20 نصيحة للعمل من المنزل
لقد تسبَّب تفشِّي فيروس كورونا في جعلِ معظم الناس يعملون من منازلهم، فإذا كنت حديث العهد بالعملِ عن بُعد، فقد تساعدك هذه النصائح في الحفاظ على الإنتاجيةِ والتوازن.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوّنة "جيل دافي" (Jill Duffy)، والذي تطلعنا فيه على نصائح للعمل من المنزل.
تسبَّب الانتشار العالمي لكوفيد-19 (COVID-19) بإبقاءِ الناسِ في منازلهم، إذ أُغلِقَت العديد من الأماكن والشركات على مستوى العالم، في حين يُشجَّع العاملون في الشركات التي لم تُغلَق بعد على البقاءِ في المنزل لتقليلِ خطر الإصابة؛ لذا طالب بعض روَّادِ الأعمال موظفيهم بالعملِ من المنزل إلى أجلٍ غير مُسمَّى.
إذا كنت حديث العهد بالعملِ من المنزل -سواءً أكان السَّبب فيروس كورونا، أم عثورك على وظيفةٍ عن بُعد- فاعلم أنَّك ستحتاج إلى تغييرِ بعضٍ من عاداتك وروتينك اليومي لجعلِ العمل من المنزلِ أكثر نجاحاً.
لقد انحصر عملي في العمل عن بُعدٍ لأكثرِ من خمسِ سنوات، فضلاً عن بعض الأصدقاء والزملاء الذين يفعلون الشيء نفسه، ولا شكَّ أنَّنا جميعاً نواجه تحدياتٍ فريدة؛ ليس لأنَّنا نملك شخصياتٍ مختلفةً فحسب، بل بسبب اختلاف أنماط حياتنا ونوعية العمل الذي نؤدِّيه. ورغم ذلك، فإنَّ العديد من المشاكل الأساسية التي نواجهها كموظفين عاملين عن بُعدٍ هي نفسها.
يتوجَّب في الواقع على كلِّ من يعمل عن بُعدٍ معرفة الموعد والمكان المناسبين للعمل، وكيفية إنشاء حدودٍ فاصلةٍ بين العملِ والحياة الشخصية، مع عدم استثناء الاهتمام بما يتعلَّق بالتجهيزاتِ المكتبية، والتطوُّر المِهني، وفرص التدريب، وبناء العلاقات مع الزملاء؛ إذ يعني العمل عن بُعدٍ -خاصةً من المنزل- اكتشاف هذه المشاكل وغيرها.
لذا، إليكَ 20 نصيحةً لقيادةِ حياةٍ أفضل وأكثر إنتاجيةً في أثناء العملِ عن بُعد، والتي تستند إلى تجربتي الشخصية وعلى ما تعلَّمته من الآخرين.
1. التزم بساعات العمل المُعتادة:
ضع جدولاً زمنياً والتزم به، حيث يساعد وجود إرشاداتٍ واضحةٍ حول موعد العمل وموعد التواصل اليومي مع الشركة العديدَ من العاملين عن بُعدٍ في إيجاد التوازن بين العملِ والحياة الشخصية؛ ونجد رغم ذلك أنَّ المرونة من فوائد العمل عن بُعد.
قد تضطرُّ في بعض الأحيان إلى تمديدِ ساعات عملك أو البدءِ مبكِّراً للتوافقِ مع المنطقة الزمنيَّة لشخصٍ آخر؛ لذا احرص عند القيام بذلك على الانتهاء في وقتٍ أبكر من المعتاد، أو النوم قليلاً في صباح اليوم التالي؛ للتعويضِ عن ذلك الوقت الإضافي.
تتيح لك تطبيقات تتبُّع الوقت، مثل: "ريسكيو تايم" (RescueTime)، التحقُّق ممَّا إذا كنت تلتزم بجدولك الزمني أم لا؛ فضلاً عن مساعدتك في معرفة أوقاتك الأكثر إنتاجيةً في اليوم مقارنةً بأوقاتٍ أخرى. يمكنك تحقيق أقصى استفادةٍ من هذه المعلومات عن طريقِ جدولة ساعاتك الأعلى تركيزاً للقيام بالمهامِ الأكثر أهميَّة.
