10 تطبيقات للهاتف المحمول تزيد إنتاجية الموظفين وتخفض الضغط
بغض النّظر عن مجال العمل الذي تعمل فيه، تتميّز التكنولوجيا بموطئ قدمٍ لها في أماكن العمل بطريقةٍ أو شكلٍ أو نموذج، في كثيرٍ من الأحيان، أبسط تكاملٍ تكنولوجيٍّ يكون على شكل تطبيقٍ للهواتف الذكيّة. في الواقع، أصبحت تطبيقات مكان العمل عنصراً أساسياً للعديد من الشركات - سواءً كان ذلك من أجل التواصل أو التعاون أو كجزءٍ من العمليّات العامة داخل الشركة. ولا بُدّ أنّك تستخدم بالفعل تطبيقاً واحداً أو أكثر من بينها كجزءٍ من وظيفتك اليوميّة. تعتبر فوائد تطبيقات مكان العمل ضخمة! من الإنتاجيّة المُحسّنة إلى الروح المعنوية المرتفعة، يمكن أن يؤدي استخدام التطبيقات المناسبة إلى إحداث فرقٍ في كيفيّة عملك كلّ يوم. لنلقي نظرةً على 10 تطبيقات خاصة بالأجهزة المحمولة والتي هي مفيدةٌ بشكلٍ كبيرٍ للموظفين الذين يستخدمونها.
1. تطبيق "سلاك Slack":
ينقل تطبيق سلاك (Slack) الرسائل المستخدمة في مكان العمل إلى مستوىً جديد كليّاً، فهو أسرع من البريد الإلكتروني التقليدي، وأكثر تنظيماً من الرسائل النصية SMS، ويوفّر تكاملات أكثر من أيّ نظام أساسيٍّ للمراسلة. إنّ تطبيق "سلاك" هو حقّاً أداةٌ تتيح لك زيادة الإنتاجيّة.
ينقسم تطبيق "سلاك" إلى مواضيع (Threads) مخصّصة لكلّ نوعٍ من المناقشات، إذ يتمّ تجميع المناقشات ضمن موضوع (Thread) واحد، مما يسمح لك ببدء محادثةٍ مستمرّة مع بقائك ضمن مهمتك الحاليّة. يمكنك بواسطة "سلاك" مشاركة الملفات والإشارة إلى المتعاونين (tag collaborators) وإنشاء قوائم تحقّق (Checklists) والمزيد، كلّ ذلك داخل قناةٍ مُحَدّدة (Channel) تنشئها أو تنضمّ إليها. إنّ نظام "سلاك" قابلٌ للتخصيص بشكلٍ كبيرٍ ويمكنه التكامل مع أيّ تطبيقٍ أو نظامٍ أساسيٍّ آخر قد تستخدمه، بما في ذلك "تطبيقات جوجل" و"آوت لوك" و"دروبوكس" وغيرها!
2. تطبيق "تريلّو Trello":
بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى نظام إدارة المهام بشكلٍ مرئيّ، يُعتبر "تريلّو Trello" أداةً رائعة. يقوم "تريلّو" بإنشاء نظام سير عمل مرئيّ ونظام لإدارة العمليات للمشاريع، يعمل "تريلّو" أيضاً كقائمة مهامٍ وأداةِ تتّبع لهذه المهام. يتيح لك النظام الأساسي هذا المستند إلى السحابة العملَ مع المتعاونين (أعضاء فريق العمل) وتحميل المستندات مباشرةً إلى كلّ مَهمّة، مع الحفاظ على كلّ شيءٍ منظّماً في مكانٍ واحد.
وباعتبار أنّ أغلب تطبيقات مكان العمل تحاول أن تكون بسيطةً في عملها قدر الإمكان، يتميّز "تريلّو" من بين هذه التطبيقات! إذ إنّ واجهاته السهلة الاستخدام للغاية تجعل من السهل على أيّ شخصٍ التعرّف عليها واستخدامها في بضع دقائق فقط، مما يجعله أداةً رائعةً للشركات التي تحوي عدداً كبيراً من الموظفين أو تلك التي تعتمد على المتعاقدين الذين يأتون ويذهبون.
