تقسّم رسائل المبيعات إلى ثلاث فئــات هي التالية: رسائل المقدمة ورسائل المتابعة والرسائل المرفقة بعروض التقديـم. تستخدم رسائل المقدمة، كما يوحي اسمها، لتقدموا أنفسكم إلى عملائكم المحتملين ولإخطارهم بأنكم ستتصلون بهم في يوم ووقت معينين. أمّا رسائل المتابعة فتعمل على تعزيز نقطة تمت مناقشتها خلال اتصال سابق مع العميل سواء أكان محادثة هاتفية أم مقابلة شخصية. وأخيراً، توجه الرسائل المرفقة كجزء من مجموعة مستندات بمثابة تنبيه للقارئ إلى ما سيجده داخل مجموعة المستندات تلك.
اضغطوا على الإرشادات التالية لمساعدتكم على إعداد رسائل مبيعات ناجحة.
تحدثوا عن العميل وليس عن أنفسكم
عرّفوا القارئ أو أعيدوا تعريفه بأنفسكم
استخدموا الرموز الفاصلة
اختتموا رسالتكم بفعل ملموس
حافظوا على إيجاز رسالتكم
أظهـروا للعميل أنكم "تفهــمون" شركته
استعينوا بالإحصائيات
قــــدموا الأفكار
اطلبوا من شخص آخر قراءة الرسالة
تحدثوا عن العميل وليس عن أنفسكم
لا شك في أنّ الكلمة التي تثير نفور القارئ في أية رسالة مبيعات هي "أنا" في حين أنّ الكلمة الأكثر تأثيراً في نفسه هي "أنت". لا تبدأوا أبداً رسالتكم بكلمة "أنا" لأنها قد تجعل القارئ يعدل عن الانتقال إلى الكلمة التالية. ويعود الأمر إلى جوهر عملية البيع – فلا يهتم العملاء المحتملون بخصائص منتجكم أو خدمتكم ولكن بكيفية استفادتهم من منتجكم أو خدمتكم. بدّلوا الجملة التي تقول "أنا أستطيع تدريب مندوبي الخدمة لديكم على أحدث أساليب الإرضاء" بـ "ستنخفض نسبة شكاوى عملائكم بفضل تدريب مندوبيكم على أحدث أساليب الإرضاء".
عرّفوا القارئ أو أعيدوا تعريفه بأنفسكم
في كثير من الحالات يتحتم عليكم بدء رسالتكم بمقدمة موجزة عن أنفسكم وعما تقومون به. ويعتبر هذا أساس رسالة التقديم ولكن إذا كان قد سبق لكم أن تحدثتم مع ذلك الشخص فإعادة التعريف عن أنفسكم ستوطد الاتصال الثاني. على سبيل المثال يمكنكم الكتابة: "أسعدني جداً اللقاء بك يوم الخميس الماضي. إن شركتنا وكالة إعلانية يمكنها مساعدتكم على زيادة عدد زوار موقعكم الإلكتروني عن طريق إطلاق حملة إعلانية مركزة بواسطة اللافتات الدعائية."
استخدموا الرموز الفاصلة
يجب أن تحتوي رسالة المبيعات على ثلاث نقاط رئيسية أو أكثر تفصل بين الواحدة والأخرى رموز فاصلة (Bullets).لأنها تجعل الرسالة سهلة القراءة. وستستفيدون أنتم، (كمحررين)( بائعين) منها لأنكم ستوجهون عملائكم إلى النقاط الهامة التي تريدون توصيلها.
اختتموا رسالتكم بفعل ملموس
ما هي النتيجة المرجوة من الرسالة؟ هل أنتم تسعون إلى مقابلة شخصية؟ هل تحاولون الإجابة من خلالها عن أسئلة طرحت في مقابلة سابقة؟ هل تريدون تزويد عميلكم المرتقب بمزيد من المعلومات؟ هل تريدون أن تحصلوا على عقد موقّع؟ يجب أن تنهوا رسالتكم بطلب فعل محدد قابل للقياس. على سبيل المثال "سوف أتصل بك يوم الثلاثاء 18 نوفمبر الساعة العاشرة صباحاً لتحديد موعد" أو "الرجاء إعادة العقد المرفق يوم الجمعة 12 ديسمبر" أو "اتصل بي إذا كانت لديك أسئلة".
حافظوا على إيجاز رسالتكم
حاولوا ألا يتعدى نص رسالتكم حدود الصفحة الواحدة فنادراً ما تجدون أشخاصاً يتابعون القراءة لما بعد الصفحة الأولى. ينظر الكثيرون من القراء فوراً إلى أسفل الصفحة ليتأكدوا من وجود توقيع لكي يعرفوا مصدر الرسالة. الالتزام بصفحة واحدة سيرغمكم على الإيجاز حيث أن الرسالة المطولة ليست برسالة فعالة.
أظهـروا للعميل أنكم "تفهــمون" شركته
سوف تكسبون ثقـة عميلكم فوراً إذا أوضحتم له أنكم تفهمون كيان شركته وفلسفتها. وتزيـد أهميـة ذلك عندما تحاولون الوصول إلى العملاء من الشركات الكبيرة. تحدثوا بإيجاز عن علامتهم التجارية وصورة شركتهم واحتياجاتهم. على سبيل المثال "تشتهر شركتكم بتوفير خدمة متفوقة وبإعطائها الأولوية لاحتياجات عملائها " أو "إن تملّككم للشركة الفلانية أعطاكم طابعاً مميزاً للغاية ".
استعينوا بالإحصائيات
ادعموا كلامكم بإحصائيات فذلك يوضّح أنكم تفهمون مشاكل شركة عميلكم وبيّنوا في الوقت نفسه أن منتجكم أو خدمتكم قادر على حل المشاكل. يعطي ذلك العملاء المحتملين دافعاً لتأييد منتجكم أو خدمتكم داخل شركتهم. على سبيل المثال، قد تقول شركة تدريب على برمجيات الكمبيوتر تحاول بيع منتجاتها لشركة كبيرة: "بحسب دراسات جمعية الأبحاث فإن مستخدم الكمبيوتر المتوسط يقضي 100 ساعة سنوياً محاولاً أن يكتشف طريقة لتنفيذ مهام معينة".
قــــدموا الأفكار
تعتبر رسالة المبيعات في جوهرها عرض مبيعات مختصراً جداً لذا عليكم أن تظهروا أنكم تفكرون في احتياجات عميلكم المحتمل. قد تترددون في إدراج أفضل أفكاركم في الرسالة خوفاً من أن يستخدمها العميل المحتمل بدون التعامل مع شركتكم. ولكن هذا خطأ. فمن خلال عرض أفكاركم في الرسالة ستجعلون العميل المحتمل يشعر بأنكم تقدمون له شيئاً بالفعل وأنه سيستفيد من منتجكم أو خدمتكم. الأمر الأكثر أهمية هو أنك ستستعرضون قدرتكم على الابتكار وكونكم تهتمون بمصلحة العميل.
اطلبوا من شخص آخر قراءة الرسالة
من الأجدى أن يلقي شخص سواكم نظرة على نص الرسالة قبل أن تبعثوا بها إلى العملاء المحتملين. فسوف يساعدكم هذا على تحديد ما إذا كان الرسالة واضحة وإذا كنتم قادرين على توصيل أفكاركم إلى الآخرين. اطلبوا من الآخرين أيضاً مراجعة الأخطاء المطبعية فليس من الحكمة أن تفقدوا عميلاً محتملاً بسبب خطأ في هجاء كلمة أو بسبب أي خطأ آخر نابع عن الإهمال.
أضف تعليقاً