11 استراتيجية لإدارة الفرق عن بُعد
أصبح العمل من المنزل أمراً مألوفاً بالنسبة إلى العاملين في عديد من الصناعات خلال الفترة الماضية، ومن الواضح أنَّ هذا التوجُّه السائد لن يتلاشى في المستقبل القريب.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن "ليون هو" (Leon Ho)، ويشرح فيه تجربته في إدارة فريق عن بُعد.
من بين جميع التحديات التي تنشأ من تبديل عملك إلى نموذج عملٍ من المنزل، فإنَّ إدارة الفريق عن بُعد تتصدَّر القائمة؛ إذ يُصبح بناء الفريق وإدارة الإنتاجية أكثر صعوبةً عندما لا يُتاح لك رؤية موظفيك وجهاً لوجه يومياً.
لكن من المؤكَّد أنَّ الأمر ليس مستحيلاً على الرَّغم من ذلك، فقد انتقل عديد من أرباب العمل أصحاب الخبرة إلى العمل عن بُعد قبل جائحة "كورونا" (COVID-19)، وتوصَّلوا إلى أفضل الاستراتيجيات لإدارة الفريق عن بُعد، وستجد في هذا المقال كل ما تحتاج إلى معرفته عن ذلك.
مفتاح الإدارة عن بُعد الناجحة:
لقد كان عليَّ التكيُّف مع التغييرات في إدارة فريقٍ عن بُعد، من خلال التجريب واختيار المناسب، وذلك بصفتي الرئيس التنفيذي ومؤسِّس شركة "لايف هاك" (Lifehack)، وقد تعلَّمت كثيراً من الأسرار المفيدة خلال مسيرتي؛ إذ انتقلت "لايف هاك" إلى العمل عن بُعد في عام 2019، قبل أن يُصبح هذا نموذج العمل المُتَّبع اليوم بوقت طويل، لذلك أصبح لديَّ وفريقي خبرة كبيرة في أسلوب العمل الفريد هذا.
لقد استفادت "لايف هاك" كثيراً من الإنتاجية والروح المعنوية العالية التي بنيتها أنا وفريقي معاً في مكان العمل منذ تهيئة الظروف لهذا التحوُّل إلى العمل من المنزل، وأنا هنا الآن لمساعدتك على التعلُّم من تجاربنا، ومشاركة الاستراتيجيات الناجحة التي اكتشفناها خلال مسيرتنا هذه.
استراتيجيات لإدارة فريقك عن بُعد:
قد يبدو الحفاظ على تركيز الموظفين على المهمة، والإنتاجية، والحالة المزاجية الجيدة، بمنزلة تحدٍّ هائلٍ عندما لا يوجد الجميع فعلياً في نفس المكان، لكن إذا طبَّقت هذه الإرشادات اليسيرة لإدارة الفريق عن بُعد، ستسير العملية بسلاسة أكثر ممَّا كنت تتوقَّع.
تعرَّف إلى هذه الاستراتيجيات المفيدة لتصبح مديراً ناجحاً عن بُعد:
1. العثور على الأدوات المناسبة للعمل:
من أهم الأمور المتعلِّقة بالانتقال من مكان العمل التقليدي إلى بيئة العمل من المنزل هو الحرص على توفير الأدوات اللازمة لجميع الموظفين لأداء مهامهم على أكمل وجه، وهذا أمر يختلف من قطَّاع إلى آخر، لذلك عليك أن تُقرِّر بنفسك نوع البرمجيات أو المعدات التي يجب توفيرها لكل موظف، إلَّا أنَّ منصات التواصل هي مفتاح الإدارة عن بُعد الفعَّالة.
فيمكنك أن تضمن من خلال منصات، مثل "سلاك" (Slack)، و"زووم" (Zoom)، و"دايل باد" (Dialpad) بأنَّ التواصل في مكان العمل لا يعوقه البعد الجغرافي.
إذ تُسهِّل هذه البرامج التواصل مع مجموعة كبيرة من الموظفين من جميع أنحاء العالم؛ لذا إنَّ الحرصَ على توفير منصات التواصل المناسبة لجميع أعضاء الفريق، وتقديم الدعم اللازم عن كيفية استخدامها، أهمُّ خطوة عليك اتخاذها.