3. تطبيق "15Five":
هذا التطبيق سهل الاستخدام باعتباره أحد أكثر تطبيقات الهواتف المحمولة الخاصة بالموظّفين سهولةً في الاستخدام لأنّه يفتح خطّ تواصل بين المديرين والمرؤوسين، وكذلك عبر الفرق. يسمح التطبيق للمديرين بإعداد عمليات تسجيل حضور (Check-ins) أسبوعية مع الموظفين، ولديه ميّزة تتيح للموظفين طرح الأسئلة أو طلب توضيحات من المشرفين. إنّها طريقةٌ ذكيّةٌ لزيادة مشاركة الموظفين وزيادة إنتاجيتهم.
إنّ البيئات ومواقع العمل سريعة الخطى مع الفرق الكبيرة تستفيد جدّاً من موقع وتطبيق "15Five". يساعد هذا التطبيق الجميع في الحصول على التقدير الذي يستحقونه عند قيامهم بعملٍ جيّد، وفي نفس الوقت يساعد المدراء على تحديد المجالات بدقّة والتي يمكنهم من خلالها تدريب الموظفين للحصول على أداءٍ أفضل.
4. تطبيق "سكيدجولو Skedulo":
صُمّمَ تطبيق "سكيدجولو Skedulo" للفِرَقِ التي تعمل في مواقع عمل مختلفة، إنّ تطبيق Skedulo هو الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية: من؟ وماذا؟ وأين؟ ولماذا؟ ومتى؟
يسمح تطبيق مكان العمل هذا للمديرين بجدولة موظفيهم في وقتٍ محدّد وموقع عملٍ جغرافيٍّ محدّد، مع استكمال الوصف الوظيفي لكلٍّ منهم. يتمّ إرسال فترات العمل (المناوبات) إلى الجميع في الفريق بحيث يتمّ تنسيق كلّ مشروعٍ بشكلٍ صحيح.
مع ميزاتٍ مثل الخرائط والتقويمات المضمنة داخل التطبيق، يمكن أيضاً تصدير معلومات الوظيفة أو استخدامها مع تطبيقاتٍ أخرى. بالإضافة إلى ذلك، تسمح إمكانيات "التقاط البيانات" (تبادل وحفظ البيانات) داخل التطبيق للعمال بتوثيق المَهمّة حال الانتهاء من القيام بها، وذلك لأغراض حفظ الدفاتر والشفافية.
5. تطبيق "When I Work":
إنّه تطبيق جدولةٍ آخَر، يعتبر "When I Work" تطبيقاً مخصصاً بشكلٍ أساسيٍّ للأجهزة المحمولة، بمعنى أنّه يأتي مع كلّ تكاملات الهواتف الذكيّة التي تحتاجها لجعله جزءاً أساسيّاً من العمليات داخل العمل. سوف يحصل "عمال Gig" و"الموظفون المتعاقدون" على أكبر استفادةٍ فعليّةٍ من هذا التطبيق. يقوم هذا التطبيق بإرسال الجداول والتغييرات عبر الرسائل النصيّة أو إخطارات الإشعارات، بالتزامن مع تفاصيل الوقت والتاريخ والموقع.
وللعلم فإنّ مصطلح "عمّال Gig" أو (Gig Workers) يعني المتعاقدين المستقلين وعمال المنصة عبر الإنترنت وعمال الشركة المتعاقدة والعمال تحت الطلب والعمال المؤقتين. يبرم العاملون بنظام Gig اتفاقات رسميّة مع الشركات بناءً على الطلب (حسب الطلب)، على سبيل المثال Uber وTaskRabbit، لتقديم الخدمات لعملاء الشركة، (المصدر ويكيبيديا).
إنّ تطبيق When I Work هو أفضل صديقٍ للمدراء! ويمكن للمشرفين عن طريق هذا التطبيق الموافقة على تبديل المناوبات، والإجابة على الأسئلة، وإدارة آلة حساب الوقت (Timeclock) الافتراضيّة للعمّال الذين يتقاضَوْن أجورهم بالساعة، وأكثر من ذلك. تسهّل الأذونات المتدرّجة الموجودة في تطبيق مكان العمل هذا من تفويض المهام بشفافية.
