يحمي الشركات من أي مشكلات قانونية أو ضريبية قد تنشأ عن عدم الالتزام.
4. الأمان وحماية البيانات
تعتبر الأمان وحماية البيانات من الجوانب الحيوية في التعامل مع الفواتير الإلكترونية. يوفر البرنامج آليات متقدمة لحماية البيانات وتشفيرها، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات أو التلاعب بها، ويضمن الحفاظ على المعلومات المالية الحساسة بأمان.
5. دعم العملات المتعددة
يدعم برنامج الفاتورة الإلكترونية العديد من العملات، مما يجعله مثالياً للشركات التي تتعامل مع عملاء من دول مختلفة. يساعد هذا الدعم في إصدار فواتير بعملات مختلفة بسهولة، مما يسهل إدارة التعاملات الدولية بكفاءة.
6. تكويد الأصناف
يدعم البرنامج ميزة تكويد الأصناف، حيث يمكن لكل منتج أن يحتوي على رمز خاص به يسهل تتبعه. هذه الميزة تضمن الامتثال للمتطلبات في السعودية، حيث تُشترط عملية تكويد دقيقة للمنتجات لتسهيل تتبعها وضمان الشفافية في المعاملات التجارية.
7. إدارة العملاء
يتيح لك البرنامج تنظيم وإدارة بيانات العملاء بشكل دقيق. يمكنك إدخال وتخزين معلومات مثل الاسم، العنوان، بيانات الاتصال، وتفاصيل الحسابات المالية. كما يتيح لك البرنامج تتبع الفواتير والمدفوعات لكل عميل، مما يسهل إدارة العلاقة المالية معهم والاحتفاظ بسجلات دقيقة يمكن العودة إليها عند الحاجة.
8. تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء
يقلل البرنامج من الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء إدخال البيانات يدوياً. تضمن هذه الأتمتة تحسين دقة الفواتير وسرعة إنجازها، مما يساهم في تسريع دورة المعاملات التجارية ويقلل من تأخيرات الدفع.
9. تسهيل عملية المراجعة والتدقيق
حفظ رقمي:
توفر الفواتير الإلكترونية خياراً لحفظ الفواتير بشكل رقمي في قواعد بيانات آمنة. هذا النوع من التخزين يقلل من الحاجة إلى الأرشيف الورقي ويضمن الحفاظ على الفواتير في حالة جيدة دون خطر التلف أو الفقدان. يمكن الوصول إلى الفواتير المحفوظة بسهولة عند الحاجة إليها، مما يعزز من فعالية إدارة السجلات.
استرجاع سهل:
الفواتير الإلكترونية تجعل عملية البحث عن المستندات واسترجاعها أكثر سهولة وسرعة مقارنة بالفواتير الورقية. باستخدام أدوات البحث والتصفية في الأنظمة الرقمية، يمكن للمستخدمين العثور على الفواتير بسرعة، مما يوفر وقتاً كبيراً ويقلل من الجهد المبذول في إدارة الوثائق.
10. دعم فني على مدار الساعة
يقدم برنامج الفاتورة الإلكترونية دعماً فنياً متوفراً على مدار الساعة لجميع المستخدمين. يمكنك طلب المساعدة في أي وقت عند مواجهة مشكلة أو عند الحاجة إلى دعم في استخدام الموقع. يتميز فريق الدعم بالاستجابة السريعة والكفاءة في حل المشكلات، ويمكن التواصل معهم عبر عدة وسائل مثل الدردشة المباشرة أو البريد الإلكتروني.
11. سهولة الوصول
يتميز البرنامج بإمكانية الوصول إليه من خلال مختلف الأجهزة مثل أجهزة الحاسوب المكتبي، الهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية. يتوفر كتطبيق على أنظمة Android وiOS، مما يسهل إدارة الفواتير من أي مكان وفي أي وقت، لتتمكن من مواكبة أعمالك بسهولة.
الطريقة الثانية: استخدام موقع Barcode TEC-IT
يمكنك استخدام موقع Barcode TEC-IT لإنشاء رمز استجابة سريع (QR Code) مخصص وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية (ZATCA)
كيفية استخدام موقع Barcode TEC-IT لإنشاء رمز استجابة سريع (QR Code)
1. الوصول إلى الموقع
اذهب إلى صفحة توليد رمز الاستجابة السريع ZATCA.
2. إدخال البيانات
- Seller Name : اسم البائع (اسم المؤسسة أو الشركة).
- VAT Registration Number: رقم التسجيل الضريبي للبائع.
- Invoice Date: تاريخ الفاتورة بصيغة (yyyy-mm-dd hh:mm).
- Invoice Total (with VAT): المبلغ الإجمالي للفاتورة متضمنًا ضريبة القيمة المضافة.
- VAT Total: قيمة ضريبة القيمة المضافة.
3. معاينة الرمز
بعد إدخال المعلومات المطلوبة، سيتم توليد رمز الاستجابة السريعة (QR Code) بشكل تلقائي ويمكنك رؤية المعاينة في الجانب الأيمن من الشاشة.
4. تنزيل الرمز
بعد توليد الرمز، يمكنك تنزيله بالضغط على أيقونة "تنزيل" أو "Download" وحفظه بتنسيق الصورة المناسب.
5. استخدام الرمز
يمكنك الآن إدراج رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الإلكترونية أو الورقية الخاصة بك حسب متطلبات ZATCA.
الطريقة الثالثة: استخدام تطبيق invoice maker
تطبيق Invoice Maker يعد أداة فعالة لإنشاء الفواتير بشكل سريع واحترافي.
كيفية استخدام تطبيق Invoice Maker
1. التسجيل وإنشاء حساب:
بعد تنزيل التطبيق، قم بإنشاء حساب جديد باستخدام بريدك الإلكتروني أو تسجيل الدخول إذا كنت تملك حساباً سابقاً.
2. إدخال بيانات الشركة:
في بداية استخدام التطبيق، يمكنك إدخال معلومات شركتك مثل الاسم والعنوان والرمز البريدي، بالإضافة إلى شعار الشركة إن توفر.
3. إضافة العملاء:
قم بإضافة عملائك من خلال قسم "العملاء" عن طريق إدخال معلوماتهم الأساسية مثل الاسم، البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف.
4. إنشاء فاتورة جديدة:
انتقل إلى خيار "إنشاء فاتورة جديدة" واختر العميل الذي ترغب في إرسال الفاتورة إليه.
قم بإدخال تفاصيل الفاتورة مثل المنتجات أو الخدمات المقدمة، الكميات، الأسعار، والضرائب إن وجدت.
5. إضافة شروط الدفع:
يمكنك تحديد شروط الدفع مثل المدة الزمنية المتاحة للدفع، تاريخ الاستحقاق، والطريقة المفضلة لتلقي الدفع (نقداً، بطاقة ائتمان، تحويل بنكي).
6. إرسال الفاتورة:
بعد مراجعة الفاتورة والتأكد من صحة المعلومات، يمكنك إرسالها مباشرةً عبر البريد الإلكتروني أو طباعتها بصيغة PDF لإرسالها يدوياً.
7. متابعة الفواتير المستحقة:
يوفر التطبيق ميزة تتبع حالة الفواتير سواء كانت مدفوعة أو غير مدفوعة، ويمكنك تفعيل التنبيهات للتذكير بالمبالغ المستحقة.
8. حفظ وتصدير الفواتير:
يمكنك حفظ الفواتير داخل التطبيق والعودة إليها لاحقاً أو تصديرها كملفات PDF لتوثيقها.
أضف تعليقاً