2. أنشِئ روتيناً صباحيَّاً:
يوجد اختلافٌ كبيرٌ بين قرار الجلوس على مكتبك وبدء العمل في وقتٍ معين، وبين إنشاءِ روتينٍ يشير إلى أنَّه حان وقت العمل.
يختلف الروتين الصباحي لكلٍّ منَّا عن غيره، إذ قد يكون روتينك الصباحي صنعُ فنجان قهوة، أو ربَّما يكون العودة إلى المنزل بعد ممارسة الجري، كما قد يكون ارتداء الملابس (نعلم أنَّ ارتداء الملابس المنزلية في أثناء العمل يعدُّ ميِّزةً لبعض العاملين عن بعد، ولكنَّه استراتيجيةٌ سيئةٌ للآخرين)؛ المغزى أنَّه ربَّما يكون الروتين الصباحي أمراً أكثر قوَّةً من تحديدِ ساعةٍ مُعيَّنةٍ لمساعدتك في بدءِ العمل كلَّ يوم.
لا يُشترَط أن يكون روتينك صباحياً، فقد تُفضِّل بدء العمل في وقتٍ آخر من اليوم.
3. ضع قواعد أساسية للأشخاص من حولك:
واحدةٌ من الخطوات الهامَّة التي ينبغي عليك مُراعاتها في أثناء العملِ من المنزل: وضع قواعد أساسيةٍ لبقية الأشخاص في منزلك أو مَن يشاركونك مساحة العمل.
قد يكون هؤلاء الأشخاص أطفالك؛ لذا ينبغي عليك وضع قواعد واضحةٍ حول ما هو مسموح أو غير مسموحٍ القيام به خلال فترة عملك.
قد تستغلّ الأسرة وجودك في المنزل في أحيانٍ أخرى، فتسمح لموظفي الخدمات والصيانة بالمجيء وإنجاز بعض الأمور المنزلية؛ لذا يجدر بك هنا لفت أنظار بقيَّة أفراد الأسرة إلى أنَّ ذلك لن يحدث بشكلٍ مُتكرِّرٍ لتجنُّب تشتيت الانتباه. إذا كان هذا هو النِّظامُ المُعتاد لإدارة وتوزيع الأعمال المنزلية، فلا بأس بذلك طالما كنت مُعتاداً عليه؛ أمَّا إذا كنت تفعل ذلك لمجرَّد أنَّك في المنزل، فيجب أن تعلمَ أنَّ ذلك من شأنِهِ التأثير في تركيزك وإضعافِ إنتاجيتك.
شاهد بالفيديو: 5 نصائح لمن لديهم أطفال ويريدون العمل من المنزل
4. جَدْوِل فواصل الاستراحة:
تعرَّف على سياسة شركتك في أوقاتِ الاستراحة لتستفيدَ منها؛ أمَّا إذا كنت تعمل لحسابك الخاص، فمِنَ الضروري جداً منح نفسك وقتاً كافياً خلال النهار للابتعادِ عن الهاتفِ وشاشة الكمبيوتر.
5. خُذ فترات استراحتك كاملة:
إنَّ فترة استراحتك بمثابةِ عمليةِ تنشيطٍ واستعادةٍ لتركيزك؛ لذا لا تمنح نفسك وقتاً قصيراً في أثناء فترات الرَّاحة، خاصةً ساعة الغداء.
لحسن الحظ، هناك بعض التطبيقات التي من شأنها مُساعدتك في مثل هذا الأمر، مثل: تايم أوت (TimeOut) المخصَّص لنظام التشغيل (ماك)، وسمارت بريك (Smart Break) المُخصَّص لنظامِ (ويندوز). استخدم هذه التطبيقات لإبعادِ نفسك عن جهازِ الكمبيوتر لمدَّةِ 60 دقيقة، أو يمكنك تشغيل مؤقتٍ على الشاشة عندما تأخذ استراحة.
