12 نصيحة لتخفيض معدل دوران العمالة في شركتك

في هذا الوقت الذي تواجه فيه جميع الشركات تقريباً معدل دوران عمالة مرتفع، من الضروري أن ندرك أنَّه يمكن تقليل هذا المعدل إلى النصف، وفي حالات أخرى إلى الربع. ولكن من أجل تقليل معدل دوران العمالة، يجب اتخاذ القرارات المناسبة التي تساعد على الاحتفاظ بالموظف، كما تعالج هذه الإجراءات قدر الإمكان الأسباب التي تجعل الموظف يرغب في ترك وظيفته.

يعني هذا أنَّه يجب على المدير أن يأخذ على عاتقه مسؤولية حل مشكلة دوران العمالة، واستخدام الوسائل التي تساعد على جعل الموظف يتراجع عن قرار ترك العمل؛ لذلك، إذا كانت مسؤوليتك هي تقديم المشورة للمديرين بشأن أي من الوسائل التي يجب اتخاذها للاحتفاظ بالموظفين، والتي تعطي نتائج فورية؛ فسوف نقدِّم لك في هذا المقال مجموعة من الإجراءات البديهية ومنخفضة التكلفة وسهلة التنفيذ.

يجب على المديرين التفكير في تطبيق واحدة أو أكثر من الإجراءات الرئيسة الآتية؛ وذلك بغرض الاحتفاظ بالموظفين عندما تكون مشكلة دوران العمالة على وشك الحصول. ولحسن الحظ، فإنَّ هذه النصائح يمكن تنفيذها دون الحاجة إلى تدريب رسمي، وسنقوم بترتيب هذه الإجراءات من حيث أكثرها تأثيراً كالآتي:

1. أجرِ مقابلات تسأل فيها عن الأسباب التي تدفع الموظف للبقاء قبل أن تتفاجأ بأنَّه يفكِّر في عرض عمل آخر:

من المفيد أن تكون مبادِراً وتسأل الموظفين من خلال مقابلات فردية عن أسباب بقائهم في الشركة، ويجب على هذه المقابلات أن تركِّز على العوامل الإيجابية التي تجعل الموظف يرغب في البقاء في الشركة؛ فمن خلال تحديد العوامل التي تجعل الموظف يرغب في البقاء في الشركة، يمكنك العمل على تعزيز هذه العوامل باستمرار.

كما يجب إجراء المقابلة التي تسأل فيها الموظف عن سبب بقائه في الشركة عند تولِّيه منصباً جديداً، ولكن يجب إجراء مقابلات لاحقة مع الموظف كل عامين على الأقل، وكلَّما شعرت أنَّه يفكِّر في المغادرة.

2. قدِّم لهم الدعم حتى الوصول إلى النتائج النهائية لعملهم:

أحد الأسباب التي تجعل الموظفين يبقون في وظائفهم هو شعورهم بأنَّ عملهم يحقق نتائج إيجابية للشركة؛ لذلك يكون من المفيد التحدث معهم بقضايا تخص وظيفتهم، ومن الأفضل أن تبيِّن لهم أنَّ عملهم يحقق نتائج إيجابية للشركة؛ وذلك من خلال إظهار تأثير عملهم في مجمل نجاحات الشركة.

ويمكنك اصطحابهم في زيارة للعميل ليشاهدوا كيف يكون لخدمتهم أو المنتج الذي يعملون عليه ذلك التأثير النهائي في العملية التجارية، بوصفه جزءاً من الدعم الذي تقدمه لهم. على سبيل المثال، إذا كنت تنتج معدات طبية، فدع الموظف يرى بعض المرضى الذين ساعدهم المنتج الذي ساهم الموظف بصنعه.

وبالإضافة إلى ذلك، زوِّدهم بالمعلومات التي تسمح لهم بفهم أهمية عملهم، وساعدهم على الشعور بأنَّهم يؤدون عملاً رائعاً في حياتهم، وإذا كان المنتج يحقق معايير الاستدامة، فاجعلهم يدركون ذلك أيضاً.

3. اطلب من الموظفين أن يخبروك بنيتهم في البحث عن وظيفة أخرى مسبقاً:

في بعض الأحيان، لا يمانع الموظف بإخبارك أنَّه يبحث عن وظيفة أخرى؛ لذلك التقِ بالموظف الذي ترغب في الاحتفاظ به، وبيِّن له أهميته في العمل وفي الفريق، ووضح له أهمية بقائه، ثم من خلال نقاش فردي، وضح له أنَّك ترغب في أن يتفهم اهتمامك بمعرفة كل ما يشعر به في علمه، أو عندما يبحث عن عمل في شركة أخرى، أو عندما يتلقى مكالمة من مسؤول التوظيف في إحدى الشركات، وسيوافق أكثر من نصف موظفيك على هذا الطلب؛ وهذا يمنحك بعض الوقت لمعالجة المشكلات التي تجعل الموظف يرغب في المغادرة.

