كيف تدير تكاليف التدريب بفاعلية؟

يعود برنامج التدريب المناسب بمجموعة كبيرة من الفوائد على الشركة مثل: تعزيز اندماج الموظفين وإنتاجيتهم وزيادة نسبة الاحتفاظ بهم؛ لأنَّه يؤدي إلى تقليل الحاجة إلى الإشراف على الموظفين، وتخفيض نسبة التغيب عن العمل، وتحسين خدمة العملاء، وتعزيز المبيعات.

وتقلُّ الأخطاء التي يرتكبها الموظفون المدربون بإتقان، كما يزيد التدريب التزامهم وثقتهم بأنفسهم؛ لأنَّهم يشعرون بالتقدير؛ إذ يتعلق الأمر برمته بتوفير بيئة عمل إيجابية ومحفزة، وإذا خططت لميزانية التدريب بحكمة، سيقل معدل دوران العمالة وتزيد الإنتاجية.

لذا استعن دائماً بقسم الموارد البشرية للحصول على اقتراحات حول كيفية إدارة ميزانيات التدريب والتطوير، حيث تساعدك إرشاداتهم على زيادة مستويات التحفيز ومعالجة أوجه القصور في العمل قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.

ووفقاً لأحد التقارير يصل متوسط ​​ميزانية التدريب في الشركات الصغيرة إلى 234,850 دولاراً سنوياً، ووصل متوسط ​​تكلفة التدريب لكل موظف في عام 2016 إلى 1,041 دولار.

وللتدريب المناسب دور في الاحتفاظ بالموظفين وتعزيز رضا العملاء وتحسين المبيعات وزيادة الربح الإجمالي. بالطبع، تختلف ميزانية التدريب بناءً على احتياجات الشركة، ولكن تُخصَّص عادة نسبة 2 إلى 2.5% من ميزانية الشركة للتدريب.

ما هي ميزانية التدريب؟

ميزانية التدريب هي جميع التكاليف المباشرة وغير المباشرة المرتبطة بالدورات التدريبية والمواد اللازمة لتحليل تدريب الموظفين أو إعادة تدريبهم وتصميمها وتطويرها وتطبيقها وتقييمها.

وفي بعض القطاعات، هناك حاجة مستمرة للتدريب للالتزام بالقواعد والقوانين المتعلقة بالوظائف، مما يتطلب من الشركات الصغيرة والمتوسطة تحمُّل نفقات كبيرة.

ولا تقتصر أهمية إنشاء خطة لميزانية التدريب على الالتزام بالقواعد والقوانين فحسب؛ بل الخطة هامة من الناحية المالية أيضاً، وذلك للتأكد من أنَّ الموظفين يتمتعون بالمهارات والكفاءات اللازمة لإنجاز المهام وفقاً لمعايير الجودة المطلوبة، ويبقى السؤال الهام: "كيف يمكن إعداد ميزانيات التدريب دون الإخلال بميزانية الشركة؟".

إنفاق الشركات على التدريب

تستثمر العديد من المؤسسات المتوسطة والكبيرة ما يتراوح بين 2% إلى 5% من ميزانيات الرواتب في التدريب، وعلى الرغم من أنَّ ذلك قد لا يناسب الشركات الصغيرة، لكن من الهام تحديد ميزانية تدريب لكل موظف تستطيع الشركة تغطيتها. لذا، يجب في هذه الحالة التركيز على احتياجات التدريب في الشركة؛ فمثلاً قد تعجبك فكرة الاستعانة بمدربين خارجيين؛ لكنَّهم ليسوا ضروريين دوماً؛ إذ يستطيع كبار الموظفين -تحت إشراف الإدارة- أن يقدموا التدريب بإتقان، ولن يكلف ذلك الشركة. وبالطبع، يتعلق ذلك بنوع التدريب الذي تنوي تقديمه، فلا يمكن التعامل مع بعض المواضيع المهنية والمتعلقة بمجال العمل داخل الشركة.

ابدأ بتقييم الاحتياجات التدريبية للشركة إذاً قبل التخطيط للميزانية؛ حيث عليك التركيز على النقص في المهارات الذي يؤثر في الإنتاجية والأداء. وبهذه الطريقة، تستطيع عبر البرنامج تحديد المشاكل والاحتياجات الحقيقية للشركة وموظفيها والتركيز عليها، وتتمكن بذلك من الاستفادة من ميزانية التدريب خير استفادة.

