مفاهيم أساسية حول مهارة التفويض للقادة
يُناقَش موضوع القيادة دائماً في المؤسسات والمنظمات، وتركز المناقشات على ماهية القيادة، ومن لديه موهبة فطرية في القيادة، وما هي مهارات القادة في حوارات متجددة لا تنتهي أبداً.
ليس هذا فقط، فيستمتع الناس أيضاً بمناقشة القدرات والسمات التي تجعل من الفرد قائداً جيداً، وإضافة إلى ذلك، عندما تخوض في عالم الإنترنت تقرأ عشرات الآراء المتعلقة بكونها سمة قيادية حاسمة، بينما يرى آخرون أنَّ السر هو في التواضع والتواصل مع الناس.
التفويض جزء حيوي من النقاشات التي دائماً ما تستحوذ على جزء كبير منها، فمع أسلوب القيادة المعتمد على التفويض، يمنح القائد لمن حوله قدراً من حرية لممارسة مهارة اتخاذ القرار وتحمل المسؤولية تبعاً لذلك، وتتضمن هذه الاستراتيجية، شرح الصورة الكبيرة للشخص المراد تفويضه ثم الإيمان بأنَّه قادر على تحقيق النتائج المرجوة، ويرى بعضهم أنَّ القدر المعتدل من المدخلات من القائد في مرحلة التفويض - مثل تقديم الاقتراحات - قد يكون مقلقاً ويعدُّ علامة على عدم الثقة، وقد يتدهور الدافع وتتأثر القدرات وتنحرف بوصلة التركيز لأداء التفويض نتيجة لذلك.
إذا سألتني عن أهم ثلاث مهارات يجب أن يمتلكها القائد الناجح، فالقدرة على التفويض بفاعلية هي واحدة منها، ورغم أنَّ التفويض أمر هام جداً في القيادة، لكنَّ معظم أرباب الأعمال يجدون صعوبة في القيام بذلك، ونظراً لأنَّ معظمهم بدؤوا أعمالهم من خلال تولي كثيرٍ من الأدوار والمشاركة في كل جانب من جوانبها؛ فقد يكون من الصعب التخلص من هذه العادة.
ما هو التفويض الذي نتحدث عنه؟
يشير التفويض إلى نقل المسؤولية عن مهام محددة من شخص إلى آخر، ومن منظور الإدارة، يحدث التفويض عندما يكلف المدير موظفيه بالقيام بمهام محددة، فمن خلال تفويض هذه المهام لأعضاء الفريق، يوفر المديرون كثيراً من وقتهم الثمين في التركيز على النشاطات ذات القيمة الأعلى مع الحفاظ أيضاً على مشاركة الموظفين باستقلالية أكبر.
وفقاً لدراسة أجرتها مؤسسة غالوب العالمية (Gallup)، فإنَّ الرؤساء التنفيذيين الذين يتفوقون في التفويض يحققون إيرادات أعلى بنسبة 33%، ويعرف هؤلاء التنفيذيون في أعماق قلوبهم أنَّهم لا يستطيعون إنجاز كل شيء وحدهم وتكليف فريقهم للقيام بالمهام هو تفويض يساهم في تمكينهم، وتعزيز الروح المعنوية، وزيادة الإنتاجية، فمن خلال عملية التفويض هذه، يوفر الرؤساء التنفيذيون وقتهم للتركيز على النشاطات التي ستحقق أعلى العوائد وتنمِّي إيرادات الشركة.
دعونا نتعرف إلى مهارة التفويض من خلال مجموعة من الأسئلة:
ما هو التفويض تحديداً؟
التفويض هو عملية إعطاء الواجبات والمسؤوليات لمن هم تحت إدارتك، ومن خلال التفويض تُنجَز الأعمال ضمن الهيكل التنظيمي الهرمي في المؤسسات، ويقوم به المديرون على جميع المستويات (أو على الأقل ينبغي أن يقوموا به).
مع ذلك، لا يأتي التفويض دائماً دون عناء، ويعد الحفاظ على السيطرة على التفاصيل اليومية للعمليات أمراً هاماً جداً بالنسبة إلى بعض القطاعات لا سيما في المراحل الأولى من بدء التشغيل ومباشرة العمليات، وفي حين أنَّ طريقة العمل هذه لها مكانتها وأهميتها، إلا أنَّها تتعقد وتزداد صعوبة وتفصيلاً وبسرعة كبيرة مع زيادة حجم الشركة، وهذا يفرض على القادة تفويض كثير من المهام اليومية لفرق العمل.