4. أجرِ مقابلات بعد تقديم الموظفين استقالاتهم:

هذه المقابلات هي أفضل طريقة لفهم الأسباب الحقيقية لدوران العمالة؛ إذ يجيب الموظفون في مقابلات الاستقالة بإجابات مضللة؛ وذلك لأنَّ هذه المقابلات تحدث في اليوم الأخير لهم في الوظيفة وهم يقدمون أسباباً تبرر رغبتهم في ترك العمل.

وتؤدي الخشية من تقديم الأسباب الصحيحة في أثناء مقابلات ترك العمل إلى تقديم إجابات خاطئة بنسبة 40% من الحالات، والحل لهذه المشكلة هو إجراء مقابلات بعد ترك العمل؛ إذ تُؤخَّر مقابلة ترك العمل ما بين 3 إلى 6 أشهر بعد ترك الموظف فعلياً لعمله.

وتُعَدُّ المقابلة عن طريق الهاتف التي يجريها طرف ثالث أكثر الطرائق فاعلية، كما يمكن الحصول على إجابات أكثر مصداقية عندما يعلم الموظف أنَّ هناك إجراءً رسمياً يُتَّخذ بناءً على المعلومات التي يقدمها.

5. حدد ما الذي يحفِّز الموظف الذي تريد الاحتفاظ به:

الموظفون المتحمسون دوماً يكونون منتجين، كما يبقون لأطول فترة ممكنة في العمل؛ لذلك من المفيد أن تحدد الأشياء التي من شأنها أن تُحفِّز الموظف؛ وذلك من خلال سؤال الموظفين المعينين حديثاً عن الأشياء التي وجدوا أنَّها تزيد من حماستهم في الوظيفة. ومع ذلك، فإنَّ العوامل التي تجعل الموظف متحمساً تختلف مع مرور الوقت؛ لذلك أعطِ لكل موظف تريد الاحتفاظ به استبانةً سنوية ليقوم بملئها بأكثر العوامل التي تحفِّزه؛ بحيث تُقسَّم العوامل إلى مادية وغير مادية، ويختار الموظف أكثر خمسة عوامل تحفِّزه من الفئتين.

ثم يجب عليك وضع خطة للتأكد أنَّه عندما يُطلَب من الموظف المستهدف بالاستبانة أن يقيِّم مستوى حماسته؛ فإنَّه يعطي علامة 9 أو 10 من عشر درجات.

شاهد بالفيديو: 7 استراتيجيات لإبقاء موظفيك في حالة تحفيز دائم

6. ضع قائمة بالعوامل المتعلقة بالوظيفة بحيث تحدد العوامل الإيجابية وتحسنها وتقلل من العوامل السلبية:

تساعدك هذه القائمة على فهم الدوافع النفسية للموظف، كما تساعدك على تحديد أي من الواجبات والمسؤوليات الوظيفية التي تثير حماسة الموظف، وتلك التي يخشى القيام بها؛ لذلك يجب على المديرين - مرة واحدة في السنة على الأقل - أن يُجروا دراسة أو استطلاعاً لتحديد الجوانب التي يستمتع بها الموظف في وظيفته، وتتضمن بعض أكثر العوامل المتداولة التي يرغب فيها الموظفون المبدعون ما يأتي:

• معدات أفضل.
• تقديم الدعم والمساعدة.
• توفير فرص عمل مع الأشخاص المبدعين.
• تحسين التواصل مع المديرين.
• السماح للموظف بالعمل مع زميله المفضل.

بعد أن تحدد العوامل التي تحفِّز الموظف وتُحسِّنها، يجب أيضاً تحديد العوامل التي تسبب له الإحباط أو الشعور بالضجر وتُقلِّل منها، ومن هذه العوامل: الاجتماعات، والأعمال الورقية، والسفر المستمر، والإجراءات الإدارية الروتينية.

لذا، يجب على المديرين أيضاً تطوير مجموعة من المقاييس والمعايير ورسائل التذكير الدقيقة؛ وذلك بهدف التأكد من أنَّ الموظفين الذين ترغب الإدارة في الاحتفاظ بهم يؤدون الأعمال الممتعة بالتوازي مع الأعمال المملة؛ بحيث يقضي الموظف معظم وقته في أداء مهامه المفضَّلة والقيام بالأعمال التي يجيدها.

