إدارة الوقت

ماريون هانز

عدد الصفحات:126

الناشر:دار المعرفة للتنمية البشرية

سلسلة التطوير الاداري

فكرة الكتاب/
الوقت هو الحياة، وإذا ذهب لا يمكن تعويضه، لذا لا بد من التخطيط الناجح للاستفادة المثلى من الوقت، وهذا الكتاب يمدك بالمهارات اللازمة في تخطيط الوقت وإدارته بشكل فعال. 
 

 الباب الأول 

مبادئ إدارة الوقت



تعتبر إدارة الوقت من العمليات الإدارية التي لا يمكن الاستغناء عنها، خصوصاً في مجال التحليل والتخطيط، وتعتمد إدارة الوقت على عدة عوامل، وعندما تسيطر على هذه العوامل؛ سوف تزيد من فاعليتك وكفاءتك في الإدارة السليمة للوقت.



* من الذي يتحكم في وقتك/
في ظل الظروف والمتغيرات لن يستطيع أحد أن يتحكم في وقته تحكماً كاملاً؛ لذا عليك بداية أن تحدد الوقت المتوفر لديك والذي تتحكم أنت فيه ، كما نتفق أن كل إنسان لديه درجة من السيطرة على وقته تختلف عن الآخر، المهم: احرص على الوقت المتاح لك، وضع برامجك وخططك؛ لتحقق أهدافك وطموحاتك .

* ثلاثة اختبارات للوقت/
لا بد أن تخضع المهام التي تقوم بها - لكي تسيطر على وقتك بطريقة سليمة- على ثلاث اختبارات لتحدد المهام التي تقوم بها والتي تفوضها والتي لا تقوم بها أصلاً وهي:
01اختبار الضرورة: تأكد من مدى أهمية وضرورة هذه المهمة، ولا يكفي فقط أنها ممتعة.
02 اختبار الملاءمة: بعد اختيار المهام الضرورية؛ عليك أن تحدد الرجل المناسب لها، وقد يكون ليس أنت.
03 اختيار الكفاءة: بعد اختيار المهام الضرورية والرجل المناسب لها، يلي ذلك اختيار الأسلوب الأمثل لأدائها.

*فوائد الاستغلال الأمثل للوقت/
عندما تتمكن من إدارة وقتك بطريقة سليمة، سوف تستطيع ممارسة بعض هذه الأنشطة :
01 التخطيط الوظيفي: ضع تصوراً مستقبلياً لما تريد تحقيقه في عملك، وضع خطة مستقبلية لمواجهة الظروف؛ لتبقى مسيطراً على أمورك.
02 القراءة: الاطلاع والإلمام بما يجري هما سلاحان يجب التسلح بهما في عصر مليء بالمعرفة والمتغيرات، وكلما أصبح لديك متسع من الوقت استطعت متابعة الجديد من المعارف والمهارات.
03 التواصل: يسمح لك وقتك الفائض بإقامة علاقات إنسانية مع الآخرين.
04 الراحة: لا بد من تحديد وقت لإراحة الجسم من إرهاق العمل.
05 التفكير : الوقت المتسع يطيعك فرصة للتفكر والتطلع والتأمل.

* الوقت الأفضل للإنجاز/
لا بد أن تدرك أفضل الأوقات التي يكون فيها عطاؤك وإنجازك كبير؛ لتجعل فيها المهام ذات التركيز العالي.

*تحديد الأوليات/
ليس من الحكمة أن تهدر وقتاً طويلاً وتمنياً في مهمة ذات أهمية متوسطة، وتترك ذات الأهمية القصوى، والأَوْلى أن تضع أمورك حسب الأهمية، وكلما زادت الأمور أهمية احتاجت وقتاً أطول، لذا حدد أمورك، أيها المهم وأيها الأهم.

* معايير وضع الأولويات/
01 القرار: أفضل من يقرر ما تفعل وما لا تفعل هو أنت، لذا أقدم ولا تندم.
02 المقارنة: قارن بين المهم والأهم من خلال سؤالك نفسك: ما أفضل شيء يمكن عمله في هذا الوقت؟
03 التوقيت: تحديد زمن بدء المهمة وانتهائها ضروري للغاية للالتزامك. 

