Top


مدة القراءة:4دقيقة

12طريقة لادارة الوقت

12طريقة لادارة الوقت
الرابط المختصر

هذه الطرق الإثني عشر قمت بترجمتها من كتاب أمريكي بنفس العنوان لمؤلف إسمه :(فرانسيس لوي) ،و بإعتقادي أنها أهم الطرق الناجحة لإدارة الوقت وأحب أن اتشارك مع القارئ في تعلمها ليستفيد في حياته العملية.
إستخدم السر الكبير الذي تعلمه المليونير (تشارلز شواب) لزيادة الإنتاجية.




كان تشارلز شواب (1862-1939) مديراً لمصنع ينتج ويبيع الحديد اسمه (مصنع بثلم) ،وكان يعاني من ضيق الوقت ،وحلاً لهذه المشكلة استأجر خبيراً لإدارة الوقت اسمه (إيف لي ) ليستنير يرأيه ويأخذ بنصيحته.

ايف لي الخبير الإداري علمه طريقة سحرية لإدارة الوقت،فسأله شواب: كم سأدفع لك لقاء هذه النصيحة ؟لكن إيف الخبير كان ذكياً جداً ،أخبر شواب أن لايدفع له شيئاً الآن ،قال له: (جرب هذه الطريقة على مدى الأسابيع القادمة ثم ابعث لي بشيك بعد انتهاء التجربة)
شواب كان سعيداً جداً بالطريقة التي نجحت في تنظيم أعماله ،وبعد فترة من الزمن أرسل شواب إلى إيف لي شيكا” ب 25 ألف دولارا”، في ذلك الزمن الذي كان الناس لايكسبون أكثر من دولارين في اليوم.

يا ترى ماهو هذا السر العظيم الذي علمه إيف لي للمليونير تشارلز شواب؟
إنه بكل بساطة : في نهاية كل يوم ، أكتب 6 نقاط من أهم الأعمال التي تنوي القيام بعملها في الغد،ورقمهم بالترتيب حسب الأهمية ،في اليوم التالي ابدأ بعمل الأعمال حسب ترتيبهم على القائمة ،اشطب كل عمل تنتهي منه ثم أجل الباقي إلى اليوم التالي وهكذا كل يوم.
لربما يبدو هذا السر العظيم بسيطا”جدا”ليكون مؤثرا”،ولكن جربه اليوم على كل حال وسوف ترى النتائج.

طبق طريقة تحديد الزمن أمام كل مهمة على قائمة المهمات:
الجميع يعرف طريقة كتابة المهمات اليومية على ورقة بشكل قائمة ،والتي تسمى (To Do list )و هي طريقة فعالة جد وحدها ،و لكن لتصبح أكثر فاعلية جرب إضافة تحديد زمني أمام كل مهمة ،وحاول الإلتزام بالوقت لإكمال المهمة ،مثلا” مهمة رقم 1 أكتب أمامها 90 دقيقة والمهمة 2 أكتب أمامها 120 دقيقة.
وفي نهاية اليوم أشطب على كل المهمات التي أنجزتها ،وأكتب بجانب كلُ منهم الوقت الحقيقي الذي إستغرقك لإنجازها ،وبالتالي مستقبلا يمكنك إعادة ضبط الوقت بالمقارنة بين الوقت الذي وضعته والوقت الذي أنجزت المهمة به فعل.

 طبق قاعدة 80/20 (مبدأ باريتو Pareto principle) لتنجز مهمات أكثر في وقت أقل:
إذا وجدت نفسك مضغوطا”ومشغولا”و لا تستطيع إيجاد الوقت اللازم لإنجاز المهمات في وقتها ،فإليك هذه الطريقة المفيدة جدا ،وهي واحدة من أسرار نجاح كبار الشخصيات و رجال الأعمال ، هذه قاعدة وضعها عالم رياضيات إيطالي يدعى باريتو ،وهذه القاعدة تقول أن 80% من النتائج تأتي من 20% فقط من المهمات التي تعملها.و كمثال على ذلك فإن 80% من مبيعاتك تأتي من 20% من الزبائن المنتظمين والباقي قد يأتي مرة واحدة و قد لا يعود ،وبالتالي فإن تركيزك على فئة ال 20% المهمين ربما تزيد إنتاجيتك ومرابحك.
 