6. تطبيق "ووندر ليست Wunderlist":
هو تطبيق قوائم مهام حائز على جوائز، إنّ Wunderlist هو أكثر بكثير من مجرّد برنامج لتنظيم قائمة بالمهام. يمكن للموظفين إنشاء مهام كاملة مع التوصيف والصور، ثم إسناد هذه المهام أو تغيير حالة سيرها إلى "قيد العمل حالياً". يمكنك هذا التطبيق من التعاون عبر الفِرَق على مشاريع فردية أو مشاريع تراكميّة (متتابعة) وأن تعرف الحالة دائماً وذلك بفضل التحديثات التي يقدّمها التطبيق في الوقت الفعلي.
إنّ تطبيق Wunderlist هو المنقذ للموظفين الذين لديهم الكثير من المهام قيد التشغيل لتتبعها، أو لأولئك الذين قد ينسون التفاصيل الصغيرة. يمكن برمجة المهام لتكرارها أو تناوبها، كما أنّ هناك إمكانيّةٌ لأرشفة كلّ مَهمّةٍ مكتملة. هذا هو التطبيق الذي يُقَدِّر الشفافية وحفظ السجلات بنفس المقدار الذي يُقَدِّر به الوظيفة التي يقوم بتنظيمها.
الجدير بالذكر هو أنّ شركة مايكروسوفت قامت بالإستحواذ على شركة Wunderlist في منتصف عام 2015. كما أعلنت مايكروسوفت في شهر نيسان (أبريل) من عام 2017 أنّ تطبيق Wunderlist سيتمّ إيقافه لصالح تطبيقٍ آخر أطلقت عليه مايكروسوفت اسم Microsoft To Do. وأعلنت مايكروسوفت أيضاً أنّ تطبيق Wunderlist سيتوقف بتاريخ 6 أيار (مايو) 2020، وبعد هذا التاريخ لن تتم مزامنة التطبيق، لكن لا يزال بإمكان المستخدمين استيراد محتوياتهم إلى Microsoft To Do والذي بدوره يتكامل مع "آوت لوك" وخدمات مايكروسوفت الأخرى.
7. تطبيق "إيفرنوت Evernote":
تدوين الملاحظات هي مهارةٌ يستخفُّ بها الكثيرين، في حين يمكن أن يستفيد منها أيُّ شخصٍ في مكان العمل. سواءً كان ذلك لتتبع المحادثة في الاجتماع أو تدوين الأفكار لمشروعٍ ما، يظلّ تطبيق "إيفيرنوت Evernote" هو الرائد من بين تطبيقات تدوين الملاحظات في مكان العمل. وهو سهل الاستخدام بحيث يمكن أن يصبح بسرعةٍ جزءاً لا يتجزأ من أيّ مكان عملٍ في المكتب.
يتألّق "إيفرنوت Evernote" أيضاً في قدرات الوسائط المتعددة الخاصة به. يمكن استكمال ودعم الملاحظات بالصور والفيديو، وتحويلها إلى قوائم تحقق Checklist، ووضع علامات عليها والتعليق عليها بحواشي أو غيرها، أو دمجها معاً للحصول على فكرة شاملة. سواءً للاستخدام الشخصي أو التعاوني، فإن "إيفرنوت Evernote" يجعل تعقب الملاحظات بسيطاً للغاية.
8. تطبيق "زينديسك Zendesk":
كلّ شركة لديها عمليّاتٌ وممارساتٌ محدّدة. لسوء الحظ، ليس جميعهم لديهم وثائق "معيار التشغيل الداخلي" (SOP). إنّ تطبيق Zendesk يعمل كمحورٍ لجميع احتياجات "الأسئلة والأجوبة" (Q&A) الخاصة بشركتك ووثائق "معيار التشغيل الداخلي" (SOP) أيضاً. إذا كان لدى أيّ شخصٍ سؤالٌ ما عن شركتك او خدماتها، فيمكنك توجيههم إلى Zendesk حيث يكون قد تمت أرشفة الإجابة مسبقاً هناك. وإذا كان سؤال العميل عبارةٌ عن استعلامٍ جديدٍ غير مُدْخَلٍ من قَبْل في Zendesk، فيمكنك بسهولةٍ إنشاءُ "سجلٍّ مبدئيّ" للرجوع إليه في المستقبل وإدخال إجابةٍ له.