إذا عدت إلى مكتبك ووجدت أنَّك استرحت لمدَّةِ 40 دقيقة فقط، فابتعد عن المكتب مرَّةً أخرى، واستكمل الـ 20 دقيقة المتبقية.
6. غادر المنزل:
إنَّك تعلمُ بالطبع أنَّ المقصود هنا هو الخروج بالحدِّ المسموح والآمن في أثناء تفشي فيروس كورونا، مثل: الالتزامِ بإجراءات التباعُد الاجتماعي، وعدم لمسِ الأسطح، وإلى آخره.
كما يُنصَح الأشخاص الذين يعملون في الشركات أو المكاتب بفعلِ الشيء ذاته، ومغادرة المبنى ولو لمرَّةٍ واحدةٍ على الأقل، إذ يحتاج جسمك للتحرُّك؛ بالإضافة إلى فوائد الهواء النقي والضوء الطبيعي.
لست مضطراً إلى الذهاب إلى الأماكن العامَّة المزدحمة، حيث يمكنك التنزه فحسب، أو تشذيب الحديقة، أو التقاط الصور.
7. لا تتردَّد في طلب ما تحتاجه:
إذا كنت موظفاً لدى شركةٍ أو مؤسَّسةٍ تدعم عملك من المنزل، فاطلب المعدَّات التي تحتاجها بمجردِ بدءِ العمل من المنزل، أو في غضون يومٍ أو يومين عند إدراك أنَّك بحاجةٍ إلى شيءٍ جديد.
إنّّه لمن الهامِّ للغاية معرفة ما تحتاج إليه لإنجازِ مهامك بطريقةٍ مريحة، بما في ذلك: الشاشة المناسبة، ولوحة المفاتيح، والفأرة، والكراسي، والطابعة، والبرامج، وما إلى ذلك. غالباً ما تخصِّص المنظَّمات المعتادة على تعيين موظفين للعملِ عن بُعدٍ ميزانيةً خاصَّةً بمعدَّاتِ المكاتب المنزلية.
إذا كنت مضطراً إلى العمل من المنزل فجأةً بسبب فيروس كورونا، فاطلب ما تحتاجه بحدود المعقول، فقد تستمرّ في العمل من المنزل لأسابيع متتالية؛ لذلك يجب أن تكون مرتاحاً، ولكنَّ طلب كرسيٍّ ومكتبٍ جديدين قد يكون أكثر ممَّا ينبغي. اهتمَّ بالطابعة والفأرة ولوحة المفاتيح، بالإضافة إلى وسادةِ دعم الظهر.
8. خصَّص مساحةً مكتبيَّةً للعمل في منزلك:
لن يكون للموظفينِ العاملين عن بُعدٍ في عالمٍ مثاليٍّ مكتبٌ مخصَّصٌ فحسب، بل وجهازَي كمبيوترٍ أيضاً، أحدهما للعملِ والآخر للاستخدامِ الشخصيِّ؛ فذلك أكثر أماناً، ويتيح لك القيام بجميعِ أنشطتك الخاصَّة.
ولكن لا يمتلك الجميع في الواقع مكتباً منفصلاً في المنزل، ولا يعدُّ الاحتفاظ بجهازي كمبيوترٍ أمراً مُعتاداً؛ لذا خصِّص مكتباً بدلاً من ذلك، وبعض الملحقات للاستخدامِ المهني فقط.
على سبيل المثال: عندما تَصِلُ الكمبيوتر المحمول بشاشة ولوحة مفاتيح خارجية، يُشير هذا إلى أنَّ وقت العمل قد حان؛ أمَّا عندما تحمله وتجلس به في أيِّ مكانٍ آخر، فيعني هذا أنَّه وقتٌ شخصي.
