Top
مدة القراءة: 4 دقيقة

كيفية إدارة الاجتماعات الكشفية والإرشادية

كيفية إدارة الاجتماعات الكشفية والإرشادية
مشاركة 
الرابط المختصر

مفهوم الاجتماع :هو لفاء عدد من الأفراد في مكان ما وفي وقت محدد لمناقشة موضوعات معينة للتوصيل لأهداف محددة.



مظاهر الاجتماعات الفعالة:

·                   إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.

·                   الأعداد و التحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع .

·                   وجود جدول أعمال ،وتحديد وقت محدد لكل بند ،و التقيد بذلك .

·                   ضبط عملية النقاش و اقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات و إضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات و أهداف الاجتماع .

·                   اقتصار الدعوة و الحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.

·                   توفير المعلومات و البيانات الأزمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع .

·                   تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له .

·                   الخروج بقرارات و خطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك .

مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:

·                   غياب الهدف  أو الغرض من عقد الاجتماع .

·                   تعقيد  القضايا السهلة .

·                   الاستمرار لمدة طويلة .

·                   الكلام و النقاش المطول واستثار البعض بالكلام و التحدث .

·                   تعطيل القرارات و الخطوات التنفيذية .

·                   عدم وجود مقرر للاجتماع .

متى يصبح الاجتماع ضروريا ؟

·                   خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه .

·                   وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي .

·                   وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر .

·                   بروز ما يدعو لتغير الوضع القائم وتطويره . 

·                   الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية أو تغير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما .

·                   الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع .

·                   التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع .

كيفية إنجاح الاجتماعات :

     النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية :

قبل الاجتماع :

·                   قرر فيم الاجتماع ضرورياً : هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات .

·                   حدد أهداف الاجتماع : ما تنوي تحقيقه من الاجتماع . القرارات التي يجب اتخاذها . الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها .

 

·                   أعد جدول الأعمال : ادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع . وحاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي . ورتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً . واجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد . وحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال .

·                   اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة .

·                   وزع مقدماً ، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش .

·                   اقصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع .

أثناء الاجتماع :

·                   وضع الهدف من الاجتماع .

·                   احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع .

·                   عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال ، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء .

·                   أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا  ويقدموا ما لديهم .

·                   وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة . تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا  ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية .

·                   لخص ما استمعت إلية منة نقاط مهمة ، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر ، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل .

·                   التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع .

·                   عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع ، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها .

·                   لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع ، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها ، حدد من الذي يتخذها ، والوقت الكافي لإنجازها .

·                   حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه .

بعد الاجتماع :  

·                   أعد محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا ، يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع ، وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد إسنادات العمل وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد النهائية لإنجازها . كذالك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم .

·                   تابع وارصد ما تم إنجازه من أعمال .

كيف تستفيد من مشاركتك في الاجتماعات التي يعقدها الآخرون وتدعى لها :

قبل الاجتماع :

·                   اقرأ جدول الأعمال وملخصات الأوراق ، وكن متأكداً من فهمك لأهداف الاجتماع وأعط اهتماماً لبنود جدول  الأعمال التي عليك بصورة مباشرة .

·                   فكر في القضايا التي يمكن أن تثار , وخطط للإسهامات التي يمكن أن تقدمها للاجتماع .

·                   اصطحب معك المعلومات والبيانات ذات العلاقة بموضوعات الاجتماع .

 

 

أثناء الاجتماع :

·                   لا حرج عليك أن تجلس بهدوء وأن تنصت لما يقوله الآخرون .تحدث عندما يطلب منك ذلك , أو لتستوضح أمراً أو عندما تشعر بأن لديك إسهاماً جيداً.

·                   دون ملاحظاتك حول الفرارات وإسنادات العمل التنفيذية التي يتم اتخذها وخاصة تلك المتعلقة بك .

بعد الاجتماع :

·                   اقرأ محضر الاجتماع , أعط اهتماماً خاصاً للمهام التي تتطلب منك اتخاذ خطوات تنفيذية أو أداء معين من جانبك .

·                   أعد خطة عمل وحدد فيها ما يجب عليك أن تقوم به , وضع جدولاً زمنياً للتنفيذ , ثم تابع مدى تقدم التنفيذ بالمقارنة بالخطة

 

المصدر: عيون العرب .


تنويه: يمنع نقل هذا المقال كما هو أو استخدامه في أي مكان آخر تحت طائلة المساءلة القانونية، ويمكن استخدام فقرات أو أجزاء منه بعد الحصول على موافقة رسمية من إدارة النجاح نت.



ساعدنا في تطوير عملنا وقيّم هذه المقالة


تعليقات الموقع