12 نصيحة لطلب إجازة في العمل والحصول عليها
قد يجد الموظفون حرجاً في طلب الإجازة حتى لو كانت قوانين الشركة تنصُّ على حقهم في ذلك، فما أفضل طريقةٍ لطلب الإجازة؟ ومتى يجب عليك أن تطلب الإجازة؟ وماذا يجب عليك أن تفعل إذا احتجْتَ إلى إجازة مفاجِئة؟ ثمَّة استراتيجيّاتٍ تستطيع اتباعها لطلب إجازةٍ من المدير بطريقةٍ تعزز احتمال حصول طلبك على الموافقة.
راجع السياسة التي تتَّبعها الشركة في منح الإجازات:
تتَّبع العديد من الشركات خططاً صارمةً في مسألة عدد الموظَّفين العاملين لديها، هذا يعني عدم وجود بديل للموظف في حال غادر عمله لقضاء إجازة. قد يُصعِّب هذا الأمر عملية أخذ الإجازات لا سيما إذا حاولْتَ أن تطلب الإجازة في اللحظات الأخيرة.
يُمنَح الموظفون بشكلٍ عام إجازاتٍ سنويّة مدفوعةً تتراوح مُدَدُها بين 2 و4 أسابيع قد تزيد أو تَنْقُص بما يتناسب مع مصلحة الشركة، وقد لا تمنح بعض الشركات موظفيها أيَّة إجازاتٍ مدفوعة الأجر.
يتَّبع بعض أرباب العمل نظاماً يعتمد في منح الإجازات للموظفين على عدد الساعات التي قضوها فعليَّاً في العمل، في حين يمنح بعضهم الآخر الموظفين عدداً محدداً من الأسابيع يختلف باختلاف عدد سنوات الخدمة التي لدى كل موظف. فإذا لم يكن لديك الحق بعد في الحصول على إجازاتٍ مدفوعة الأجر قد تُضطر إلى انتظار انقضاء مدة زمنية محددة حتى يصبح لك الحق في ذلك. تمنح بعض الشركات، على سبيل المثال، الموظفين إجازاتٍ مدفوعة الأجر بعد مُضيِّ عامٍ كامل على تعيينهم في الوظيفة، في حين تمنح شركاتٌ أخرى الموظفين الحق في الحصول على إجازاتٍ مدفوعةٍ منذ اللحظة التي يتولون بها أعمالهم داخل الشركة.
الإجازات مدفوعة الأجر وغير مدفوعة الأجر:
قانونيَّاً لا تُعَدُّ المنظمات مُلزمةً بمنح الموظفين أيَّة إجازات، سواءً أكانت مدفوعة الأجر أم غير مدفوعة الأجر، بيد أنَّ بعض الشركات مُلزَمةٌ قانونيَّاً بمنح الموظفين إجازاتٍ عائلية.
إذا كانت الشركة التي تعمل فيها لا تمنح الموظفين إجازاتٍ مدفوعة الأجر أو حتى لو استنفدْتَ جميع الإجازات التي يحقُّ لك أخذُها يبقى في إمكانك طلب الحصول على إجازة. ربما لا تتقاضى المال مقابل أيام الإجازة إذا لم تكن مؤهلاً للحصول على إجازاتٍ مدفوعة الأجر إلَّا أنَّ مديرك قد لا يمانع في السماح لك بالتغيّب عن العمل.
12 نصيحة لطلب إجازة من العمل والحصول عليها:
قد يكون من الصعب الحصول على إجازةٍ دون إثارة امتعاض المدير حينما تكون جميع الأعمال التي يؤديها الموظفون مهمةً، وقد يصبح الحصول على إجازةٍ مهمةً شاقةً إذا كنت قد استنفدْتَ جميع الإجازات المُخصّصة لك وتريد الحصول على إجازاتٍ إضافيّة أو إذا كنت تعمل في مؤسسةٍ لا تُعَدُّ الإجازات فيها جزءاً من المزايا التي تُمنَح للموظفين. قبل الذهاب للحديث مع مديرك عن الإجازة ألقِ نظرةً على النصائح الآتية:
1- اختر أنسب وقتٍ لطلب الإجازة من المدير:
يُعَدُّ التوقيت أهمّ شيء، فإيَّاك أن تطلب الحصول على إجازة في أوقات الأزمات التي يشهدها العمل أو في الأوقات التي تشهد ذروة ضغوطات العمل. قدَِّم طلب الإجازة في أكثر الأوقات التي يمكن أن يحظى طلبك فيها بموافقة المدير، وتجنَّب تقديم الطلب في الأوقات التي تَكْثُر فيها الضغوطات عليه خلال النهار، أو الأسبوع، أو الشهر.