كيف تتجنب إستنزاف وقتك من تراكم المعلومات:
إن المعلومات المتراكمة يمكنها أن تكون مكلفة بالنسبة لصاحب الوقت الضيق ،عندما تعلق في مكتبك بين الأوراق والمعلومات المتراكمة ،فإن ذلك سوف يعيقك عن إتخاذ أي قرار عملي ،ثم تمضي أيام وشهور عدة وربما سنوات ،ولا تعمل شيئا ،إن نقص القرار العملي سيؤدي إلى عدم تحقيق نتائج ،وبالتالي سوف تنتهي بإهدار وقتك بلا فائدة.
إذن من المهم جدا تجنب تراكم المعلومات ،والسؤال الأهم هو كيف السبيل إلى تحقيق ذلك؟
     
إن البدء في قراءة كتاب وأنت مازلت لم تنهي قراءة الكتاب الأول،قد يكون معيقاً لك أو حتى محبطاً، لكي تتجنب تراكم المعلومات يجب أن يكون عندك انحياز تام نحو اتخاذ خطوات عملية Taking action،وحتى تفعل ذلك يجب عليك أن تقرأ المعلومة حين تحتاجها فقط،مثلاً حين تحتاج معلومة عن بدأ موقع على الإنترنت، ابحث فقط عن هذه المعلومة، لاترضخ لأي مغريات أخرى، مثلا إذا وجدت معلومة عن(كيف تروج لعملك التجاري) أهملها ولاتقرأها، لاتحاول عمل تزاحم للمعلومات في دماغك، لأنك حين تحتاج هذه المعلومة مستقبلاً قد تكون نسيتها،وحينئذ يكون الوقت الذي أمضيته في تعلمها قد ضاع هباءً منثوراً.
إذاً السر هو في أخذ خطوات عملية، اتخذ هذه الخطوات الفعلية دائماً،عندما تصل إلى نقطة تكون فيها بحاجة إلى معلومات، انطلق وابحث عن هذه المعلومات، وعندما تصل إلى نقطة كفايتك من المعلومات عن نفس الهدف الذي تبحث عنه، فتوقف عن التعلم وضعها موضع التطبيق.

أنجز الكثير من الأعمال في وقت أقل بالطباعة بسرعة أكبر :
إنه من المهم جداً للكتاب وللمؤلفين والطلبة تعلم فن الطباعة،وخاصة مع وجود الكمبيوتر المنزلي اليوم،لأن ذلك يجعلهم ينجزون أكثر بوقت أقل،فمثلا” إذا كنت تطبع 20 كلمة/دقيقة فسوف تكون بطيئا”بالنسبة لشخص يطبع 50 كلمة/دقيقة، وحتى ذلك الشخص سوف يكون عمله بطيئا” بالنسبة لشخص يطبع 80 كلمة/دقيقة.
ولتوضيح المثال بشكل أكبر،لنفترض أنك كاتب وتكتب على الكمبيوتر بشكل يومي،فلكي تكتب حوالي 500 كلمة والتي تمثل تقريبا”  صفحة،سوف يكلفك هذا من الوقت 10 دقائق إذا كنت تطبع 50كلمة/دقيقة،ولكن إذا كنت تطبع 80 كلمة/دقيقة،فسوف تنهي الصفحة في 6 دقائق و 25 ثانية،وهذا سوف يوفر عليك 4 دقائق في العمل فعلياً.
وقد يقول البعض إن ال 4 دقائق ليست وقتا”كبيرا”،حسنا”قد يكون معكم حق ولكنها مع الأعمال الأكبر سوف تتراكم،فمثلا”إذا كنت ستكتب خمس صفحات (حوالي 2500 كلمة)، فهذا سوف يكلفك 50دقيقة عند سرعة 50كلمة/ الدقيقة، ولكن عند سرعة 80 كلمة/دقيقة، سوف تأخذ فقط 31 دقيقة ونصف، وهذا يعني توفير بمقدار 19 دقيقة
حقق إنتاجبة أكثر عن طريق تقليل ساعات عملك.   


تنويه: يمنع نقل هذا المقال كما هو أو استخدامه في أي مكان آخر تحت طائلة المساءلة القانونية، ويمكن استخدام فقرات أو أجزاء منه بعد الحصول على موافقة رسمية من إدارة النجاح نت.





تعليقات الموقع