نصائح لإدارة الوقت تساعدك على زيادة إنتاجيتك (الجزء الأول)
يتطلَّب النجاح في كل شيء تقريباً إدارة الوقت، وقد يبدو الأمر كأنَّه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل مهامك، ولكن إذا كنت تريد تحقيق إنجازات أكثر من الآخرين في فترة زمنية أقصر، فعليك العمل على تحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
ما هو المقصود بإدارة الوقت؟
يشير مصطلح إدارة الوقت إلى كيفية تنظيم وقتك للقيام بنشاطات مختلفة، وتوجد عدة أدوات وتقنيات مختلفة لمساعدتك على إنجاز المزيد في وقت أقل، وتؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى شعورك بالإنتاجية والنجاح في جميع مجالات حياتك.
تتضمن مهارات إدارة الوقت أيضاً تحديد الأولويات التي عليك القيام بها، ووضع مهلة محددة لمشاريع أو عناصر معينة، وإتقانك لاستخدام التقنيات الفعالة لإدارة وقتك بمهارة، إضافة إلى تنظيم وتنسيق جداول مهامك.
لماذا تعدُّ مهارات إدارة الوقت هامة؟
الوقت هو أحد أثمن مواردك، إنَّه سريع الزوال ولا يمكن تعويضه ولا حتى حفظه، لكن يمكن استثماره من خلال الابتعاد عن النشاطات ذات القيمة المنخفضة وممارسة النشاطات الهامة، فجميع المهام تتطلب وقتاً، وسيساعدك التفكير في أهمية وقتك قبل انقضائه على تحسين مهارات إدارة الوقت وزيادة إنتاجيتك على الفور.
إليكم بعض النصائح المتعلقة بإدارة الوقت لمساعدتكم على تنظيم وإدارة يومكم إدارة فعَّالة:
أولاً: طوِّر مهارات إدارة الوقت الفعالة
هذه النصائح هي أساسيات تطوير المهارات التي تحتاجها لتحقيق أقصى استفادة من وقتك، وعندما تتقن هذه المهارات، ستتمكن من التغلب - مستخدماً انضباطك الذاتي - على أي عادات سيئة قد تكون لديك، وتصبح بارعاً للغاية في إدارة وقتك بفاعلية.
1. التخطيط مقدَّماً:
واحدة من أفضل الطرائق للتأكد من أنَّك ستحظى بيوم مثمر هي كتابة قائمة تتضمن أهدافك ومهامك في الليلة السابقة، فقدرتك على وضع خطط جيدة قبل أن تتصرف هي مقياس لكفاءتك العامة، وكلما كانت لديك خطة أفضل، كان من الأسهل عليك التغلب على التسويف والمسارعة بالبدء والاستمرار.
من خلال كتابتك لأهدافك قبل النوم، ستفكر في الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها، وتُعد نفسك عقلياً للقيام بها لتصبح مستعداً لها قبل حلول اليوم التالي حتى، وعندما تخطط لكل يوم مسبقاً، وتنظم أولوياتك، وتلتزم بخطتك، ستلاحظ أنَّ عملك يسير بسلاسة وسرعة غير مسبوقة.
ستشعر بمزيد من القوة والكفاءة وستنجز المزيد بشكل أسرع مما كنت تتوقع، وفي نهاية المطاف، ستصبح شخصاً لا يُقهَر.
2. الابتعاد عن إهدار الوقت:
كثيراً ما نقع في فخ السماح للمشتتات بسرقة وقتنا الثمين الذي علينا استثماره في مهام أكثر أهمية، على سبيل المثال، غالباً ما يؤدي التحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح إلى التشتت وإضاعة الكثير من الوقت، فيبدأ الأمر بتفقدك لرسالة بريد إلكتروني واحدة وحسب، لينتهي بك المطاف لإضاعة العديد من ساعات يومك من دون إنجاز أي شيء.
عوضاً عن ذلك، ابدأ يومك بالقيام بمهامك الأكثر أهمية، وحدِّد بعض الوقت خلال اليوم لتفقُّد بريدك الإلكتروني.
يمكن أن تتسبب وسائل التواصل الاجتماعي والإشعارات في إضاعة الكثير من الوقت في أثناء العمل؛ لذا لا تضع هاتفك في مرمى نظرك، أو أغلقه لتتجنَّب التشتت عن أولوياتك، ويمكنك تصفُّح وسائل التواصل الاجتماعي في المساء بعد الانتهاء من العمل.
شاهد بالفيديو: لصوص الوقت العشرة ابتعد عنهم
3. القيام بالمهام المتشابهة معاً:
عند إنشاء قائمة مهامك اليومية، اجمع المهام المتشابهة معاً، ثم ابدأ بالقيام بها في ذات الوقت؛ تُسمى هذه التقنية تجميع المهام المتشابهة (task batching).
للتدرب على تقسيم وقتك، حدد بعض الأوقات من يومك للقيام بالمهام ذات الصلة معاً، مثل: تحديد موعد للاجتماعات، أو إجراء مكالمات هاتفية أو التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو التحقق من المواقع الإلكترونية المتعلقة بالعمل أو المواقع الأخرى، إضافة إلى إكمال المشاريع أو أي نشاطات أخرى متعلقة بالعمل.
تذكَّر أيضاً عند القيام بذلك أنَّ "منحنى التعلم" ينطبق على كل ما تفعله؛ هذا يعني أنَّك عندما تبدأ شيئاً جديداً، فقد يستغرق الأمر بعض الوقت لتتعلَّم كيفية القيام به، ولكن كلما قمت بذلك باستمرار، يأخذ منحنى التعلم خطاً مستقيماً ويقلص الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة بنسبة تصل إلى 80% بحلول الوقت الذي تكمل فيه المهمة المشابهة الخامسة.