إذا كنت تعلم أنَّك تحتاج إلى إجازةٍ قريباً فإنَّ إظهار أكبر قدرٍ ممكنٍ من الاهتمام يمكن أن يجعل موافقة المدير على الطلب أكثر سهولة.
وإذا كانت أجواء العمل غير رسميّة يمكنك أن تطلب شفهيَّاً من مديرك الحصول على إجازة، أو أن ترسل إليه الطلب بالبريد الإلكتروني. أمَّا إذا كانت الأجواء التي تسود العمل رسمية فأنت بحاجةٍ إلى تحديد موعدٍ لعقد اجتماعٍ قصيرٍ لطرح طلب الإجازة فيه.
قد يكون لدى الشركة أيضاً مبادئ إرشادية متعلقة بالسياسات المُتَّبعة في منح الإجازات فاحرص على اتباع هذه المبادئ في حال كانت موجودة.
2- قدِّم طلبك في توقيتٍ مناسبٍ للشركة:
احرص على أن تكون جميع أمور عملك تحت السيطرة ومُنظَّمة بشكلٍ جيد حينما تقدم طلب الإجازة. قدم طلب الإجازة بعد إتمام أحد المشاريع بنجاح إذا كان ذلك ممكناً، فإذا كنت تعمل في وظيفةٍ تشهد أوقاتاً يَكْثُر فيها ضغط العمل كنهاية العام أو الموعد النهائي لتسديد الضرائب فحاول أن ترتب أمورك بحيث لا تحدث أيَّة مشكلات في مثل تلك الأوقات. وإذا كان لديك خطط تتعارض مع جدول العمل اذكر السبب الذي تريد من أجله الحصول على إجازة في الطلب، يمكنك أن تقول مثلاً:
"أعلم أن ضغوطات العمل تَكْثُر في شهر حزيران لكنَّ حفل زفاف أختي سيُعقَد في الـ 15 من حزيران وسيسًرُّني كثيراً أن أتمكَّن من أخذ إجازة قبل بضعة أيام من موعد الزفاف".
3- نظِّم وقتك مُسبقاً كُلّما كان ذلك ممكناً:
إنَّ إعداد خطةٍ سنويةٍ يمكن أن يساعد في ضمان الاستفادة من الإجازات التي يحق لك أخذها وإدراج مواعيد الإجازات ضمن خطط المشاريع التي تَعْكِف على تنفيذها. إذا اضطررت إلى أخذ إجازةٍ بشكلٍ مفاجئ احرص على إخبار المدير بأنَّك أدَّيْتَ كل ما يجب عليك أن تؤديه، إذ إنَّ تبرير الحاجة إلى إجازة يصبح أسهل إذا أدَّيْتَ عملك على أكمل وجه وإذا لم يكن لديك أيّ مشاريع مُستعجَلة على جدول أعمالك. يُعَدُّ هذا مُهمَّاً بشكلٍ خاص إذا كنت تنوي طلب العطلة في أوقات الأعياد التي تُعَدّ أبرز الأوقات التي يَكْثُر فيها طلب الإجازات.
4- استفد من إجازاتك قبل أن تفقد حقّك في الحصول عليها:
إخبار المدير أنَّك تحتاج إلى الاستفادة من الإجازة قبل أن تفقد الحق في الحصول عليها حسبما تنصُّ على ذلك سياسة الشركة يمكن أن يُمَهّد لك طريق الحصول على الموافقة. إذ يستطيع أرباب العمل في معظم الدول تحديد تاريخٍ يجب على الموظفين الاستفادة من إجازاتهم قبل بلوغه، وإلا فقدوا الحق في الاستفادة منها، بيد أنَّهم مُطالَبون بأن يكونوا مخلصين في الجهود التي يبذلونها لقبول طلبات الإجازة التي يقدّمها الموظفون.
5- لا تطلب الإجازة في أوقات الذروة:
فكّر حينما تضع خطّةً لتنظيم مواعيد الإجازات التي تنوي طلبها في أبرز الأوقات التي يشهد فيها ضغط العمل في القسم ذروة ارتفاعه أو انخفاضه، وتجنَّب طلب الحصول على إجازة في الأوقات التي يحتاج فيها المدير إلى تضافر جميع الجهود في سبيل الوفاء بالمتطلبات أو الالتزام بالمواعيد النهائية. فإذا كان الموعد النهائي لتسليم تقرير العمل السنوي هو 1 حزيران فمن غير المُستحْسَن بكل تأكيدٍ أن تطلب إجازةً في الأسبوع الذي يسبق مباشرةً هذا التاريخ.