7. احتفظ بقائمة تحتوي أسماء الموظفين الذين تأخرت استحقاقاتهم لكي تتجنب شعورهم بعدم الإنصاف:

إنَّ شعور الموظف أنَّ مستحقاته قد تأخرت يجعله يتصوَّر أنَّ الآخرين يحصلون على شيء ما يستحقه هو. ولسوء الحظ، قد يشعر بعض الموظفين في كثير من الأحيان، أنَّهم يتأخرون عن زملائهم في استحقاقات الترقية والترفيع، أو يُعاملون معاملة غير عادلة مقارنةً بالآخرين؛ وهذا قد يجعلهم يشعرون بأنَّهم لا يُقدَّرون؛ وهذا بدروه يتسبب في تركهم للعمل.

ولكي تتجنب ذلك، حدد الموظفين الذين تأخرت مستحقاتهم؛ وذلك من خلال قياس المدة التي انقضت منذ آخر حدث إيجابي لهم في حياتهم الوظيفية، وتتضمن هذه الأحداث الإيجابية: الترقيات، والترفيع الوظيفي، وتقديم تجهيزات مكتبية جديدة وتلقِّي الثناء.

وما يجب عليك القيام به بصفتك مديراً، هو المقارنة بين المدة التي تلت آخر حدث إيجابي بالنسبة إلى الموظف مع متوسط الوقت الذي يفصل بين مجموع هذه الأحداث؛ لذا استخدم قائمة "المستحقات المتأخرة" لتذكير نفسك بعدم الانتظار طويلاً لتقدِّم الترقيات والعوامل الأخرى التي تحفِّز الموظف.

8. عيِّن الموظفين الجيدين في مناصب قيادية دورياً:

حتى عندما يُتعامَل مع كبار الموظفين معاملة جيدة، فإنَّهم يشعرون بالدهشة عندما يتلقون دورياً ثناءً كبيراً بمناسبة استدعائهم من قِبل جهات توظيف خارجية. وأفضل إجراء للتغلب على الإغراءات التي تُقدَّم للموظفين من قِبل الشركات الأخرى هي ترقيتهم إلى مستوى وظيفي أعلى، أو إعادة تعيين الموظفين الهامين في مناصب جديدة مرة واحدة على الأقل كل عامين.

هذا يعني أنَّك يجب أن تُعامِل هؤلاء الموظفين الرئيسين كما لو كنت تُعيِّنهم لأول مرة؛ لذا عاملهم بصفتهم موظفين جدد، ثم رقِّهم إلى المستوى الذي يقابل على الأقل المستوى الوظيفي الذي يُعرَض عليهم من قِبل جهات خارجية.

من المرجح أن يؤدي هذا الإجراء إلى زيادة حماسة الموظف، ويقلل من احتمالية استجابته لعروض التوظيف الخارجية؛ وذلك لأنَّ عملية إعادة التعيين الدورية تمنع شعور الموظف بأنَّه منسي من قِبل الإدارة؛ وهذه العملية بدورها تجعله يشعر بأنَّ الفرص التي تقدِّمها له تضاهي من حيث الجودة والأهمية الفرص التي تُعرَض عليه من قِبل جهات خارجية.

9. ضع خططاً للاحتفاظ بالموظف تتناسب مع كل حالة:

يجب عليك أن تضع خططاً للاحتفاظ بالموظفين لديك تناسب كل واحد منهم؛ والسبب في ذلك أنَّ الأسباب التي تجعل الموظف يرغب في البقاء أو يفكر في المغادرة تختلف من موظف لآخر؛ لذلك يجب على المدير الذي يعمل مع خبراء إدارة الموارد البشرية، وضع خطة للاحتفاظ تستهدف موظفاً بعينه.

هذه الخطة يجب أن تحدد أولاً المشكلات المحتملة، التي من الممكن أن تجعل الموظف يفكر في المغادرة، وأيضاً يجب تحديد العوامل التي تزيد من حماسة الموظف وتجعله يرغب في البقاء. وبعد ذلك، يجب على المدير وضع خطة لتنفيذ الإجراءات المناسبة دورياً، أو استخدام الوسائل التي من شأنها أن تؤثر في الاحتفاظ بالموظف.

ويجب على قسم الموارد البشرية أن يقدِّم نماذج وعينات من خطط الاحتفاظ للمديرين؛ وذلك ليسهِّل عليهم وضع خطط احتفاظ فردية لموظفيهم الرئيسين.

10. صمِّم ملف إدارة خاصاً بكل موظف يتضمن أفضل الطرائق للتعامل معها:

حتى أفضل المديرين يحتاجون إلى استيعاب أكثر الطرائق فاعليةً في التواصل، والتحفيز، والتشجيع، والمشاركة، ومنح المكافآت، واتخاذ القرارات، وتقديم التغذية الراجعة لكل موظف على حدة. وأفضل طريقة لفعل ذلك بالنسبة إلى الموظفين الرئيسين هي العمل مع الموظف لإنشاء ملف تعريف يتضمن أكثر الطرائق فاعلية في التعامل معه، ونظراً لأنَّ الموظف يعرف نفسه أكثر من أي شخص آخر؛ سيكون من المفيد الاستثمار في هذه المعرفة لتحديد أكثر الطرائق وأقلها فاعلية في إدارته والتعامل معه.