قد يبدو التفويض بسيطاً، وغالباً ما يجعله أولئك الذين يجيدونه يبدو على هذا النحو، لكنَّ التفويض الناجح يستدعي كثيراً من الثقة والتواصل والتعاون، ومع ذلك، إذا كنت تتقن التفويض وتنفيذه جيداً، فإنَّ فريقك يستفيد منه بشكل رائع.
لماذا التفويض هام للقادة؟
إذا فكرنا في الأمر ملياً، فإنَّ فكرة القيادة بأكملها تقدم مبرراً يؤكد أهمية التفويض، فإذا بحثنا عن تعريف مجلة فوربس العالمية للقيادة فإنَّها تشير إلى الآتي: "القيادة هي طريقة للتأثير الاجتماعي تزيد من جهود الناس نحو تحقيق هدف ما"، فالتفويض ليس هاماً للقيادة فحسب، بل هو تطبيق عملي لمفهوم القيادة بوصفه مصدر إلهام للناس لبذل قصارى جهدهم لخدمة أهداف المنظمة.
سيساعد التفويض - وفقاً للقدرات الفريدة لكل عضو في الفريق - على الاستفادة القصوى من تلك المهارات وتوجيه المجموعة نحو تحقيق أهداف الفريق، ويستلزم ذلك، تكليفهم بمشاريع مناسبة لمهاراتهم والتنحي جانباً للسماح لهم بالقيام بها على أكمل وجه.
لكن إذا شارك القادة في كل خطوة من خطوات هذه العملية، فإنَّ القائد لم يعد مُفوِّضاً بل منفِّذاً، إضافة إلى ذلك، إذا فعل ذلك، فيصبح لدى القائد فقط مجموعة صغيرة من المساعدين بدلاً من فريق متكامل مُدرب على التفويض، ومن غير المرجح أن يثق الناس بالقائد إذا لم يسمح لهم بتحمل المسؤولية عن المهام المنوطة بهم.
يؤكد القادة الحقيقيون - الذين سنحت لهم الفرصة لشغل مناصب إدارية وقيادية هامة - أنَّ قيادة الناس نحو أهداف المنظمة مع غياب الثقة أمر صعب جداً، ولن ينجزوا أي شيء؛ بل سوف يقضون مزيداً من الوقت في انتقاد أفكار وإنجازات أعضاء الفريق الآخرين.
شاهد بالفديو: 9 مفاتيح للتفويض بنجاح
لماذا يفشل معظم المديرين في التفويض؟ حقائق وخرافات عن التفويض:
رغم وجود عدة مزايا واضحة للتفويض، ما يزال معظم القادة يكافحون للقيام بذلك، والحقيقة هي أنَّ بعض القادة قد يترددون في تفويض المهام للآخرين بسبب عدة مفاهيم خاطئة عن التفويض، وإليك أهم الأسباب التي تجعل المديرين أو القادة يفشلون في تفويض المهام:
- الاعتقاد أنَّ التفويض ينطوي فقط على تكليف شخص آخر بالعمل.
- الاعتقاد أنَّهم يستطيعون القيام بذلك بشكل أكثر فاعلية.
- الخوف من أنَّ التفويض قد يؤدي إلى التخلي عنهم.
- القلق من أنَّ التفويض يحتاج إلى وقت أطول من مجرد الاضطلاع بالعمل.
1. الاعتقاد أنَّ التفويض يستلزم فقط تكليف شخص آخر بالعمل:
كتب " هارفي ماكاي " مؤسس شركة " MacKay Mitchell Envelope Co" أنَّ المديرين كثيراً ما يخلطون بين التفويض والتكليف بالمهام؛ «لذلك اختاروا عدم القيام بذلك»، ويمكن أن يكون التفويض فرصة لتقليل أعباء العمل، ولكن الأهم من ذلك، كما يقول ماكاي: يمكن أن يمنح فريقك فُرصاً تعليمية جيدة للغاية، فالتفويض علامة على وجود قائد قوي وليس نقيض ذلك، وهو مؤشر على نضج المؤسسة ووصلوها إلى مراحل متقدمة من الوعي الإداري والقيادي.
