مهام قسم العلاقات العامة في الشركات والمؤسسات وأدواره
بناء شركة ناجحة ليس بالأمر الصعب كما تتخيَّل، فتوجد عدة طرائق تساعدك على ذلك، ولكن من وجهة نظري أهمها هو القيام بكثير من اللقاءات والمقابلات مع أشخاص ناجحين سبقوك على الطريق ذاته من مديرين تنفيذيين وأصحاب شركات إن أمكن ذلك، فأفضل طرائق التعلُّم هي سماع تجارب الآخرين وما مروا به من صعاب وعقبات وكيفية تجاوزها.
أما الصعب برأيي ورأي الكثيرين، فهو المحافظة على نجاح الشركة، ويعتمد ذلك بشكل أساسي على توفر أقسام رئيسة في شركتك كل منها يقوم بعمله بأفضل شكل، فلا يقاس النجاح بالنتيجة النهائية؛ إنَّما يقاس بمراحل العملية التي أودت للنتيجة؛ لذلك ومهما كانت شركتك صغيرة يجب توفر قسماً للإدارة المالية، فيؤدي هذا القسم دوراً هام في حل التعقيدات وإدارة التمويل وتعظيم ثروة أصحاب الشركة.
إنَّ قسم إدارة الموارد البشرية هو الذي يضمن أفضل أداء من الموظفين وقسم إدارة التسويق، فهو البناء الخارجي للشركة الذي يضمن تقديم المنتجات بالطريقة المثلى، أما قسم العلاقات العامة الذي يزداد الاهتمام به في الآونة الأخيرة، فلا يمكن لأي شركة أن تتقوقع على نفسها وتعيش بمنعزل عن المجتمع المحيط بها، ولا بد من وجود قسم خاص بتحديد كيفية تفاعلها وتواصلها مع الآخرين، ومقالنا الحالي مخصص لتوضيح دور وأهمية قسم العلاقات العامة في الشركات، فتابع القراءة.
مفهوم قسم العلاقات العامة:
لا تعتقد أنَّ نشاط العلاقات العامة بسيط أو غير مفهوم أو غامض كما يظهر معظم الوقت؛ لأنَّه يظهر بوضوح عند حدوث سوء تفاهم بين الشركاء الخارجيين أو عند التعرض لأزمة إعلامية كبرى وما شابه ذلك، فما هو إذاً قسم العلاقات العامة؟
يشير مفهومه إلى إدارة وتنظيم العلاقات التي تجمع الشركة مع الشركاء، أو الأطراف الخارجية المتعاونة معها من أفراد ومؤسسات مختلفة، بحيث تظهر الشركة بمظهر إيجابي أمام الإعلام وأمام الجمهور المستهدف والعملاء، ويمكن تعريفه أيضاً بأنَّه فن التعامل مع الجمهور الداخلي والخارجي للشركة، بحيث يحافظ على القيم والمبادئ ويبني علاقات تعود بالمنفعة المتبادلة على مختلف الأطراف، وهذا يساعد على تحقيق أهداف الشركة الأساسية.
أهمية قسم العلاقات العامة:
تبرز أهمية قسم العلاقات العامة بإدارة نوعي العلاقات الأساسية التي تضمن نجاح الشركات بمختلف أنواعها وتخصصاتها، وهما كما يأتي:
1. العلاقات العامة الداخلية:
يبدأ نجاح مختلف الشركات من داخلها، فلا يمكن التقليل من أهمية العلاقات العامة الداخلية، فيعتمد بناء علاقة جيدة مع الموظفين على التواصل الفعال تضمن معرفة آراء الموظف ووجهات نظره، ومن ثم يشعر الموظف بأهمية أفكاره وبأنَّه عضو فعال يساهم في تحقيق أهداف الشركة، وهذا يحفز الموظفين للعمل ويشعرهم بالانتماء، فينعكس ذلك إيجاباً على إنتاجية وأداء الموظف، وذلك بدوره يمنح الشركة صورة إيجابية أمام الموظفين والعملاء الخارجيين.
