إن حجم المجموعة والطريقة التي تجلس فيها يجب أن يسمح بأن يجلس أكبر عدد من الأعضاء في مواجهة بعضهم البعض:. ويجب أن لا يزيد عدد أعضاء المجموعة عن 15 مشاركاً والجلوس إلى الطاولات المستديرة في هذه الحالة أفضل من الطاولات الطويلة والضيقة.

 

·        أبلغ المجموعة أن الهدف من الاجتماع هو خلق الأفكار أو الحلول.

·        امنع التقييم أو الاقتراحات:. لا تقزم بتقييم أفكارك أو أفكار الآخرين، كلما اتسعت الأفكار كلما كان ذلك أفضل.

·        شجع أعضاء المجموعة على إصغاء بعضهم لبعض بانتباه..

·        اطلب منهم أن يفكروا بطرق تساعدهم على البدء من حيث انتهت آراء الآخرين.

·        ابدأ بالبحث عن الأجوبة فإن الجواب الصحيح سيظهر في النهاية.

·        لا تلتفت للشكليات..

·        دع الناس يعبرون عن أفكارهم دون أن يرفعوا أيديهم طلباً للإذن بالكلام.

·        عليك أن تتبع طريقة ما لتسجيل الجلسات..

·        إن جهاز التسجيل يفيد في مثل هذه الحالات. إن السبورة أو ما يشابهها قد يبطئ من تدفق الأفكار ولكن هناك ميزة في استعمالها حيث أن الأفكار تظل مثبتة يستطيع أن يراها الحاضرون ويبنوا أفكاراً جديدة عليها. وعند ما يتم تدوين الجلسة على السبورة قم بتبديل من يكتب الملاحظات بين الحين والآخر.

·        اترك وقت الجلسة مفتوحاً..

·        إن هذه الجلسات تختلف عن جلسات اجتماعات الموظفين التي يجب أن يتم تحديد مدتها. إن جلسات الأفكار العاصفة لا تنتهي حتى تنتهي الأفكار التي لدى المجموعة.

·        تأكد من أعضاء المجموعة قد علموا حسابهم للبقاء في الاجتماع قدر ما يتطلب الأمر من وقت.

عن م. عارف سمان

المصدر : موقع مركز المدينة للعلوم والهندسة