2. الاعتقاد أنَّهم يستطيعون القيام بذلك بشكل أكثر فاعلية:
وفقاً لإحدى الدراسات، يوجد عاملان نفسيان يجعلان القادة أقل استعداداً لتفويض المهام للآخرين:
- تأثير التعزيز الذاتي "elf-enhancement Effect": هو ميل القادة لمنح العمل المنجز قيمة وتصنيفاً أعلى كلما بذلوا فيه جهداً شخصياً وشاركوا فيه بأنفسهم.
- تأثير الإشراف "Supervision Effect": وهو الاعتقاد بأنَّ العمل المنجز تحت إشراف القادة أفضل من العمل المنجز دون إشرافهم.
ما الذي يجب فعله بشأن هذه التأثيرات؟ ينبغي للقادة مراقبة هذه التحيزات في بيئة العمل، ويكمن الحل في الحاجة إلى التركيز على تعزيز ثقة أكبر بين أعضاء الفريق ومد جسور من التعاون المتبادل.
3. الخوف من أنَّ التفويض قد يؤدي إلى التخلي عنهم:
أنت تعلم أنَّك لا تستطيع التعامل مع كل شيء بنفسك، لكنَّك تواجه صعوبة في الاعتراف بذلك، وحتى في أفضل المواقف، تقول كارول ووكر، مالكة شركة الاستشارات "Prepared to Lead" المتخصصة في إعداد قادة المستقبل: "إنَّ التخلي عن كونك «الخبير المفضل» يتطلب كثيراً من الثقة والتأمل".
ينبغي للقادة أن يؤمنوا بأنَّ فريق العمل يرغب في المشاركة في النجاح والقيام بعمل متميز، ونجاح القائد يعتمد اعتماداً كبيراً على نجاح فريقه أو الموظفين الذين يعملون معه، ووفقاً "لماكاي": "لقد تعلمت أنَّ الناس نادراً ما يخذلونك إذا علموا أنَّ مصيرك في أيديهم، وخلاف ذلك صحيح".
4. القلق من أنَّ التفويض يحتاج إلى وقت أطول مقارنة بقيام القادة بالعمل بأنفسهم:
إنَّ تدريب شخص آخر لأداء مهمةٍ ما يمكن أن يستغرق وقتاً أطول من مجرد أدائها بنفسك هو حقيقة لا يمكن استنكارها وعقبة رئيسة أخرى أمام التفويض، ورغم أنَّ هذا قد يكون صحيحاً في المرة الأولى، لكن في النهاية لن يحتاج القائد إلى الارتباط بها على الإطلاق، وهذا يقلل من مقدار الوقت الذي يحتاجه القائد لتخصيصه لتلك المهمة على الأمد المتوسط والطويل.
على سبيل المثال: تخيل لو أنَّ توجيه شخص ما لتنفيذ مهمة يجب أن تؤديها مرة أسبوعياً سيستغرق من وقتك ثماني ساعات؛ أي بمعدل ساعة من وقتك أسبوعياً؛ ستستعيد الوقت الذي تقضيه في التدريب بمجرد مرور ثمانية أسابيع بعد تدريب الشخص لأداء المهمة نيابة عنك، وسيكون لديك الآن ساعة إضافية كل أسبوع، ويمكنك استخدام تلك الساعة الإضافية للتركيز على المهام الأكثر أهمية مثل: الاستراتيجية أو التدريب أو التطوير؛ تلك المهام التي من المفترض أن يؤديها القادة فعلياً.
ما هي تكلفة عدم التفويض وإبقاء المهام بيد القادة؟
إنَّ إحجام القادة عن التفويض له تكلفة باهظة، فيتولى القادة مزيداً من العمل، لكنَّهم يشعرون بالإرهاق والتوتر، والذي يؤدي بدوره في النهاية إلى الاحتراق الوظيفي وأحياناً إلى الاستقالة، ويدعم هذا أحدث بحث أجرته مؤسسة "DDI" العالمية المهتمة بتدريب وتطوير القادة عن توقعات القيادة العالمية لعام 2023؛ فقد أفاد 70% من القادة الذين شملهم الاستطلاع تحت سن 35 عاماً أنَّهم شعروا بالإنهاك في نهاية كل يوم، مع معدلات أعلى من الإنهاك بين النساء والأقليات.
في الوقت نفسه، من المحتمل أن يكون فريقهم محبطاً أيضاً، فالفريق لا يشعر أنَّه يساهم بما فيه الكفاية وليست لديه السلطة للقيام بعمله كما يراه مناسباً، ومن المحتمل أن ينتهي الأمر بأعضاء الفريق بفك ارتباطهم أو البدء في تلميع السيرة الذاتية لدور آخر.