الباب الثاني 

مهارات إدارة الوقت


التخطيط/
تعتبر عملية معقدة، ولكنها الحل الأمثل لمشكلة قلة الوقت وازدحامه، وقليل من يدرك ذلك. يعطيك التخطيط فرصة لكي تعرف إلى أين تتجه، إضافة إلى أنه يحدد الموارد المطلوبة لتحقيق مخططاتك، وقد يكون التخطيط طويل الأجل ذات الجدول الزمني الطويل، والتخطيط قصير الأجل ذات ا لجدول الزمني القصير، وسوف نعنى بالتخطيط طويل الأجل في هذا الكتاب.

أدوات التخطيط طويل الأجل/
نتفق أن التخطيط هو من أجل توفير الوقت وليس لضياع الوقت. هناك العديد من أدوات التخطيط، وما عليك إلا أن تختار منها ما يناسب عملك الذي تنوي القيام به، وهذه الأدوات هي:
01 نموذج التخطيط التنفيذي
أياً كان شكل هذا النموذج لا بد أن يوضح الخطوات اللازمة لإكمال مشروع ما في جدول، على أن توضح فيه تواريخ البداية والنهاية من كل بند، والتكلفة المقدرة، والشخص المسؤول عن تنفيذ كل بند من خطوات المشروع.
02 مخطط المعالم الرئيسية:
يوضح هذا المخطط العلاقة بين الوقت وخطوات المشروع، بحيث توضع الخطوات يقابلها بيان بتواريخ إنجازها، ومن فوائد هذا النموذج أنه يوضح التطور الفعلي لإنجاز العمل بوضع خط للبداية والنهاية الزمنية لكل خطوة.

03 مخطط برت/

يعد هذا المخطط درجة متقدمة من التخطيط، حيث يتم وضع الخطوات اللازمة لتنفيذ المشروع، والوقت المقدر لتنفيذ كل خطوة، وتوضيح الخطوات التي يتم إنجازها بالترتيب في خط واحد، والخطوات التي تنفذ في نفس الوقت في خطوط مختلفة، ثم رسم شبكة من العلاقات بين هذه الخطوات يضمن هذه المخطط إنهاء المشروع في الوقت المطلوب.

مساعدات التخطيط قصير الأجل/
هي الخطط التي تكون قصيرة الأجل على هيئة خطوات عمل يومية أو أسبوعية.

مضيعات الوقت الشائعة/
نحن في صراع دائم مع ذواتنا ومن حولنا في الاستفادة من وقتنا وعدم إضاعته في أمور تافهة، وكل أمر تزاوله لا يحقق أهدافك ورؤيتك فهو مضيعة لوقتك، إذاً كيف نتعامل مع مضيعات الوقت؟
01 مضيعات الوقت الذاتية:
يعد عدم التنظيم هو العدو الأول للوقت، وإن تنظيم مكان عملك ومعاملاتك واتصالاتك أساساً للسيطرة على وقتك؛ بل إنها توفر لك الوقت الذي أنت بحاجة إليه وكل هذه الأمور سوف تساعدك على الإنجاز.

التسويف/
مرض يقتل الإنجاز والطموحات، ويجعلك ضعيفاً في اتخاذ القرارات، ولعلاج ذلك:
01 حدد موعدا ً نهائياً لإنهاء المهمة.
02 أنجز العمل أولاً.
03 ضع الحوافر المشجعة للعمل.
04 قسم المهمة إلى أجزاء.
05 رتب أمر المتابعة لتقييم عملك.
06 نفذها الآن.

عدم القدرة على قول كلمة ( لا)/
لا بد أن تتقن فن قول (لا)، خصوصاً عندما يوكل إليك بمهام فوق طاقتك؛ لأن ذلك سيكون على حساب صحتك أو رداءة أدائك وكلاهما مر، إذاً قل: (لا)، ولكن بلباقة وانشراح صدر وطيب نفس، وهذا سينعكس على الشخص الذي أمامك.
مضيعات الوقت المرتبطة بالبيئة/
لا يعني أن تكون منظماً و منضبطاً أن يكون من حولك كذلك، فغالباً عندما تكون منظماً هناك أسباب عدة خارجية تؤثر على تنظيمك، مثل الزوار الذين ربما يأتونك دون موعد، أو المحادثات الهاتفية التي تأخذ الكثير من الوقت، أو رسائل البريد وقراءتها والإجابة عليها، أو الاجتماعات التي يذهب أغلب وقتها فيما لا يخص محاور الاجتماع، أو الأزمات التي تضطرك للتعامل معها دونما شريك؛ لتترك ما في يديك وتتجه لها وحدها قلباً وقالباً ، لذا عليك أن تضع خطة مستقبلية للأزمات والطوارئ حتى تقلل من الخسائر التي من أهمها الوقت.

