1- كتابة محضر الاجتماع:
هو مجموع النتائج المكتوبة للاجتماع، ولكن هذا لا يعني التسجيل الحرفي لما تم في الاجتماع، بل ينبغي التركيز على:
- تاريخ الاجتماع.
- أسماء المشاركين.
- أسماء الغائبين (مع إبراز مبررات غيابهم إن وجدت).
- النتائج التي تم التوصل إليها (بناء على جدول الأعمال السابق)، على أن تكتب النتيجة أو القرار حول كل بند من بنود جدول الأعمال بصورة مختصرة.
ولابدّ من إنهاء الكتابة وتوزيع نسخ منها خلال أربع وعشرين ساعة بعد الاجتماع، يقول بيل غيتس (1988) في هذا الصدد: "بعد أن ينتهي الاجتماع يبدأ العمل الحقيقي، فالمَحاضر الخاصة بالاجتماع ينبغي إعدادها وتوزيعها في أسرع وقت ممكن".
2- تحديد إجراءات تنفيذ قرارات الاجتماع:
إن الإجراء هو الطريقة التي يمكن من خلالها تنفيذ قرارات الاجتماع، وهي عبارة عن مهام (وليست سياسات عامة) وكل مهمة محددة بزمن، ومسندة لشخص واحد فقط لديه صلاحياته الكافية لتوفير الموارد المطلوبة لتنفيذ المهمة.
3- متابعة تنفيذ القرارات:
قد يكون من السهل اتخاذ القرارات، ومن السهل تحديد إجراءات تنفيذ هذه القرارات وتكليف الأشخاص بذلك، ولكن الرهان يكمن في تنفيذ هذه القرارات، وإلا فإنّ الاجتماع لن يؤتي نتائجه وسيكون مجرد عادة من العادات السيئة.
المصادر:
أضف تعليقاً