كيف يمكن للقادة تمكين الآخرين بالتفويض؟
يرى القادة الذين يعرفون كيفية التفويض الفعال ما هو أبعد من مجرد إنجاز المهمة، فهم يقومون بتمكين الآخرين للنمو والتعلم والقيام بأعمالهم بأفضل صورة ممكنة، وإليك بعضاً من أهم النتائج الإيجابية للتفويض:
- أعضاء الفريق أكثر إبداعاً وأكثر عرضة لتحقيق نتائج مبتكرة/ إبداعية بمقدار 3.9 مرة.
- يتخذ أعضاء الفريق مزيداً من المبادرات ويزيد احتمال تجاوزهم لوصفهم الوظيفي بمقدار 4.2 مرة.
- أداء أعضاء الفريق أفضل ومن المرجح أن يتم وصفه بأنَّه أداء عالٍ 2.2 مرة.
- يتمتع الفريق بمعايير أعلى ومن المرجح أن تكون لديه معايير أداء عالية بمقدار 1.9 مرة.
غالباً ما يشعر الموظفون برضى أكبر عن دورهم عندما تكون لديهم سلطة أكبر، وهذا يعني أنَّهم سيكونون أقل عرضة لترك وظائفهم، فيزدهر معظم الموظفين في بيئة يتمتعون فيها بحرية أكبر في النمو والتطور، ويمكن أن تدفعهم بيئة العمل تلك إلى النمو في حياتهم المهنية بشكل أسرع، وهو ما يمكن أن يكون أيضاً مُرضياً للغاية.
بالطبع، يوجد خطر من أنَّ القادة يمكن أن يفوضوا كثيراً من المهام ويطفح الكيل بأعضاء الفريق.
كيف يمكننا أن نقول إنَّ القائد يفوِّض أكثر من اللازم؟
قد ترى فريقاً منهكاً ومربكاً ويتراجع عن العمل المخصص له، وستلاحظ أيضاً أنَّ الأشخاص لا يستطيعون الإيفاء بالمواعيد النهائية لإكمال العمل، أو قد تكون لديهم كثير من الأسئلة عن مشاريعهم لدرجة أنَّهم يتوقفون ويفتقرون إلى الحافز لإنهائه، فإذا بدأ القادة في رؤية أيٍّ من هذه العلامات، فيجب عليهم التحدث إلى فريقهم عن مخاوفهم والنظر في إعادة تخصيص المشاريع أو تأمين مزيد من الموارد.
متى يجب على القادة التفويض؟
جزء كبير من التفويض الفعال هو فهم موعد القيام بذلك، على سبيل المثال: يعرف القائد الذكي متى يفوض المهام لموظف ويستثمر ذلك في تعزيز ثقته، والقائد الأفضل يعرف تماماً كيف يستغل الفرص الرائعة للتفويض، لكن ماذا يعني ذلك؟
على سبيل المثال: بدلاً من إعطاء نفس المجموعة من فريق العمل مشاريع متشابهة باستمرار، يمنح القائد كل فرد في الفريق فرصة للقيام بمهام أكثر صعوبة بانتظام بشكل تصاعدي، فيبذل القائد كثيراً من الوقت في التفكير فيمن يستحق الفرصة، ويفكر القادة دائماً في قدرات الفريق، واحتياجات التطوير، والمحفزات المتوفرة في كل موظف عندما يتعلق الأمر بتكليف المهام.
يحتاج القادة أيضاً إلى النظر فيما لا يجب تفويضه، على سبيل المثال، يجب ألا يفوضوا أبداً الواجبات المتعلقة بصلب عمل القائد، مثل قرارات الترقيات أو قرارات تطوير الأداء أو القرارات المالية أو القرارات المصيرية، ولا ينبغي لهم أبداً تفويض أي شيء لا تسمح لهم به اللوائح القانونية أو التجارية.
ما الذي يمكن تفويضه؟
توجد عدة مهام في المنطقة الرمادية تسمح بالتفويض؛ لتوضيح ذلك، فيما يأتي بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها عند اتخاذ قرار بشأن تفويض مهمة ما.
قبل طرح الأسئلة، يجب أن تتجاوز عملية التفويض مجرد إسناد مهمة ما لشخص كفؤ، يجب أن يتم ذلك بعناية مع إيجاد التوازن الصحيح في الاتجاه للتفويض من عدمه من القائد.