إنَّه لمن الجيِّد أيضاً إنشاء حساب مستخدِمٍ منفصلٍ خاصٍّ بالعمل.
9. احتفظ برقمِ هاتفٍ منفصل:
استكمالاً لوضعِ الحدود بين العملِ والحياة الشخصية، فإنَّه لمِنَ الجيِّد الاحتفاظ برقم هاتفٍ خاصٍّ بمكالمات الزملاء والعملاء، ولا يُشترَط أن يكون خطاً أرضياً أو هاتفاً محمولاً ثانياً أو حتَّى بطاقة سيم (SIM) أخرى؛ بل يمكن أن يكون خدمات المكالمات الصوتية المجانيَّة، مثل: جوجل فويس (Google Voice)، أو حساب سكايب (Skype)، أو زوم (Zoom).
10. استخدم شبكةً افتراضيةً خاصَّة (VPN):
لا يتعيَّن عليك تجاهُل حماية معلوماتك في أثناء العمل؛ لذا يُمكنك استخدام شبكةٍ افتراضيةٍ خاصَّة (VPN) عندما يكون جهازك مُتَّصلاً بأيِّ شبكةٍ لا تتحكَّم فيها، مثل: شبكة Wi-Fi في أماكن العمل المشتركة، والمقاهي، والمكتبات، والمطارات.
تمتلك بعض المؤسسات شبكاتٍ افتراضيَّةً خاصَّةً بها، والتي يحتاج إليها الموظَّفون خارج الموقع للوصول إلى بعض الخوادم أو مواقع الويب التي تخزِّن المعلومات المخصصَّة للاستخدامِ الداخلي فقط.
ستحتاج عند العمل عند بعدٍ إلى استخدام شبكة افتراضية خاصَّة في المنزل، والتي يُنصَح بتركِها متصلةً قدر الإمكان؛ لأنَّه من الآمن تشغيلها أكثر من عدمه.
ولكن انتبه، إذ إنَّ شركتك ترى ما تفعله في أثناء الاتصال عبر الشبكة الافتراضية الخاصة بها.
11. تواصل مع زملائك:
يُعدُّ الشعور بالوحدةِ والانفصالِ والعزلةِ أحد المشكلات الشائعة عند العمل عن بُعد، خاصةً بالنسبة إلى الأشخاصِ المنفتحين.
عادةً ما تُقدِّم الشركات التي تتَّبعُ ثقافة العمل عن بُعدٍ طرائق للاختلاطِ بالآخرين. على سبيل المثال: قد يكون لديهم قنوات دردشةٍ تمكِّن الموظفين الذين يعملون عن بُعدٍ من التحدُّث عن الاهتماماتِ المشتركة، ولقاء الناس الذين يعيشون في المنطقة نفسها، وعقد اجتماعاتٍ شخصية.
إنَّه لمنَ الهامِّ للغايةِ معرفة مقدار التفاعل الذي تحتاجه لتشعرَ بالتواصلِ والاندماج، حتَّى إذا كنت انطوائياً ولا تحبُّ الاختلاط بالآخرين؛ لذا عليك تجربة بعض التجارب التفاعلية حتَّى تكون على درايةٍ بها إذا قرَّرت التَّفاعُل مع الآخرين.
إذا لم تكن شركتك ذات ثقافةٍ قويةٍ في العمل عن بُعد، فقد تحتاج إلى أن تكون أكثر استباقيةً في إدارة العلاقات.
12. احضر الاجتماعات وأسمِع الآخرين صوتك:
إنَّه لمن المؤكَّد أنَّك ستشارك في مؤتمراتِ الفيديو والمكالمات الجماعية، ولكن من الجيِّد أيضاً حضور الاجتماعات الاختيارية؛ لذا احرص على التحدُّث خلال الاجتماع حتَّى يعرف الجميع أنَّك مازلت موجوداً.
يمكن فعل ذلك بطرائقَ بسيطةٍ مثل قول: "شكراً للجميع. وداعاً" في ختامِ الاجتماع، حيث سيسهمُ ذلك في جعلِ حضورك واضحاً.