من الأفضل وضع هذا الملف منذ بداية عمل الموظف في الشركة، كما يجب تحديثه مرة على الأقل كل عامين. وتتمثَّل إحدى الطرائق في الاستفادة من الموظف لمعرفة أفضل الطرائق في إدارته من خلال مطالبته بأن يتخيل نفسه في موقع المدير، وكيف سيحسِّن من وظيفته الحالية، وما هي الطرائق المثالية في الإدارة التي تجعل الموظف يحقق أكبر قدر من الإنتاجية.

من خلال تغيير نهج الإدارة والأسلوب الذي تُدير به موظفيك تغييراً طفيفاً يتناسب مع النهج الذي يزيد من إنتاجيتهم وقدرتهم على الابتكار؛ من المحتمل أن يستمروا في العمل لديك لفترة أطول ويحققوا قدراً كبيراً من الإنتاجية.

11. حدد العوائق التي تقلل من إنتاجية الموظفين:

من غير المرجح أن يستقيل الموظفون ذوو الإنتاجية العالية كونهم يرون النتائج المذهلة لعملهم، وبالإضافة إلى ذلك، فإنَّ الموظف الذي يحقق إنتاجية أكبر يحصل على الثناء والمكافآت؛ لذلك، إذا كنت ترغب في زيادة الإنتاجية الفردية والجماعية فإنَّ الطريقة الأكثر فاعلية هي أن تطلب من الموظفين تحديد العوائق أو العوامل التي تمنعهم من أن يكونوا أكثر إنتاجية.

ابدأ بسؤال الموظفين في فريقك، إذا أرادوا أن يرفعوا من مستوى إنتاجيتهم بنسبة 25% مثلاً، فما هي العوائق التي تمنعهم من تحقيق ذلك؟ وفي معظم الحالات، يمكن لإجراء المقابلات الفردية، أو استطلاع واضح، أو عقد جلسة عصف ذهني أن تساعد على تحديد وتقليل العوامل التي تحد من الإنتاجية؛ وذلك في غضون أشهر فقط، وقد تتفاجأ أنَّه بعد أن تُحدَّد هذه العوامل، ومن ثم يُقلَّل منها فإنَّ الإنتاجية سترتفع بنسبة 200%.

12. أفسح المجال للموظفين لتعلُّم مزيدٍ من المهارات:

يُعَدُّ التعلُّم المستمر أحد الدوافع الرئيسة للموظفين ذوي الأداء المتميز؛ لذلك بدلاً من التخلي عن التعليم ينبغي العمل مع الموظفين الهامين لديك لتطوير خطة تعلُّم تناسب كل واحد منهم، وهذا الإجراء ناجع جداً؛ وذلك لأنَّ الموظفين الذين يتعلمون باستمرار نادراً ما يستقيلون.

ضع في حسبانك أيضاً تخصيص ميزانية للموظفين الهامين لديك؛ وذلك من أجل التعلُّم وتطوير المهارات؛ فذلك يساعدهم على التحكم بالطريقة التي يريدون التعلُّم بها.

شاهد بالفيديو: 12 نصيحة لتخفيض معدل دوران العمالة في شركتك

الاحتفاظ بالموظفين من مسؤوليات المديرين:

لدى الكثير من العاملين في مجال إدارة الموارد البشرية هذا الافتراض الخاطئ الذي يبين أنَّ الراتب، أو المكافآت، وغيرها من المزايا المادية هي الطرائق المثالية للاحتفاظ بالموظفين، ولكن إذا أجريت بعض التعديلات الطفيفة على بعض الإجراءات، مثل تأخير مقابلة ترك العمل لمدة ستة أشهر، ثم سألت الموظف المستقيل عن سبب تركه لوظيفته؛ فإنَّ جوابه سيكون شعوره بالإحباط أو عدم انسجامه مع أسلوب الإدارة في الشركة، وما نسبته تقريباً 75% من حالات البحث عن وظيفة أخرى هي لأسباب تتعلق بالمدير.

لذلك، إذا كانت شركتك تعاني من معدل دوران مرتفع للموظفين؛ فإنَّ أفضل نصيحة قد تتلقاها هي جعل المديرين في شركتك يتحملون مسؤولية تخفيض معدل دوران العمالة هذا والاحتفاظ بالموظفين؛ وذلك لكونهم على اتصال مباشر بأسباب المشكلة فهم يستطيعون تحقيق نتائج ملموسة على الفور؛ وذلك باستخدام النصائح التي ذكرناها في هذا المقال.

المصدر