10 أخطاء شائعة في استخدام البريد الإلكتروني
كم تقضي من الوقت في التّواصل عبر البريد الإلكتروني كلّ يوم؟ سوف يجيب معظمنا: "الكثير من الوقت". وفقاً لدراسةٍ أجرتها شركة الاستشارات الإداريّة العالميّة "ماكينزي وشركائه McKinsey® & Company"، يقضي الأشخاص 28 بالمائة من أسبوع عملهم في القراءة والرّد على رسائل البريد الإلكترونيّ. ومع ذلك وعلى الرّغم من خطر تراكم الرّسائل، إلا أنّها تظل واحدةً من أقوى أدوات الاتّصال وأكثرها فعاليّة. يعدّ استخدام البريد الإلكترونيّ وسيلةً سريعةً وسهلةً للبقاء على اتّصالٍ مع أعضاء فريقك والعملاء وأصحاب المصلحة، وخاصّة أولئك البعيدين جغرافيّاً. ومع ذلك قد يكون من الوارد جدّاً إرسال رسائل بريد إلكترونيّ غير فعّالة أو إنشاء انطباع خاطئ أو حتّى إلحاق الضّرر بسمعتك من خلال ممارساتٍ غير مسؤولة. في هذه المقالة، سننظر في 10 أخطاء شائعة يرتكبها الأشخاص عند إرسال رسائل البريد الإلكترونيّ، واستكشاف ما يمكنك القيام به لتجنّب هذه الأخطاء.
1. الخطأ الأول - استخدام النّبرة الخاطئة:
قد تقوم بإرسال رسائل البريد الإلكترونيّ بسرعةٍ عندما تكون في عجلةٍ من أمرك، دون التّفكير بعنايةٍ في الجمهور المتلقّي، أو في ما تقوله، أو كيف يمكن أن تظهر رسالتك. لذلك من المهمّ أن تفكّر في مَن "تتحدّث" معه والإجراء الذي تريد أن يتّخذوه قبل أن تبدأ في الكتابة.
على سبيل المثال، يجب أن تكون رسالة البريد الإلكترونيّ إلى أحد كبار المدراء أكثر رسميّةً من الحديث السّريع الّذي تجريه مع أحد أعضاء فريقك، ومن الواجب أن تكون الرّسالة الموجّهة إلى العميل أكثر حماسةً وتهذيباً من الّتي تتبادلها مع زميلٍ مقرّب إليك في العمل.
على الرّغم من أنّ مضمون رسالتك الإلكترونيّة قد يكون واضحاً لك، إلا أنّ المستلم قد لا يشاركك معرفتك أو تفهّمك. لذا تجنّب استخدام الاختصارات أو المصطلحات أو "الكلام النصيّ" وفكّر فيما إذا كانت رسالتك مناسبةً قبل النّقر على زر الإرسال. هل سيفهم القارئ ما تقوله؟ وهل المعلومات الخاصّة بك منظّمة ومعروضة بوضوح؟
هناك قاعدةٌ جيّدةٌ عليك اتّباعها وهي مخاطبة الأشخاص في رسالة البريد إلكترونيّ كما تخاطبهم في الواقع. على سبيل المثال، سيبدو تقديمك لطلبٍ سريعٍ أو لإرشاداتٍ معيّنةٍ دون "ترحيبٍ" أو "شكرٍ" أمراً غير مهذّب، بغض النّظر عن مدى انشغالك. لذلك تأكّد من أنّ جميع رسائل البريد الإلكترونيّ الخاصّة بك مكتوبة بأسلوبٍ مهذّبٍ ومحترم، وتجنّب الكتابة بأحرف كبيرة، ممّا يعني الغضب أو العدائيّة.
2. الخطأ الثاني - إرسال "الرّد للكلّ":
كم عدد المرّات الّتي وصلتك فيها نسخ من بريد إلكترونيّ غير مناسبٍ لك، ولا يتطلّب منك اتّخاذ أيّ إجراء؟ في الحقيقة يحدث ذلك بشكلٍ منتظم، وأنت تعرف مدى إزعاج هذا الأمر.
إنّ إرسال "الرّد للكلّ" هي أداةٌ مفيدةٌ لإبقاء العديد من أعضاء الفريق في وسط أجواء العمل، أو لتوثيق قرارات المجموعة، لكنّ الكثير من النّاس يستخدمونها دون التّفكير في من يجب أن يتلقّى بريدهم الإلكترونيّ بالفعل.
إنّ تلقّي العديد من رسائل البريد الإلكترونيّ غير الملائمة طوال اليوم يمكن أن يكون مُشتِّتاً ومضيّعاً للوقت؛ وأن تتمّ معرفتك بأنّك الشّخص الذي يضغط دائماً على خيار إرسال "الرّد للكلّ" يمكن أن يلحق الضّرر بسمعتك لأنّه قد يبدو أمراً طائشاً، وغير مهنيّ. قد يشير أيضاً إلى أنّك لست واثقاً من اتّخاذ القرارات دون مشاركة كبار المدراء.