إدارة نفقات التدريب

لا يعني وضع ميزانية لتلبية احتياجات التدريب في الشركة تخصيص الأموال الفائضة لذلك عند توفرها؛ بل عليك تحديد مبلغ معين للتدريب في الميزانية السنوية، حيث يجب أن تأخذ التكاليف التالية في الحسبان:

• نبذة أولية عن برنامج التدريب.
• أسلوب تقديم التدريب (مثل الصفوف الدراسية والفيديوهات والتعلم الإلكتروني ورسوم الدورات).
• مواد التدريب (مثل دفاتر التمارين والفيديوهات).
• وقت الموظفين.
• رسوم المدرب (إن وجِد).
• نفقات السفر أو السكن أو الوجبات المطلوبة (إن أمكن).
• التدريب المستمر (وتعديله وتحديثه).
• حالات الطوارئ.

بعد الحصول على الموافقة لإنشاء التدريب، يجب إدارة ميزانية التدريب بعناية للبقاء على المسار الصحيح، وهي مسؤولية قسم الموارد البشرية. وبطبيعة الحال، ستكون هناك تكاليف إضافية بين الحين والآخر بسبب أمور غير متوقعة، مثل استقالة الموظفين من الشركة أو تركها مؤقتاً (كإجازات الأمومة أو الإجازات المرضية أو العطلات).

تذكر أنَّ تكاليف التدريب تزيد إذا كنت بحاجة إلى موارد خارجية، ومع نمو الشركة والموظفين، ستزداد تكلفة التدريب لكل موظف أيضاً. أهم عنصر في إدارة تكاليف التدريب إدارة فعالة هو فهم نظام التكاليف والإيرادات في الشركة؛ فحينما تتعامل مع برنامج التدريب باستراتيجية، يمكنك أن تحدد بدقة التدريب الذي تحتاجه الشركة، وكيفية تقديمه بأكثر الطرائق فاعلية من حيث التكلفة.

هذا ويجب فهم كيفية تضمين أنشطة التعلم والتطوير في استراتيجية المنظمة، حيث يتيح ذلك تحقيق النتائج المرجوة دون تجاوز الميزانية.

شاهد بالفيديو: 10 طرق لتخفيض نفقات شركتك في ظل الأزمات الاقتصادية الحالية

تحسين هيكل التدريب وتقليل التكاليف

بعد تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين ووضع ميزانية التدريب الأولية، يجب البحث عن طرائق لتحديد أنسب تكلفة للتدريب، فبعد إلقاء نظرة على النفقات الكاملة لتكلفة التدريب لكل موظف، يمكن استخدام عدة طرائق لتقليلها:

1. التدريب داخل الشركة

هناك الكثير من الخيارات المتاحة لأرباب العمل الذين لا يستطيعون الاستعانة بمدربين خارجيين، والتي تحقق نتائج فعالة في تدريب الموظفين، حيث تشمل:

1.1. التدريب الجماعي

ستوفر الكثير من تكاليف التدريب عبر تقديمه لعدة موظفين في آن.

2.1. البحث عن مدربين في الشركة

ركز على تدريب موظف واحد يتمتع بمهارات تواصل وتفاعل قوية، ووكِّله مهمة تدريب باقي الموظفين، كما يمكنك توسيع الوصف الوظيفي الخاص بهم ليشمل تدريب زملائهم.

3.1. استضافة أحداث أسبوعية أو شهرية

ليس من الضروري أن تكون هذه الأحداث رسمية، وهي طريقة رائعة لتعزيز مشاركة أفراد الفريق وتثقيفهم وتحفيزهم. اختر موضوعاً للمناقشة، وحدد جميع الأسئلة والمخاوف التي قد تكون لدى الموظفين. أصغِ إلى المعلومات التي يشاركونها واجمعها في رسائل بريد إلكتروني أو رسائل تذكير للوصول إليها بسرعة.

4.1. التدريب المتبادل

هذه ممارسة شائعة في الشركات التي تعتمد على قوة عاملة مَرِنة. أعطِ لموظفيك مناصب أو مسؤوليات جديدة، واجمعهم مع موظفين بارعين في أداء المهام التي تريدهم أن يتعلموها. بدِّل المناصب باستمرار لتحفيز الموظفين وحثِّهم على التعلم.