شاهد بالفيديو: 10 طرق لبناء علاقات عمل إيجابية وفعالة
2. العلاقات العامة الخارجية:
تحتاج الشركة إلى التعريف عن نفسها؛ لذا تحتاج إلى من ينظم وجودها في معارض وحفلات معينة ومؤتمرات تتعلق بتخصصها ويمثل الشركة في الفعاليات التي تدعى لحضورها، وينظم علاقة الشركة بمختلف وسائل الإعلام من جرائد ومجلات وتلفاز ووسائل تواصل اجتماعي، إضافة إلى كيفية استقبال الوفود والعملاء والضيوف بدءاً من استقبالهم في المطارات وإقامتهم ووصولاً إلى عقد الاجتماعات معهم ضمن الشركة أو خارجها، كما تحتاج الشركة إلى من يبرز الجانب الخيري منها؛ وذلك لكسب ثقة واحترام الآخرين، وقسم العلاقات العامة خير من يفعل كل المهام السابقة.
أدوار قسم العلاقات العامة في الشركات:
يؤدي قسم العلاقات العامة عدة أدوار هامة في تنظيم التعامل، فتدير العلاقات الآتية بشكل أساسي:
1. إدارة العلاقات الإعلامية:
يركز قسم العلاقات العامة على إنشاء علاقات قوية تجمع الشركة مع المؤسسات الإعلامية بمختلف أشكالها؛ ليضمن بذلك تقديم أخبار الشركة من مصادر موثوقة ويمنع انتشار الشائعات والأخبار السلبية إلى حد كبير، كما يساعد على إيصال رأي الشركة في مختلف الأحداث والقصص الإخبارية فيلفت الانتباه لها.
2. إدارة العلاقات مع المستثمرين:
لا يقتصر دور قسم العلاقات العامة على تأسيس علاقات تربط الشركة مع المستثمرين؛ بل يجب المحافظة على هذه العلاقات من خلال إعداد التقارير اللازمة المالية وغير المالية، ومعرفة شكاوى المستثمرين، وإعطاء أهمية لها والعمل على حلها.
3. إدارة العلاقات الحكومية:
تعيش الشركة ضمن مجتمع عليها احترام قوانينه والالتزام بتعليمات حكومته، وتلك النقطة هامة جداً لضمان سير العمل بأمان؛ لذلك يجب تنظيم العلاقات بين الهيئات الإدارية في المنطقة والشركة والمحافظة على الالتزام بالتعليمات الموجهة المتعلقة بالتعامل العادل مع العملاء أو الموظفين أو مختلف الجهات التي يؤثر التعامل معها في صورة الشركة أمام الهيئات الحكومية.
4. إدارة العلاقات مع المجتمع:
يؤدي ظهور الشركة بصورة إيجابية أمام أفراد المجتمع دوراً هاماً في كسب ثقته واستمرارية نجاحها وسلامة سير العمل؛ لذلك من الضروري اهتمام قسم العلاقات العامة بالفعاليات التي تعود بالنفع على المجتمع، مثل التعاون مع الجمعيات الخيرية التي تساعد المرضى ومن يعاني من إعاقات واحتياجات خاصة، أو حتى الجمعيات التي تعمل على دعم وحماية الحيوانات الأليفة، أو مجتمعات أصحاب الحيوانات؛ فكل ما سبق يساعد على إبراز النوايا الحسنة للشركة ونشر سمعة طيبة عنها.
5. إدارة العلاقات مع قسم الإنتاج:
يعتمد نجاح الخطط التسويقية بشكل أساسي على بناء علاقات وثيقة بين قسم الإنتاج وقسم العلاقات العامة، بحيث يتم التنسيق بشأن التغيرات المطلوبة بالمنتجات، وإيصال آراء العملاء لهم، والتنسيق لإطلاق منتجات جديدة أو إعداد حملات خاصة بمناسبة معينة.
6. إدارة العلاقات مع العملاء:
من أولويات قسم العلاقات العامة تكوين علاقة ناجحة مع العملاء تضمن للشركة معرفة الآراء والأفكار والمتطلبات التي يسعى العملاء إلى الحصول عليها، كما تضمن سماع الانتقادات وإعطاء الأهمية لها والسعي إلى نيل رضى الجميع.
7. إدارة العلاقات مع الموظفين:
يشعر الإنسان بأهميته بقدر ما ينال من احترام سواء في عمله أم في أي مكان آخر، فيعطي كثيراً مقابل ذلك، وواجب قسم العلاقات العامة إيصال شعور الاهتمام والاحترام للموظف؛ وذلك من خلال معرفة مشكلاته ومساعدته على حلها، وتأمين ظروف عمل جيدة، وتجنب الضغط قدر الإمكان، ومن الغباء الاعتقاد بأنَّ الموظف يحتاج إلى المال فقط؛ لأنَّ الإنسان عندما يتعرض للضغط، لن يتحمل سوى فترة قصيرة، والشركة الناجحة تضع ذلك في حسبانها.