خمس نقاط تساعدك على إدارة الوقت بفاعلية/
01 ضع أهدافك الأسبوعية في جدول حسب الأولوية.
02 ضع قائمة بالأعمال اليومية التي يجب إنجازها حسب الأولوية.
03 ركز جلّ اهتمامك على الأولية (أ) أي التي يجب القيام بها.
04تعامل مع كل ورقة مرة واحدة فقط.
05 اسأل نفسك دائماً ( ما أحسن طريقة للاستفادة من وقتي في هذه اللحظة؟) ثم نفذ.
 

الباب الثالث
 

الأجهزة الإلكترونية الموفرة للوقت


هناك مجموعة من الأجهزة الإلكترونية تساعد على المحافظة على الوقت منها:
01 الهواتف : ويعتبر جزءً أساسياً للمحافظة على الوقت في المكتب وخارجه.
02 أجهزة الرد (الآنسر ماشين): تتيح هذه الأجهزة استقبال الرسائل والرد عليها متى شئت، كما تظهر رقم المتصل، وهذا يتيح لك الخيار في الرد أو عدمه.
03 البريد المسموع: يربط البريد المسموع نظام الهواتف بالحاسب الآلي معاً.

مميزات الاتصال/
لقد وفرت أجهزة الاتصال الحديثة الوقت وخفضت ما كان يهدر منه، فتجد بعض الهواتف تخزن عدداً كبيراً من أرقام المتصلين، والبعض منها يتصل عن طريق زر واحد وأخرى عن طريق الصوت، كذلك يمكن استخدام بعضها كمكبرات للصوت والنداء، وبعضها يقوم بالاتصال بشكل آلي.

الاتصال الوقائي/
وفر هذا النوع وقتاً لا بأس به، إضافة للمحافظة على السمة العامة، فبعض الهواتف تمكنك من الحديث دون الحاجة لمسك سماعة الهاتف (سبيكر) وهكذا وفرت أداء عمل آخر إضافة لمكالمتك، وساعدت أيضاً على التقليل من آلام الرقبة والأذن الناتج عن سماعة الهاتف.

البقاء على اتصال/
هناك العديد من الأجهزة التي تبقيك على اتصال مع محيطك الخارجي وهي:
01 برمجة الهاتف لتحويل مكالمة من مكان إلى آخر.
02 النداء الآلي (البيجر).
03 الهواتف السيارة والمحمولة.
04 الفاكس.

البدائل المتوفرة لعقد الاجتماعات/
تستهلك بعض الاجتماعات الكثير من الوقت والجهد والمال، وقد لا يكون لذلك جدوى؛ خصوصاً إذا كان الاجتماع غير فعال، ولتجنب بعض هذه الاجتماعات عليك أن تعرض هذه البدائل وهي :
01 الاجتماعات باستعمال المكالمات الهاتفية وذلك عن طريق أمر التنزيل الذي في مكان شركة الاتصالات، فيتم الاتصال بأكثر من واحدة في وقت واحد وجعلهم يتصلون مع بعضهم مهما بعدت أماكنهم؛ فيحصل الاتصال بالصوت وقد يكون بالصورة بمساعدة الحاسب الآلي مما يوفر الوقت والجهد والمال.

02 المؤتمرات الهاتفية/
وتستطيع من خلالها ربط مؤتمرين أو أكثر في دول متعددة، مما يتيح فرصة أكثر للنقاش حول مسألة ما أو موضوعٍ ما؛ مما يوفر الوقت والجهد والمال.