لذا فكّر في ما إذا كان يجب عليك إرسال "الرّد للكلّ" أو الرّد على مرسل البريد الإلكترونيّ فقط. وفكّر فيما إذا كان الأنسب استخدام "cc" (نسخة معممة) أو "bcc" (نسخة إلى الجميع بدون أن يعرف كلّ شخصٍ لمن تمّ إرسال الرسالة) لتخصيص أعضاء معيّنين من الفريق.
3. الخطأ الثالث - الكتابة أكثر من اللازم:
تُعتبر رسائل البريد الإلكترونيّ الموجزة والمقتضبة التي تحتوي على التّفاصيل المهمّة فقط أكثر فاعليّة من تلك الطويلة أو المسترسلة.
إذا كنت تكافح لإبقاء رسالتك قصيرة، ففكّر فيما إذا كان الموضوع معقدّاً للغاية:
- هل هناك طريقةٌ أخرى للتّواصل يمكن أن تكون أكثر فاعليّة؟
- هل يمكن للاجتماع وجهاً لوجه أو إجراء مكالمة هاتفيّة أن يجعل الأمر أكثر وضوحاً؟
- هل يجب أن ترسل المعلومات عبر وثائق بدلاً من ذلك؟
4. الخطأ الرابع - هل نسيتَ شيئاً ما؟
كم مرّةً قمت فيها بإرسال بريد إلكترونيّ دون إرفاق الوثيقة ذات الصّلة؟ ربما قمت بتضمين رابط معطّل؟ أو حتّى أرفقت الملف الخطأ؟
غالباً ما يمكن إصلاح هذه الأخطاء بسرعة عبر رسالة بريد إلكترونيّ أخرى ملحقة بالرسالة نفسها، ولكنّ هذا يضيف رسالةً إلى الحجم الكبير للرّسائل الّتي يتلقّاها الأشخاص، وقد يبدو تصرّفاً غير محترفٍ أو ينمّ عن إهمالٍ من قِبَلِك. فكّر في إرفاق الملفات بمجرد بدء صياغة رسالتك، وتحقّق دائماً من جميع الرّوابط بعناية.
قد يكون إرفاق المستند الخطأ أكثر خطورةً، خاصّةً إذا كان حسّاساً أو مقيّداً.
5. الخطأ الخامس - إرسال بريد إلكترونيّ للشّخص الخطأ:
يستخدم مزوّدو البريد الإلكترونيّ اليوم بشكلٍ متزايدٍ تقنيات "الإكمال التّلقائي" و"النّص التنبّؤي" و"الرّسائل المتسلسلة" (أو "عرض المحادثة")، مما قد يزيد من خطر إرسال رسالتك إلى الشّخص الخطأ.
قد يكون هذا الأمر محرجاً، ولكنّه يعني أيضاً أنّ بريدك الإلكترونيّ قد لا يصل إلى المستلم المقصود إلّا إذا قام شخصٌ ما بإخبارك بخطئك. والأهمّ من ذلك أنّك تخاطر بإرسال معلومات حسّاسة للأشخاص الخطأ وتدمير سمعة مؤسّستك. لذلك تمهّل دائماً لمراجعة بريدك الإلكترونيّ قبل إرساله.
عند الرّد على رسالة بريد إلكترونيّ أو إعادة توجيهها ضمن سلسلة رسائل، تأكّد من أنّ جميع الرّسائل الموجودة فيها مناسبة للمستلم:
- هل هناك أيّ معلومات حسّاسة؟
- هل هناك أيّ تعليقات أو تصريحات شخصيّة؟
6. الخطأ السادس - أن تكون عاطفيّاً جدّاً:
أحد الفوائد الرئيسيّة للبريد الإلكترونيّ هو أنّك لست بحاجةٍ إلى الرّد على الفور، من المهمّ بشكلٍ خاص تأخير ردّك عندما تكون متوتّراً أو يائساً أو غاضباً. إذا قمت بإرسال رسالةٍ في هذه اللّحظة، فلن تتمكّن من التّراجع عن ذلك (على الرّغم من أنّ بعض عملاء البريد الإلكتروني لديهم خيار "الإلغاء" أو "الاسترداد"). قد تلحق هذه الرّسائل الإلكترونيّة الضّرر بعلاقات العمل الخاصّة بك، أو يمكن استخدامها كدليلٍ ضدّك.
لذلك تجنّب إرسال أيّ رسائل عندما لا تكون على ما يرام. انتظر حتى تهدأ ويمكنك التّفكير بوضوح وعقلانيّة.