13. أجرِ مقابلاتٍ شخصية:
أجرِ مقابلات شخصيةً مع زملائك في الفريق. قد تكون هذه المقابلات على شكلِ تدريبٍ أو بناءِ فريق، كما يمكن أيضاً دمج هذه المقابلات في حدثٍ تجاريٍّ آخر، مثل: اجتماعٍ ماليٍّ سنوي، أو مؤتمر، أو حفلة عطلة.
لا تنتظر حتَّى يدعوك أحدهم إلى المكتب أو إلى أيِّ حدثٍ عموماً، بل كن استباقياً.
إذا كنت من أولئك الذين بدأوا العمل من المنزلِ دون سابق إنذار، والذين يحاولون أيضاً تقليل التواصل وجهاً لوجه؛ فيمكنك إجراء مكالمة فيديو مع زملائك أو مديرك مرَّة واحدةً في الأسبوع.
14. خذ إجازاتٍ مَرَضية:
إنَّه لمن الهامِّ للغاية الاهتمام بنفسِك وعدم التهاون فيما يخصُّ صحتك؛ فعندما تشعر أنَّك لست على ما يُرام، لا تتردَّد في أخذ إجازتك المرضية التي تحتاج إليها.
إذا كانت الإجازة المرضيَّة مدفوعة الأجر من قِبَل الشركة التي تعملُ بها، فعليك إذاً تخصيص وقتٍ للرَّاحة؛ لأنَّ عدم أخذه أشبه برمي المال من النافذة؛ أمَّا إذا كنت تعمل لحسابك الخاص ولم يكن لديك إجازاتٌ مَرضيةٌ مدفوعة الأجر، فقد يكون من السهل جداً الوقوع في فخِّ "الوقت كالمال"، ومحاولة العمل وأنت مريض. مع العِلم أنَّه في بعضِ الأحيان يكون من الأفضل أن تستريح حتَّى تتمكَّن من أن تكون أكثر إنتاجيةً على المدى الطويل.
15. ابحث عن فرصِ التدريب:
قد يتسبَّب عدم وجودك في المكتب مع زملائك الموظفين، بأن تفوتك دورات التدريب وتنمية المهارات التي تُدرَّس في الشركة، كما قد تنسى شركتك إضافتك إلى الدورات التدريبية عبر الإنترنت.
هل تعتقد أنَّك هكذا هربت من تلك الدورات المُملَّة؟ للأسف أنت مخطئ، إذ يمكنك تعلُّم شيءٍ مفيدٍ حقاً؛ لذا احرص على أن يجري إشراكك في هذه الدورات.
يمكنك أيضاً طلب دوراتٍ تدريبيةٍ عبر الإنترنت، أو دوراتٍ تدريبيةٍ شخصيةٍ إذا كنت بحاجةٍ إليها؛ وإذا كنت من أولئك الذين يعملون عن بُعدٍ بنسبة 100% من الوقت، فابحث عن الفرصِ المُتاحة للتعلُّم التي تُمنَح في مقرِّ الشركة، أو في أقرب مكتبٍ منك؛ حيث تحصل بهذه الطريقة على التدريب، وتقضي بعض الوقت مع الزملاء.
16. زِد من التواصُل:
يتطلَّب العمل عن بُعدٍ زيادة التواصل. أخبِر الجميع بجدولك الزمني وأوقات توافرك إذا تطلَّب الأمر؛ وعند الانتهاء من مشروعٍ أو مَهمَّةٍ هامَّة، قل ذلك أيضاً.
لا يعني زيادة التواصل بالضرورة أنَّه ينبغي عليك كتابة مقالٍ من خمس فقراتٍ لشرحِ كلِّ حركةٍ تقوم بها، فمن المضحك أن تكون قد ذكرت عطلتك القادمة ست مراتٍ بالفعل، ثمَّ تعيد ذِكرَها مرةً أخرى.