مهام قسم العلاقات العامة في الشركات:
فيما يأتي أهم المهام التي يقوم بها قسم العلاقات العامة للتفريق بين مهامه ومهام الأقسام الأخرى:
- قسم العلاقات العامة مسؤول بشكل أساسي عن التواصل مع الجمهور، ويشمل ذلك التواصل مع الجمهور المستهدف وغير المستهدف.
- إدارة العلاقات العامة مسؤولة عن كافة الأخبار التي تُنشر في مختلف وسائل الإعلان عن الشركة ومنتجاتها، ويشمل ذلك مسؤولية تنظيم اللقاءات الإعلامية، والدعايات، ونشر التصريحات والأخبار الحصرية، ومنع تسريب الأخبار السيئة والتي لا يجب الإعلان عنها.
- إدارة العلاقات العامة مسؤولة عن تفعيل دور الشركة في المجتمع بالطرائق التي تجدها مناسبة لخطة عمل الشركة وأهدافها، بحيث لا تتضرر الشركة جراء مواقفها المجتمعية.
- الإدارة مسؤولة بشكل أساسي عن حماية الشركة من الهجمات والخطط التي تضعها الجهات المنافسة لإضعاف الشركة؛ وذلك بوضع خطط استراتيجية والتحضير مسبقاً لمواجهة مختلف الحركات المعادية المحتمل حدوثها.
- الإدارة مسؤولة عن بناء صورة إيجابية للشركة تجعل الجمهور من خلالها يشعر بالثقة والأمان عند التعامل مع الشركة وينفي أي خبر مسيء لها، ويمكن الاستفادة من مختلف الوسائل المتاحة في سبيل تعظيم هالة الشركة الإيجابية.
- إدارة العلاقات العامة مسؤولة عن وضع الخطط التي تساهم في تطوير الشركة سواء الخطط القصيرة أمطويلة الأمد.
- الإدارة مسؤولة عن تنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات التي تبرز الشركة من خلالها أفكارها ومنتجاتها وتنوه لأهدافها وأحلامها أيضاً.
- استقبال الضيوف وإكرامهم وتقديم أفضل الخدمات يقع أيضاً على عاتق قسم العلاقات العامة؛ لتوطيد العلاقات مع الشركة ومنح الضيوف تجربة سعيدة وناجحة في الوقت ذاته.
- تهتم الإدارة في مشاركة الشركة في مختلف المناسبات المتعلقة بالجهات العامة أو الخاصة، كتقديم واجب العزاء أو التهنئة لجهات يجب توطيد العلاقة معها.
- واجب الإدارة الاهتمام بالشكاوى سواء الداخلية أم الخارجية والعمل على حلها بجدية.
في الختام:
يعتمد نجاح أي شركة والاستمرار في النجاح على وجود أقسام رئيسة تقوم بعملها بالطريقة المثلى، ولقد تحدَّثنا في مقالنا عن قسم العلاقات العامة لدوره الأساسي والهام في تكوين علاقات وثيقة تساعد الشركة على الوصول إلى أهدافها سواء علاقات داخلية مع الموظفين وأقسام الشركة الأخرى تضمن من خلالها منح الجميع التحفيز والشعور بالانتماء الذي يضمن قيام كل موظف بعمله باحترافيه، أم العلاقات الخارجية مع العملاء؛ فمن الضروري وصول أفكارهم ووجهات نظرهم وشكواهم أيضاً إلى الشركة والعمل على حلها، أم العلاقات مع الضيوف وتنظيم اللقاءات والاجتماعات.
إضافة إلى أنَّ قسم العلاقات العامة يؤدي دوراً هاماً في إيصال الأخبار المناسبة للإعلام والتصدِّي للشائعات والأخبار المسيئة، ويعتمد على نشر سمعة طيبة عن الشركة؛ وذلك من خلال توطيد العلاقات مع المجتمع المحيط، والمشاركة بفعاليات إنسانية، والاهتمام بالعلاقة مع الجهات الحكومية والمستثمرين أيضاً، وتعزيز وجود الشركة في مختلف المناسبات الخاصة أو العامة.