7. الخطأ السابع - عدم استخدام "تأخير الإرسال" أو "الإرسال المُجَدول":
قد يكون من المرضي إرسال رسالة البريد الإلكترونيّ بمجرّد الانتهاء من كتابتها، بحيث تصبح "خارج مهامك". ومع ذلك يوفّر العديد من عملاء البريد الإلكترونيّ الآن خدمة "تأخير الإرسال" أو "الإرسال المُجَدْوَل"، والّتي يمكن أن تكون مفيدةً بشكلٍ خاصّ.
على سبيل المثال، تخيّل أنّك تقرأ رسائل البريد الإلكترونيّ الخاصّة بك في وقتٍ متأخّرٍ من اللّيل أو خلال عطلة نهاية الأسبوع:
- أيّ نوعٍ من الانطباع سوف يعطي هذا للعملاء وأصحاب المصلحة؟
- كيف سينظرون إلى إدارتك للوقت؟
- هل سيشعر أعضاء الفريق بضرورة اتّخاذ إجراءات خارج ساعات العمل؟
بدلاً من ذلك تخيّل أنّك تعمل في مشروعٍ وتريد تزويد أعضاء فريقك بالمعلومات في نقطةٍ محدّدة. تعدّ جدولة رسالة البريد الإلكترونيّ للوصول في وقتٍ معيّنٍ طريقةً جيّدةً للقيام بذلك، ويمكن أن تساعدك في إدارة وقتك وتنظيم عبء العمل الخاصّ بك.
8. الخطأ الثامن - استخدام عنوان غامض للرسالة:
كما ذكرنا سابقاً يكون البريد الإلكترونيّ أكثر فعاليّة عندما تكون رسالتك مختصرةً إلى حدٍّ ما وتوصل جوهر الموضوع (ولكن ليست مجتزأة). لذلك من المهمّ أن تبدأ بعنوان موضوعٍ واضح، حتى يعرف النّاس ما يمكن توقعه عند فتحه:
- ما هو موضوع بريدك الإلكترونيّ؟
- هل هناك موعدٌ نهائيٌّ مهمّ؟
- هل تريد من النّاس اتّخاذ إجراءاتٍ قبل وقتٍ معيّن؟
- هل هو عاجلٌ أم غير عاجل؟
قم بصياغة سطر الموضوع الخاصّ بك وفقاً لذلك، بحيث يمكن للمستلم إعطاء البريد الإلكترونيّ المستوى المناسب من الأولويّة والاهتمام.
9. الخطأ التاسع - عدم المراجعة:
إنّ مراجعة بريدك الإلكترونيّ من أهمّ الأشياء الّتي يمكنك القيام بها. يستغرق الأمر بضع دقائق فقط، ويساعدك على تصحيح القواعد النّحويّة والإملائيّة وأخطاء علامات التّرقيم، والّتي تبدو غير مهنيّة وساذجة. تتضمّن مقالتنا بعنوان: "للمهتمين بالكتابة، استخدم Grammarly وستنسى الأخطاء الإملائية" المزيد من المعلومات عن كيفيّة استخدام تطبيق وموقع Grammarly للتّحقّق من رسالتك بحثاً عن الأخطاء اللغوية والإملائية والنحويّة أيضاً.
من المهمّ أيضاً التّأكّد من قراءة رسائل البريد الإلكترونيّ المرسلة إليك وفهمها بشكلٍ صحيح، بما في ذلك جميع الرّسائل في سلاسل المحادثات أو المحادثات. حيث قد يكون شخصٌ ما قد أجاب بالفعل على سؤالك أو تساؤلك، ومن المحتمل أن يؤدي طرحه مرّةً أخرى إلى التّكرار والازدواجيّة والارتباك.
أخيراً لا تسجّل اسم المستلم في بريدك الإلكترونيّ حتى آخر لحظةٍ من كتابة رسالة البريد الإلكتروني. هذا يضمن أنّه لا يمكن إرسال رسالتك عن طريق الخطأ قبل أن تنتهي من كتابتها، وتضيف المرفق الخاصّ بك، والتّحقق من البريد الإلكترونيّ وكشف أيّة أخطاءٍ أخرى.
10. الخطأ العاشر - إرسال رسائل البريد الإلكترونيّ غير الضّروريّة:
نظرًا لأنّ البريد الإلكترونيّ سريعٌ ومريحٌ للغاية، فقد يصبح بسهولةٍ وسيلةَ الاتّصال الافتراضيّة مع فريقك. ومع ذلك من المهمّ أن تتذكّر أنّ البريد الإلكترونيّ غير شخصيّ أيضاً، وأنّك تخاطر بفقدان التّواصل مع الأشخاص إذا كنت تعتمد عليه كثيراً. إنّه بالتّأكيد ليس بديلاً عن اللّقاء وجهاً لوجه أو حتّى عن الاتّصالات الهاتفيّة.
المصدر: موقع "مايند تولز".