10 مهارات في إدارة البريد الإلكتروني يجب تعلمها

يُشكِّل البريد الالكتروني ضرورةً حتمية للأعمال بالنسبة إلى كثيرٍ من الناس هذه الأيام؛ فهو عنصر أساسي لنجاح الموظفين على اختلاف مجالات عملهم من محترفين، ومهنيين، ورواد أعمال وغيرهم؛ وقد أصبح حاجة يومية لا غنى عنها أبداً.

بصراحة مطلقة، إذا لم تكن تستخدم بريدك الإلكتروني بفاعلية؛ فلا تكبِّد نفسك عناء القدوم إلى العمل كل يوم، فقد يذهب جهدك سدىً ما لم تتقن التعامل مع البريد الإلكتروني وتوظفه لمصلحتك.

لذا دعونا اليوم نلقي نظرةً عن كَثَب على هذا الموضوع، ونحاول أن نعزز إنتاجيتنا من خلال استخدام رسائل البريد الإلكتروني بفاعلية بتطبيق بعض المهارات الحيوية؛ حيث سنورد فيما يلي 10 نصائح علينا اتِّباعها في هذا الإطار:

1. اختر رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية واجعلها أولوية:

تتمحور إدارة البريد الإلكتروني حول معرفة ما الذي يجب أن توليه أكبر قدر من الاهتمام وما الذي يجب تجاهله تماماً.

فبغضِّ النظر عن مهنتك أو نوع عملك التجاري، يجب أن تبحث عن رسائل البريد الإلكتروني الأكثر قيمة من أي شيء آخر.

وإذا كنتَ تعمل في أي نوع من الأعمال (مثل: التصميم، أو الكتابة، أو العمل الحر، وما إلى ذلك)؛ فعادةً ما تكون هذه الرسائل الإلكترونية عبارة عن رسائل خاصة بالمبيعات أو بعض رسائل البريد الإلكتروني الأخرى التي تقود العميل إلى توقيع صفقة معك، وما نقصده بإدارة رسائل البريد الإلكتروني هو كيفية كسب المال منها؛ فهي الطريقة التي تستثمر بها وقتك لتجني المزيد من المال.

وهذا بالضبط ما أشار إليه روبن جيمز (Ruben Gamez) مؤسس برنامج بيدسكيتش (Bidsketch) للمقترحات والعروض عندما سُئِل: "ما هي مهارة إدارة البريد الإلكتروني الأهم التي يجب على رواد الأعمال والمهنيين إتقانها؟" فكان جوابه:

"تعلُّم كيفية جدولة وتنظيم البريد الإلكتروني تبعاً لوقت الاستجابة اللازم؛ على سبيل المثال: لقد تعلَّمنا في بيدسكيتش (Bidsketch) أنَّ العملاء الذين يستجيبون بصورةٍ أسرع للعروض والاقتراحات، يحققون المزيد من المبيعات.

إذاً، كيف يمكِنك أن تستجيب لرسائل البريد الإلكتروني على نحو جيد دون أن تدمر إنتاجيتك؟ يجب أن تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمبيعات بشكل مختلف، وأن ترسلها إما إلى مجلد أو عنوان بريد إلكتروني آخر، وهذا يتركك مع عدد أقل من الرسائل التي يمكِن إدارتها، والتي يمكِنك الرد عليها بعد وقت قصير من وصولها، بينما تترك الرسائل الأخرى الأقل أهمية على سجل الانتظار".

2. افتح كل بريد إلكتروني مرة واحدة فقط:

إليكم ما نعنيه هنا، فمن الشائع جداً أن نضع علامة نجمة على رسالة بريد إلكتروني لتمييزها على أنَّها مُهمة، ونخبر أنفسنا بأنَّنا سنعود إليها لاحقاً، ثمَّ نكرر العملية مرة أخرى، فنقول:  "سأتعامل مع هذا الأمر غداً."

إنَّها مضيعة كبيرة للوقت. وكل ما عليك فعله هو التعامل مع كل رسالة مرة واحدة بحيث تنتهي منها.  باختصار، قم بمعالجة كل بريد إلكتروني في المرة الأولى التي تفتحه فيها؛ وهذا يعني إما الرد على هذا البريد الإلكتروني على الفور، أو إنشاء مَهمة منفصلة له في مكان آخر، وبهذه الطريقة، يظلُّ بريدك الوارد واضحاً ومنظماً.

3. لا تعامل بريدك الوارد على أنَّه قائمة مهام:

إنَّ بريدك الوارد ببساطة غير منظم بطريقة تجيز معاملته كقائمة مهام، وإذا قمتَ بذلك؛ فسرعان ما ستجد نفسك تائهاً في بحر من الرسائل الإلكترونية المميزة بنجمة، والمسودات نصف المكتملة، وربما الكثير من الأشخاص الغاضبين منك. وبدلاً من ذلك، حوِّل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام، ثمَّ انقلها لتتعامل معها بالبرامج المناسبة.