6- أرسِل طلب الإجازة مكتوباً:
احرص على إرسال طلب إجازة مكتوب بحيث تكون العمليّة مُوثَّقة، يكفي أن ترسل رسالةً إلكترونيَّةً إلى مديرك ونسخةً إلى أيّ شخصٍ آخر معنيّ بالأمر في المنظمة. إليك النموذج التالي لطلب الإجازة:
"الموضوع: طلب إجازة من سامي
مرحباً طارق
أتمنى أن يُسمَح لي بأخذ إجازةٍ مدة أسبوعٍ خلال عطلة الأطفال الانتصافية. موعد الإجازة من 15-19 نيسان.
إذا تمَّتْ الموافقة على طلب الإجازة سأكون قادراً على إتمام المشاريع التي أنفِّذها في الوقت الحالي وأستطيع البدء مباشرةً بأيّ عملٍ مُستعجَلٍ بعد عودتي.
شكراً جزيلاً على اهتمامك
سامي".
7- اطلب الإجازة ولا تطالب بها:
يجب على طالب الإجازة أن يَكتُب طلبه بصيغة الطلب - لا بصيغة المُطالَبَة. تجنَّب الإشارة إلى خطط قضاء الإجازة بصفتها أمراً واقعاً قبل الحصول على موافقة المعنيّين.
قل: "أودُّ قضاء آخر أسبوعين من شهر آب في شرم الشيخ، أتعتقد بأنَّ ذلك سيكون مُمكناً؟"، ولا تَقُل: "لقد حجزت رحلةً إلى دبي في آخر أسبوعٍ من شهر حزيران وأنا أحتاج إلى إجازة".
8- ساعِد في وضع خطة لتنظيم سير العمل:
قم بإعداد خطة تبيِّن فيها كيف قد يتم التعامل مع مسؤولياتك في غيابك، تستطيع أن تقول مثلاً: "سيكون كلٌّ من سامر وعلاء موجودين في الأسبوع الذي سأتغيب فيه عن العمل وقد اتفقنا على طريقة التعامل مع أيّ مشكلةٍ قد تواجه الزبائن".
9- أنجِز عملك على أكمل وجه قبل المغادرة:
اعمل بضع ساعاتٍ إضافيةً قبل موعد الإجازة إذا رأيت أنَّ ذلك ضروريٌّ لضمان أنّ جميع مسؤولياتك تحت السيطرة، إذ ليس من الجيّد أن تترك إنجاز العديد من المهام على عاتق زملائك لأنَّك لم تتمكن من إنهائها قبل أن تذهب إلى إجازتك.
10- تعاون مع زملائك:
قابل الزملاء الذين تتعاون معهم وناقش معهم كيف يمكن أن يتم التعامل مع المسؤوليات المشتركة أو المُتداخلة. يجب عليك ألَّا تغادر إلى إجازتك إذا كنت لا تستطيع تدبُّر هذه الأمور، فهذا يعني أنَّك ستعاني من الفوضى بعد انقضاء الإجازة. أخبِر المدير عن الطريقة التي سيتم التعامل بها مع عملك أثناء غيابك بعد أن تتم الموافقة على طلب الإجازة.
11- أخبِر جميع المعنيين بالأمر بإجازتك:
احرص على عدم تلقّي مديريك أيَّ شكاوي في أثناء غيابك. أخبر أبرز المعنيين، كالزبائن والعملاء، أنَّك خارجٌ إلى إجازة، ودَعْهُم يعرفون مَنْ سيُلبِّي احتياجاتهم أثناء غيابك. يُسَهِّل إعداد خطة تنظم بشكلٍ جيدٍ فترة غيابك والتحقق من أنَّ كلّ شيءٍ على ما يرام - عملية الحصول على إجازة في المرات القادمة.
12- كُن عادلاً مع زملائك:
ناقش طرق تقاسم الإجازات خلال أبرز الفترات التي يأخذ فيها الموظفون إجازاتهم حتى تبقى علاقتك مع زملاء العمل إيجابيّة وتتجنَّب وصول أيَّة شكاوي إلى المدير. وبما أنَّ لكلّ شخصٍ التزاماتٌ شخصيّةٌ وعائليّةٌ مُختلفةٌ سيكون من السهل تنظيم جدول مواعيد الإجازات بطريقةٍ يحظى معها الجميع بالموعد الذي يروق له.