يتمتّع تطبيق Zendesk بميّزةٍ إضافيّةٍ تتمثّل في كونه برنامجاً للاستخدام الداخلي وللإجابة على أسئلة العميل أيضاً. يمكنك استخدامه كتطبيق مكان عملٍ لعملياتك اليومية، أو يمكنك إنشاء أداةٍ يمكن لعملائك الرجوع إليها لتبسيط خدمة العملاء.
9. تطبيق "كام كارد CamCard":
لا تزال بطاقات العمل هي عُملة عالم الأعمال. إذا كنت في المبيعات أو شبكات العلاقات، فمن المحتمل أن يكون جهاز (rolodex) لديك ممتلئاً بالبطاقات (Rolodex: عبارةٌ عن جهاز للأوراق وبطاقات العمل الدوّارة يُستخدم لتخزين معلومات جهات الاتصال التجارية). يقوم تطبيق CamCard بمساعدتك في رقمنة البطاقات (تخزينها بشكلٍ إلكترونيّ) لضمان وصولك إليها دائماً عن طريق السحابة. ما عليك سوى التقاط صورة "لبطاقة العمل" باستعمال كاميرا هاتفك النقّال وسيقوم البرنامج بسحب كلّ التفاصيل منها، مما يؤدي إلى إنشاء rolodex افتراضي لك لتَصَفُّحِهِ، مع كامل صور البطاقات الفعلية.
يزيل تطبيق CamCard الضغط من محاولة تذكر جهات الاتصال وهو رائعٌ ومفيدٌ للعمال أثناء التنقل والذين يحتاجون إلى الاستفادة من شبكة علاقاتهم في أيّ وقت. يتيح لك التطبيق حتى إجراء مكالماتٍ هاتفيّة أو إرسال رسائل بريد إلكتروني أو الوصول إلى شبكات التواصل الاجتماعية لجهة الاتصال الخاصة بك بنقرة إصبع واحدة.
10. تطبيق "إكسبينسيفاي Expensify":
تنشأ حالات النفقات في أماكن العمل طوال الوقت وعادةً ما تكون مصحوبةً بعمليّةِ توثيقٍ شاقّة. إنّ تطبيق Expensify هو تطبيقٌ لا بُدَّ من استخدامه لكلّ موظّفٍ متنقلٍ لتتبّع وفهرسة النفقات في الوقت الفعلي.
عند إجراء عمليّة شراءٍ مثلاً، يقوم الموظف ببساطةٍ بإدخال طبيعة الشراء والمبلغ وأيّ معلوماتٍ أخرى ذات صلة. بعد ذلك، يمكنهم التقاط صورةٍ لإيصال الشراء باستخدام هواتفهم الذكية. يمكن بعد ذلك تصدير النفقات بشكلٍ فرديّ أو بكمياتٍ كبيرةٍ للمعالجة والسداد. هذا التطبيق يقلّل من الصُّداع والمآزق التي تصاحب عمليات تقارير النفقات ويقلّل من وقت المعالجة لسدادٍ أسرع.
تطبيقات الهاتف المحمول للموظفين تجعل الحياة أسهل:
مع وجود التكنولوجيا الذكية دائماً في جيوبنا، أصبحت تطبيقات مكان العمل أكثر اندماجاً في العمليات التجاريّة اليوميّة. ولسببٍ وجيه! يمكن للتطبيق الصحيح في الأيدي الصحيحة أن يحسّن قدرتك بشكلٍ كبيرٍ على إنجاز المَهمّة بسرعةٍ وبشكلٍ صحيح.
سواءً كانت المهمّة هي التواصل في مكان العمل أو إعداد تقارير عن النفقات، في النهاية، سيستفيد الجميع. راجع التطبيقات العشرة أعلاه لمعرفة كيف يمكن أن تُحَسّن سير العمليات في مكان عملك.