وهنا نوصي باستخدام برنامج تودويست (Todoist) لإدارة المهام. باختصار، إنَّه قائمة مهام ومدير مهام متصلة بالشبكة، كما يمكِن مزامنته مع حسابات البريد الإلكتروني Gmail، مما يجعل الأمور أسهل بالنسبة إليك. وبالتالي، عندما تتعثر في رسالة بريد إلكتروني تتطلب بعض الإجراءات، قُم بتحويلها إلى مهمة على البرنامج وامسحها من صندوق الوارد الخاص بك على الفور.

4. استخدِم تطبيق / أداة واحدة فقط  للأجهزة الخاصة بك:

قد يبدو هذا بسيطاً، ولكن من المدهش حقاً عدد الأشخاص الذين يقعون في فخ استخدام تطبيقات متعددة لإدارة بريدهم الإلكتروني؛ حيث أنَّ عدد التطبيقات ليس هو مشكلة الآن، لكنَّ المشكلة الحقيقية تبدأ عندما لا تتم مزامنة هذه التطبيقات مع بعضها بعضاً، وعندها سينتهي بك الأمر مع صندوق وارد غير منظم، ويبدو مختلفاً بناءً على الأداة التي تستخدمها.

إليكَ حلاً بسيطاً لذلك: استخدِم أداة واحدة فقط للأجهزة الخاصة بك. على سبيل المثال: إذا كنتَ تستخدم Gmail؛ فاستخدِم أداة Gmail الأصلية في كل مكان، وإذا كنتَ تحب برنامج آوت لوك (Outlook)؛ فاستخدِمه فقط، واحرص ألا تجمع بين أدوات البريد الإلكتروني المختلفة.

5. تعامَل مع البريد الإلكتروني مرتين فقط في اليوم:

على الرغم من أنَّنا ذكرنا في بداية هذا المقال أنَّ البريد الإلكتروني عنصر أساسي لسير الأعمال، إلا أنَّه نادراً ما يحدث ذلك؛ فبالنسبة إلى معظم الأشخاص، لا يُعدُّ البريد الإلكتروني مصدراً للدخل، وبالتالي لا ينبغي أن تهدر معظم ساعات عملك في التعامل مع بريدك الوارد، والحل البسيط هو التعامل مع البريد الإلكتروني مرتين فقط في اليوم: مرة في الصباح ومرة بعد الظهر، والأهم من ذلك، تعطيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني؛ حيث تسبب هذه الإشعارات الانقطاع عن العمل؛ وهي أكثر تكلفة مما تتوقع، فعلى سبيل المثال: جاء في مجلة هارفرد بزنس ريفيو (Harvard Business Review) ما يلي:

"وفقاً لدراسة أجرَتها جامعة كاليفورنيا في إيرفين، فإنَّ استعادة الزخم الأولي بعد الانقطاع يمكِن أن يستغرق في المتوسط أكثر من 20 دقيقة"؛ وهذا وقت ثمين يجب ألا تضيعه؛ بل تستثمره لزيادة إنتاجيتك.

6. استخدِم القوالب النموذجية:

إنَّ مفتاح إنتاجية العديد من الأشخاص هو قدرتهم على عدم إضاعة وقتهم على بريدهم الإلكتروني، إذا جاز التعبير.

تكمن الحيلة بأكملها في تحديد المواقف التي يمكِن فيها استخدام القوالب الجاهزة، بدلاً من إعادة كتابة البريد الإلكتروني نفسه مراراً وتكراراً. حيث توجد خطوتان فقط لإتقان هذه المهارة:

1. تحديد السيناريوهات الشائعة وأنواع البريد الإلكتروني التي ترسلها في أغلب الأحيان.
2. إنشاء قوالب جاهزة لها.

ويوجد طريقة واحدة للقيام بذلك باستخدام أداة مثل: "يس وير" (Yesware)؛ ومن بعض الخصائص التي تمتاز بها هي السماح لك بإنشاء قوالب بريد إلكتروني مخصصة، و إرسالها عند الحاجة.

7. اضبط اشتراكات الرسائل الإخبارية الخاصة بك:

إذا كنتَ مثل معظم الناس؛ فمن المحتمل أنَّك مشترك في الكثير من الأشياء عبر الإنترنت (مثل: النشرات الإخبارية والإعلانية وغيرها).

سواء كانت هذه رسائل إخبارية من فرقك الرياضية المفضلة أم أخبار الصناعة أم مواقع الهوايات، فمن المحتمل أن يكون هناك الكثير منها.

لذا تَحقَّق من Unroll.Me، فهي أداة شاملة لإدارة اشتراكات البريد الإلكتروني؛ حيث يمكِنك التحكم بإعداداته لإرسال بريد إلكتروني موجز واحد إليك بدلاً من تلقِّي عشرات الرسائل الإخبارية الفردية.

