تعتبر المطوية أداة مهمة من أدوات العلاقات العامة في عمل المنظمات غير الحكومية، حالها كحال بطاقة العمل الخاصة بك، بل تتجاوزها بالأهمية، حيث أن بطاقة عملك تعرف بك كفرد، بينما تعرف المطوية بالمنظمة بأكملها، فهي بمثابة ملخص عن المنظمة والخدمات التي تقدمها والفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.

 

المطوية المعدّة جيداً شيء أساسي لنجاح استخدامها كأداة في العلاقات العامة والاتصال مع الآخرين، ومن مواصفات المطوية الجيدة أنها مختصرة وتوصل القضايا الأساسيات في عمل المنظمة من برامج ونشاطات وخدمات.

 

المطوية الجيدة تترك انطباعاً لدى القارئ بأن هذه المنظمة نشيطة ولديها برامج تقدم خدمات مميزة للمجتمع، فالمطوية عبارة عن جسر أولي لبناء الثقة بين المنظمة وبين الآخرين، والمهم أن تترك لدى القارئ رغبة في معرفة المزيد عن المنظمة.

 

تعمل المطوية في اتجاهين، أولهما أنها تعرف بالمنظمة قبل أن يبادر موظف العلاقات العامة لديك بالاتصال مع الجهات الأخرى، أما الثاني فالمطوية تعمل كمرجع يمكن للمهتمين العودة إليه فيما بعد.

 

من المؤكد أن أحداً لن يخبرك أن مطويتك جيدة أم رديئة، ولكنك ستعرف ذلك بنفسك من خلال ردة فعل القارئ لها، فإن كانت جيدة فإنك ستكون قد استثمرت الوقت والجهد والمال لإعداد مطوية ساهمت بالتعريف بشكل جيد بمنظمتك وحققت نوعاً من التفاعل معها، أما إن كانت رديئة فلن يتحقق أي تفاعل من القارئ.

 

يجب على مطويتك أن ...

أن لا تكون دليلاً شاملاً للمنظمة، فدمج كل شيء عن المنظمة في مطوية واحدة، كمطوية كل الأشياء لكل الناس، يكون عبارة عن فوضى مربكة ومشوشة للقارئ. فإذا كان لمنظمتك عدّة برامج ونشاطات فمن الأفضل أن تقوم بإعداد أكثر من مطوية تتناول كل واحدة منها جزءاً من هذه البرامج والنشاطات.