2. تحديد أهداف واضحة فيما يتعلَّق بالإنتاجية:
التحدي الآخر الذي يواجهه المديرون عند تعلُّم كيفية إدارة فريق عن بُعد، هو صعوبة تتبُّع إنتاجية العُمَّال؛ إذ يمنح العمل عن بُعد كل فرد من القوى العاملة لديك مزيداً من الحرية في تحديد وتيرة التقدُّم وجدول الأعمال، لكن هذا لا يعني أنَّه لا يمكنك اتخاذ خطوات للحفاظ على الإنتاجية عالية.
على سبيل المثال، احرص على تحديد مواعيد نهائية لإنجاز المشاريع الهامَّة، وتأكَّد أنَّ الأهداف المراد تحقيقها واضحةٌ لجميع الموظفين، إضافةً إلى عقد جلسات مراجعة دورية معهم لتفقُّد سير المهام.
3. تعزيز التواصل المنتظم:
يُعَدُّ التواصل الفعَّال في مكان العمل أحد أهم العوامل التي تحكُم العلاقة بين المديرين والموظفين، وبناءً على ذلك لا يمكنك التقليل من أهمية التواصل المنتظم والدائم بين المديرين والموظفين من جهة، وبين الموظفين من جهة أخرى.
فقد يكون من السهل تجاهل المراسلات الشخصية، والعمل بمفردك بصفتك فريقاً منعزلاً، لكنَّ محاربة هذا الدافع للعزلة أمر يسيرٌ إلى حدٍّ ما؛ إذ يمكنك المبادرة إلى تعزيز التواصل الدائم على المنصات التي تستخدمها.
لذا لا تتردَّد في التواصل مع أعضاء فريقك لإطلاعهم على المُستجدَّات اليسيرة، وقياس التقدُّم المُحرز، وإذا لم تتلقَّ الاستجابة التي تريدها، حاول أن تُطالب الموظفين بإظهار التقدير للطلبات التي تصل إليهم بأسلوب جماعي.
شاهد بالفيديو: 7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح
4. إدراك التحديات الشائعة المرتبطة بالإدارة عن بُعد:
لكلِّ مكان عمل تحدياته الخاصة، والعمل من المنزل ليس استثناءً، وبصفتك مديراً لفريق عن بُعد، فمن الهام أن تكون على درايةٍ بأيَّة عقبات مُحتملة قد يواجهها فريقك، كي تتمكَّن من تقديم النصيحة اللازمة لتجاوزها.
قد تتضمَّن بعض المشكلات الشائعة التي تواجه العاملين عن بُعد ما يأتي:
- العزلة.
- صعوبة الوصول إلى المعلومات.
- غياب التواصل المباشر مع المديرين وزملاء العمل.
لكن في إمكانك تجنُّب هذه العثرات بسهولة بأن تتفاعل عبر قنوات التواصل الخاصة بك، وتحتفظ بالمعلومات الضرورية في موقع افتراضي مركزي، أمَّا المشكلات الأخرى كالمشتتات غير المتوقعة في المنزل، فيجب التعامل مع كل حالة على حِدة.
5. إسناد المسؤوليات بوضوح وفاعلية:
قد تندهش عند معرفة أكبر عائق أمام تقدُّم الموظف عن بُعد، فالأمر لا يتعلَّق بمشكلات التواصل أو مصادر التشتيت في المنزل، بل بالافتقار للوضوح حول المُتوقَّع منه.
عندما تتعلَّم كيفية إدارة فريقك عن بُعد، ضع أهدافاً واضحة ومعايير دقيقة لجودة العمل، وبذلك تُساعد على إزالة أي غموض يُحيط بمهام موظفيك، فعندما تكون المهمة المطروحة واضحةً بالنسبة إلى العاملين لديك، فمن المُرجَّح أن يحقِّقوا أهدافهم بطريقة سريعة ودقيقة.
6. تشجيع التفاعل المهني الاجتماعي:
تُعَدُّ إقامة علاقات إيجابية مع زملائك في العمل جزءاً هامَّاً من الروح المعنوية في مكان العمل، لكن لسوء الحظ قد يكون من الصعب تعزيز هذا النوع من التواصل الاجتماعي في مساحة عمل افتراضية.
لهذا، يُوصَى بوجود قناة تواصل؛ إذ يمكن للموظفين إجراء محادثات عرضية طوال اليوم، سواء على انفراد أم ضمن مجموعات صغيرة، فعلى سبيل المثال يمكنك إنشاء قناة للدردشة العابرة على منصة "سلاك"، أو الاستفادة من ميزة "ووتر كولر" (Watercooler) التي تقدِّمها أداة "بيز كامب" لإدارة المشاريع (Basecamp)؛ إذ سيُسهم هذا كثيراً في إبقاء الموظفين سعداء، ويعزِّز التعاون بين أفراد الفريق.