4. التركيز على القيام بمهمة واحدة:
ركِّز على القيام بمهمة واحدة كل ما أمكن ذلك، ففي الواقع، يؤدي تعدُّد المهام إلى منعنا من القيام بأكثر أعمالنا إنتاجية؛ نظراً لأنَّه يتسبب في تشتيت انتباهنا، فلا يمكننا التعامل سوى مع مهام قليلة قبل الشعور بالإنهاك.
استمر في التركيز على المهمة التي بين يديك حتى تنتهي منها، وستندهش من كمية الوقت الذي ستهدره إن بدأت العمل على مهمة ما بشكل متقطِّع.
5. تعيين موعد تسليم مبكر:
السرعة هي أهم مقياس للوقت، وإنَّ أهم ميزة يمكنك تطويرها فيما يتعلق بإدارة الوقت هي "الشعور بالإلحاح"؛ لذا قرِّب موعد التسليم يوماً أو أكثر في تقويمك، فهذا من شأنه فقط أن يقلل من توترك المستمر من الشعور بضيق الوقت، ويجعلك ملحاً أيضاً، ممِّا يزيد من إنتاجيتك.
يساعدك الشعور بالإلحاح على انتهاز الفرص؛ لذا اعمل بحماسة، فالسرعة بالأداء هي أمر ضروري للنجاح، والأشخاص الناجحون لا يعملون بجد وحسب بل يعلمون بسرعة أيضاً.
من خلال منحك لنفسك مهلة زمنية مبكرة، ستتحدى ذاتك لتتغلب على التسويف، إضافة إلى حصولك على وقت إضافي، ممَّا يؤدي إلى تحسين جودة عملك.
ثانياً: تعامَل مع المهام الأكثر أهمية أولاً
إحدى أكثر نصائح إدارة الوقت فاعلية هي أن تبدأ يومك بالقيام بالمهام الأكثر أهمية، فسوف تندهش من مقدار الوقت الذي ستوفره باتباع هذه الطريقة للقيام بالأشياء الأكثر أهمية أولاً.
استخدم إحدى أساليب إدارة الوقت الآتية لزيادة إنتاجيتك:
1. تناوُل الضفدع:
كما قال الكاتب "مارك توين" (Mark Twain): "كُل ضفدعاً حياً في بداية كل صباح ولن يحدث لك أسوأ من ذلك بقية اليوم"، والمقصود هنا بـ "الضفدع" مهامك اليومية الأكثر أهمية التي من الممكن أن تؤجلها ما لم تبدأ بها على الفور.
إذا كانت لديك مهمتان مستعجلتان، فابدأ بالمهمة الأصعب والأكثر أهمية أولاً، ودرِّب نفسك على بدء العمل فوراً والاستمرار حتى إكمال المهمة قبل الانتقال إلى شيء آخر.
2. تطبيق مبدأ باريتو (Pareto Principle):
ينص مبدأ باريتو على أنَّ 80% من نجاحك يأتي من 20% من مجهودك؛ لذا تأكَّد من أنَّ مهامك الأكثر أهمية مدرجة ضمن الـ 20% من مهام عملك التي سيكون لها تأثير كبير في الوصول إلى الأهداف التي حددتها.
3. تقسيم المهام حسب الأولوية:
تقسيم المهام إلى مجموعات حسب الأولوية هي تقنية فعالة لتحديد الأولويات ويمكنك استخدامها يومياً، وتكمن فاعلية هذه التقنية في بساطتها لأنَّها ذات توجُّه عملي، وإليك آلية عملها، ابدأ بكتابة قائمة تتضمن كل مهام اليوم التالي، وبعد قيامك بذلك، عيِّن بعض الوقت لتنظيم هذه المهام حسب أولويتها:
المجموعة أ:
تتضمن المهام الأكثر أهمية التي عليك إنجازها قبل انتهاء اليوم.
المجموعة ب:
تتضمن المهام التي لن يكون لها عواقب تُذكَر سواء أنهيتها أم لا.
المجموعة ت:
تتضمن المهام التي ليس لها عواقب في حال عدم قيامك بها.
المجموعة ج:
تتضمن المهام التي يمكنك تفويضها لشخص آخر حتى تتمكن من إنجاز مهام المجموعة أ.
المجموعة د:
تتضمن المهام التي عليك التخلص منها كلياً من قائمة مهامك.
يكمن العامل الجوهري لتطبيق هذه الطريقة في تدريب نفسك للبدء بمهام المجموعة أ؛ لذا وظِّف قوة إرادتك للمضي قدماً حتى الانتهاء من أكثر مهامك أهمية وضرورة.
في الختام:
كثيراً ما نواجه بعض الصعاب في طريقنا لتحقيق أهدافنا، وإدارة الوقت الفعالة هي العامل الرئيس للنجاح، ولكن إذا كنت تريد تحقيق إنجازات أكثر من الآخرين في فترة زمنية أقصر، فعليك العمل على تحسين مهارات إدارة الوقت خاصتك.
في هذا الجزء من المقال، ذكرنا نصيحتين لإدارة الوقت تساعدانك على زيادة إنتاجيتك مع بعض الأمثلة وطرائق تطبيقها، وفي الجزء الثاني والأخير سنذكر المزيد من النصائح؛ لذا تابعوا معنا.