5.1. إنشاء برنامج منتورينغ

يفيد برنامج المنتورينغ الموظفين الجدد وأولئك الذين ليس لديهم خبرة دون أن تدفع مقابل تدريبهم. اطلب من أحد كبار الموظفين أن يكون المنتور، ويساعد الموظفين على التكيف مع بيئة الشركة، أما الفائدة الإضافية لبرنامج المنتورينغ، فهي زيادة الشعور بالمساءلة.

2. الاستعانة بمصادر خارجية

ليس من الضروري أن تؤدي موارد التدريب الخارجية إلى الإخلال بميزانية التدريب؛ فإذا عملت بذكاء عند توزيع الموارد واستفدت من العروض في مجال العمل، فهناك طرائق لتحسين تكاليف التدريب:

2.1. إعادة استخدام المواد

من الممكن إعادة استخدام معظم مواد التدريب مثل مقاطع الفيديو عدة مرات. لا تحتفظ الكثير من الشركات بأي مواد لا تُستخدَم باستمرار، ولكن يمكن الاحتفاظ بالكتب والأقراص المضغوطة وأقراص "دي في دي" (DVD) واستخدامها لتدريب الموظفين الجدد، لذا لا تسارع إلى التخلص منها.

2.2. التعلم الإلكتروني

تُعد أساليب التدريب عبر الإنترنت أقل تكلفة من التدريب التقليدي؛ إذ تنخفض تكاليف المواد عند استخدام التعلم الإلكتروني؛ نظراً لأنَّ جميع معلومات التدريب أو معظمها متاحة عبر الإنترنت، مما يعزز المرونة، ويقلل تكاليف السفر، لأنَّ الموظفين يستطيعون الوصول إلى الدورات التدريبية عن بُعد.

2.3. الجمعيات أو المجموعات التجارية

تقدم بعض الجمعيات الصناعية برامج تدريب مجانية أو بأسعار مخفَّضة للأعضاء في المناسبات السنوية، أو عبر الإنترنت، أو من خلال الندوات.

2.4. التواصل مع مقدمي برامج التدريب والعملاء

يمكنك التفاوض على تدريب مجاني أو منخفض التكلفة من مقدمي برامج التدريب لمشاريع أو منتجات محددة. يستثمر العملاء في التدريب إذا كان ذلك سيؤدي إلى حصولهم على خدمات أفضل.

يمكنك استخدام هذه التقنيات كل واحدة على حدة أو تجربة مجموعة منها بناءً على احتياجات العمل. يوفر تقديم برنامج التدريب المناسب المال على الأمد الطويل.

في الختام

تعتمد إدارة تكاليف التدريب إدارة فعالة على التزام الموظفين، وهو أمر هام لتحقيق النجاح، مما يعني تحديد أهداف محددة تتوقع من الموظفين تحقيقها. بالطبع، لا ينبغي أن تضغط على الموظفين، ويشعروا بأنَّ وظائفهم تعتمد على الخضوع للتدريب، ولكنَّ حثهم على تحمل المسؤولية له دور في تطوير العلاقات في العمل.

يستخدم العديد من أرباب العمل الدورات التدريبية لإجراء مراجعات الأداء السنوية للموظفين، وذلك لمعالجة النقص في الكفاءات، وتحديد الجوانب التي تتطلب التحسين، ويتطلب ذلك تحديد أهداف تدريب محددة لكل موظف وإعلامهم بأنَّك تشرف عليهم، ومن الهام أيضاً تقييم تأثير التدريب في مهارات الموظفين وأدائهم بشكل عام شهرياً وسنوياً.

وإذا كنت تدفع أجور التدريب خارج الشركة لتحسين معلومات الموظفين حول موضوع معين، فاطلب منهم الالتزام بالعمل لديك لفترة محددة بعد الانتهاء من التدريب، أو اطلب من قسم الموارد البشرية إدراج شرط سداد رسوم التدريب في عقود عملهم في حال لم يتمكنوا من الوفاء بالاتفاقية.

عليك الحصول على الدعم الكامل من كبار الموظفين وموظفي الموارد البشرية لإنشاء التدريب؛ حيث يستطيعون مساعدتك بالكثير من الطرائق إذا فهموا قيمة تطوير الموظفين وتخصيص ميزانية للتدريب على الأمد الطويل.