03 تقنية الحاسوب/
أصبحت الحاسبات الآلية شائعة اليوم، ولا يمكن الاستغناء عنها، فقد وفرت وقتاً كبيراً كان يبذل سابقاً ومنها:
01 أجهزة الحاسوب المحمولة.
02 المودم.
03 الماسحات الضوئية.
04 أجهزة تمييز الصوت.
05 شرائط الذاكرة الإلكترونية.
06 المفكرات الآلية.

 

الباب الرابع
 

أفكار لكسب أوقات المسافرين


يستغرق السفر الوقت الكثير مما يتيح الفرص العديدة لكسب الوقت المتاح خلال السفر لإنجاز أعمالك الخاصة والعامة؛ لذا عليك:
01 أن تتأكد من أهمية هذه الرحلة.
02 خطة لسفرك، وما تنوي تحقيقه كتابة.
03 هل يمكن أن يذهب شخص آخر عنك؟
04 ضع مخططاً للتحركات المتنوعة داخل البلد المسافر إليه.
05 اختر أفضل طريقة للسفر.
06 من سوف يرافقك خلال سفرك؟
07 احصل على المعلومات اللازمة عن الرحلات المبكرة والمتأخرة.
08 اسأل كم يستغرق زمن الرحلة؟
09 غادر في ساعة مغايرة لمغادرة الناس سواء قبل أو بعد.

الاستفادة القصوى من زمن السفر/
كن حريصاً على قانونيتك من حمل الإثباتات والأوراق الرسمية؛ حتى لا يتم تعطيلك وهدر وقتك، وتأكد من أمتعتك وأدواتك؛ حتى لا تفقدها، وبالتالي سوف تفقد وقتاً في البحث عنها ، استغل وقتك أثناء انتظار موعد إقلاع الرحلة احرص على إقامتك في مكان مريح تتوفر فيه سبل الراحة والاستجمام عند مغادرتك مكان إقامتك، نظم خروجك بطلب فواتير المصروفات وإعاشتك وراجعها قبل المغادرة بليلة حتى تغادر وكل شيء على ما يرام.

 

الباب الخامس
 

التخطيط الفعَّال


01 اجمع المعلومات/ دوَّن الوقت خلال جدول زمني تضعه لنفسك وكن أميناً بوضع التفاصيل.
02 قم بتحليل طريقة استعمالك للوقت / عند قيامك بتحليل وجمع المعلومات استعمل الأسلوب الأمثل في الاستفادة من وقتك مثل مخطط برت.
03 ضع خططاً للعمل/ قم بعد ذلك بوضع الخطط العملية لتحسين استخدام وقتك.
04 المتابعة/ بعد مرور فترة من سير العمل، قم بتقويم مدى تطورك وتحسنك ومعرفة النقاط التي لا زالت بحاجة للتحسين.

الاحتفاظ بمدوَّنة يومية/
01 اختر أسبوعاً كنموذج، وتجنب الأسابيع التي تكون فيها متعباً.
02 سجل أنشطتك كل نصف ساعة، وكن دقيقاً وأميناً؛ لأنه وقتك أنت.
03 علق على كل نشاط، وكيف تم إنجازه؟ وملاحظتك على إنجازه.
04 قوَّم هذا اليوم عند انتهائه، وهل هو يوم عادي، أم مزدحم، أم غير ذلك؟

التخطيط الأمثل لاستغلال الوقت/
الخطوة الأولى/
ضع هدفك لتحسين استغلالك لوقتك، مع أخذ الدقة والأمانة.
الخطوة الثانية:
حدد المجالات التي تتوافر لك فيها فرصة مناسبة، مع تفادي مضيعات الوقت أو تقليلها.

الخطوة الثالثة/
اختر الفرص التي تخطط لاستغلالها مع استخدام الأجهزة التي توفر لك وقتاً إضافياً.

الخطوة الرابعة/
سجل أسماء فريق العمل (من حولك من الأفراد) الذين سوف يجرون التغيير معك، واعمل معهم وفق فريق واحد، له أهدافه ورؤيته المشتركة.

الخطوة الخامسة/
قم بمتابعة وتقويم دوري لمعرفة درجة أدائك وتطورك الذي أحرزته، وإذا وجدت نتيجة أقل من المستوى المطلوب فأعد الكرة، وصر على النجاح، فلا فشل مع عزيمة وإصرار.

 

المصدر:الاسلام اليوم.نوافـذ