إليك ما يجب مراعاته قبل تفويض العمل:
- ما هي النتائج المطلوبة؟ كيف ستبدو المهمة عند إتمامها على أكمل وجه؟ كيف ستحكم على اكتمالها بشكل جيد؟
- ما هي أهمية المهمة ودرجة صعوبتها وحساسيتها؟ ما هي أهمية هذه المهمة الموكلة إلى الفريق؟ ما هي أهمية هذه المهمة المسندة إلى الشركة؟
- هل فوِّضَت السلطة تفويضاً مناسباً؟ ما هي القرارات الرئيسة التي يجب اتخاذها في أثناء المشروع؟ هل سيكون للشخص أو الفريق سلطة اتخاذ قرارات حاسمة؟ أم ينبغي الرجوع إلى القائد؟
- إلى من يجب أن تفوض العمل؟ من لديه المهارات لإنجاز هذا العمل؟ من لديه الدوافع والرغبات؟ هل يوجد أي شخص قد يكون مهتماً بالعمل الذي لم تفكر فيه من قبل؟
- ما هي الفوائد التي تعود على الشخص الذي يكمل هذه المهمة مادياً ومعنوياً وكرصيد مهني؟
- ما هي المنهجية المناسبة لمشاركة المهام؟ هل سيكون من خلال اجتماع لتوليد الأفكار أم تحديد المهمة بالتفصيل مع الشخص المُفوض؟
- كيف ستُقيَّم نتائج المهام التي تم تفويضها؟ كيف ستُقدَّم الملاحظات والتوجيهات خلال تنفيذ المهمة؟ كيف يتم التأكد من أنَّ المعايير واضحة بين الطرفين؟
إذا كان القائد يكافح للإجابة عن هذه الأسئلة، فعليه إعادة تقييم ما إذا كان ينبغي تفويض المهمة بالفعل.
شاهد بالفديو: 7 خطوات لتفويض المهام وفق نصائح مديري غوغل
ما هي أبرز أخطاء القادة عند تفويض المهام؟
لدى معظم القادة نيات طيبة وإيجابية عندما يتعلق الأمر بالتفويض، ولكنَّ النيات لا تكفي إذا كانت المهارات دون المستوى المطلوب، فإليك بعض الأخطاء الرئيسة التي يرتكبها القادة عند تفويض المهام، وإليك أيضاً بعض الطرائق التي يمكنهم من خلالها تعلم كيفية التفويض بشكل أفضل وبناء فريق من الموظفين المتمكنين:
- لا يعبر القادة بصراحة عن ثقتهم في أعضاء الفريق، وقد يكون لديهم بعض الشك والتردد، والبديل هو بناء علاقات من الألفة والثقة بينهم وبين موظفيهم واستثمارها من أجل بدء محادثات واضحة عن التفويض وبيان أدوارهم والنتائج المتوقعة منهم في نهاية مرحلة التفويض.
- لا يضع القادة خطة واضحة المعالم للمراقبة وضمان إحراز تقدُّم، وخاصة للمهام المعقدة، فلا يمكن للقادة تفويض أعضاء الفريق دون أي توجيه وتوقُّع واضح عن إنجاز المهام الموكلة، ويجب أن يُجري القادة محادثات مفصلة ودقيقة مع أعضاء الفريق، فيتناقش الطرفان ويتفقان على خطة للمتابعة ولضمان إحراز تقدُّم.
- القادة يفوضون فقط المهام الإدارية، ويتركون لأنفسهم المهام الاستراتيجية ذات النتائج الحساسة، وقد يكون ذلك صحيحاً في بداية التفويض، ولكن مع مرور الوقت واكتساب الخبرة يرغب أعضاء الفريق في مهام تكتسب نوعاً من التحدي وتشعرهم بالنمو والشعور بالرضى في عملهم؛ لذا يجب على القادة منح فرص متساوية للجميع للتعامل مع المهام عالية المستوى لتنمية مهارات جديدة، ويجب على القادة أيضاً تقديم الدعم لمساعدتهم على إكمال المهام بشكل عادل.
في الختام:
قد يكون من الصعب الحصول على التفويض بشكل صحيح تماماً، لكنَّ عدم التفويض على الإطلاق يهدد ببناء فريق من الموظفين غير الراضين، وهو ما يمثل خطراً كبيراً على الاحتفاظ بهم؛ إذ تنطوي عملية إهمال التفويض على مخاطرة كبيرة.