8. احرص على فهم ما يحدث في بريدك الوارد:

"آلاف الأشياء تصرخ من أجل جذب انتباهك"؛هل هذا وصف جيد لبريدك الوارد؟ إنَّه كذلك بالفعل.

تحدَّثَت "كاتالين زورزيني" (Catalin Zorzini)، مؤسسة منظمة "Matcha-Tea.com"، من أجل تسليط الضوء على هذه المشكلة، والإجابة عن سؤال واحد بسيط: "ما هي عادتك الإلكترونية الأكثر قيمة؟ فأجابت: "اختلاق الوقت".

ماذا لو قمنا بذلك بدلاً من تدريب أنفسنا على العمل أكثر، لنصبح أسرع أو أكثر كفاءة؟ يمكِننا في الواقع اختلاق المزيد من الوقت حتى نتمكن من إدارة بريدنا الوارد بهدوء، ومن دون عجلة. ومما تعلَّمته، هذا ممكن تماماً ويمكِن تحقيقه بسهولة تامة.

إذاً، هناك شيئان هامان هنا، هما: ممارسة اليقظة الذهنية، وتطبيق نهج "القبول أو الرفض" لبريدك الوارد. ابتكِر طريقة أكثر مرونة لتستمتع بحياتك في أثناء العمل؛ وما أعنيه بذلك هو التغلب على وضع "الطيار الآلي؛  أي التوقف عن القيام بالأمور من دون تفكير"، وتعلُّم كيف تصبح أكثر وعياً بكل مهمة تقوم بها على الكمبيوتر (خاصةً التعامل مع البريد الإلكتروني)، واتِّخاذ الخيارات من موقع أكثر قوة، و المزج بين "العمل" و "المرح" حتى تشعر بأنَّ لديك المزيد من الوقت.

بهذه الطريقة، أصبحنا قادرين ليس فقط على تحقيق تصفية صندوق الوارد، ولكن أيضاً الاستمتاع بالحياة، والتي نأخذها كثيراً كأمر مُسلَّم به عندما نكون في وضع "الطيار الآلي" كما ذكرنا وهو القيام بالأعمال دون تفكير."

 باختصار، أَدرِك أنَّ ما تفعله في بريدك الوارد له تأثير مباشر في ما ستفعله خلال بقية اليوم (أو الأسبوع)؛ لذا كن على علم بذلك، وخصِّص الوقت فقط للأشياء التي يمكِن أن تفيدك.

فالحيلة الأكثر أهمية لإدارة البريد الإلكتروني هي: "تجاهل معظم الرسائل الواردة".

9. أرسِل رسائل بريد إلكتروني قصيرة فقط:

إذا عملتَ في الجيش يوماً ما؛ فمن المحتمل أن تعرف ما يرمز إليه رمز (BLUF) "وضع الخلاصة في المقدمة"؛ باختصار، إنَّه مبدأ تواصل يشجعنا على بدء كل رسالة بالطلب الذي نريد إيصاله، منعاً من رفضها أو جعلها تتراكم مراراً.

نحن نميل غالباً إلى الافتراض خطأً أنَّ "الرسالة" الخاصة بنا تحتاج إلى قدر كافٍ من الإلحاح، وإلا سيرفضها الشخص الذي نتواصل معه، ولكن كما اتضح، يتجاهل الناس بطبيعة الحال التكرار والمبالغة ويذهبون مباشرةً إلى "جوهر" الرسالة.

10. ابحث عن أدوات بديلة لأشياء تفعلها عبر البريد الإلكتروني:

على الرغم من أنَّنا قد نكون معتادين على البريد الإلكتروني، وأنَّنا على دراية بالأدوات وعملية استخدامها؛ فإنَّنا في كثير من الأحيان سنكون أفضل حالاً عند التخلي عن البريد الإلكتروني لصالح الحلول الأخرى.

على سبيل المثال:

• تدقيق عروض العميل عبر البريد الإلكتروني، وأنتَ لستَ مضطراً للقيام بها: استخدِم تطبيق بيدسكيتش Bidsketch المذكور أعلاه بدلاً من ذلك، فلن يقتصر الأمر على تتبُّع كل عرض تُقدِّمه، ولكنَّه سيعلمك أيضاً عندما يراها عملاؤك.

• هل تستخدم صندوق الوارد الخاص بك لإدارة علاقات العملاء؟ مرة أخرى، لا تفعل ذلك، وتحقَّق من أداة ناتشيل (Nutshell) أو أيَّة أداة أخرى مشابهة؛ فهي طريقة أكثر فاعلية وأسهل في الفهم.

الأمثلة كثيرة، لكن تتمثل القاعدة العامة في تحديد مهام البريد الإلكتروني التي تُكلِّفك الكثير من الوقت دائماً، ثمَّ محاولة إيجاد حلول بديلة أكثر فاعلية.

 

المصدر