ضع خطة للموظفين الذين تم الاستغناء عنهم
لا تسمح لأي موظف سابق مستاء أن يمثل تهديدًا لأمانك. ضع خطة فعلية لمنع أي شخص من مغادرة شركتك وبحوزته مستندات سرية. تتضمن بعض الخطوات التي يمكن اتباعها:
يجب على الشخص الذي تم إنهاء خدمته مغادرة الشركة على الفور. حيث إن السماح لأي موظف بالتسكع لبضعة أيام لترتيب أغراضه يمنح هذا الشخص الفرصة لسرقة المستندات والمعلومات الأخرى التي قد تكون ذات قيمة لشركتك. اجعل شخصًا يشرف على الموظف بينما يقوم بجمع متعلقاته الشخصية من مكتبه.
قم بالترتيب من أجل استعادة أية معلومات سرية خاصة بالشركة على الفور مثل قوائم العملاء وقوائم الأسعار وغيرها. اجعل من أمر استعادة المستندات في حينه شرطًا لحصول الموظف على تعويض إنهاء الخدمة.
قم بالتشديد على أن يُسلم هذا الشخص المفاتيح التي بحوزته، سواء الخاصة بمبنى الشركة أو مكتبه أو خزانة الملفات. إذا لم يقم بتسليم هذه المفاتيح، فقم بتغيير الأقفال.
قم بمسح كلمة مرور هذا الشخص من على شبكة أجهزة الكمبيوتر لديك على الفور. وهذا مهم على وجه خاص إذا كان بإمكان هذا الشخص الاتصال بشبكتك من منزله وبالتالي تسجيل الدخول بسهولة وتنزيل المعلومات المهمة.
استخدم كلمات مرور لأجهزة الكمبيوتر
اطلب من الموظفين استخدام كلمات مرور للوصول إلى أجهزة الكمبيوتر أو الشبكة لديك. سوف يساعد هذا في الحفاظ على الملفات المهمة بعيدًا عن متناول الأشخاص غير المرخص لهم بذلك. قم بتشجيع الموظفين على عدم إهمال كلمات المرور الخاصة بهم - واطلب منهم تغييرها بصفة شهرية. وانصحهم بعدم استخدام الميزات التي "تتذكر" كلمات المرور - حتى لا يجعل ذلك من السهل على أي شخص غير مرخص له الوصول إلى النظام لديك. قم بالتشديد على أن يسجل المستخدمون خروجهم من الشبكة متى كانوا بعيدين عن مكاتبهم، حتى لا يمكن للمستخدمين غير المرخص لهم الدخول من محطات عملهم.
احرص على أن يوقع جميع الموظفين لديك على اتفاقيات عدم إفشاء المعلومات
تأكد من إدراك الموظفين لحقيقة أن سرقة الملكية الفكرية هو أمر جد خطير لشركتك شأنه شأن سرقة الملكية المادية. استخدم اتفاقيات عدم الإفشاء، أو بند عدم الإفشاء في عقد العمل لتوضيح مسؤوليات الموظفين فيما يتعلق بالمعلومات السرية أو الخاصة بسر التجارة بشكل لا لبس فيه. احرص على تحديد كل ما تعتبره الشركة بمثابة معلومات سرية. وهذا أمر في غاية الأهمية، لأنه يُميز بوضوح بين المعلومات الخاصة بشركتك والمعلومات الخاصة بالموظف السابق. كما يجب أن توضح الاتفاقية الخطوات التي يجب على الموظف اتخاذها للحفاظ على هذه السرية، كاستخدام كلمات مرور لجهاز الكمبيوتر وعدم إزالة قوائم المبيعات من مبنى الشركة وعدم نسخ المستندات إلى أي أقراص، الخ.
ضع مستنداتك تحت عينيك دائمًا
قم بوضع وفرض إجراءات صارمة خاصة بالوصول إلى المعلومات السرية أو تلك الخاصة بسر التجارة. قم بترتيب إمكانية وصول موظفيك إلى المعلومات الحساسة بشكل تسلسلي - بحيث تسمح فقط للموظفين الذين بحاجة إلى معلومات معينة الإطلاع على هذه المعلومات. على سبيل المثال، قد يحتاج مندوب المبيعات إلى معلومات الاتصال الخاصة بالعميل لاستخدامها في مجال عمله. ولكنه لا يحتاج إلى القائمة الكاملة لعملائك، ولا إلى الوصول إلى البيانات الخاصة بالفواتير. قم بتسمية المستندات الإلكترونية الأساسية (كقاعدة بيانات العملاء الخاصة بك) لتكون "للقراءة فقط" بحيث لا يمكن تغييرها أو نسخها إلى قرص.
لا تغري أعين المتطفلين
لا تجعل من السهل على الأشخاص الذين ليسوا من المفترض أن يطّلعوا على مستندات سرية بالتطفل على هذه المستندات. لذا شجّع الجميع في شركتك على اتخاذ كافة الاحتياطات الأساسية اللازمة. لا تترك هذه المستندات متناثرة مطلقًا. احفظ أغراضك بعيدًا عندما تنتهي منها أو عندما لا تكون على مكتبك. اقفل خزانة الملفات ومكتبك عند مغادرتك إياه. أغلق ملفات الكمبيوتر في حالة عدم استخدامها ولا تترك أي ملف على الإطلاق مفتوحًا على شاشتك عندما تكون بعيدًا عن المكتب
المصدر: عيون العرب