17. كن إيجابياً:
يُحبُّ أغلبنا الرسائل الموجزة والواضحة، لكنَّ لذلك مساوءه أيضاً، إذ قد يُسبِّب سوء فهم، خاصةً للأشخاصِ الذين لا يعرفون كيفيَّة تفسير مزاجك في الكتابة.
عندما تعمل عن بُعدٍ بدوامٍ كامل، يجب أن تكون إيجابياً إلى الحدِّ الذي قد تشعر فيه أنَّك إيجابيٌّ بشكلٍ مفرط؛ وإلَّا فإنَّك تخاطر بأن تبدو وكأنَّك أحمق.
إنَّه لأمرٌ مؤسف، ولكنَّه صحيح؛ لذا ضُمَّ علامة التعجب إلى حديثك، وابحث عن الرموز التعبيرية المفضَّلة لديك؛ لأنَّك ستحتاجها.
18. استفِد من امتيازاتك الخاصة:
يمنحك العمل من المنزلِ العديد من الامتيازات التي لا تتواجد في أثناء العمل من المكتب، إذ يُمكنك القيام بالعديدِ من الأنشطة التي تستمتع بها، مثل: الطهو، أو أعمال البستنة، أو حتَّى الجلوس مع الأسرةِ لمدَّةٍ أطول.
يعود عليك العمل عن بُعدٍ بالعديدِ من المزايا الفريدة، فاستفد منها؛ فأنت تستحقها.
19. لا تقسُ على نفسك:
يتمتَّع أنجح العاملين عن بُعدٍ بسمعة الانضباط الشديد، ولا يتطلَّب الأمر أكثر من التركيز بجديَّةٍ في أثناء العمل على أيِّ وظيفةٍ مكتبيةٍ بدوامٍ كاملٍ من مساحةٍ غير مألوفة؛ ومع ذلك، يتشتَّت انتباه الجميع أحياناً، فهذا أمرٌ طبيعي. لذا، إذا وجدت نفسك تعمل تارة، وتحجز الرحلات الجوية لقضاءِ إجازتك القادمة تارةً أخرى، فلا توبِّخ نفسك بشدة؛ بل اسأل نفسك ما إذا كان الأشخاص في المكتبِ يفعلون الشيء نفسه. وإذا كان الجواب نعم، فاسترخِ قليلاً؛ ثمَّ واصِل العمل.
20. ضع روتيناً لإنهاءِ اليوم:
أشرنا من قبل إلى أهميةِ بدءِ يومك بروتينٍ مُحدَّد، وينطبق الأمر تماماً على نهاية اليوم، أنشِئ عادةً تشير إلى نهايةِ يوم العمل. قد يكون ذلك بمثابةِ تسجيل الخروج على تطبيقِ مراسلة الأعمال، أو الخروج في نزهة ليليَّةٍ مع حيوانك الأليف، أو الالتحاق بصف يوغا في السادسة مساءً، أو إغلاق الكمبيوتر وتشغيل مدوَّنةٍ صوتيَّةٍ مُفضَّلةٍ لديك.
أيَّاً كان اختيارك أو تفضيلك في روتين إنهاءِ اليوم، افعل ذلك باستمرارٍ لتحديدِ نهاية ساعات العمل.
اجعلها مسألةً شخصية:
يجب أن تكتشف -قبل كلِّ شيءٍ- ما يناسبك ويتوافق مع عاداتك ومزاجك وشخصيتك. يكون ذلك واضحاً أحياناً، أي أنَّك تعرف كيف تدير عملك بما يتوافق وعقليتك؛ ولكن قد تحتاج في أحيانٍ أخرى إلى بعض الإلهام من أشخاصٍ آخرين في وضعك نفسه.
يوجد مجتمعٌ داعمٌ من الموظفين الذين يعملون عن بُعد، فحاول إيجادهم؛ سواءً في قناةٍ عبر سلاك (Slack)، أم في مؤسستك، أم عبر الإنترنت من خلالِ المدونات أو تويتر.