7. الحرص على منح كل عضو من الفريق اهتماماً خاصاً به:
إذا لم تستطع مقابلة موظفيك وجهاً لوجه كما تفعل في بيئة المكتب التقليدية، فلا يعني ذلك أنَّه لا يجب عليك منحهم الاهتمام الفردي، فعند استخدام برامج التواصل الافتراضية المناسبة، تُصبح هذه مهمةً سهلةً جداً؛ لذا ما عليك سوى التواصل مع موظفيك كل على حِدة من وقت لآخر لتفقُّد أحوالهم، والتأكُّد من أنَّ كل شيء يسير على ما يرام.
8. مراعاة إمكانات أعضاء الفريق:
من العوامل الأساسية التي يمكن أن تؤثر تأثيراً بالغاً في الروح المعنوية والإنتاجية، أن تُحمِّل موظفيك فوق طاقتهم، قد يبدو أنَّ في إمكان الموظفين إنجاز المهام أيَّاً كان حجمها في أسبوع معيَّن، نظراً لمرونة الجدول الزمني التي يسمح بها العمل عن بُعد، لكنَّ الأمر لا يسير على هذا النحو.
إذ يُعاني الموظفون عن بُعد من الاحتراق الوظيفي تماماً كأي موظف آخر؛ لذلك احرص على عدم إثقال كاهل فريقك بالمهام، وتفقَّد أحوالهم تفقُّداً دورياً لتعرف كيف يتعاملون مع أعباء العمل.
9. تقديم تغذية راجعة واضحة:
التغذية الراجعة ضرورية لضمان أنَّ الموظفين يقومون بواجباتهم على نحو سليم، ويتقدَّمون في الاتجاه الصحيح، إضافةً إلى فائدتها في الحفاظ على جودة العمل بالشكل المطلوب، فعدم وجودك معهم في نفس المكان طوال اليوم لا يعني أنَّه لا يمكنك تقديم تغذية راجعة عن أدائهم.
لذا، تواصل مع موظفيك عبر قنوات التواصل الافتراضية لاطلاعهم على سيرِ أدائهم، والثناء على عملهم الجيد، والإشارة إلى أي تعديلات يمكنهم القيام بها.
10. التكيُّف مع التغيير:
احرص على السماح بقدرٍ من المرونة في تنظيم عملياتك، فعند إدارة فريق عن بُعد على سبيل المثال، ليس من الجيد دائماً التحكُّم بكل تفصيلٍ يقوم به موظفوك، بل اسمح لهم بقدرٍ معيَّن من الاستقلالية في برنامج عملهم اليومي، وستندهش بمدى تحسُّن إنتاجيتهم.
11. الخروج من الفضاء الإلكتروني عند الإمكان:
لمجرد أن تتعلَّم كيفية إدارة فريقك عن بُعد، لا يعني أنَّك لا تستطيع مقابلة موظفيك على أرض الواقع أبداً؛ إذ إنَّ الترتيب لعقد اجتماعات شخصية اختيارية هدفها بناء الفريق، يمكن أن يُعزِّز الروح المعنوية والتعاون بأسلوب ملموس، كما يمنحك فرصةً للتعرف إلى فريقك بطريقة أفضل.
هذا ليس أمراً ممكناً دائماً لجميع الأعمال التجارية، لكن باستطاعتك محاكاة التجربة من خلال عقد مؤتمر فيديو غير رسمي يشارك فيه الفريق بأكمله.
شاهد بالفيديو: 10استراتيجية لادارة الفرق عن بعد
في الختام:
قد يكون من الصعب معرفة كيفية إدارة فريق عن بُعد بفاعلية دون مشورة الخبراء من رجال الأعمال الذين سبقوك إلى ذلك، لكن إذا اتَّبعت هذه الإرشادات، وحافظتَ على موقف إيجابي، ستتمكَّن من تهيئة الظروف للعمل من المنزل دون أي عوائق.
ابدأ اليوم بإجراء هذه التحسينات على أسلوبك في إدارة فريق عن بُعد، وستُلاحظ فرقاً في الروح المعنوية والإنتاجية في مكان العمل بكل تأكيد.